Как сделать чек лист в confluence

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 06.09.2024

Я много лет разбираюсь с темой эффективности. Особенно плотно занялась ее изучением в 2013 после того, как необходимость изменить отношение к жизни буквально ударила меня по голове – подробнее об этом об этом можно прочитать тут.

Для меня тема эффективности неразрывно связана с оптимизацией хранения знаний. Для меня крайне важно разгрузить мозг от всей полезной информации, которую я получаю в течение дня и планирую так или иначе использовать в своей работе или в личной жизни. Такая разгрузка позволяет освободить память от всего лишнего и при этом сосредоточиться на самом главном.

В данный момент я веду несколько It проектов, управляю командой специалистов, параллельно развиваю свой бизнес. А кроме того, я читаю несколько статей по профессиональным темам в день и по две-три книги в неделю. Попутно я делаю множество заметок, сохраняю полезные упражнения и техники. То же самое делаю при просмотре видео, вебинаров и при прохождении курсов по повышению квалификации.

А еще последние лет 15 я каждый день пользуюсь списком дел, списком фильмов для просмотра, книг и статей для чтения, и еще доброй десяткой других списков.

Когда-то давно у меня был хаос из закладок в браузере, огромного количества страниц в One-Note и документов в Google Docs и Google Site. Ничего из вышеперечисленного так и не прижилось и не стало самой главной системой. Хотя, да, эти менеджеры позволяли мне разгрузить мозг от информации. Тем не менее я часто путалась в закладках и не всегда могла найти то, что мне было нужно.

К счастью, пять лет назад я нашла хороший сервис для систематизации персональной информации. Этот сервис – то, что наряду с планированием и психологическими установками, позволяет мне быть более эффективной, успевать делать больше и работать качественнее. И самое главное эта система позволяет мне разгрузить мозг, чтобы не хранить в памяти слишком много информации.

см. также по этой теме: Краткий конспект и майнд-карту по книге "The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload" - можно посмотреть - тут.

Прежде чем начать работу с этим обучающим материалом, оформите подписку на бесплатную пробную версию Confluence Cloud. С помощью этого руководства вы настроите свой первый проект. Не закрывайте вкладку, пока будете оформлять подписку. Мы подождем вас.

Это руководство предназначено для Confluence Cloud. Если вас заинтересовала версия продукта с самостоятельным управлением, перейдите по ссылке >>

Если вы используете вариант Confluence Data Center или Confluence Server, узнайте из этого обучающего руководства, как создавать и редактировать страницы в Confluence.

Шаг 1. Изучение разделов

Сайт Confluence разбит на разделы. Разделы — это наборы связанных общим содержанием страниц, с которыми работаете вы и другие участники команды или сотрудники организации. В большинстве организаций используется несколько типов разделов: разделы для команд, разделы проектирования ПО, разделы документации и разделы баз знаний.

Используйте разделы проектирования ПО для отслеживания отдельных инициатив и проектов. Например, можно создать раздел проектирования, который станет единым источником достоверной информации обо всем, что связано с новой функциональной возможностью, которую разрабатывает компания: от требований к продукту и технических характеристик до протоколов собраний и ретроспектив.

Используйте разделы документации для создания и упорядочения технической документации по продуктам и услугам, чтобы упростить ее дальнейшее применение.

Прежде чем создавать кучу разделов, подумайте о том, как организация будет использовать Confluence Cloud. Вот некоторые типовые примеры использования.

При работе с документами используются различные текстовые редакторы и сервисы. MS Office, Evernote, электронная почта, блокнот. Необходимая вам информация хранится в разных местах. Хаотичное расположение данных усложняет командную работу. Используя Confluence, вы создадите единое информационное пространство.

Confluence – это новый подход к совместной работе команд. Если вы потратите время для понимания основ (и это правда не займёт много времени – обещаю!), то это даст полную свободу действий для использования Confluence. Мы надеемся, что Confluence скоро станет незаменимым инструментом в рабочем процессе для планирования, дискуссий и конечно же помощником в работе.

Пространство - то, над чем работает ваша команда. Информация о текущих проблемах и протоколах собраний, проектных планах и сроках, техническая документация и др. — собирается в пространстве. Это информационный портал для вашей команды. Маленькая команда знает, что ей нужно пространство как для себя, так и для своих проектов.

Confluence упрощает совместную работу с другими командами и департаментами. Мы рекомендуем организовать пространство для каждой команды, так же как и для серьёзных корпоративных проектов. Это ключ к пониманию того, что пространство это контейнер – содержащий необходимую информацию для вашей команды или для проекта над которым вы работаете.

Главный совет

Если вы новый пользователь, которого пригласили как члена команды, ознакомьтесь с существующими пространствами Confluence. Выберите Пространства в главном меню и изучите каталог пространств в выпадающем меню

Из профиля пользователя в выпадающем меню (верхний правый угол), выберите "Добавить личное пространство"

Личное пространство наполняется информацией которая вам необходима. Это место для своих черновых идей, своей биографии и контактных данных, для проектных файлов. Управлять приватностью легко (подробнее ниже) создавайте столько черновиков столько, сколько вам нужно!

Из выпадающего меню Пространства, выберите "Создать пространство"> далее "Командное пространство"

Создайте пространство для вашей команды. Поскольку Confluence идеален для командной работы, вы наверняка захотите сделать это пространство приятным и полезным для ваших коллег.

Правильное создание страниц в Confluence – важно для успеха. Предполагаю, что у вас нет нужной информации для добавления, поэтому рекомендую начать с выбора шаблона “Протокол собраний”. Создайте страницу протокола собраний для предстоящей встречи, это нужная практика для вас.

Если вы создаёте страницу из главного меню в верхней части экрана(синяя кнопка Создать), убедитесь что вы выбрали соответствующее пространство
Если вы новичок в Confluence, начните с шаблона

Изучите права. В совокупности с организацией вашей работы в пространствах и созданием страниц в своих пространствах, думайте о общедоступности вашей информации. В Confluence, права помогают изменять список тех, кто просматривает и редактирует содержимое контента над которым вы работаете. Это важно, так как возможно появятся файлы к которым вы захотите ограничить доступ. Ограничивайте доступ изменяя приватность своих файлов или файлов вашей команды или вашей компании.

Главный совет

Находясь в пространстве кликните "Инструменты пространства" > "Права"

Права важны в Confluence. Они дают вам управлять доступом пользователей к чему либо. Если вы создали пространство для своей команды, убедитесь в том, что каждый из членов команды в праве добавлять и просматривать данные.

Главный совет

Изменять права доступа к определенным страницам, можно кликая на троеточие в верхнем правом углу страницы.

Разрешите членам компании, просматривать и добавлять контент в пространстве, но не разрешайте удалять
Дайте полный доступ вашей команде (это право удаление и добавление контента)

Теперь, вы уже владеете основами, продолжайте в том же духе и организуйте работу в Confluence. После того как вы закончите, возвращайтесь и вы узнаете много нового.

Одним из важнейших факторов быстрой и эффективной agile-разработки современного ПО считается удобное и функциональное пространство для командной работы. Для этих целей активно используются облачные вики-системы, предназначенные для общения и обмена контентом между участниками проекта.

Одной из наиболее популярных среди таких платформ является Confluence от компании Atlassian, и именно ей мы решили посвятить нашу новую статью. Из неё вы узнаете о том, что представляет собой эта вики-система, когда она появилась и как развивалась. Также мы расскажем о возможностях и задачах Confluence, ее целевой аудитории и сферах применения, а еще об известных сервисах-аналогах.

Что такое Confluence? Краткая история этой платформы

Confluence – wiki-система для компаний, организаций и проектов, предоставляющая функционал для создания единой внутренней базы знаний и инструменты для совместной работы. Может использоваться для разных сфер деятельности (наиболее востребована в области разработки программного обеспечения), подходит для групп и команд со штатными и удаленными сотрудниками.

Начиная с версии 4.0 Конфлюэнс уже не поддерживает вики-разметку через встроенные инструменты, однако позволяет использовать ее при помощи дополнительных плагинов. На сегодняшний день она представляет собой многофункциональную платформу для совместной работы, интегрированную с другими продуктами Atlassian (Jira, Trello и т.д.) и тысячами сторонних сервисов.

Система защищена проприетарной лицензией и предлагает пользователям несколько тарифных планов, включая бесплатный тариф для небольших команд (до 10 человек). Имеет мультиязычный интерфейс, доступна в виде облачного сервиса, десктопной версии и мобильного приложения.

Функции и возможности Confluence

Система предлагает пользователям весьма обширный функционал, который включает такие возможности, как:

Преимущества Confluence

Универсальность и простота. Платформа подходит для создания буквально любого рабочего контента: документов, отчетов, рекламных или маркетинговых материалов, баз знаний, технической документации и т.д. Система рекомендаций поможет подобрать подходящий шаблон для разных специализаций и проектов. Все они удобно распределены на десятки тематических категорий: бизнес-стратегия, маркетинг и продажи, управление продуктами, планирование, дизайн, разработка ПО и т.д. Модуль Atlassian University дает возможность быстро пройти обучение Confluence или освоить другие продукты компании (Jira и т.д.), получив соответствующий сертификат.
Масштабирование. Возможности Конфлюэнс можно расширить не только через интеграции со сторонними сервисами, но и через множество встроенных плагинов. Кроме того, пользователям доступны дополнительные опции безопасности и администрирования в модуле Atlassian Access, а еще ряд преимуществ корпоративного тарифа Confluence Cloud Premium (расширенная аналитика, круглосуточная поддержка, неограниченное хранилище данных и т.д.).
Разные варианты размещения. Пользователям не нужно ломать голову над тем, как войти в Confluence, ведь платформа предоставляет им несколько вариантов размещения данных. Наиболее простым и удобным среди них является Confluence Cloud, при котором все данные размещаются в облаке AWS на стороне платформы – с автоматическими бэкапами и гибкими возможностями для масштабирования. Еще один вариант – Data Center, при нем пользователи получают больше функций администрирования, гибкость развертывания и несколько вариантов конфигурации. А вариант Server позволяет разместить все данные на собственном оборудовании клиента, обеспечив максимальный потенциал для управления и контроля.
Доступность. Конфлюэнс предоставляет обширную линейку тарифных планов, которая поможет подобрать оптимальный пакет услуг для любой компании или команды пользователей. Среди них есть бесплатный тариф для небольших групп (до 10 участников), а также тарифы Standart, Premium и Enterprise с разной ценой и набором функций. Тарифы Standart и Premium имеют пробный период, в течение которого можно пользоваться ими бесплатно.

Какие есть сервисы-аналоги Confluence?

На сегодняшний день существует целый ряд сервисов с подобным функционалом, каждый из которых имеет как свои преимущества, так и недостатки. Наиболее известными среди них считаются:

XWiki

XWiki – это опенсорс-альтернатива Confluence, она предоставляет бесплатную серверную версию и платную облачную версию, также ее пользователям доступен набор плагинов (бесплатных и платных). Имеет собственный стандарт разметки, но еще поддерживает чистый HTML и Markdown.

Есть готовые шаблоны страниц, выбор тем с возможностью персонализации, управление доступом и ряд других опций. Среди недостатков XWiki отмечают не очень удобный интерфейс, низкую скорость работы системы и ограниченное сообщество пользователей.

Notion

Сервис Notion – это универсальная платформа с обширным набором инструментов для организации рабочего пространства. С ее помощью можно гибко создавать и управлять файлами, отчетами и другими документами, а также электронными таблицами, базами данных, списками, досками канбан, календарем и т.д.

Кроме того, здесь имеются инструменты для ведения списка задач и решения проблем, а отслеживать и контролировать работу можно через интерактивную панель управления.

HelpDesk

Платформа HelpDesk предназначена для управления базой знаний и организации работы службы поддержки пользователей.

Она позволяет упорядоченно хранить и обрабатывать через единый интерфейс обращения клиентов из разных источников, координировать их обслуживание через систему тикетов, а также автоматизировать рутинные процессы и сократить время ответа на пользовательские запросы.

WeDocs

Плагин для сайтов на WordPress, предназначенный для управления документацией и базой знаний. Имеет открытый исходный код и довольно простой, интуитивно понятный интерфейс, в котором все данные упорядочиваются в виде постов и категорий.

Интерфейс платформы адаптивно отображается на настольных и мобильных устройствах, есть поисковая панель, опция обратной связи для постов и ряд других инструментов. Недостатком WeDocs считается ограниченная сфера применения – ее можно использовать только для WordPress-сайтов.

Сервис для совместной работы с интерфейсом в виде онлайн-досок, на которых можно публиковать тексты, диаграммы, таблицы, прототипы, шаблоны, изображения, YouTube-видео, документы Google Docs и PDF-файлы.

Miro позволяет обсуждать доски в режиме комментирования, вести общение в текстовом, голосовом и видеочате, совместно редактировать контент, делать заметки, получать и отправлять уведомления об обновлениях, экспортировать доски на сторонние сайты и сервисы, и также скачивать их в виде PDF-файлов и изображений.

Заключение

Wiki-платформа Confluence от Atlassian предоставляет ряд инструментов для совместной работы и ведения базы знаний для проектов, команд и компаний. Эта система является универсальной и используется в разных сферах деятельности, но наиболее востребована в области разработки ПО. Она обладает четко упорядоченным интерфейсом с иерархией данных и подходит для создания и обработки множества видов рабочего контента: от финансовых отчетов и маркетинговых планов до технической документации.

Также Confluence легко масштабируется, предлагает широкое разнообразие тарифов и вариантов размещения. При желании пользователи могут воспользоваться рядом платформ-аналогов (XWiki, Notion, WeDocs, Miro, HelpDesk и т.д.), каждая из которых обладает своими индивидуальными особенностями, преимуществами и недостатками.

Сегодня время — самый ценный ресурс для бизнеса. Почти половина его уходит на рутину. Ваши сотрудники постоянно вынуждены выполнять монотонные задачи, которые сложно отнести к важным и профильным. Вы можете оставить всё как есть, наняв дополнительных работников, а можете автоматизировать большую часть бизнес-процессов с помощью онлайн-коннектора ApiX-Drive, чтобы раз и навсегда избавиться от лишних расходов времени и средств. Выбор за вами!

Читайте также: