Как сделать чтобы в график автоматически добавлялись данные

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 29.08.2024

Построение диаграммы в Microsoft Excel по таблице – основной вариант создания графиков и диаграмм другого типа, поскольку изначально у пользователя имеется диапазон данных, который и нужно заключить в такой тип визуального представления.

В Excel составить диаграмму по таблице можно двумя разными методами, о чем я и хочу рассказать в этой статье.

Способ 1: Выбор таблицы для диаграммы

Откройте необходимую таблицу и выделите ее, зажав левую кнопку мыши и проведя до завершения.

Справа отображаются виды выбранного типа графика, а при наведении курсора появляется увеличенный размер диаграммы. Дважды кликните по ней, чтобы добавить в таблицу.

Предыдущие действия позволили вставить диаграмму в Excel, после чего ее можно переместить по листку или изменить размер.

Дважды нажмите по названию графика, чтобы изменить его, поскольку установленное по умолчанию значение подходит далеко не всегда.

Не забывайте о том, что дополнительные опции отображаются после клика правой кнопкой мыши по графику. Так вы можете изменить шрифт, добавить данные или вырезать объект из листа.

Как видно, нет ничего сложного в том, чтобы сделать диаграмму по таблице, заранее выбрав ее на листе. В этом случае важно, чтобы все значения были указаны правильно и выбранный тип графика отображался корректно. В остальном же никаких трудностей при построении возникнуть не должно.

Способ 2: Ручной ввод данных

Преимущество этого типа построения диаграммы в Экселе заключается в том, что благодаря выполненным действиям вы поймете, как можно в любой момент расширить график или перенести в него совершенно другую таблицу. Суть метода заключается в том, что сначала составляется произвольная диаграмма, а после в нее вводятся необходимые значения. Пригодится такой подход тогда, когда уже сейчас нужно составить график на листе, а таблица со временем расширится или вовсе изменит свой формат.

В нем отыщите подходящую так, как это было продемонстрировано в предыдущем методе, после чего вставьте на лист и нажмите правой кнопкой мыши в любом месте текущего значения.

Задайте диапазон данных для диаграммы, указав необходимую таблицу. Вы можете вручную заполнить формулу с ячейками или кликнуть по значку со стрелкой, чтобы выбрать значения на листе.

По завершении редактирования вы увидите готовую диаграмму, которую можно изменить точно таким же образом, как это было сделано ранее.

Вам остается только понять, как сделать диаграмму в Excel по таблице проще или удобнее конкретно в вашем случае. Два представленных метода подойдут в совершенно разных ситуациях и в любом случае окажутся полезными, если вы часто взаимодействуете с графиками во время составления электронных таблиц. Следуйте приведенным инструкциям, и все обязательно получится!

Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.

На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.

Автозаполнение в Excel из списка данных

Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.

В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.

Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.

Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.

Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.

В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).

Посередине выбирается нужный тип:

арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:

- - день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
  - рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
  - месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
  - год – меняются только годы
  - автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).
  Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.
  
  Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.
  
  Автозаполнение чисел с помощью мыши
  
  Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.
  
  Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.
  
  Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
  Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.
  
  Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.
  
  Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.
  
  При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.
  
  Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.
  
  Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.
  
  Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.
  
  Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.
  
  Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.
  
  Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.
  
  Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.
  
  Автозаполнение дат с помощью мыши
  
  Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.
  
  По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).
  
  Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.
  
  Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.
  
  На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.
  
  Программа MS Office Excel 2010 предоставляет мощные средства для создания диаграмм. В данной статье мы разберем на примерах, как сделать график в Excel 2010, как создаются гистограммы и некоторые другие наиболее часто используемые диаграммы.
  
  Создание графика в Excel 2010
  
  Для начала запустим Excel 2010. Поскольку любая диаграмма использует данные для построения, создадим таблицу с примером данных.
  
  Ячейки с N по AC содержат, собственно, значения, по которым будет строиться график.
  
  На основе данных в таблице, которую Вы выделили мышкой, создастся график. Он должен выглядеть, как показано на рисунке 3:
  
  В результате график должен выглядеть, как показано на рисунке 6:
  
  Как видите, все достаточно просто.
  
  Теперь расскажем о дополнительных возможностях по работе с графиками в Excel.
  
  Откроется пугающее, на первый взгляд, окно (рис. 7):
  
  Откроется немного отличающееся от предыдущего окно (рис. 8):
  
  После внесенных нами изменений график должен выглядеть вот так (рис. 9):
  
  В результате новая диаграмма с двумя графиками должна принять вид, как показано на рисунке 13:
  
  Описанным способом можно создать на одной диаграмме столько графиков, сколько потребуется. Для этого нужно просто добавлять в таблицу данных новые строки и обновлять диапазон данных для диаграммы.
  
  Создание гистограммы в Excel 2010.
  
  Гистограмма – это диаграмма, отражающая значения в виде прямоугольников. В отличие от графика, в котором значения соединены в одну линию, на гистограмме каждое значение обозначается прямоугольником. Также, как и в случае с графиками, возможно отображение нескольких рядов. Но обо всем по порядку.
  
  Создастся график, как на рисунке 15:
  
  Настройка названий осей, штрихов, название диаграммы делается также, как было описано выше для графиков. Поэтому подробно на этом останавливаться не будем.
  
  В результате новая гистограмма с двумя рядами должна принять вид, как показано на рисунке 16:
  
  Создание круговой диаграммы в Excel 2010.
  
  Круговая диаграмма показывает вклад каждой составляющей в общее целое. Например, в чьем-нибудь дневном рационе хлеб составляет 20%, молоко 30%, яйца 15%, сыр 25% и масло 10%. Чтобы создать соответствующую круговую диаграмму нужно таблицу следующего вида:
  
  В первой строке таблицы указываются значения. Они могут быть процентные, и в таком случае их сумма должна быть равна 100, как в примере. А также могут быть количественные – программа Excel сама подсчитает сумму и определит процентный вклад каждого значения. Попробуйте указать для каждого значения цифру, например, в 10 раз больше – диаграмма не изменится.
  
  Добавится диаграмма, как на рисунке 19:
  
  Дополнительных настроек для круговой диаграммы не очень много.
  
  На диаграмму добавятся названия областей и их процентный вклад:
  
  Поскольку в таблице данных мы указывали значения, в сумме дающие 100, добавление процентного вклада не дало зрительного эффекта. Поэтому для наглядности изменим данные в таблице, указав, например, затраты на продукты (рис. 23):
  
  В результате наших действий, диаграмма приняла следующий законченный вид:
  
  На этом краткий обзор возможностей программы Excel по работе с диаграммами завершен.
  
  В случае, если у Вас возникли вопросы, предлагаем воспользоваться нашей формой комментариев ниже, либо ждем Вас для обсуждений на форуме!
  
  При создании диаграмм в Excel исходные данные для нее не всегда находятся на одном листе. К счастью, Microsoft Excel предоставляет способ построения данных из двух или более различных листов в одном графике. Ниже приведены подробные инструкции.
  
  Как создать диаграмму из данных на нескольких листах в Excel
  
  Предположим, в одном табличном файле есть несколько листов с данными о доходах за разные годы. Используя эти данные необходимо построить диаграмму, для визуализации общей картины.
  
  1. Строим диаграмму на основе данных первого листа
  
  Выделяем данные на первом листе, которые нужно отобразить в диаграмме. Далее открываем кладку Вставка . В группе Диаграммы выбираем нужный тип диаграммы. В нашем примере используется Объемная гистограмма с накоплением .
  
  Именно объемная гистограмма с накоплением является самым популярным типом, используемых диаграмм
  
  2. Вносим данные со второго листа
  
  Выделите созданную диаграмму, чтобы активировать мини панель слева Инструменты диаграммы. Далее выбираем Конструктор и нажимаем на иконку Выбрать данные.
  
  Можно также нажать кнопку Фильтры диаграммы . Справа, в самом низу появившегося списка кликнуть Выбрать данные.
  
  В появившемся окне Выбор источника данных перейти по ссылке Добавить.
  
  Добавляем новый источник
  
  Добавляем данные со второго листа. Это важный момент, поэтому будьте внимательны.
  
  При нажатии кнопки Добавить, выплывает диалоговое окно Изменение ряда. Рядом с полем Значение нужно выбрать иконку диапазона.
  
  Очень важно выбрать правильный диапазон, чтобы диаграмма получилась верной
  
  Окно Изменение ряда свернется. Но при переключении на другие листы останется на экране, но не будет активным. Нужно выбрать второй лист, с которого необходимо добавить данные.
  
  На втором листе необходимо выделить данные, вносимые в диаграмму. Чтобы окно Изменения ряда активировалось, по нему нужно просто кликнуть один раз.
  
  Так выглядит выделение нужных данных для внесения в диаграмму
  
  Чтобы ячейку с текстом, который будет названием нового ряда, нужно выбрать диапазон данных рядом с иконкой Имя ряда. Сверните окно диапазона, чтобы продолжить работу во вкладке Изменения ряда.
  
  Убедитесь, что ссылки, указанные в строках Имя ряда и Значения указаны верно. Нажмите ОК .
  
  Проверяем ссылки на данные, которые будут указаны в диаграмме
  
  Как видно из изображения, приложенного выше, имя ряда связано с ячейкой В1 , где прописано. Вместо этого, название можно внести в виде текста. Например, второй ряд данных.
  
  Названия рядов появятся в легенде диаграммы. Поэтому лучше давать им подходящие по смыслу имена.
  
  На этом этапе создания диаграммы, рабочее окно должно выглядеть так:
  
  Если у вас что-то не так, как на изображении выше, значит где-то допустили ошибку, и нужно начать сначала
  
  3. При необходимости добавляем еще слои
  
  Если необходимо еще вставить данные в график с других листов Excel, то повторите все действия из второго пункта для всех вкладок. После чего нажимаем ОК в появившемся окне Выбор источника данных .
  
  В примере 3 ряда данных. После всех действий гистограмма выглядит так:
  
  4. Настраиваем и улучшаем гистограмму (по желанию)
  
  При работе в версии Excel 2013 и 2016, автоматически при создании гистограммы автоматически добавляются название и легенда. В нашем примере они не были добавлены, поэтому мы сами это сделаем.
  
  Выделяем график. В появившемся меню Элементы диаграммы нажимаем зеленый крестик и выделяем все элементы, которые необходимо внести в гистограмму:
  
  Можно оставить все как есть и не добавлять дополнительные параметры
  
  О настройке иных параметрах, таких как отображение подписи данных и формат осей, рассказано в отдельной публикации.
  
  Составляем диаграммы из итоговых данных в таблице
  
  Метод составления диаграммы, показанный выше, работает только в том случае, если данные на всех вкладках документа занесены в одну и ту же строку или столбец. В остальных случаях диаграмма будет неразборчива.
  
  В нашем примере, все данные расположены в одинаковых таблицах на всех 3 листах. Если нет уверенности в том, что структура в них одинакова, лучше будет сначала составить итоговую таблицу, на основании имеющихся. Сделать это можно с помощью функции VLOOKUP или Мастера объединения таблиц .
  
  Если бы в нашем примере все таблицы были разные, то формула была бы такой:
  
  =VLOOKUP (A3, ‘2014’!$A$2:$B$5, 2, FALSE)
  
  Получился бы такой результат:
  
  С итоговой таблицей и работать проще
  
  После этого, просто выбираем полученную таблицу. Во вкладке Вставка находим Диаграммы и выбираем необходимый вид.
  
  Редактируем диаграммы, созданной из данных на нескольких листах
  
  Бывает и такое, что после построения графика, требуется изменение данных. В этом случае, проще отредактировать уже имеющуюся, нежели создавать новую диаграмму. Делается это через меню Работа с диаграммами , которое ничем не отличается для графиков, построенных из данных одной таблицы. Настройка основных элементов графика показано в отдельной публикации.
  
  Изменить данные, отображаемые на самой диаграмме можно несколькими способами:
  - через меню Выбор источника данных ;
  - через Фильтры;
  - посредствам Формулы рядов данных.
  Редактируем через меню Выбор источника данных
  
  Чтобы открыть меню Выбор источника данных , необходимо во вкладке Конструктор нажать подменю Выбрать данные.
  
  Для редактирования ряда необходимо:
  - выбрать ряд;
  - кликнуть на вкладку Изменить ;
  - изменить Значение или Имя , как делали ранее;
  Для изменения порядка рядов значений нужно выделить ряд и перемещать его посредствам специальных стрелок вверх или вниз.
  
  Окно редактирования данных в гистограмме
  
  Для удаления ряда нужно его просто выделить и кликнуть на кнопку Удалить. Чтобы скрыть ряд, его также нужно выделить и снять флажок в меню Элементы легенды, что стоит в левой части окна.
  
  Изменяем ряды через Фильтр диаграмм
  
  Все настройки открыть можно, нажав на кнопку фильтра . Она появляется сразу же, как нажимаете на диаграмму.
  
  Чтобы скрыть данные, просто кликните на Фильтр и снимайте флажки со строк, которых не должно быть в графике.
  
  Наводим на ряд указатель и появляется кнопка Изменить ряд , кликаем на нее. Выплывет окно Выбор источника данных . В нем производим необходимые настройки.
  
  Обратите внимание! При наведении мыши на ряд он выделяется для более понятного восприятия.
  
  Меню изменения данных – просто снимаем флажки и изменяем периоды
  
  Редактируем ряд при помощи формулы
  
  Все ряды в графике определяются формулой. Например, при выборе ряда на нашей диаграмме она будет выглядеть так:
  
  Любые данные в Excel принимают вид формулы
  
  Любая формула имеет 4 основных составляющих:
  
  =РЯД([Название ряда], [значения x], [значения y], номер ряда)
  
  Наша формула в примере имеет следующее объяснение:
  - Название ряда (‘2013’!$B$1) взято из ячейки B1 на листе 2013 .
  - Значение строк (‘2013’!$A$2:$A$5) взяты из ячеек A2:A5 на листе 2013 .
  - Значение столбцов (‘2013’!$B$2:$B$5) взяты из ячеек B2:B5 на листе 2013 .
  - Число (1) означает то, что выделенный ряд имеет первое место в графике.
  Чтобы изменить определенный ряд данных, выделите его на диаграмме, перейдите в строку формул и внесите необходимые изменения. Конечно, вы должны быть очень осторожны при редактировании формулы ряда, потому что это может привести к ошибкам, особенно если исходные данные находятся на другом листе, и не можете увидеть их при редактировании формулы. И все же, если вы опытный пользователь Excel, может понравиться этот способ, позволяющий быстро вносить небольшие изменения в диаграммы.
  
  Читайте также: