Как сделать отчет для печати

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 29.08.2024

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, как настроить отчет так, чтобы на экране показывались все данные, и те которые выходят за пределы листа по ширине (т.е. дополнительная информация), а при печати эти данные не печатались. Я сделал на поля с дополнительными данными в РЕЖИМЕ ВЫВОДА - Только на экран. При этом печатается то, что надо, но еще выходят пустые листы, на которых скрыты дополнительные данные. Как сделать, чтобы эти листы не печатались? Спасибо.

Excel при печати разбивает область печати по ячейкам
При масштабировании страницы (чтобы документ влез на одну страницу) Ексель автоматом определяет.

Не настраивается область печати
Добрый день! В какой-то момент в Excel 2013 перестала работать настройка разрывов страниц. То есть.

Обрезается область печати
Здравствуйте! Помогите решить проблему, печатаю Table с msdn: FlowDocument.

Решение

Но ширина отчета при этом не изменяется, какую задали - такая и осталась.
Зачем вообще такие сложности? Сделайте отчет для печати без дополнительных данных, а с дополнительными данными смотрите в форме (удобнее будет), из нее и отчет печатайте.

. Зачем вообще такие сложности? Сделайте отчет для печати без дополнительных данных, а с дополнительными данными смотрите в форме (удобнее будет), из нее и отчет печатайте.

Я вот тоже всегда так делаю, лишнее удаляю, а размер делаю по ширине листа, уменьшая размер ширину/высоту полей и колонтитулов и т. п. размеры, крадущие возможность вывести больше данных.
В крайнем случае меняю сам шрифт - Поуже и поменьше.
Ну или просто при выводе на печать указать количество страниц без ненужных.

про форму я что-то не понял. у меня разделенная форма. в верхней части идет заполнение одной записи, а в нижней показываются уже введенные записи. в нижней части все равно все не умещается. или имеется в виду форма не для заполнения, а только для просмотра, типа табличная? а отчеты я так и подгонял, по размеру. просто в отчете есть данные которые для печати не нужны, в для получения информации нужны. лишнюю кнопку нажимать не удобно. спасибо. думал может как-то можно настроить.

Видимость/невидимость поля не меняет ширины отчета. Нужно менять ширину отчета только при печати, смещая влево (или удаляя) невидимые при печати поля. Возможно это и можно сделать в событиях формат/печать, но как - не знаю. Попробуйте. Хотя, с моей точки зрения, отчеты - это только для печати, а для просмотра - формы, сводные таблицы и т.п..

Есть один хитрый способ проверить. Предположим мы открыли отчет для предпросмотра. Тогда, размещая в коде отчета еще один вызов на предпросмотр, мы получим ошибку, а если печать, то ошибки нет. Т.е. вызвали отчет на предпросмотр, а оттуда печать и отчет уже сам сообразит, что идет печать. Код такой

Идея принадлежит безымянному гостя с форума, который по понятным причинам, назвать не могу

Добавлю. Возможно, что существуют и другие коды ошибок. В частности, назывались ошибки 2585 и 2046. Видел такую запись

Явно это здорово, но для меня сложно.
Мне удобнее для просмотра работать с отчетами. Я сделал так: создал еще один отчет который надо не показывать, а распечатывать. При просморте отчета Номер заказа по цеху1310 выводятся все данные и дополнительные тоже. На этом отчете хочу сделать кнопку Печать, которая должна печатать другой отчет Номер заказа по цеху1310_1 (без дополнительных данных).Написал код:

Private Sub Кнопка46_Click()
DoCmd.PrintReport "Номер заказа по цеху1310_1", acViewReport
End Sub

Не работает. Access's не нравится PrintReport. Подскажитепожалуйста, как из одного отчета на печать вызвать другой отчет? Спасибо.

Нет макрокоманды PrintReport. Есть OpenReport. Функционал команды (показать/печатать) определяется вторым параметром View

попробуйте
--сделайте отчет на а3
--отправьте на печать на принтер а4

---
помнится, у меня в какой-то ситуации отрезало половину отчета

Это по моему не совсем правильно.
Я сделал на кнопку код:

Private Sub Кнопка_Click()
DoCmd.OpenReport "Номер заказа по цеху1310_1", acViewReport
DoCmd.PrintOut
DoCmd.Close
End Sub

В итоге отчетдля печати открывается, печатается и тут же закрывается. Пока пойдет.
А вот вопрос, за такой метод в учебном заведении какую оценку могут поставить. У меня пока принцип: простота для пользователей и решение проблемы для меня.

Private Sub Кнопка_Click()
DoCmd.OpenReport "Номер заказа по цеху1310_1", acViewReport
DoCmd.PrintOut
DoCmd.Close
End Sub

Как сформировать печатные формы в один клик

Группировка отчетов и печатных форм

На рисунке ниже показано, как легко это делается. Просто кликните по элементу правой кнопкой мыши и выберите нужный уровень внешней группировки (рис.3).

Как настроить области печати

Выделенную область вы сможете скопировать и вставить в любой документ или распечатать по требованию.

Настройка отчетов

Откроется следующее окно (рис.6).

Подведем итоги

Этим видео-уроком я хочу начать серию видео-уроков, которые будут посвящены основам работы в программе Microsoft Word.

Создание отчета как объекта базы данных

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Структура отчета в режиме Конструктора

Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных. Область, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

Способы создания отчета

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами
(рис. 5.1):

~ Автоотчет: в столбец

Рис. 5.1. Окно начала создания отчета

Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

~ В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

~ Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

~ В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

Изменение масштаба отображения отчета

Для изменения масштаба отображения пользуются указателем — лупой. Чтобы увидеть всю страницу целиком, необходимо щелкнуть в любом месте отчета. На экране отобразится страница отчета в уменьшенном масштабе.

Снова щелкнуть на отчете, чтобы вернуться к увеличенному масштабу отображения. В увеличенном режиме представления отчета, точка, на которой вы щелкнули, окажется в центре экрана. Для пролистывания страниц отчета пользуются кнопками перехода внизу окна.

Для печати отчета необходимо выполнить следующее:

~ В меню Файл щелкнуть на команде Печать.

~ Чтобы напечатать только первую страницу отчета, введите 1 в поле "с" и 1 в поле "по".

~ Щелкнуть на кнопке ОК.

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть его в режиме Предварительного просмотра, для перехода к которому в меню Вид нужно выбрать Предварительный просмотр.

Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

При разработке макетов отчета руководствуйтесь следующей формулой: ширина отчета + левое поле + правое поле Вернуться назад

Одной из важнейших целей ведения бухгалтерского учета является формирование регламентированной отчетности. Например, Бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, Декларация по налогу на прибыль и т.д. Эти отчеты нужно сдавать в налоговые органы, ФСС, ПФР или предоставлять учредителям. Поэтому важно правильно и быстро заполнять отчетность.

Программа “1С:Бухгалтерия предприятия” позволяет это делать легко и просто. В инструкции рассмотрим, как заполнять регламентированную отчетность и какие есть нюансы при работе с ней.

Отчеты в 1С находятся в разделе “Отчеты — 1С-Отчетность — Регламентированные отчеты”:

Для создания нового отчета нажмем кнопку “Создать”:

Как найти нужный отчет

После нажатия кнопки “Создать” откроется окно со списком отчетов:

Отчетов здесь очень много и первым делом требуется найти нужный. Частые отчеты можно добавить в раздел “Избранное”. Для этого для отчета установите значок звездочки:

Получите понятные самоучители по 1С бесплатно:

Остальные отчеты доступны на закладке “Все”, здесь для поиска есть несколько вариантов.

1. Поиск по категориям отчетов:

В этом случае отчеты сортируются по папкам по видам отчетов. Например, бухгалтерская, налоговая отчетность, статистика и другие.

2. Поиск по получателям отчетности:

Отчеты сортируются по контролирующим органам: ФНС, ПФР, ФСС и другие. Заходим в нужную папку и ищем отчет.

3. Поиск по названию отчета:

Достаточно ввести слово или фразу в строке поиска и программа подберет подходящие варианты.

Заполнение и настройки регламентированного отчета

Рассмотрим работу с отчетами на примере Бухгалтерской отчетности. При создании отчета выбирается организация и период:

Настройка разделов отчетов

При открытии отчета слева открывается список его разделов (страниц):

Приведенный состав страниц можно менять. В некоторых отчетах по умолчанию доступны не все разделы. Для просмотра всех страниц зайдите в меню “Ещё — Настройка”:

В открывшемся окне можно включать и исключать страницы путем установки или снятия флажков.

На закладке “Общие” задаются дополнительные настройки:

Например, можно задать, в каком формате выводятся суммы.

Как заполняются поля отчета

Как правило, отчеты состоят из титульного листа и различных таблиц.

Титульный лист заполняется автоматически (желтые ячейки), информация берется из данных информационной базы, например, из карточки организации.

Автоматически заполняется ИНН, КПП, адрес организации, различные коды и т.д. Желтые ячейки при необходимости можно изменять вручную, также для некоторых из них можно подбирать заготовленные значения. Для этого нажмите на ячейку два раза мышкой:

Ячейки в таблицах заполняются по следующим правилам:

Светло-зеленые — автоматически, можно изменять вручную.
Темно-зеленые — автоматически, редактировать нельзя. Заполняются на основании других ячеек.
Желтые — вручную.
Белые — заполнены по умолчанию, менять нельзя.

По заполненным цифрам можно посмотреть расшифровку по соответствующей кнопке:

В результате показывается, откуда появились цифры:

Как проверить отчет

После заполнения отчета его можно проверить, для этого используется кнопка “Проверка”:

Как распечатать отчет

Для печати отчета нажмите кнопку “Печать”:

Затем выберите один из видов печати и нажмите “Показать бланк”:

Откроется форма бланка:

Далее распечатайте отчет, либо сохраните его в файл.

После сдачи отчета поменяйте его статус на “Сдано”:

Как загрузить внешний комплект отчетности

Отчеты обновляются вместе с новыми версиями программы. Но в некоторых случаях перед выходом релиза 1С готовит внешние формы отчетности. Эти формы можно загрузить в 1С, для этого:

Зайдите на сайт 1С, найдите релиз программы и скачайте требуемую форму отчета:
Файл хранится в архиве, распакуйте его.
Откройте список регламентированных отчетов и перейдите в меню “Настройки — Отчетные формы — Справочник регламентированных отчетов”:
Выделите в списке отчет и нажмите на значок с изображением карандаша:
В окне настроек отчета установите переключатель “Файл” и выберите внешний файл с расширением *erf:

Затем нажмите “Сохранить”.

Отчет будет заменен, для его использования перезапустите 1С.

Аналогично можно обновить и другие отчеты. В дальнейшем при обновлении программы внешние отчеты будут заменены.

Читайте также: