Что является основанием для снятия с контроля документа
1. Управление делами администрации города обобщает информацию о результатах исполнения контролируемых документов и представляет их главе города.
2. Управление делами администрации города за 5 дней до истечения срока исполнения документа направляет напоминание исполнителям о представлении информации об исполнении документа для снятия его с контроля, при необходимости оперативная форма направляется повторно. На документы со сроками исполнения менее одной недели письменные напоминания не рассылаются, но лица, ответственные за контроль в структурных подразделениях администрации города, обязаны своевременно представлять информацию об их исполнении в управление делами администрации города.
Снятие документов с контроля осуществляет глава города или по его поручению управляющий делами.
Если исполнение документа, поручения завершилось выпуском постановления или распоряжения, то для снятия с контроля этого документа, поручения допускается представление в управление делами их копии.
3. Основанием для снятия распорядительного документа с контроля является:
3.1. Его выполнение по всем пунктам.
3.2. Принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего.
3.3. Принятие нового распорядительного документа, признающего утратившим силу документ, стоящий на контроле (в связи с изменением объективных условий, принятием законодательных, нормативных документов и т.п.).
4. Документы, отвечающие установленным требованиям представленные для снятия с контроля, предварительно поступают в управление делами, специалисты которого проверяют правильность оформления документов и полноту решения поставленных вопросов.
5. Документы, отвечающие установленным требованиям, передаются управляющему делами для доклада главе города и дальнейшего снятия с контроля.
6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении по работе, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
7. Информация по учету и анализу результатов исполнения документов, поручений главы города обобщается управлением делами и доводится главе и его заместителям:
7.1. ежемесячно к 10 числу месяца, следующего за отчетным;
7.2. еженедельно к последнему рабочему дню недели представляется промежуточная информация исполнения всех документов, стоящих на контроле, управляющему делами администрации города.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
45. Снятие с контроля документов
Снятие документа с контроля осуществляется субъектом контроля и оформляется отметкой об исполнении документа, а также посредством информационной системы электронного документооборота на основании официальной информации подразделения - исполнителя, указанной им при заполнении отчета об исполнении документа и проставлении даты фактического исполнения поручения в электронной регистрационной карточке документа.
Снятию с контроля подлежат поручения, по которым выполнены содержащиеся в нем задания, решены поставленные вопросы и направлены ответы всем заинтересованным адресатам, результаты выполнения доложены соответствующему руководителю, давшему поручение (в соответствии с указанием).
Если о выполнении поручения доложено руководителю (первому заместителю руководителя, заместителю руководителя) Агентства в устной форме, то необходимо проставить соответствующую отметку в указании руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства за подписью руководителя структурного подразделения Агентства и внести информацию в РКК документа в информационной системе электронного документооборота.
Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения исполненным.
Возвращение служебных документов по вышеизложенным основаниям не является уважительной причиной задержки срока их исполнения.
О ходе выполнения приказов (распоряжений) Агентства структурное подразделение, которому в них дано поручение, в установленный срок вносит докладную записку на имя руководителя (первого заместителя руководителя, заместителя руководителя) Агентства, на которого возложен контроль исполнения приказа (распоряжения). Записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложение о снятии приказа (распоряжения) с контроля или о продлении срока исполнения.
Данные о ходе выполнения приказов (распоряжений), информация о снятии их с контроля обязательно отражаются в РКК документа.
VI. Контроль исполнения документов (поручений)
6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
руководителем или иным должностным лицом организации - исполнения документов (поручений) по существу;
Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях - сроков исполнения документов (поручений).
6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).
Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "весьма срочно" - в течение одного дня, "срочно" - в 3-дневный срок; "оперативно" - в 10-дневный срок; остальные - в срок не более 30 дней;
по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.
по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг - 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
по обращениям граждан - 30 дней со дня регистрации.
6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).
6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.
6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
документов (поручений) последующих лет - не реже одного раза в год;
документов (поручений) последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
документов (поручений) текущего месяца - за 5 дней до истечения срока исполнения.
6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства <24>.
<24> Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.
6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.
На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.
6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:
в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 - 5 дней до окончания срока исполнения документа);
раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, - по отдельным исполнителям.
Статья 20. Порядок снятия документов с контроля
1. Управление делами администрации города обобщает информацию о результатах исполнения контролируемых документов и представляет их главе города.
2. Управление делами администрации города за 5 дней до истечения срока исполнения документа направляет напоминание исполнителям о представлении информации об исполнении документа для снятия его с контроля, при необходимости оперативная форма направляется повторно. На документы со сроками исполнения менее одной недели письменные напоминания не рассылаются, но лица, ответственные за контроль в структурных подразделениях администрации города, обязаны своевременно представлять информацию об их исполнении в управление делами администрации города.
Снятие документов с контроля осуществляет глава города или по его поручению управляющий делами.
Если исполнение документа, поручения завершилось выпуском постановления или распоряжения, то для снятия с контроля этого документа, поручения допускается представление в управление делами их копии.
3. Основанием для снятия распорядительного документа с контроля является:
3.1. Его выполнение по всем пунктам.
3.2. Принятие (введение в действие) нового распорядительного документа, отменяющего действие прежнего.
3.3. Принятие нового распорядительного документа, признающего утратившим силу документ, стоящий на контроле (в связи с изменением объективных условий, принятием законодательных, нормативных документов и т.п.).
4. Документы, отвечающие установленным требованиям представленные для снятия с контроля, предварительно поступают в управление делами, специалисты которого проверяют правильность оформления документов и полноту решения поставленных вопросов.
5. Документы, отвечающие установленным требованиям, передаются управляющему делами для доклада главе города и дальнейшего снятия с контроля.
6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении по работе, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.
7. Информация по учету и анализу результатов исполнения документов, поручений главы города обобщается управлением делами и доводится главе и его заместителям:
7.1. ежемесячно к 10 числу месяца, следующего за отчетным;
7.2. еженедельно к последнему рабочему дню недели представляется промежуточная информация исполнения всех документов, стоящих на контроле, управляющему делами администрации города.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Читайте также: