Как сделать рассылку в ворде
Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая позволяет персонализировать раздел для каждой копии аналогичного документа. Это позволяет вам использовать список контактов или другие части документа, хранящиеся в базе данных (это могут быть списки слияния писем Word, электронные таблицы Excel, доступ или другие формы баз данных). Другими словами, слияние почты позволяет пользователям создавать набор документов с аналогичным макетом и содержимым, но с другой информацией в некоторых разделах.
Связанный: Как изменить имя встроенного файла в документах Office?
Когда использовать слияние в Microsoft Word?
В основном эта функция используется для создания одинаковых писем, этикеток или электронных писем для разных получателей. Вы также можете использовать этот инструмент для персонализации отчетов, информационных бюллетеней или любых других документов и отправки электронной почты различным контактам в вашем списке рассылки. Как правило, слияние почты может быть полезно, когда вы хотите создать несколько выходных документов с фиксированным содержимым, например фирменным бланком, и конкретными частями с данными, различающимися в зависимости от конкретного источника данных.
Различные компоненты слияния почты
- Основной документ — документ Word, содержимое которого будет одинаковым для всех выходных данных. Это может быть обычный текст, объединяющий текст, направляющий текст, фирменный бланк компании и так далее.
- Источник данных — база данных со списком данных, которые меняются в зависимости от выходных данных слияния (например, получатели вашего ежемесячного информационного бюллетеня).
- Объединить документ — результат, полученный при объединении основного документа с источником данных.
В этом руководстве мы покажем вам, как использовать функцию слияния почты в MS Word.
Использование слияния в Microsoft Word
Связанный: Как читать электронные книги в Microsoft Word?
Выбор основного документа
Здесь вам нужно выбрать свой стартовый документ.
Добавление данных (получателей) к слиянию
MS Word предоставляет вам три варианта добавления данных из источника.
Выбрать список из существующего списка
Выберите Список из контактов Outlook
Связанный: Как добавить оглавление в Word?
Создать список в Word
Редактирование основного документа
Предварительный просмотр выходных документов
Сочетания клавиш для слияния почты
Вот некоторые из сочетаний клавиш при использовании функции слияния писем.
| кратчайший путь | Описание |
| Alt + Shift + K | Предварительный просмотр слияния писем |
| Alt + Shift + N | Объединить документ |
| Alt + Shift + M | Распечатать объединенный документ |
| Alt + Shift + E | Редактировать данные слияния писем |
| Alt + Shift + F | Вставить поле слияния |
| Alt + Shift + D | Вставить поле ДАТА |
| Alt + Control + L | Вставить поле LISTNUM |
| Alt + Shift + P | Вставить поле страницы |
| Alt + Shift + T | Вставить поле ВРЕМЯ |
| Ctrl + F9 | Вставить пустое поле |
| Control + Shift + F7 | Обновить связанные данные |
| F9 | Обновить выбранные поля |
| Control + Shift + F9 | Удалить ссылку из поля. |
| Shift + F9 | Переключить код и результат для выбранного поля |
| Alt + F9 | Переключить все коды полей и результаты |
| Alt + Shift + F9 | Запустите GOTOBUTTON или MACROBUTTON |
| F11 | Следующее поле |
| Shift + F11 | Предыдущее поле |
| Ctrl + F11 | Блокировка поля |
| Control + Shift + F11 | Разблокировать поле |
Заключение
Даже великим комбинаторам порой не избежать в бизнесе сложностей, для преодоления которых требуется использование возможностей современных информационных технологий. Например, как просто и быстро разослать всем клиентам конторы "Рога и копыта" приглашение принять участие в акции по рождественской распродаже рогов и копыт? Очень просто: для этого понадобится всего лишь база данных клиентов и несколько действий в Microsoft Word.
2. Приведём её в должный вид. Нужны нам только Имя, Отчество, адрес электронной почты клиента и пол для правильного написания окончаний. Ненужные строки удалим, недостающие - вставим.
3. Для заполнения столбца с именем и отчеством воспользуемся функцией мгновенного заполнения, доступной в Excel 2013. Для этого нужно начать вводить необходимые данные в первых нескольких строках, и Excel, распознав алгоритм, которому нужно следовать, сам заполнит оставшуюся часть. Достаточно нажать Enter, чтобы принять предложенные изменения.
4. В случае, если база данных не содержит информации о половой принадлежности клиентов, данный столбец придется заполнить вручную.
5. База данных полностью готова. Приступим к формированию предложения. Для этого понадобится Word и заготовка письма, в которое и нужно будет подставлять данные клиентов.
6. Для настройки автоматической рассылки перейдём на вкладку Рассылки, и из всплывающего меню Начать слияние выберем инструмент Пошаговый мастер слияния, который поэтапно поможет выполнить рассылку.
9. Теперь необходимо выбрать лист, на котором сохранена база данных. В нашем случае выбирать не придется: лист в книге всего один. Установка флажка в нижней части окна укажет программе на то, что в первой строке таблицы находятся названия столбцов. Выбираем лист, нажимаем ОК.
11. Для вставки имени клиента в бланк поместим курсор в то место, где оно должно быть отображено, и вставим соответствующие сведения, пройдя по ссылке Другие элементы.
12. В окне вставки поля выберем поле Имя, Отчество из нашей базы данных и нажмем Вставить, чтобы данная информация появилась на бланке.
13. А вот чтобы в зависимости от пола клиента менялось окончание слова, придется прибегнуть хоть и к простейшей, но формуле "Если…то…иначе". Поставив курсор на место окончания слова Уважаем(-ый/-ая), на вкладке Рассылки в выпадающем меню Правила выберем формулу IF…THEN…ELSE.
15. На пятом этапе есть возможность просмотреть итоговый вариант письма в зависимости от изменения получателя, а также исключить какого-либо конкретного получателя или изменить список. Если всё готово, жмём Далее. Завершение слияния и на шестом этапе переходим по ссылке Электронная почта.
= Мир MS Excel/Статьи об Excel
| Приёмы работы с книгами, листами, диапазонами, ячейками [6] |
| Приёмы работы с формулами [13] |
| Настройки Excel [3] |
| Инструменты Excel [4] |
| Интеграция Excel с другими приложениями [4] |
| Форматирование [1] |
| Выпадающие списки [2] |
| Примечания [1] |
| Сводные таблицы [1] |
| Гиперссылки [1] |
| Excel и интернет [1] |
| Excel для Windows и Excel для Mac OS [2] |
- в таблице не должно быть объединенных ячеек. Вернее сказать так: ЕСЛИ в таблице есть объединённые ячейки, то надо быть готовым к тому, что при экспорте объединение будет отменено, и соответственно образуются лишние пустые строки и/или столбцы, что может нарушить структуру таблицы. В общем, объединённые ячейки - это зло :)
- все столбцы должны иметь уникальные названия, которые будут использоваться при слиянии. Если в таблице отсутствует первая строка с названиями столбцов, то её заменит первая строка данных, а значит, она в рассылке участвовать не будет.
На этом этапе в текстовом редакторе Word формируется документ, в который в дальнейшем будут внедряться данные электронной таблицы. Текст этого документа представляет собой общую для всех рассылок часть.
Предположим всем клиентам, у которых срок действия клубной карты истекает в следующем месяце, планируется разослать письма с уведомлением.
Текст письма будет одинаковым за исключением обращения, номера клубной карты и даты окончания её действия. Эти данные будут импортироваться из таблицы Excel (выделено синим)
Для более удобной дальнейшей работы при слиянии рекомендуется установить параметр Затенение полей в положение Всегда, чтобы отличать вставленные поля слияния от обычного текста. Если этот параметр включен, поля отображаются на сером фоне. На печать этот фон, естественно, не выводится.
Проще всего осуществить слияние данных, следуя указаниям Мастера слияния. В версиях после Word2003 Мастер слияния запускается с помощью кнопки Начать слияние на вкладке Рассылки
В версиях до Word2007 следует выполнить команду меню Сервис -- Письма и рассылки -- Слияние. Кроме того, для более удобной работы версиях до Word2007 можно вывести панель инструментов Слияние
Ещё раз обращаю внимание, что в бланке письма содержится только общий для всех писем текст, поэтому обращение выглядит как Уважаем!, а номер карты и дата пропущены.
Выбираем поле Имя, нажимаем Вставить, то же самое для поля Отчество. Закрываем окно Вставка полей слияния и добавляем пробелы между вставленными полями. Если параметр Затенение полей установлен в положение Всегда, то вставленные поля будут отчетливо видны на сером фоне. Устанавливаем курсор после №, снова нажимаем ссылку Другие элементы. , выбираем № клубной карты - Вставить. Аналогично вставляем поле Дата окончания действия карты
Кроме указанных выше полей требуется вставить окончание обращения ый(ая), которое зависит от значения поля Пол. Для этого воспользуемся специальным полем, позволяющим вставлять одно из двух значений в зависимости от данных. Поставим курсор сразу после слова "Уважаем", нажмём кнопку Правила на вкладке Рассылки и выберем вариант IF. THEN. ELSE. В версиях до Word2007 аналогичная кнопка называется Добавить поле Word и находится на панели инструментов Слияние
В раскрывшемся диалоговом окне зададим параметры
После нажатия ОК, получим результат
Слияние писем — это функция Microsoft Word, которая помогает упростить создание персонализированных писем, этикеток, конвертов, электронных писем и каталога. Поскольку слияние писем не входит в число наиболее часто используемых функций MS Word, некоторые пользователи могут не знать, как выполнять слияние писем в Word для создания писем, этикеток и конвертов.
Если вы пытаетесь сэкономить время, потраченное на ручную настройку каждого письма, ярлыка или других документов, вам может пригодиться слияние. Даже если вы никогда не пытались создать письмо для слияния, процесс довольно прост, и мы проведем вас через каждый шаг ниже.
Как создавать письма слияния
В Microsoft Word есть мастер, который проведет вас через создание писем для слияния. Мастер запросит письмо, которое вы хотите использовать, и получателей письма по пути, поэтому убедитесь, что у вас есть список получателей, готовый для вставки. Если вы этого не сделаете, вы всегда можете добавить список получателей вручную.
- Когда ваш шаблон будет готов, выберите Рассылки> Начать слияние> Пошаговый мастер слияния почты на верхней ленте.
- Новая панель появится вдоль правой границы окна MS Word. Это мастер, который проведет вас через весь процесс. В качестве первого шага вам нужно выбрать тип документа, над которым вы работаете. Выберите Буквы и выберите Далее: Начальный документ.
- Следующим шагом будет выбор получателей. Предполагая, что у вас есть лист Excel, заполненный данными получателя, вы можете импортировать данные, выбрав опцию Использовать существующий файл и выбрав Обзор в следующем разделе.
Затем вы увидите список получателей, которых Word будет использовать при слиянии. Если все в порядке, нажмите ОК.
Когда вы добавили лист Excel, выберите Далее: напишите письмо.
Это покажет вам предварительный просмотр всех писем, созданных с помощью слияния. Вы можете использовать кнопки со стрелками на панели слияния для переключения предварительного просмотра писем.
Как создать ярлыки для слияния писем
Всегда полезно аккуратно составить свой список рассылки в виде листа Excel, чтобы у вас не закружилась голова, когда вам понадобятся чьи-то данные для рассылки. Однако, если вы хотите распечатать этикетки, ваша компиляция листов Excel не разрежет их. Вместо этого вам нужно будет создать метки слияния в MS Word.
- Если у вас уже есть лист Excel с деталями рассылки, вы можете перейти к следующему шагу. Если нет, организуйте свой список рассылки на листе Excel. Добавьте несколько заголовков (Имя, Фамилия, Адрес и т. Д.) И отсортируйте список.
- Переключитесь на MS Word. Используйте мастер для создания этикеток. Откройте пустой документ и выберите Рассылки> Выбрать слияние> Пошаговый мастер слияния.
- На следующем экране выберите Изменить макет документа. Затем выберите Параметры этикетки, чтобы указать номер продукта и марку этикетки.
- Вы увидите окно Выбрать таблицу. Если в вашей книге несколько листов, вы увидите здесь несколько элементов. Выберите тот, который содержит ваш список рассылки. Установите флажок рядом с текстом Первая строка данных содержит заголовки столбцов и нажмите кнопку ОК.
- MS Word импортирует список рассылки. Выберите Блок адреса. Посмотрите на превью справа.
Посмотрите на превью еще раз. Если все в порядке, нажмите ОК.
- Теперь вы увидите в метке. Перейдите в Рассылки> Обновить ярлыки, чтобы добавить ко всем ярлыкам.
- Теперь ярлыки готовы к объединению. Перейдите в Рассылки> Завершить и объединить> Редактировать отдельные документы.
Вы увидите всплывающее окно. Выберите Все, а затем ОК.
- Теперь вы увидите, что все ваши ярлыки объединены.
Как создавать конверты для слияния писем
Создание конвертов для слияния почты в основном такое же, как и для этикеток, но с некоторыми изменениями.
- Вам будет предложено выбрать начальный документ. Выберите Параметры конверта, чтобы выбрать размер конверта и положение адреса доставки / возврата (см. Следующий шаг), и выберите Далее: Выбрать получателей.
- Когда вы выбираете параметры конверта, вы увидите всплывающее окно. Выберите желаемый размер конверта, выберите шрифт и расположение для доставки и обратного адреса.
- На следующем экране выберите Блок адреса, посмотрите на предварительный просмотр, чтобы убедиться, что он выглядит так, как вы хотите, и нажмите ОК.
Теперь вы увидите на конверте.
Теперь ваши конверты готовы к объединению. Выберите Далее: Завершить слияние.
Теперь вы увидите, что все конверты объединены в один документ.
Массовая печать и рассылка электронных писем стало проще
Использование слияния может сэкономить массу времени, которое вы в противном случае потратили бы на настройку писем, этикеток или конвертов. Однако это не все, что вы можете делать с MS Word. Вы также можете создавать поздравительные открытки, буклеты и Индекс карты.
Слияние писем существует уже давно, но если вы хотите повысить эффективность своих процессов, Microsoft Office 2019 представил несколько интересных функций вы можете посмотреть.
Читайте также: