Ловушка времени как сделать больше за меньшее время

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 08.09.2024

Несколько недель назад я приготовил себе кофе, взял утреннюю газету и сел послушать радиоприемник. Я поворачивал ручку настройки, пока вдруг мое внимание не привлек бархатный голос одного старика. Он что-то говорил о "тысяче шариков".

Я заинтересовался, сделал звук погромче и откинулся на спинку кресла.

- Хорошо, - сказал старик, - могу поспорить, что вы очень заняты на работе. Вчера, сегодня, завтра. И пусть вам платят много. Но за эти деньги они покупают вашу жизнь. Подумайте, вы не проводите это время со своими любимыми и близкими. Ни за что не поверю, что вам нужно работать все это время, чтобы свести концы с концами. Вы работаете, чтобы удовлетворить ваши желания. Но знайте, что это замкнутый круг - чем больше денег, тем больше хочется и тем больше вы работаете, чтобы получить еще большее. Нужно суметь в один момент спросить себя: "А действительно ли мне так нужна еще одна кофточка или машина?" И ради этого вы готовы пропустить первое танцевальное выступление вашей дочери или спортивное соревнование вашего сына? Позвольте мне рассказать кое-что, что реально помогло мне сохранить и помнить о том, что главное в моей жизни.

И он начал объяснять свою теорию "тысячи шариков".

- Смотрите, в один прекрасный день я сел и подсчитал. В среднем человек живет 75 лет. Я знаю, некоторые живут меньше, другие больше. Но живут примерно 75 лет. Теперь я 75 умножаю на 52 (количество воскресений в году) и получается 3900 - столько воскресений у вас в жизни. Когда я задумался об этом, мне было пятьдесят пять. Это значило, что я прожил уже примерно 2900 воскресений. И у меня оставалось только 1000. Поэтому я пошел в магазин игрушек и купил 1000 небольших пластиковых шариков. Я засыпал их все в одну прозрачную банку. После этого каждое воскресенье я вытаскивал и выбрасывал один шарик. И я заметил, что когда я делал это и видел, что количество шариков уменьшается, я стал обращать больше внимания на истинные ценности этой жизни. Нет более сильного средства, чем смотреть, как уменьшается количество отпущенных тебе дней!

Теперь, послушайте последнюю мысль, которой я хотел бы поделиться сегодня с вами, перед тем как обнять мою любимую жену и сходить с ней на прогулку.

Этим утром я вытащил последний шарик из моей банки. Поэтому каждый последующий день для меня подарок. Я принимаю его с благодарностью и дарю близким и любимым тепло и радость. Знаете, я считаю, что это единственный способ прожить жизнь. Я ни о чем не сожалею. Было приятно с вами поговорить, но мне нужно спешить к моей семье. Надеюсь, еще услышимся!

Я задумался. Действительно было о чем подумать. Я планировал ненадолго смотаться сегодня на работу - нужно было делать проект. А потом я собирался с коллегами по работе сходить в клуб. Вместо всего этого я поднялся наверх и разбудил мою жену нежным поцелуем.

- Просыпайся, милая. Поедем с детьми на пикник.
- Дорогой, что случилось?
- Ничего особенного, просто я понял, что мы давно не проводили вместе выходные. И еще, давай зайдем в магазин игрушек. Мне нужно купить пластиковые шарики.

Эффективное использование времени – важнейшая составляющая часть самоменеджмента. Большинство из нас ощущает, что времени не хватает, оно летит слишком быстро, его невозможно вернуть. Уже третье тысячелетие люди размышляют над этой проблемой.

Осуществление человеком любой деятельности связано с затратами разнообразных ресурсов: финансовых, материально- технических, физических (расходование физических сил), эмоциональных (волнения, переживания по поводу выполняемой деятельности), интеллектуальных (использование имеющихся знаний), наконец, временных (затраты времени на выполнение работы). Разрабатывая планы действий, человек, как правило, оценивает свои ресурсы (финансовые, физические и прочие) и на этой основе принимает решение о целесообразности'той или иной деятельности. Часто при этом фактор времени не учитывается, хотя именно оно является наиболее уникальным и ценным ресурсом.

Уникальность времени как ресурса подтверждается следующим:

1. Время необратимо. Все можно вернуть путем определенных усилий. Н-р, потерянные финансовые ресурсы можно вернуть за счет новой удачной сделки или проекта. Время вернуть нельзя.

2. Время нельзя накопить. Все остальные ресурсы подвергаются накоплению. Что касается времени (хотим мы этого или не хотим), мы вынуждены тратить его и по твердой цене — 24 часа в сутки.

1. Время нельзя умножить.

С позиции персонального менеджмента время рассматривается как наиболее ценный и уникальный ресурс. Каждому из нас этот ресурс отпущен в размере количества: 24 часа в сутки. Кто-то за 24 часа успевает добиться очень многого, другой, несмотря на ужасную суету и занятость, обнаруживает в конце дня, что многое из задуманных дел остались невыполненным.

Умение управлять временем является слагаемым успеха. Тем более это очень важно для менеджера. Если руководитель не умеет распорядиться собственным временем, вряд ли он сможет добиться высокой результативности от своих подчиненных, вследствие чего возникает необходимость брать большую часть на себя. В результате такой руководитель вынужден задерживаться на работе, брать работу на дом , заниматься ей в выходные дни. Нужно сказать. Что такой менеджер не является идеалом современного руководителя. Сегодня принято считать эффективным менеджером того, кто успевает все сделать в рабочее время. А свободное — отдает досугу, семье, друзьям, увлечениям.

Только осознание важности и бесценности времени позволяет человеку сделать свою жизнь не только благополучной в материальном плане, но и яркой, красочной, насыщенной. Древний философ говорил:

Находите время для работы,

это — условие успеха.

Находите время для размышлений,

это- источник силы.

Находите время для игры,

это -секрет молодости.

Находите время для чтения,

это — основа знаний.

Находите время для дружбы,

это -условие счастья.

Находите время для мечты,

это — путь к звездам.

Находите время для любви,

это- истинная радость жизни.

Находите время для веселья,

это — музыка души.

С чего начинается управление временем? Как и всякое управление, управление временем начинается с постановки целей. Поэтому ниже мы подробнее остановимся на рассмотрении содержания этого процесса.

Сегодня на семинаре мы рассмотрим базовые положения теории и практики современного тайм-менеджмента. Кроме этого, ответим на вопрос как эффективно использовать важнейший исчерпаемый ресурс – время.

3) Как показывает практика, у четырех из десяти менеджеров среднего звена объем работы превышает количество времени, необходимое для ее выполнения, поэтому принципы эффективного управления временем должны быть усвоены, как таблица умножения, и стать неотъемлемой частью самоменеджмента.

Цикл тайм - менеджмента, который включает пять этапов:

Часть 1. Постановка целей

Никакой ветер не бывает попутным,

если не знаешь, в какую гавань плывешь.

Среди причин, по которым люди не ставят перед собой четкие цели, особо стоит выделить следующие:

Люди не осознают важности целеполагания.

Люди не знают, как нужно ставить цели.

Люди не хотят взять на себя ответственность за свою собственную жизнь.

Правильно сформулированная цель должна отвечать таким качествам:

§ Реальность - цель должна находиться в пределах возможного, она должна быть реально достижима.

§ Напряженность – цель должна побуждать работать с напряжением для ее достижения.

§ Конкретность – должны быть установлены критерии, по которым цель считается достигнутой (цифровое выражение или четкая разбивка на задачи).

§ Контролируемость – цель должна давать возможность проверять ход приближения к ней.

§ Согласованность - цель должна соответствовать ценностям и миссии и не должна вступать в конфликт с другими целями.

§ Наличие сроков реализации.

§ Письменная форма (это в несколько раз повышает вероятность достижения целей). Записывая цель, вы превращаете ее во что-то конкретное и осязаемое – то, что можно взять в руки, рассмотреть, подержать, прикоснуться, почувствовать.

Цели являются подстрекателями наших действий, мотивами, определяющими нашу активность. Если человек поставил перед собой цель, правильно ее сформулировал, то вследствие этого возникает такое состояние напряжения, которое действует как движущая сила и которое исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Задание 1

Прокомментируйте формулировку цели, которую поставил перед собой Петр Сергеевич как руководитель компании:

Как вы могли бы переформулировать данную цель?

Какие шаги должны были бы предшествовать постановке этой долгосрочной цели?

Задание 2 (самостоятельная работа)

Вспомните случаи из вашей деловой жизни, когда вы не достигали желаемых результатов. Каковы причины этого? Проанализируйте, насколько четко были сформулированы цели, отвечали ли они вышеперечисленным критериям?

Задание 3(самостоятельная работа)

§ Выберите время и в спокойной обстановке, когда никто вас не будет отрывать, постарайтесь ответить для себя на важнейшие вопросы, которые помогут сформулировать Вам Вашу жизненную миссию:

Что я ценю в жизни?

От чего в свое жизни я ни за что не откажусь?

Каковы мои способности?

Чего я хочу достичь к концу жизни?

§ Затем продумайте ключевые роли, которые для вас существенны в вашей профессиональной и личной жизни.

ЧАСТЬ 2. ПЛАНИРОВАНИЕ

Общие принципы эффективного планирования

§ От общего – к частному.

В плане должно быть четко определено, какие дела являются наиболее важными.

Широкую известность получил принцип Парето – соотношение 80 : 20. В общем виде он гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Относительно тайм-менеджмента этот принцип интерпретируется так:

80 % затраченного времени (многочисленные второстепенные проблемы) дают 20 % итогового результата и, наоборот,

20% затраченного времени (немногие жизненно важные проблемы) дают 20 % итогового результата.

Поэтому очень важно в процессе планирования расставить приоритеты, чтобы заниматься прежде всего значимыми делами (см. матрицу тайм-менеджмента).

§ Регулярность составления планов.

Планы должны быть составлены таким образом, чтобы их можно было скорректировать. Рекомендуемое соотношение планируемого времени и времени, которое стоит оставлять для непредвиденной и спонтанной активности – 60 : 40.

§ Определение критериев выполнения

Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет считаться выполненной. Если задание объемно, надо его раздробить на составляющие части и установить критерии выполнения каждой из частей

Советы по эффективному планированию

§ Составляйте план до начала работы, а именно: в конце уходящего дня.

§ Отдавайте приоритет важности, а не срочности.

§ Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

§ Следует, чтобы наиболее важные, приоритетные дела занимали одни и те же часы каждый день недели или отдельный день каждую неделю. И не следует допускать в эти отрезки никакие другие дела

§ С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую - можно перепоручить (делегировать).

§ Фиксируйте в плане желаемые результаты, а не действия.

§ Планируйте и используйте с толком свое свободное время и время на вынужденное ожидание. Планируйте, как вы заполните промежутки!

§ Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач и более короткие промежутки – для обработки нескольких мелких дел.

§ Формируйте мелкие дела в блоки.

§ При составлении планов на месяц и неделю нельзя допускать появления задач, которые не вытекают из предыдущего плана (на более крупный отрезок времени).

§ Если такие задачи начинают появляться, следует соотнести их с жизненно важными задачами и скорректировать последние или отбросить первые как поглотители времени.

Задание 4

Матрица тайм-менеджемента

Что же конкретно входит в каждый из четырех квадрантов?

Кв. 2 – дела несрочные, не требующие немедленного выполнения, но важные, отвечающие ключевым задачам и ведущие к достижению целей. Это все, что связано с работой на перспективу: анализ, планирование, обучение, построение отношений в коллективе и с внешними партнерами, работа на репутацию компании и т.д.

Задание 5

a) Распределите дела Петра Сергеевича по четырем квадрантам, учитывая, что важнейшая цель для него - вывести компанию на первое место в отрасли по объемам продаж.

§ Осмотреть строящийся офис

§ Встретиться с журналисткой

§ Обсудить с конструктором макет нового образца мебели

§ Продумать новую маркетинговую стратегию

§ Провести переговоры с директором театра о поставке крупной партии офисной мебели

§ Найти телефон директора Экспоцентра для другого сотрудника

§ Поздравить Марину Геннадьевну с юбилеем

§ Подготовиться к встрече с директором театра

§ Осмотреть строящийся офис – 3

§ Встретиться с журналисткой - 3

§ Обсудить с конструктором макет нового образца мебели - 2

§ Продумать новую маркетинговую стратегию - 2

§ Провести переговоры с директором театра о поставке крупной партии офисной мебели – 1.

§ Найти телефон директора Экспоцентра для другого сотрудника - 3

§ Поздравить Марину Геннадьевну с юбилеем - 3

§ Подготовиться к встрече с директором театра – 1

§ Осмотреть строящийся офис - 1

§ Встретиться с журналисткой - 1

§ Обсудить с конструктором макет нового образца мебели - 2

§ Продумать новую маркетинговую стратегию - 2

§ Провести переговоры с директором театра о поставке крупной партии офисной мебели – 2.

§ Поздравить Марину Геннадьевну с юбилеем - 3

§ Подготовиться к встрече с директором театра – 2

Как же быть? Ответ очевиден – надо больше времени отводить второму квадранту. Итак,

Задание 6

Составьте план на неделю в соответствии с правилами 2-го квадранта.

Ключевые задачи на неделю в соответствии с поставленными целями:

Рабочие часы	Понедельник	Вторник	Среда	Четверг	Пятница
9	II-1
9.15	II – 1	II-1	II-2
9.30	II – 1	II-1	II-3	II-2	II-2
9.45	II – 1	II-3	II-2
10.00	II – 1	II-2
10.15	II-2
10.30	II-3
10.45	II-3
11.00	II-3
11.15	II-3
11.30	II-3

ЧАСТЬ 3. РЕАЛИЗАЦИЯ ПЛАНОВ

Это вид стандартных ситуаций, временно останавливающих основную работу, которые могут быть четко обозначены во времени и которые, в отличие от поглотителей, в определенной мере способствуют решению поставленных задач. Это телефонные звонки, совещания, личные и деловые встречи, срочно возникающая работа с документацией.

ЛОВУШКИ ВРЕМЕНИ

Задание 7

Задание 8

Автор сайта a Year of Productivity Chris Bailey решил провести такой эксперимент. К чему это привело? Читайте о 10 уроках, которые он извлек, в нашем переводе его статьи.

В среднем, люди работают примерно по 40 часов в неделю или больше.

На поверхности лежит два решения этой проблемы:

1. Продолжайте работать 40 часов в неделю и не добивайтесь успеха.
2. Работайте более 40 часов в неделю и попытайтесь увеличить производительность.

Я считаю себя человеком с высокой продуктивностью, даже несмотря на то, что однажды бездельничал целую неделю. Но сейчас даже не могу вспомнить, когда я был настолько же непроизводительным, как работая 90 часов в неделю.

В феврале у меня была альтернатива: работать 90 часов в неделю, чтобы на следующей работать только 20 часов. Я хотел посмотреть, как экстремальная работа скажется на моей продуктивности. Далее – 10 важнейших уроков, которые я извлек во время эксперимента.

1. Многочасовая работа увеличит вашу производительность, но лишь в краткосрочной перспективе.

Это, пожалуй, важнейший урок, который я для себя вынес: можно добиться больше, трудясь ненормировано, но это продлится недолго.

В долгосрочной перспективе многочасовая работа приводит к большей прокрастинации и меньшей производительности. Именно по этой причине вы начинаете делать меньше, даже не всегда осознавая это.

Когда я работал 90 часов в неделю, мне многое удавалось сделать, но лишь на протяжении первых дней недели; после чего у меня не было времени или эмоциональных сил на восстановление, так что моя продуктивность действительно упала. Я убедился, что сон и посещение тренажёрного зала каждое утро помогают мне восстановить энергию, но она всё равно снижалась к среде-четвергу.

Легко обмануть себя в том, что долгая рабочая неделя сделает тебя более продуктивным, в конце концов, так и происходит, но недолго. Но лично я считаю, что есть фундаментальные лимиты общей производительности, и преодолеть их можно, если трудиться умнее, а не больше.

Большинство исследований показывают, что оптимальное количество часов, которое нужно работать в течение недели – около 40. После своего эксперимента, я склонен этому верить.

2. Если вы всё время заняты, это не значит, что у вас высокая продуктивность.

Есть большая разница между занятостью и продуктивностью, но её порой очень трудно уловить.

С моей точки зрения, продуктивность никак не зависит от того, сколько вы работаете; она зависит от того, сколько дел вы доводите до конца. Так, можно начать выполнять множество задач и ни одной из них не завершить в течение недели. К примеру, если у вас 60-часовая рабочая неделя, но вы всё время общаетесь с сослуживцами, проверяете почту, выполняете второстепенные задачи целый день, вы будете куда менее производительным, чем человек, работающий 30 часов в неделю, но реально вовлечённый в важные процессы.

Продуктивность – это не то, сколько вы работаете в течение дня, а то, сколько вы делаете.

3. Ощущение продуктивности не означает ее наличие.

Даже если вы чувствуете, что у вас высокая продуктивность, это не значит, что это так. На самом деле, иногда все обстоит с точностью до наоборот:
• Когда вы трудитесь в многозадачном режиме, вы чувствуете себя более продуктивным, чем когда занимаетесь одним делом, однако исследования подтверждают снова и снова – это не так;
• Когда вы употребляете кофеин, вы чувствуете себя более продуктивным, так как кофе воздействует на мозг. Однако тело привыкает к кофеину, и это вещество может снизить вашу продуктивность в решении креативных задач;
• Вы чувствуете себя более продуктивным, проверяя электронную почту 10 раз в час, вместо подготовки отчёта, потому что получаете фидбэк. Но ведь вам не платят за просмотр почты, а платят за работу и достижение определенных результатов.

То же самое касается и постоянной переработки. Я думаю, что труд на протяжении долгих часов заставляет чувствовать себя более продуктивным, и вы чувствуете себя менее виноватым из-за того, что не успеваете выполнить всю работу вовремя.

4. Планируйте свое время, когда вы не заняты работой.

Я полагаю, что планирование времени, когда вы не заняты работой, позволяет более эффективно решить вопрос о качестве труда, что позволяет работать умнее, но необязательно больше. В качестве простого примера, если вы работаете бухгалтером, можно занять себя на весь день заточкой карандашей (или современный эквивалент – проверкой почты), или вы можете подумать, ненадолго абстрагировавшись от рутины, и понять, что именно принесёт лучший результат, и затем заниматься именно этой работой.

Интеллектуальная деятельность делает нас более творческими, сконцентрированными, энергичными, потому что позволяет увидеть работу с высоты птичьего полёта. Она позволяет увидеть, что вам нужно делать иначе, чтобы достичь большего за меньшее время. И хотя вы можете почувствовать себя менее продуктивным, но, как в примере с однозадачностью, вы добьётесь большего успеха.

Когда я заставлял себя работать 90 часов в неделю, я постоянно замечал, что работаю с меньшей отдачей, занимаясь ерундой, но при этом не достигаю значительных результатов в конце дня: всё это я заметил после того, как проанализировал свою работу через неделю после окончания эксперимента.

5. Каждая минута, посвященная планированию, сэкономит 5 минут работы.

Вот моя любимая цитата о продуктивности от Брайана Трейси:

Я бы поспорил насчёт 10 минут (думаю, немного меньше), но принцип совершенно правильный.

Когда всё, чем вы занимаетесь – это работа, и вы никогда не уделяете время планированию, сложно работать по-умному. Даже если вы всегда трудитесь больше остальных, не работая по-умному, не выполняя сверхсложных задач, вы никогда не достигнете уровня производительности других людей, которые могут трудиться вполовину меньше, но достигать таких же результатов.

6. Чтобы добиться большего за меньшее время, ставьте в плане ограниченные сроки на выполнение задач.

Выделение ограниченного количества времени на выполнение задач – прямая дорога к повышению производительности. Хотите успеть больше? Тратьте больше энергии на выполнение задач.

Чем меньше дней (часов) отведено по плану на выполнение задачи, тем больше вы подгоняете себя, тратите больше времени для выполнения работы. И наоборот, если времени много, то человек может дольше принимать решения, сидеть без дела.

В процессе эксперимента у меня была альтернатива: работать 90 часов одну неделю, а следующую – только 20 часов.

Забавно, но когда у меня было только 20 часов на 40-часовые задачи, я находил пути сделать больше за меньшее время. Так как у меня было намного меньше времени, чем требовалось, приходилось задействовать всю энергию ради достижения цели.

Чем больше нужно сделать, тем больше времени, казалось бы, нужно тратить на работу. Это то, что понимают все люди, и то, что, на первый взгляд, кажется правильным. Но, как показал мой опыт, чем меньше времени вы отводите на задачу, тем больше вы сделаете за этот ограниченный срок.

7. Заботьтесь о своей энергии и не забывайте пополнять ее запасы.

8. Переработка опустошит запас силы воли.

Каждый раз, заставляя себя работать, когда не хочется, вы используете немного силы воли – ментального ресурса, который может истечь.

Заставляя себя работать 90 часов в неделю, я потратил огромное количество ментальных ресурсов, больше, чем при проведении каких-либо других экспериментов. Это привело к целому ряду негативных последствий:
• Я откладывал важные дела чаще, чем когда-либо раньше: иногда на 3-4 часа;
• Моя продуктивность упала в среду и четверг моей 90-часовой рабочей недели, при этом мозг просто отказывался выполнять свою работу;
• Я понял, что концентрируюсь на второстепенных, дурацких задачах (проверка Google Analytics, Твиттера, электронной почты) вместо реальной работы.

Вы можете не заставлять себя работать 90 часов, но каждый раз, вынуждая себя работать больше, чем нужно, вы истощаете свои запасы силы воли, что вступает в конфронтацию с энергией и мотивацией, основными составляющими продуктивности.

9. Одна из худших (и наименее продуктивных) вещей, которые вы можете сделать – это быть нечестным с самим собой.

Вопрос, о котором мне часто хочется написать на своём сайте, – необходимость быть честным с самим собой, потому что любая тактика продуктивности становится бесполезной, если вы сами себе врёте. Например:
• Делаете ли вы то, что нужно делать или просто переносите на потом?
• Вы ставите себе высокие цели, а затем бросаете их через несколько недель, или разбиваете на несколько этапов и все-таки выполняете?
• Вы пробуждаетесь с первого раза вместе с будильником или переставляете его 5 раз, прежде чем поднимаетесь с кровати?
• Слушаете или вы свой мозг, когда он говорит, что устал от работы и хочет отдохнуть?
• Вы проводите несколько часов напротив телевизора, а потом пытаетесь понять, куда ушло время?

На протяжении эксперимента, чем больше я давил на себя, стремясь быть продуктивным, тем менее честным я был с собой. Я пытался усыпить свою бдительность, стремясь быть продуктивным, когда у меня не было сил, что заставляло меня откладывать дела, искать оправдания сделать сегодня меньше. Вместо того, чтобы быть честным с собой и думать, сколько энергии я потратил, я слишком сильно давил на себя, и это уменьшило мою продуктивность.

10. В жизни есть более важные вещи, чем продуктивность.

Вне всяких сомнений, каждая секунда работы – это секунда, которую вы не потратили на что-нибудь менее важное, но более любимое.

Когда я проводил немного времени со своей девушкой, работая 90 часов в неделю, я чувствовал себя гораздо лучше. Есть дела в списке обязательств – важные, но несрочные, и от них мы чаще всего отказываемся в условиях высокой занятости. Я с этим сталкиваюсь столько же, сколько и другие люди.

Когда вы перерабатываете, это лишнее время, которое нужно откуда-то взять, заставляет отказываться от простых вещей, которые дарят энергию (например, времяпрепровождение с любимыми). Как только вы перестаёте тратить время на вещи для души, вы начинаете заведомо проигрышную битву, становитесь раздражительным и менее продуктивным.

В частности, работа много часов подряд продемонстрировала, что по производительности она не отличается от 40-часовой рабочей недели (особенно в долгосрочной перспективе).

Важная вещь, которую можно сделать для продуктивности – это грамотно распланировать свою деятельность. Это поможет восполнить энергию, работать умнее, находить интересные решения, избавляться от второстепенных задач, а самое главное – контролировать свой труд.

Современная жизнь – это бешеные темпы и ритмы, при которых человеку выполнить все задуманное и запланированное очень трудно. Чтобы не впадать в уныние по поводу хронической нехватки времени, следует научиться, как распределять время и как успевать сделать больше полезных дел за час, за день или за неделю.

Дефицит времени: стоит ли отказываться от запланированных дел

Любое великое дело — вопрос организации. Не гениальности, не вдохновения или полета фантазии, не умения или хитрости, а организации. Постройка ли пирамид, посадка ли космического корабля на Юпитере, захват ли целых континентов или изображение библейских сюжетов на крышах часовен, все — в организации. © Том Маккарти

Некоторые люди, испытывающие нехватку времени, принимают решение отказаться от некоторых своих замыслов и планов, ссылаясь при этом на большую загруженность. Однако им стоит попытаться пойти совершенно иным путем, и научиться так планировать свой распорядок, чтобы больше успевать на работе, не отказывая себе ни в мероприятиях, связанных с хобби, ни в общении со своими близкими.

Постепенно такие люди вступают в конфликт с самими собой. У них не находится времени даже на себя, на культурные походы в театр, на посещение фитнес клубов, бассейнов и концертов. Они становятся более злыми, поскольку не знают, как успевать сделать больше, и отказывают себе во всем.

Понятно только одно, если человек будет находиться в таком состоянии, любая работа станет для него обременительной, и рано или поздно он задумается о том, что ее пора изменять. Но ведь можно постараться изменить самого себя, и выработать правильный подход к распределению собственного времени и эффективное управление временем.

Эссенциализм и тайм-менеджмент: методы и подходы

Чтобы понять, как успевать сделать больше, стоит ознакомиться с современными направлениями в постановке общих задач и стратегий. Эссенциализм предполагает тщательный отбор тех дел, которые имеют первостепенное значение, и безжалостный отказ от всего лишнего, в том числе и от некоторых любимых занятий.

Основное отличие эссенциализма от тайм-менеджмента является то, что последний предусматривает разработку подходов к рациональному использованию времени, в то время как первый – пересмотр всех планов и целей. Адепты эссенциализма являются сторонниками четкого разграничения сфер жизнедеятельности, к примеру, работа и семья имеют у них строгие и неприкосновенные демаркационные линии, за которые переступать запрещено.

Такой подход является не всегда оправданным, поскольку человек должен жить не только работой, а его цели призваны включать также планы по саморазвитию и самореализации. Если отбросить всю личную жизнь, все развлечения, хобби, то встает вопрос, а для чего тогда жить? Исключительно для создания материальных благ, которые некогда даже потреблять?

Управление временем имеет современное и звучное название – тайм-менеджмент. Это – работа над эффективностью использования времени, которая включает как профессиональную деятельность, так и личную жизнь каждого индивидуума.

Если говорить о процессах, которые предусматривает тайм-менеджмент, это:

анализ и моделирование определенной стратегии;
выбор и постановка задач;
расстановка акцентов и приоритетов;
осуществление планов, и контроль достижения конкретных результатов.

Для проведения этого комплекса процессов применяют инструменты математических формул и расчетов, предполагающих вычисление коэффициентов потерь и затрат рабочего и личного времени сотрудников на предприятии. Дефицит времени определяется как следствие неверной организации деятельности, при которой допускаются затягивания выполнения задач, а также авральная спешка, приводящая к браку.

Причины нехватки временного ресурса на работе

Чтобы понять, как успевать сделать больше, следует разобраться в причинах нехватки времени, которыми могут служить:

отсутствие четкого плана и стиля работы всей организации;
некритичная оценка собственных способностей, результативности и скорости выполнения конкретных заданий;
неудовлетворительная самоорганизация и недостаточная мотивация.

Планируя дневные задания, следует зарезервировать примерно сорок процентов времени, предусмотрев их на непредвиденные обстоятельства. Все затраты времени нужно учитывать, вести соответствующие записи, на основании чего и составлять подробные планы на перспективу.

Каждый сотрудник должен иметь свой, личный план. Он будет включать именно те задачи, с которыми можно справляться так, чтобы не страдало качество. Тогда члену коллектива станет понятно, как успевать сделать больше и не допустить при этом ошибок.

Как рационально планировать рабочее время

Такой подход помогает расставить для всех выполняемых задач приоритеты. Начинать стоит с самого сложного и важного, и лишь потом переходить к второстепенным заданиям.

Как использовать идеи тайм-менеджмента в повседневной жизни

Если вы хотите продумать, как успевать сделать больше, мы можем дать вам 10 полезных советов.

Успех будет сопутствовать только тем, кто ведет планирование. Все задачи следует заносить в тетрадь, это даст вам около 25% экономии времени.
План на следующий день следует составлять вечером, учитывая результаты деятельности на протяжении текущих суток.
Новые задания необходимо вносить в список с учетом первоочередности и важности.
Каждая выполненная задача должна быть отмечена в списке не только каким-либо знаком, но и комментарием о потраченном на нее временем.
Сложные задания разбиваются на этапы, и расставляются в списке по порядку, соответствующему уровню необходимых усилий. Самые трудоемкие процессы следует проводить в первую очередь, так как это даст эффективные результаты.
Весь рабочий день необходимо разбивать на промежутки, и делать между ними небольшие перерывы. После нескольких циклов следует прерваться на полчаса, и дать возможность своему мозгу отдохнуть от мыслей о работе.
Не нужно бояться поручать некоторые задания другим, и не следует допускать ошибочных суждений, что они справятся с ними хуже.
Для каждого задания нужно устанавливать крайние сроки его выполнения. Это будет дисциплинировать, и поможет сконцентрироваться на самом актуальном и первостепенном.
Во время работы крайне нежелательно отвлекаться на разговоры, в том числе и по телефону. Желательно выключить его вообще, так как любая входящая информация может увести мысли в сторону от выполняемого задания.
На рабочем месте нужно поддерживать такой порядок, чтобы обстановка располагала к эффективной работе. Все лишние, отвлекающие и раздражающие предметы следует убрать с глаз долой, ведь они станут дезорганизовывать весь рабочий процесс.

С чего начать управление личным временем

Чтобы определиться с ответом, как успевать сделать больше в одной сфере деятельности без ущерба для другой, каждый человек должен осознанно подойти к постановке своих жизненных целей. Если для вас благополучие семьи подразумевает обеспечение своих близких материальными благами, нужно перенести акцент на профессиональную деятельность. В той ситуации, когда работа не дает вам возможности уделять семье достаточно внимания, стоит идти на компромиссы, и выбрать такой объем задач, чтобы от этого не страдало ваше личное время.

Вам будет сложно только в самом начале, но потом вы понемногу привыкните к организации своей деятельности, приобретете навыки и полезный опыт. Это станет способствовать эффективной организации управления временем, и результаты не замедлят сказаться. Общепринятая практика показывает, что тайм-менеджмент позволяет выработать довольно удачные методы работы.

Это значит, что любой человек может научиться работать эффективно, не отвлекаясь и не распыляя своего внимания на второстепенные задачи. Ведь если пытаться быстро сделать все, и сразу, то в итоге не получится ничего. Если кто-то думает, что успевать сделать больше – это торопиться и работать без перерывов и отдыха, он очень глубоко заблуждается.

Чтобы рационально организовать свой рабочий день, стоит поговорить об этой проблеме с руководителем, поделиться с ним своими идеями и предложениями. Поддержка начальства поспособствует тому, что у сотрудника появится вдохновение, желание продуктивно работать и добиваться успехов.

Понравилась статья, расскажи друзьям

Формат: аудиокнига, MP3, 96kbps
Автор: Марвин Смолл, Алек Маккензи
Год выпуска: 2014
Жанр: Бизнес
Издательство: Нигде не купишь
Исполнитель: Герасимов Вячеслав
Продолжительность: 15:30:32
Описание: "Ловушка времени. Как сделать больше за меньшее время", "Как делать деньги". Такие вопросы вынесены в названия книг Марвина Смолла и Алека Маккензи, объединенных в настоящем сборнике и ставших бестселлерами в Америке. Тысячи полезных советов: как лучше планировать свою жизнь и добиваться поставленных целей, как избежать ненужных разочарований и пустых трат своих сил - могут стать и вашими жизненными правилами, помогая вам так же, как они уже помогли миллионам американцев.
Предисловие Ю. В. Емельянова.
Перевод с английского Н. М. Емельяновой.

- Предисловие. Как помочь самому себе
- Марвин Смолл. Как делать деньги
- Алек Маккензи. Ловушка времени. Как сделать больше за меньшее время

Доп. информация:
Прочитано по изданию : М.,Молодая Гвардия, 1991
Перевод : с англ.
Очищено : sky4all
Обработано : knigofil

Почему вы глупы, бедны и больны и как стать умным, богатым и здоровым (2010, Ренди Гейдж)

Формат: аудиокнига, MP3, 128kbps
Автор: Ренди Гейдж
Год выпуска: 2010
Жанр: Бизнес, личностный рост
Издательство: КропоткинБизнес-стиль
Исполнитель: Владимир Скромуль
Продолжительность: 06:47:22

Как стать богатым (2006, Дональд Трамп)

Дональд Дж.Трамп - владелец роскошных домов, блестящих конкурсов красоты, казино, где играют по самым высоким ставкам, и полей для гольфа, на которых проводят чемпионаты, - выдающаяся фигура в бизнесе США. Каждый день его жизни - воплощение американской мечты. В своей книге "Как стать богатым" он рассказывает о том, как: - правильно вклад .

Формат: аудиокнига, MP3, 32kbps
Год выпуска: 2006
Автор: Дональд Трамп
Исполнитель: Виталий Толубеев
Жанр: Бизнес-литература
Издательство: МедиаКнига
Продолжительность: 1:54:00

Как стать суперзвездой маркетинга (2006, Джеффри Дж. Фокс)

Эта книга - не учебник, хотя здесь есть и конкретные рекомендации, и разбор примеров. Это, прежде всего, заметки практика. Джеффри Фокс, специалист с мировым именем в области маркетинга, объявляет войну "профессиональной мистике", опровергая утверждение, что "50% рекламы совершенно бесполезны, но только никто не знает, какие именно 50%". .

Формат: аудиокнига, MP3, 256kbps
Автор: Джеффри Дж. Фокс
Год выпуска: 2006
Жанр: Бизнес литература
Издательство: Альпина Бизнес Букс
Исполнитель: Виктор Попов
Продолжительность: 04:23:00

Как стать эффективным руководителем (2008, Harvard Business Review)

Кому действительно принадлежит время топ-менеджера? Чем на самом деле занимается эффективный руководитель? Какую угрозу может представлять топ-коучинг? Как вырастить корпоративного атлета? Ответы на эти и другие вопросы об эффективном руководстве дают ведущие мировые эксперты в области лидерства. В аудиокниге приводится множество случаев .

Формат: аудиокнига, MP3, 256kbps
Автор: Harvard Business Review
Год выпуска: 2008
Жанр: Бизнес литература
Издательство: Альпина Бизнес Букс
Исполнитель: Борис Блохин
Продолжительность: 04:16:56

Как стать первоклассным руководителем (2007, Джеффри Дж. Фокс)

В наше время компания будет прибыльной только тогда, когда в ней царит дух сотрудничества, когда руководитель четко ставит цели, а каждый сотрудник на своем рабочем месте заботится об успехе компании. Поэтому для руководителя как никогда важно окружить себя талантливыми сотрудниками. Книга Джеффри Фокса "Как стать первоклассным руководите .

Формат: аудиокнига, MP3, 256kbps
Автор: Джеффри Дж. Фокс
Год выпуска: 2007
Жанр: Бизнес литература
Издательство: Альпина Бизнес Букс
Исполнитель: Виктор Попов
Продолжительность: 02:39:31

Монархия Предпринимателя. Как Стать Царём (2014, Балашов Геннадий)

Формат: аудиокнига, MP3, 256kbps
Автор: Балашов Геннадий, Кудиевская Полина
Год выпуска: 2014
Жанр: Бизнес-роман
Издательство: Аудиокнига своими руками
Исполнитель: Балашов Геннадий, Кудиевская Полина
Продолжительность: 11:29:34
Прочитано по изданию: Балашов Г. "Монархия предпринимателя" - Киев

Как стать авантюристом? Размышления миллионера (2011, Балашов Геннадий)

Аудиоверсия книги "Как стать авантюристом? Размышления миллионера" В отличие от многочисленных изданий иностранных авторов, чьи советы трудно, а порой просто невозможно применить у нас, в этой книге вы прочитаете про то, как заработать состояние и создать себе имидж преуспевающего делового человека, учитывая наш менталитет и нулевые возмо .

Формат: аудиокнига, MP3, 128kbps
Автор: Балашов Геннадий, Кудиевская Полина
Год выпуска: 2011
Жанр: Бизнес литература
Издательство: Politic-Press
Исполнитель: Балашов Геннадий
Продолжительность: 10:37:00

[iPod audiobook + mp3] Законы Остапа Бендера. Как стать Великим комбинатором (2006, Корнаков Николай)

Читатель! Ты взял в руки книгу, которая может изменить твою жизнь. Спокойные, тихие будни останутся позади. Послав к черту правила игры, которые навязывает тебе общество (мораль, предрассудки, религиозные нормы и пр.), ты пойдешь по дороге идейного борца за денежные знаки. Великие писатели XX века Ильф и Петров в метафорической, иносказат .

ISBN: 5-9717-0130-4, н/д
Формат: аудиокнига, M4B, 128kbps
Год выпуска: 2006
Автор: Корнаков Николай
Исполнитель: Александр Ананьев
Жанр: Бизнес-литература
Издательство: Элитайл
Продолжительность: 5:16:32

Отойти от дел Молодым и Богатым , Александр Бордуков] (2016, Кийосаки Роберт)

Автор книг "Богатый папа, бедный папа", "Квадрант денежного потока", "Богатый ребенок, умный ребенок", "Руководство богатого папы по инвестированию", уже знакомых широкому кругу читателей, рассказывает здесь, как вы могли бы, начав с нуля, достичь финансовой независимости и безопасности меньше чем за 10 лет, если не запланировали оставать .

Формат: аудиокнига, MP3, 56kbps[VBR]
Автор: Кийосаки Роберт, Шэрон Лектер
Год выпуска: 2016
Жанр: Бизнес-литература
Издательство: СОЮЗ
Исполнитель: Александр Бордуков
Продолжительность: 14:54:35

Как вырваться из замкнутого круга! (2009, Александр Бухтияров)

Сейчас очень своеобразное время. Полки магазинов давно не пусты. На них есть ВСЕ. Приобретать красивую одежду может любой человек. Не только те, у кого муж или отец "плавает". Возможность поехать за границу и увидеть красивейшие места на планете давно уже не является прерогативой партийных работников. Она доступна всем. Теоретически. Зани .

Формат: аудиокнига, MP3, 128kbps
Автор: Александр Бухтияров
Год выпуска: 2009
Жанр: Бизнес литература
Издательство: Аудио-Консалт
Исполнитель: Юрий Котов
Продолжительность: 02:41:11

Архангельский Глеб - Тайм драйв: Как успевать жить и работать (2006)

Как гибнут великие и почему некоторые компании никогда не сдаются (2013, Коллинз Джим)

Джим Коллинз, взирая взглядом ученого на безжизненные руины когда-то казавшихся несокрушимыми, а ныне канувших в Лету компаний, задается вопросом: как гибнут великие? Действительно ли крах происходит неожиданно или компания, не ведая того, готовит его своими руками? Можно ли обнаружить признаки упадка на ранней стадии и избежать его? Поче .

Формат: аудиокнига, MP3, 320kbps
Автор: Коллинз Джим
Год выпуска: 2013
Жанр: Бизнес-литература
Издательство: Манн, Иванов и Фербер
Исполнитель: Креминский Дмитрий
Продолжительность: 05:13:44

Новая цель. Как объединить бережливое производство, шесть сигм и теорию ограничений (2014, Кокс Джефф)

Формат: аудиокнига, MP3, 192kbps
Автор: Кокс Джефф; Джейкоб Ди; Бергланд Сьюзен
Год выпуска: 2014
Жанр: Бизнес-литература
Издательство: Манн, Иванов и Фербер
Исполнитель: Ананьев Александр
Продолжительность: 12:47:27

У вас есть 8 секунд. Как презентовать и продать идею , Константиновский Павел] (2019, Хеллман Пол)

Практическое руководство по эффективной презентации, которое поможет захватить, контролировать и удерживать внимание слушателей. Хеллман раскрывает 3 ключевых способа выражения мыслей быстро, кратко и ярко. Книга включает в себя лайфхаки, упражнения и авторские методы, помогающие в выгодном свете представить себя независимо от того, высту .

Формат: аудиокнига, MP3, 48kbps[VBR]
Автор: Хеллман Пол
Год выпуска: 2019
Жанр: Зарубежная деловая литература
Издательство: Эксмо
Исполнитель: Константиновский Павел
Продолжительность: 05:58:19

Государство и деньги: как государство завладело денежной системой общества (2012, Мюррей Ротбард)

Книга является лучшим введением в денежные проблемы. Автор показывает, что деньги возникают в ходе добровольных обменов на рынке, никакие общественные договоры или правительственные эдикты не создают деньги, что свободный рынок нужно распространить на производство и распределение денег. Начав с рассмотрения классического золотого стандарт .

Формат: аудиокнига, MP3, 128kbps
Автор: Мюррей Ротбард
Год выпуска: 2012
Жанр: Бизнес литература
Издательство: Аудиокнига своими руками
Исполнитель: Евгений Коротков
Продолжительность: 06:16:54

Читайте также: