Как сделать кадровый резерв

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 31.08.2024

В настоящее время в стране создана крайне громоздкая и запутанная система кадровых резервов (даже если не рассматривать кадровые резервы силовых ведомств, регулируемых отдельными указами Президента РФ), которая включает в себя кадровые резервы на государственной гражданской службе (кадровые резервы государственных органов как на федеральном уровне, так и на уровне органов власти субъектов РФ), резервы управленческих кадров (резерв управленческих кадров, находящихся под патронажем Президента РФ, федеральный резерв управленческих кадров, резервы управленческих кадров в субъектах РФ, муниципальные резервы управленческих кадров).

На гражданской службе кадровые резервы, с одной стороны, сложились в целостную и самостоятельную кадровую технологию, с другой – очень часто (и даже, возможно, в подавляющем большинстве случаев) используются как костыль для крайне неэффективной системы привлечения и отбора кадров, в частности, при проведении конкурсов на замещение вакантных должностей. Назначение через резерв дает руководителям большую степень свободы выбора, чем назначение через конкурсы на замещение вакантных должностей. Поэтому вместо проведения конкурсов на замещение вакантных должностей проводятся конкурсы по формированию кадровых резервов. Таким образом, кадровые резервы выполняют не свою функцию, а функцию непосредственно кадрового отбора с обходом обязательных конкурсных процедур.

Слабым звеном системы работы с кадровыми резервами всех видов и уровней, с точки зрения государственной кадровой политики, является их разрозненность.

В настоящее время никак не используются возможности, как и не учитываются ограничения территориального устройства Российской Федерации, расположившейся на огромной территории. Резервы управленческих кадров субъектов РФ и кадровые резервы на гражданской службе решают исключительно локальные кадровые задачи того региона, в котором они формируются. При этом, с одной стороны, каждый из регионов испытывает дефицит квалифицированных управленческих кадров, с другой – у регионов нет информации о перспективных кадрах друг друга, которые по каким-то причинам (возможно, временно) оказались не востребованы в своем регионе, попали в карьерный тупик и т.п.

Наиболее востребованными уровнями и номенклатурами резервов представляются следующие:

Таким образом, находясь в системе государственного управления, руководитель должен знать о перспективах своего дальнейшего карьерного роста (или отсутствии в настоящий момент таковых), а данные о нем должны быть напрямую доступны тому руководителю, к номенклатуре которого он относится.

Наличие единой базы данных, в которую включены участники резервов всех уровней обеспечит следующие эффекты:

Государственные органы получают дополнительный стимул в борьбе за удержание перспективных кадров, что будет способствовать развитию всей кадровой политики и HR-практик.

У субъектов государственной кадровой политики в лице Администрации Президента, Аппарата Правительства и Минтруда появятся рычаги для повышения управляемости при реализации кадровой политики.

Единая система управления должностным продвижением (управления карьерой) руководителей сферы госуправления, основанная на общем классификаторе должностей, отражающем их реальный управленческий статус, и содержащая описание оптимальных карьерных траекторий по уровням и сферам деятельности. Например, одна из возможных карьерных траекторий может предполагать прохождение следующих ступеней: начальник отдела в областном правительстве – глава муниципалитета – региональный министр – заместитель губернатора – глава крупного города – заместитель министра РФ – глава региона или министр). В идеале успешное карьерное продвижение должно предполагать работу в муниципалитетах, в различных регионах и в федеральном центре, а также в разных ветвях власти.

Как показывает опыт последних назначений руководителей субъектов РФ, большинство из них имеют разносторонний опыт управленческой деятельности – в муниципалитете, в регионе, в федеральных органах власти, в госкорпорации, в бизнесе и т.п. Опыта работы только в госорганах, только в бизнесе или только в правоохранительных структурах, как правило, оказывается недостаточно.

Зачисление на ряд образовательных программ за счет бюджетных средств (некоторые виды профессиональной переподготовки, MPA, магистратура) должно быть знаком предстоящего повышения в должности (в случае успешного завершения учебы).

Назначение на вышестоящие должности, начиная с уровня регионального министра, начальника управления (заместителя директора департамента) ФОИВ должно осуществляться только после успешного завершения соответствующей образовательной программы. До этого руководитель может носить статус врио, но не более 1 года.

Похожая практика существовала в СССР при назначениях руководителей как по партийной линии, так и по ведомственной – в народном хозяйстве, и также существует в настоящее время в вооруженных силах (например, для назначения на ряд должностей высшего офицерского состава претендент должен успешно закончить Академию Генштаба ВС РФ).

Что такое кадровый резерв

Руководитель компании представляет кадровый резерв как очередь из сотрудников, готовых занять ответственную должность, как только она освободится. Уволился или не справился с работой специалист или руководитель — не беда — его место займет подготовленный резервист. При росте компании нет проблем с комплектованием штата — новые должности занимают надежные, лояльные и квалифицированные сотрудники.

Заниматься развитием благодарных и лояльных резервистов гораздо интереснее, чем очаровывать недоверчивых и капризных соискателей, к тому же новых сотрудников привлекать станет проще — можно будет презентовать перспективу карьерного роста, устоять перед которой могут немногие.

Как понять, нужен ли вашей компании кадровый резерв

Несмотря на то что и руководители, и работники, и HR-специалисты готовы считать подготовку резервистов надежным и универсальным способом обеспечения компании лояльными и эффективными людскими ресурсами, примеры успешной реализации проектов по созданию кадрового резерва в практике управления персоналом встречаются нечасто.

Чтобы выяснить, какие сложности вызывает применение этого инструмента, и подойдет ли он вашей компании, попробуем ответить на несколько вопросов.

Это тот результат, который вы хотите получить?

Вопрос 2. Выгодно ли готовить кадровый резерв для новых должностей и проектов?

Реалии современного рынка труда таковы, что средняя продолжительность работы сотрудника на одном месте ограничена 1-3 годами. Вряд ли стоит ожидать, что резервисты терпеливо будут ожидать назначения дольше нескольких месяцев.

Про то, что реальность сроков назначения резервистов на новые должности является одним из ключевых факторов успеха проекта по подготовке кадрового резерва, я уже писал ранее в материале Идеальный кейс про кадровый резерв.

Вопрос 4. Вы уверены, что не потеряете сотрудников, которые не попали в кадровый резерв?

Вы лучше знаете своих сотрудников — только вы знаете ответ.

Вопрос 5. Окупятся ли затраты на подготовку резервистов

Вы уверены, что все резервисты, которых вы подготовили, будут востребованы? Затраты на подготовку тех, кто покинул компанию сам или не дождался назначения — ваши прямые потери. Оцените эти риски до того, как запустите проект подготовки кадрового резерва.

Вряд ли его можно будет считать успешным, если итоговая стоимость подготовленного резервиста будет в разы превышать стоимость специалиста аналогичной квалификации на рынке труда.

Как оценить прямые и косвенные затраты на подготовку резервистов — см. в статье Как рассчитать рентабельность обучения персонала .

Резюме

Следует ли из вышесказанного, что кадровый резерв — это сложно, рискованно и неэффективно — конечно, нет. Более того, есть задачи, решить которые можно исключительно посредством подготовки кадрового резерва.

Если вы ответили на перечисленные выше вопросы, то сможете оценить целесообразность подготовки кадрового резерва в вашей компании, а если будете следовать перечисленным ниже правилам, то вряд ли допустите серьезные ошибки при реализации такого проекта.

2 правила работы с кадровым резервом

Правила очень просты — опытные руководители следуют им интуитивно.

Всем успехов в работе с кадровым резервом!

Автор: Денис Карандашев

Подписывайтесь и получайте анонсы свежих статей

Поделитесь ссылкой на статью с друзьями и коллегами

1 отзыв

Кадровый резерв госслужбы — это база данных успешных кандидатов, которые готовы приступить к работе по должности немедленно. Включение в реестр производится по установленным законом правилам.

Цели формирования

Многие организации заинтересованы в том, чтобы быстро и качественно подобрать персонал, провести формирование кадрового состава государственной гражданской службы и закрыть вакансии. Предприятия ищут не просто работников, а резервистов, которые соответствуют определенному уровню, обладают профессиональными качествами, необходимыми навыками, умениями.

Сведения о подходящих на вакансию претендентах собраны в кадровой базе государственной службы. Если у государственного органа возникает потребность оперативно закрыть вакансию, помогают сведения о специалистах резерва.

На государственной и муниципальной службе работа по формированию кадровой базы кандидатов регламентируется:

В России существует резерв государственной службы трех видов:

Для госоргана — конкретный орган власти самостоятельно создает свою кадровую базу по итогам конкурса, аттестации, сокращения штата.
Для субъекта РФ — ее формирует государственный орган, регулирующий прохождение государственной службы в регионе, обобщая сведения от органов власти о включенных в базу данных претендентах.
Федеральный кадровый резерв государственной службы формирует государственный орган, управляющий прохождением службы на уровне федерации. Находится под патронажем президента. Порядок включения в него кандидатов устанавливает президент. Алгоритм учитывает особенности подготовки управленческих кадров, имеющих опыт практической работы.

Кандидаты для включения в информационную кадровую базу проходят отбор, в том числе — оценку уровня их квалификации. База создана для достижения следующих целей:

обеспечить доступ для всех граждан к вакансиям государственной службы;
своевременно готовить высококвалифицированные кадры;
оперативно закрывать вакансии;
развивать мотивацию служащих;
реализовывать программы наставничества;
создавать условия для стабильного функционирования организации.

Как формировать — для муниципальной и государственной службы

Кадровая база формируется поэтапно. Для достижения высоких результатов необходимо учитывать и стратегические задачи организации, и ее финансовые возможности. В госорганах должности госслужбы замещают по алгоритмам, в зависимости от уровня создания реестра.

В тех случаях, когда резерв кадров создается на уровне государственного органа, необходимо:

Разработать и утвердить положение о резерве государственного органа (ч. 11,12 ст. 64 79-ФЗ, п. 4 указа президента №96).
Отобрать претендентов, используя один из следующих вариантов:
- провести конкурс;
- получить рекомендацию конкурсной комиссии о включении в список не прошедшего конкурс кандидата, если он показал высокую результативность;
- по итогам аттестации;
- по решению работодателя, принятому при сокращении штата или увольнении по не зависящим от служащего причинам.

По последним трем вариантам, регулирующим, как встать в резерв на госслужбу, необходимо получить письменное согласие претендента.

Если кадровая база создается на уровне региона, госоргану субъекта по управлению государственной службой следует:

Получить информацию о лицах, зачисленных в резервы конкретных госорганов региона (ч. 3 ст. 64 №79-ФЗ).
Сформировать, опираясь на полученные базы, единый реестр субъекта.

Если кадровую базу формирует федерация, задача относится к деятельности госоргана РФ по управлению госслужбой. Порядок устанавливает президент (ч. 2, 11 ст. 64 №79-ФЗ). Сегодня утвержден порядок по высшим офицерским должностям и высшим руководящим федеральным должностям.

При формировании на каждую должность рассчитывается количество потенциальных кандидатов, обычно их от двух до четырех человек.

Во время проведения конкурсных испытаний определяется, насколько кандидаты соответствуют требованиям, установленным законодательством, оценивается уровень их профессиональных качеств, образования, стажа работы. Огромное внимание уделяется знанию основ управления, умению направлять, координировать и контролировать работу подчиненных, способности быстро ориентироваться в обстановке и принимать решения. Следует учитывать деловые качества: ответственность, целеустремленность, требовательность к себе и подчиненным и т. д. Для оценки внутренних и внешних кандидатов применяют разные методы: тестирование, кейсы и т. п. Это помогает сформировать наиболее полное представление об уровне их профессиональных и личных качеств.

Как отбирать кандидатов

Постановлением правительства №397 от 31.03.2018 утверждено понятие о том, что такое кадровый резерв государственной службы, и методика отбора кандидатов для включения в базу данных. Алгоритм отбора следующий.

На официальном сайте госоргана публикуют сведения о кадровом конкурсе.

К участию приглашают граждан РФ в возрасте от 18 лет, соответствующих требованиям по квалификации и правилам замещения должности в конкретном госоргане (например, требованию об отсутствии двойного гражданства).

Заинтересованное лицо представляет:

удостоверение личности;
документы об образовании, квалификации, стаже — заверенные у нотариуса;
заявку на участие;
анкету с фото по форме распоряжения правительства № 667-р от 26.05.2005.

Сторона-инициатор определяет, как проходит конкурс на включение в кадровый резерв, что это значит, и вправе потребовать от участников дополнительных сведений.

Конкурсная комиссия проводит:

Оценку претендентов на основании представленных бумаг.
Собеседование по установленному перечню вопросов.
Тестирование по имеющимся знаниям в профессиональной сфере с использованием разнообразных методов оценки (анкеты, дискуссии в группах, рефераты и т.д.).
Комиссия выставляет претенденту баллы по итогам испытаний и формирует рейтинг претендентов. Решение о победителе принимают открытым голосованием.
Рекомендуют претендентов из числа тех участников, которые набрали не меньше 50% от максимально возможного количества баллов.

Как и когда исключают из резерва

Исключение из списков и ротация кадров на государственной гражданской службе происходит в соответствии с указом президента №96 от 01.03.2017 и зависит от категории, к которой отнесен резервист.

Основания для исключения:

Наличие личного обращения

Назначение на должность, для замещения которой служащий включен в резерв

Назначение на должность, для замещения которой гражданин включен в резерв

Смерть или безвестное отсутствие

Понижение в должности

Совершение проступка дисциплинарного характера с применением взыскания

Заболевание, которое препятствует поступлению на службу

Нахождение в резерве три года без перерыва

Предельный возраст пребывания на службе

Осуждение к наказанию, которое не дает возможность поступить на госслужбу

Выход из гражданства РФ или получение гражданства иной страны

Получение статуса неспособного к труду по медзаключению

Административное наказание в форме дисквалификации

Нахождение в резерве три года без перерыва

Проблемы формирования

Формирование кадрового резерва на государственной гражданской службе несет в себе ряд сложностей. Они связаны с отсутствием регулирования на законодательном уровне. Это относится, например, к порядку подготовки кадровой базы, поступления на государственную гражданскую службу вне конкурса, времени нахождения в резерве к моменту проведению конкурса.

На федеральном уровне не урегулирован вопрос о выделении средств на обучение резервистов. Решить эту проблему рекомендуют с помощью привлечения резервистов к различным мероприятиям: проведению городских конкурсов, фестивалей и т.д.

Трудности в формировании кадрового резерва муниципальной организации связаны:

с недостатком информации по нормативному регулированию;
отсутствием нормативно-правовых актов по конкурсным процедурам;
недостаточно серьезным отношением руководителей к отбору кандидатов.

Эти факторы вызывают недовольство сотрудников и сложности в формировании резерва.

Необходимо обозначить еще одну проблему — участие кадровой службы в формировании базы кандидатов для госслужбы. Порой кадровики не имеют ясного понимания профессиональной деятельности других структурных подразделений, что ведет к некачественному отбору кандидатов на начальной стадии. Чрезмерная бюрократизация либо, напротив, отсутствие понимания и представления о задачах на каждом этапе формирования резерва приводят к появлению на местах служащих, не обладающих достаточными знаниями или профессиональными качествами. Сотрудники кадровой службы тоже должны обладать компетенциями высокого уровня и готовностью к внедрению инноваций.

Как эффективно работать

Для успешного формирования кадрового резерва государственной службы необходимо повышать уровень профессионализма, развивать у резервистов необходимые компетенции. Это позволит им претендовать на несколько вакансий и даст возможность заранее подготовить план развития их карьеры.

Особое внимание следует уделить сотрудникам, которые заинтересованы в личностном развитии, обладают лидерскими качествами и определенным потенциалом. На всех этапах нельзя забывать о мотивации резервистов, даже и после получения должности.

Опрос проводился летом 2019 года среди представителей более 100 компаний из разных российских регионов. По размеру численности персонала участники опроса распределились так:

до 100 человек — 41%;
101–500 человек — 30%;
более 500 человек — 29%.

В небольших компаниях кадрового резерва обычно нет

Мы выяснили, что 45% компаний ведут внутренний кадровый резерв и только 35% — внешний кадровый резерв. Еще у 35% компаний внутреннего кадрового резерва пока нет, но его создание планируется. Планы на создание внешнего кадрового резерва есть у 31% компаний, в которых его пока нет.

Чем меньше численность компании, тем реже в ней ведут кадровый резерв. Это касается как внешнего, так и внутреннего резервов.

Как ведут внутренний кадровый резерв

В 67% тех компаний, где ведется внутренний кадровый резерв, есть специальная система оценки персонала, на основе которой человека включают в кадровый резерв. В такой же доле компаний внутренний кадровый резерв ведется открыто, то есть сотрудники знают о нем. В остальных случаях внутренний кадровый резерв формируется негласно — о нем знают только сотрудники отдела персонала.

В качестве главных полезных эффектов от ведения внутреннего кадрового резерва называют избежание кризисной ситуации в случае ухода ключевого сотрудника (так как внутри уже есть кандидат на замену), дополнительную мотивацию для сотрудников работать лучше и эффективнее (это бывает, когда внутренний кадровый резерв ведется открыто и сотрудники знают, при каких результатах могут претендовать на более высокую должность), а также снижение затрат на подбор и адаптацию новых сотрудников.

Внешний кадровый резерв

Внешний кадровый резерв — это формирование запаса подходящих кандидатов на возможные будущие вакансии из специалистов, которые у вас не работают.

Как показал наш опрос, чаще всего во внешний резерв включают тех, кто уже откликался на вакансии компании, но по разным причинам не был принят на работу (например, потому что по своим навыкам и опыту оказался кандидатом № 2 после идеального кандидата № 1 или не получилось договориться по условиям). Иметь в виду таких кандидатов на будущее — правильная тактика. Ведь они уже проявили интерес к вашей компании, а вы уже оценили их навыки. Возвращение к этим кандидатам может сэкономить ваши ресурсы — и время, и деньги. К тому же, спустя время, которое прошло после первого контакта с ними, эти специалисты могли профессионально вырасти и стать именно теми, кто вам нужен в данный момент.

На втором месте по способу формирования внешнего резерва — поиск кандидатов в базе резюме по определенным параметрам.

На третьем месте — сотрудники конкурирующих компаний. Мы уже рассказывали подробнее про этот способ.

Чаще всего внешний кадровый резерв ведут для закрытия позиций ведущих специалистов и специалистов среднего уровня. Это помогает сократить время на подбор в будущем, если появится вакансия.

Базу резерва периодически обновляют. Но мало кто делает это с определенной регулярностью — обычно от случая к случаю.

Если вы еще не занимались формированием у себя кадрового резерва, то пора об этом задуматься. Зачем разбрасываться контактами подходящих кандидатов, которых вы уже когда-то находили?

Читайте также: