Как сделать справку в экселе

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 19.09.2024

Для чего используется функция Excel СЧЁТ? Эта очень простая функция применяется для того, чтобы определить количество ячеек, в которых находятся именно числовые значения (например, целые, дробные или ноль). Таким образом, в отличие от функции суммы , СЧЁТ даёт на выходе количество ячеек, занятых числами.

Синтаксис функции СЧЁТ

Функция принимает один или более аргументов, каждый из которых может быть диапазоном ячеек или адресом отдельной ячейки. Также можно использовать переменные, заданные с помощью Диспетчера имён, если переменная соответствует диапазону или адресу отдельной ячейки.

Обобщённый синтаксис функции СЧЁТ выглядит следующим образом:
СЧЁТ(значение1; [значение2]; …[значениеN])

Всего функция может принимать до 255-ти аргументов, причём первый является обязательным. Аргументы разделяются точкой с запятой.

По каким-то причинам во встроенной справке Excel при указании синтаксиса всех функций в качестве разделителя аргументов используется запятая. Однако нужно использовать именно точку с запятой.

Если Вы не хотите писать формулу вручную, воспользуйтесь Мастером функций Excel. Однако синтаксис функции СЧЁТ всё же необходимо помнить, если Вы используете её внутри составных формул.

Как работает функция СЧЁТ в Excel

Функция СЧЁТ работает следующим образом: перебирает все указанные аргументы и для каждого ищет значения в ячейках, занятые числовыми значениями. Формула подсчитывает все найденные значения и на выходе мы получаем число.

Также стоит учитывать следующие замечания по работе функции СЧЁТ:

Учитываются аргументы, являющиеся числами, датами или текстовым представлением чисел (например, число, заключенное в кавычки, такое как “1”).
Логические значения и текстовые представления чисел, введенные непосредственно в списке аргументов, также учитываются.
Аргументы, являющиеся значениями ошибок или текстом, который нельзя преобразовать в числа, пропускаются.
Если аргумент является массивом или ссылкой, то учитываются только числа. Пустые ячейки, логические значения, текст и значения ошибок в массиве или ссылке пропускаются.
Если необходимо подсчитать логические значения, элементы текста или значения ошибок, используйте функцию СЧЁТЗ.
Если требуется подсчитать только те числа, которые соответствуют определенным критериям, используйте функцию СЧЁТЕСЛИ или СЧЁТЕСЛИМН .

Для чего именно на практике нужна формула для счета ячеек в Excel, как обычно определяет поставленная задача. Например, есть колонка с зарплатой в таблице и требуется узнать, сколько именно ячеек заполнено (указана зарплата) относительно общего количества ячеек в данном столбце.

Встроенных формул в Эксель достаточно много. Изучить общие принципы работы с любыми функциями, а также научиться самостоятельно работать в программе с самых основ можно при помощи спецкурса по Excel (практические видеоуроки).

Пример использования функции СЧЁТ

После статьи Вы можете скачать прикреплённый файл Excel с примером использования функции СЧЁТ для подсчёта количества занятых числами ячеек. Скачайте файл и обратите внимание на ячейку C12, в которой и расположена функция СЧЁТ.

В примере в формулу переданы два аргумента в виде диапазонов, содержащих первую и вторую таблицу. Альтернативой может быть один диапазон, включающий обе таблицы сразу (при этом в диапазон попадают и пустые ячейки между таблицами, но в данном случае они нам не помешают).

Что возвращает функция

Возвращает значение, обозначающее количество ячеек, содержащих какие-либо числа.

Дополнительная информация

Функция делает подсчет только ячеек с числами (1,2,3…и.т.д.);
Значение даты или текста представляющее числа (например единица в кавычках – “1”) подсчитываются функцией;
Функция также считает логические значения (TRUE / FALSE), включенные в саму формулу функции. Логические значения в ячейках не подсчитываются;
Аргументы функции содержащие ошибки или текст, которые функция не может определить – не подсчитываются;
Если аргумент является массивом или ссылкой на ячейки, то подсчитываются только числа в этом массиве или ссылке. Пустые ячейки, логические значения, текст или ячейки с ошибками в массиве или ссылке не учитываются.

СЧЕТЧИК

Очень полезно для проверок, функций Говорить пусто служит для подсчета количества пустых ячеек в заданном диапазоне. Его синтаксис имеет только один аргумент, логически необходимый:

= COUNTDOWN (интервал)

Давайте покажем пример, чтобы увидеть, как работает эта функция:

Мы вводим таблицу с десятью самыми густонаселенными странами. Чтобы проверить, была ли ошибка, заполняющая данные, давайте использовать Говорить пусто.

Этот инструмент полезен для обнаружения возможных ошибок на более длинных интервалах. Важно знать, что ячейки с нулевыми значениями не считаются пустыми.

Функция ЦЕННОСТИ

Функция ОЦЕНКА ЗНАЧЕНИЙ также будет работать с интервалами. Его цель – подсчитать количество ячеек, которые не являются пустыми в течение этих определенных интервалов. Его отличие от функции COUNT должен включать не только ячейки, которые содержат числа, но и те, которые имеют значения из других категорий, например, например, тексты. Структура синтаксиса идентична:

= VALUES (VALUE1; [VALUE 2]; …)

На этот раз мы выбрали диапазон с ячейками 12, включая текст, цифры и пустую ячейку.

Где используется и как работает функция СЧЁТ?

Часто, для анализа табличных данных не нужно производить никаких математических операций с числами. Достаточно уточнить количество показателей. Именно для такого случая пригодится эта простая функция СЧЁТ.

Аргументом функции может быть:

любые значения, скопированные и поставленные на место аргумента;
одна ячейка или целая область таблицы;
формулы и функции.

Синтаксис функции выглядит следующим образом:

Все версии Excel, начиная с 2007, могут учитывать до 255 аргументов при расчёте результата этой формулы. Обязательным является только первый из них. При этом есть разница в том, как учитывается значение, если оно хранится в ячейке или введено в числе аргументов.

Числа, даты и время всегда учитываются функцией СЧЁТ.
Текст и ошибки никогда не учитываются.
Логические значения и текстовое представление числа не учитывается, если оно хранится в ячейке. Если эти же элементы ввести в формулу в качестве аргумента, они будут учтены.

Для понимания этой особенности нужно рассмотреть наглядно на конкретных примерах.

Пример использования функций СЧЁТЗ и СЧИТАТЬПУСТОТЫ в Excel

Пример 2. В таблицу введены разные значения. Среди них нет никаких закономерностей. Есть пустые и заполненные ячейки.

В любом месте таблицы можно ввести функцию. Для определения заполненных ячеек в диапазоне А1:С5 нужно прописать такую формулу:

Введение её через Enter даст результат 8. Именно столько заполненных ячеек есть в обозначенной области.

Чтобы узнать количество пустых клеток, нужно ввести функцию СЧИТАТЬПУСТОТЫ:

Введение формулы покажет результат 7. Это количество пустых ячеек в таблице.

Работа с оператором СЧЁТ

Функция СЧЁТ относится к большой группе статистических операторов, в которую входит около сотни наименований. Очень близка к ней по своим задачам функция СЧЁТЗ. Но, в отличие от предмета нашего обсуждения, она учитывает ячейки, заполненные абсолютно любыми данными. Оператор СЧЁТ, о котором мы поведем подробный разговор, ведет подсчет только ячеек, заполненных данными в числовом формате.

Кроме функций СЧЁТ и СЧЁТЗ, подсчетом количества заполненных ячеек занимается ещё операторы СЧЁТЕСЛИ и СЧЁТЕСЛИМН. С помощью данных формул можно производить подсчет с учётом дополнительных условий. Этой группе статистических операторов посвящена отдельная тема.

Мастер функций

Для неопытного пользователя легче всего производить подсчет ячеек, содержащих числа, используя формулу СЧЁТ при помощи Мастера функций.

Существует ещё один вариант, наверное, самый простой, но вместе с тем требующий хорошей памяти. Выделяем ячейку на листе и жмем комбинацию клавиш на клавиатуре Shift+F3.

Для подсчета текста.

Давайте разбираться, как это работает. На рисунке ниже вы видите список заказов, выполненных менеджерами. Выражение =СЧЕТЕСЛИ(В2:В22,”Никитенко”) подсчитывает, сколько раз этот работник присутствует в списке:

Замечание. Критерий не чувствителен к регистру букв, поэтому можно вводить как прописные, так и строчные буквы.

Если ваши данные содержат несколько вариантов слов, которые вы хотите сосчитать, то вы можете использовать подстановочные знаки для подсчета всех ячеек, содержащих определенное слово, фразу или буквы, как часть их содержимого.

Кроме того, указывать условие прямо в формуле не совсем рационально, так как при необходимости подсчитать какие-то другие значения вам придется корректировать её. А это не слишком удобно.

Подсчет ячеек, начинающихся или заканчивающихся определенными символами

Вы можете употребить подстановочный знак звездочку (*) или знак вопроса (?) в зависимости от того, какого именно результата вы хотите достичь.

Если вы хотите узнать количество ячеек, которые начинаются или заканчиваются определенным текстом, независимо от того, сколько имеется других символов, используйте:

Если вы ищете количество ячеек, которые начинаются или заканчиваются определенными буквами и содержат точное количество символов, то поставьте вопросительный знак (?):

= СЧЁТЕСЛИ(С2:С22,”??”) – считает количество состоящих из 2 символов, включая пробелы.

Примечание. Чтобы узнать количество клеток, содержащих в тексте знак вопроса или звездочку, введите тильду (~) перед символом ? или *.

Например, = СЧЁТЕСЛИ(С2:С22,”*~?*”) будут подсчитаны все позиции, содержащие знак вопроса в диапазоне С2:С22.

Подсчет чисел по условию.

В отношении чисел редко случается, что нужно подсчитать количество их, равных какому-то определённому числу. Тем не менее, укажем, что записать нужно примерно следующее:

Гораздо чаще нужно высчитать количество значений, больших либо меньших определенной величины.

Чтобы подсчитать значения, которые больше, меньше или равны указанному вами числу, вы просто добавляете соответствующий критерий, как показано в таблице ниже.

Обратите внимание, что математический оператор вместе с числом всегда заключен в кавычки .

критерии

Описание

Если больше, чем

Подсчитайте, где значение больше 5.

Если меньше чем

Подсчет со числами менее 5.

Определите, сколько раз значение равно 5.

Подсчитайте, сколько раз не равно 5.

Если больше или равно

Подсчет, когда больше или равно 5.

Если меньше или равно

В нашем примере

Считаем количество крупных заказов на сумму более 10 000. Обратите внимание, что условие подсчета мы записываем здесь в виде текстовой строки и поэтому заключаем его в двойные кавычки.

Вы также можете использовать все вышеприведенные варианты для подсчета ячеек на основе значения другой ячейки. Вам просто нужно заменить число ссылкой.

Замечание. В случае использования ссылки, вы должны заключить математический оператор в кавычки и добавить амперсанд (&) перед ним. Например, чтобы подсчитать числа в диапазоне D2: D9, превышающие D3, используйте =СЧЕТЕСЛИ(D2:D9,”>”&D3)

Примеры с датами.

Если вы хотите сосчитать клетки с датами, которые больше, меньше или равны указанной вами дате, вы можете воспользоваться уже знакомым способом, используя формулы, аналогичные тем, которые мы обсуждали чуть выше. Все вышеприведенное работает как для дат, так и для чисел.

Позвольте привести несколько примеров:

критерии

Описание

Даты, равные указанной дате.

Подсчитывает количество ячеек в диапазоне E2:E22 с датой 1 июня 2014 года.

Даты больше или равные другой дате.

Сосчитайте количество ячеек в диапазоне E2:E22 с датой, большей или равной 01.06.2014.

Даты, которые больше или равны дате в другой ячейке, минус X дней.

Определите количество ячеек в диапазоне E2:E22 с датой, большей или равной дате в H2, минус 7 дней.

Помимо этих стандартных способов, вы можете употребить функцию СЧЕТЕСЛИ в сочетании с функциями даты и времени, например, СЕГОДНЯ(), для подсчета ячеек на основе текущей даты.

критерии

Равные текущей дате.

До текущей даты, то есть меньше, чем сегодня.

После текущей даты, т.е. больше, чем сегодня.

Даты, которые должны наступить через неделю.

В определенном диапазоне времени.

Как посчитать количество пустых и непустых ячеек?

Посмотрим, как можно применить функцию СЧЕТЕСЛИ в Excel для подсчета количества пустых или непустых ячеек в указанном диапазоне.

Непустые.

В некоторых руководствах по работе с СЧЕТЕСЛИ вы можете встретить предложения для подсчета непустых ячеек, подобные этому:

Но дело в том, что приведенное выше выражение подсчитывает только клетки, содержащие любые текстовые значения. А это означает, что те из них, что включают даты и числа, будут обрабатываться как пустые (игнорироваться) и не войдут в общий итог!

Если вам нужно универсальное решение для подсчета всех непустых ячеек в указанном диапазоне, то введите:

Это корректно работает со всеми типами значений – текстом, датами и числами – как вы можете видеть на рисунке ниже.

Также непустые ячейки в диапазоне можно подсчитать:

Пустые.

Если вы хотите сосчитать пустые позиции в определенном диапазоне, вы должны придерживаться того же подхода – используйте в условиях символ подстановки для текстовых значений и параметр “” для подсчета всех пустых ячеек.

Считаем клетки, не содержащие текст:

Поскольку звездочка (*) соответствует любой последовательности текстовых символов, в расчет принимаются клетки, не равные *, т.е. не содержащие текста в указанном диапазоне.

Для подсчета пустых клеток (все типы значений):

Конечно, для таких случаев есть и специальная функция

Но не все знают о ее существовании. Но вы теперь в курсе …

Нулевые строки.

Также имейте в виду, что СЧЕТЕСЛИ и СЧИТАТЬПУСТОТЫ считают ячейки с пустыми строками, которые только на первый взгляд выглядят пустыми.

Что такое эти пустые строки? Они также часто возникают при импорте данных из других программ (например, 1С). Внешне в них ничего нет, но на самом деле это не так. Если попробовать найти такие “пустышки” (F5 -Выделить – Пустые ячейки) – они не определяются. Но фильтр данных при этом их видит как пустые и фильтрует как пустые.

И самое интересное – если указать на нее мышкой и нажать Delete (или вкладка Главная – Редактирование – Очистить содержимое) – то она становится действительно пустой, и с ней начинают работать формулы и другие функции Excel без всяких ошибок.

Если вы не хотите рассматривать их как пустые, используйте для подсчета реально пустых клеток следующее выражение:

Откуда могут появиться нулевые строки в ячейках? Здесь может быть несколько вариантов:

Он есть там изначально, потому что именно так настроена выгрузка и создание файлов в сторонней программе (вроде 1С). В некоторых случаях такие выгрузки настроены таким образом, что как таковых пустых ячеек нет – они просто заполняются строкой нулевой длины.
Была создана формула, результатом которой стал текст нулевой длины. Самый простой случай:

В итоге, если в Е1 записано что угодно, отличное от 1, программа вернет строку нулевой длины. И если впоследствии формулу заменять значением (Специальная вставка – Значения), то получим нашу псевдо-пустую позицию.

Если вы проверяете какие-то условия при помощи функции ЕСЛИ и в дальнейшем планируете производить с результатами математические действия, то лучше вместо “” ставьте 0. Тогда проблем не будет. Нули всегда можно заменить или скрыть: Файл -Параметры -Дополнительно – Показывать нули в позициях, которые содержат нулевые значения.

Какие значения считаются числовыми

В Microsoft Excel аргументы функции СЧЕТ могут содержать самые различные данные, либо ссылаться на них. При этом важно понимать какие значения функция СЧЕТ принимает за числовые, а какие просто игнорирует.

Числа, даты и время всегда учитываются функцией СЧЕТ как числовые.
Пустые ячейки, ошибки и текст, который не может быть преобразован в числа, функция СЧЕТ игнорирует.
Логические значения, а также текстовые представления чисел (например, число, заключенное в кавычки), учитываются функцией СЧЕТ по-разному. Все зависит от того, где хранится значение: в ячейке, массиве или введено непосредственно в список аргументов.

В таблице ниже представлено, какие значения функция СЧЕТ учитывает, как числовые, а какие нет.

Создание help-файла (справки) в формате CHM для MS Excel-приложения при помощи Dr.Explain

Данная статья посвящена созданию файла справки в формате CHM и его последующей интеграции в книгу Microsoft Excel. Из статьи вы узнаете:

как создать и настроить проект в программе Dr.Explain;
как работать со структурой файла справки;
как создать аннотированное изображение книги Microsoft Excel;
как сохранить проект;
как экспортировать проект в СHM файл;
как создать элемент вызова файла справки в Microsoft Excel и настроить соответствующий элементу макрос.

Установка Dr.Explain

Вы можете использовать пробную версию, функционал которой аналогичен полной, но при этом все изображения в экспортированном файле будут помечены специальным водяным знаком.

Создание и настройка нового проекта

Создание тематических разделов в файле справки

Чтобы структура файла справки была удобной необходимо создать отдельные тематические разделы для описания различных элементов описываемой книги Microsoft Excel.

Для заполнения конкретного раздела, выберите его в дереве проекта, а затем введите содержимое раздела в свободной форме в окне редактора. Для редактирования и форматирования содержимого в редакторе предусмотрен стандартный набор основных функций работы с текстом, а также ряд функций для работы с изображениями, видео, таблицами и переменными (использование переменных позволяет заменить повторяющиеся данные именем переменной, в таком случае при изменении присвоенного переменной значения, соответствующий текст изменится во всем документе).

Рисунок 4. Ключевые слова

После захвата объекта в окне редактора будет создана тема, содержащая аннотированное изображение интерфейса приложения (Рисунок 6). Функционал редактора позволяет добавлять и удалять аннотацию отдельных элементов интерфейса, менять порядок следования описания различных элементов.

Рисунок 6. Результат выполнения захвата объекта

Предварительный просмотр и сохранение проекта

Экспорт проекта в CHM-файл

Интеграция CHM-файла в книгу Microsoft Excel

Для вызова файла справки из книги Microsoft Excel необходимо создать объект, который будет выполнять вызов соответствующего CHM-файла. Таким объектом может являться изображение, фигура либо надпись.

Для создания объекта выполните следующие действия:

Рисунок 8. Контекстное меню объекта

Рисунок 9. Код элемента в Microsoft Visual Basic

В таком случае при любом изменении размещения файла справки, путь, указываемый в коде элемента управления, должен быть заменен на актуальный.

Будьте внимательны при вводе кодов управляющих элементов, строго соблюдайте синтаксис, приведенный в примерах, это является обязательным условием правильной работы элемента вызова файла справки.

Для вызова файла справки можно также использовать гиперссылку, связанную с объектом. Для создания гиперссылки выполните следующие действия:

Обратите внимание, что при использовании гиперссылки, указанный путь к файлу является относительным, поэтому, при любом изменении взаимного размещения файла книги и файла справки, необходимо обновить путь к файлу справки.

Дать советы, ответить на вопросы, найти нужную справку помогает Помощник, который вызывается командой , . Помощник позволяет более эффективно использовать возможности справочной системы. Настройка работы Помощника производится в диалоговом окне Помощник, через вкладку Параметры. Разделы справочной системы, связанные с выполняемыми пользователем действиями, предлагаются Помощником через вкладку Советы.

Справочные сведения можно получить через Главное меню командой , . В появившемся диалоговом окне Справочной системы

Microsoft Excel можно пролистать вкладку Содержание и выбрать необходимую справку. Вкладка Предметный указатель поможет найти нужный раздел с помощью терминов и предметных указателей. Вкладка Поиск позволяет произвести поиск по ключевым словам и фразам по всему тексту справки.

Команда главного меню , позволяет получить сведения о различных элементах экрана, о командах меню, о кнопках панели инструментов. При этом указатель принимает вид стрелки с вопросительным знаком . Для получения сведений достаточно, установив указатель на интересующем элементе, щелкнуть кнопкой мыши.

В некоторых окнах диалога имеется кнопка - Что это такое ?, с помощью которой можно получить пояснения о различных элементах окна диалога. Так же их можно получить щелкнув правой кнопкой по элементу окна и выбрав единственный пункт контекстного меню .

Проблемы с отображением видео:

Как правильно установить новую версию надстройки ЁXCEL?

Иногда пользователи жалуются, что после подключения новой версии - "старая" продолжает появляться. Пишу этот материал, чтобы снять все вопросы по этому поводу.

Читайте также: