Как сделать штатную расстановку

Добавил пользователь Алексей Ф.
Обновлено: 08.10.2024

Среди кадровых документов предприятия особое место в России занимают штатная расстановка и штатное расписание – каждому кадровику или руководителю следует знать отличия между этой документацией и принципы ведения. Ведь в отношении данных документов действуют различные нормативы и требования законодательства. И чтобы оформить штатную расстановку на 2021 год по всем правилам, лучше всего будет ознакомиться с образцом такого документа.

Штатная расстановка – что это такое

Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.

Никаких законодательных нормативов, которые регулировали бы вопросы правовой необходимости штатной расстановки, нет. Таким образом, этот документ является вспомогательным, не проверяется контролирующими органами и используется работодателями только в своих внутренних целях, а значит – составляться может в какой угодно форме.

Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.

Отличия штатной расстановки от штатного расписания

Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения. Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:

Штатная расстановка	Штатное расписание
Обязательность с точки зрения законодательства	Расстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе.	Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников.
Форма	Никакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено.	Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы.
Характер информации о трудящихся	В штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат.	Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или тарифных ставках.
Сроки хранения	Как и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения.	Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет.
Возможность дополнения	Штатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент.	Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа.
Актуальность сведений	В штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий.	Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат.
Влияние на трудовую деятельность	Расстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия.	На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности.

Штатная расстановка на 2021 год – оформляем по всем правилам

Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2021 год, и как сделать это по всем правилам. Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации. В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:

Штатную расстановку следует обязательно дополнять информацией про документы, касающиеся трудовых взаимоотношений, что впоследствии облегчит поиск приказов о приеме на работу или увольнении, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Штатная расстановка может вестись как в электронной, так и в бумажной форме – рекомендуется дублировать документацию во избежание ошибок и для упрощения доступа к ней работников, которым может потребоваться этот документ.
В штатной расстановке стоит предусмотреть отдельные столбцы для указания обязательных надбавок или доплат, регулируемых законодательством или внутренними документами организации.
Лучше всего, если предприятие будет иметь отдельный бланк штатной расстановки и конкретные правила по ее заполнению, принятые отдельным нормативным документом.

Штатная расстановка и все указанные в ней сведения могут считаться штатным расписанием, если содержат все необходимые для последнего документа данные. В таком случае, на штатную расстановку начинают распространяться все требования законодательства, но это может упростить ведение кадровой документации.

Действующими правовыми нормами предусматриваются определенные требования для каждого предприятия, которые относятся к ведению различной документации, использующей не только кадровыми, но и экономическими службами компании.

Одними из наиболее важных бумаг является штатная расстановка и расписание, но при этом далеко не все знают о том, в чем заключается основное различие между этими бумагами и для чего в принципе требуется их оформление.

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В связи с этим многим предпринимателям будет полезно узнать, как выглядит образец штатной расстановки и для чего он нужен.

Суть понятия

Составление штатной расстановки относится к категории обязательных условий, установленных действующими правовыми нормами, и в ней указываются следующие сведения:

структура организации;
список всех должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия;
планируемое число работников;
точная сумма зарплаты, предусмотренной для отдельных должностей и всей компании в целом;
информация о том, какие должности уже заняты сотрудниками, а какие остаются вакантными.

Для чего нужна

Штатная расстановка в основном является важной только для тех сотрудников, которые ведут кадровую работу компании, причем форма данного документа на сегодняшний день не установлена. На практике же форма штатной расстановки в преимущественном большинстве случаев устанавливается в соответствии с формой №Т-3, в которую добавляются несколько столбцов для указания ФИО сотрудников, занимающих те или иные должности.

После оформления этой бумаги в дальнейшем можно регулярно получать сведения о том, какие должности в компании остаются свободными, а также перечень штатных единиц, которые закрываются в процессе оформления совместителей или разделения определенной должности для нескольких сотрудников.

Приказ об утверждении

Штатная расстановка утверждается в соответствии с приказом руководителя компании или же определенного лица, которое получило соответствующие полномочия. Однако перед этим форму документа нужно заверить специализированным оттиском печати компании, а также завизировать главным бухгалтером и руководителем кадровой службы.

При использовании в качестве бланка унифицированной формы №Т-3 номер и дата приказа в обязательном порядке должны указываться в соответствующих пунктах этой формы. Сама же штатная расстановка в преимущественном большинстве случаев оформляется на один год.

Ведение документа

Действующим законодательством не прописываются какие-либо нормы, в соответствии с которым работодателям нужно в обязательном порядке вести документ штатной расстановки, то есть каждому работодателю предоставляется право на самостоятельный выбор того, стоит ли делать это действие. При этом не стоит забывать о том, что ведение этого документа осуществляется не только в бумажном, но и в электронном виде, используя программы наподобие Microsoft Excel или Word.

Ведение штатной расстановки само по себе является предельно простой процедурой даже в том случае, если данная функция изначально не была автоматизирована специализированными программами.

В преимущественном большинстве случаев в кадровом отделе принято указывать в подобных документах полный перечень сведений о своих работниках, включая их прибытие или же выбытие из длительных отпусков, наличие каких-либо особенных статусов наподобие статуса инвалида, а также множество другой информации, которая может пригодиться при ведении деятельности и учете данного лица. К примеру, в соответствии со штатной расстановкой в дальнейшем будет на порядок проще оформлять различную отчетность для руководителей по различным вопросам.

Некоторые директора периодически делают уточнения того, кому именно из рабочего состава на данный момент предоставлено право воспользоваться предназначенным временем отпуска, вследствие чего сотрудники отдела кадров на основании бланка штатной расстановки могут в кратчайшие сроки оформить необходимую отчетность с указанием всей нужной информации.

Образец штатной расстановки и его заполнение

После оформления этого документа уполномоченные лица компании всегда будут иметь информацию о том, какие в компании есть рабочие места, а какие из них остались свободными.

Образец положения о командировках поможет бухгалтеру составить свою форму документа для предприятия.

Читайте здесь, как и когда можно брать отпуск по ТК РФ.

Отличия от расписания

Должностные инструкции, включающих в себя список необходимых производственных должностей тех или иных сотрудников, рассматриваются как основание, в соответствии с которым будет создаваться штатное расписание, и в этом нормативном акте указывается запланированный перечень работ, а также порядок их распределения между членами организации.

К примеру, в компании открывается кондитерский цех, занимающийся изготовлением мучной продукции. Учитывая особенности используемого технологического процесса, экономист организации делается расчет общего количества сотрудников, которые должны быть наняты для обеспечения нормальной работы нового подразделения.

В соответствии с приказом руководителя по всей компании вносятся соответствующие изменения в штатное расписание, вследствие чего стандартный состав штата организации дополнительно включает в себя новый перечень сотрудников, выполняющих свои обязанности в данном цеху.

По правилам, прописанным в учредительных бумагах, данное расписание используется для определения и закрепления структуры, а также численности и стандартного состава компании.

Сам по себе документ является обобщенным, потому что в нем не указывается, как именно сотрудники распределены между рабочими местами по факту. Для оформления такого расписания существует специализированная форма №Т-3, которая может использоваться всеми компаниями вне зависимости от их формы собственности. При этом стоит отметить, что все строки и графы этого документа обязательно должны быть заполнены, а в случае отсутствия информации в строчке должен ставиться прочерк.

Категорически запрещается сокращать наименование определенных должностей или профессий, и записывать их все нужно в соответствии с информацией из ЕТКС. Помимо этого, чтобы исключить какие-либо проблемы сотрудников в процессе оформления пенсии, нужно заполнить трудовую книжку в полном соответствии с данными, прописанными в штатном расписании.

Оформление этого документа относится к непосредственным обязанностям сотрудников отдела труда, после чего бумага должна быть согласована на уровне руководства компании.

При желании же сотрудники отдела кадров могут дополнить таблицу штатного расписания несколькими добавочными графами, в которых будут конкретизироваться данные о сотрудниках компании, включая сумму их заработной платы и их ФИО.

Такая форма документа имеет несколько названий, включая:

штатный список;
штатная книга;
замещение должностей.

Срок хранения

На сегодняшний день действующим законодательством предусмотрен специальный перечень архивной управленческой документации, которая может появиться в процессе деятельности любых государственных организаций или органов местного самоуправления, и в нем указываются не только основные правила их ведения. Но еще и точный срок хранения.

При этом стоит отметить, что в соответствии с приказом Минкульта №558, изданным 25.08.10, штатные расстановки получают собственный срок хранения, который составляет не менее 75 лет.

Образец положения о наставничестве регулирует работу с сотрудниками на стажировке.

Читайте в этой статье, сколько нужно печатей для больничного листа.

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
Позвоните на горячую линию:
- 8 (800) 700 95 53

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Штатная расстановка – что это такое

Отличия штатной расстановки от штатного расписания

Штатная расстановка	Штатное расписание
Обязательность с точки зрения законодательства	Расстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе.	Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников.
Форма	Никакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено.	Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы.
Характер информации о трудящихся	В штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат.	Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или тарифных ставках.
Сроки хранения	Как и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения.	Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет.
Возможность дополнения	Штатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент.	Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа.
Актуальность сведений	В штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий.	Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат.
Влияние на трудовую деятельность	Расстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия.	На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности.

Штатная расстановка на 2021 год – оформляем по всем правилам

Штатную расстановку следует обязательно дополнять информацией про документы, касающиеся трудовых взаимоотношений, что впоследствии облегчит поиск приказов о приеме на работу или увольнении, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам.
Штатная расстановка может вестись как в электронной, так и в бумажной форме – рекомендуется дублировать документацию во избежание ошибок и для упрощения доступа к ней работников, которым может потребоваться этот документ.
В штатной расстановке стоит предусмотреть отдельные столбцы для указания обязательных надбавок или доплат, регулируемых законодательством или внутренними документами организации.
Лучше всего, если предприятие будет иметь отдельный бланк штатной расстановки и конкретные правила по ее заполнению, принятые отдельным нормативным документом.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

перечень структурных подразделений;
наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
сведения о количестве штатных единиц;
информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Читайте также: