Как сделать электронный больничный в контуре

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 31.08.2024

В 2021 году можно использовать как бумажный, так и электронный больничный. А вот с 2022 больничные будут оформлять только в электронном виде.

Рассказываем, почему электронный листок нетрудоспособности намного удобнее, чем бумажный, как работать с электронными больничными и как на них перейти, если вы до сих пор этого не сделали.

Что вы узнаете

Законодательство об электронных больничных

Федеральный закон от 01.05.17 № 86-ФЗ — позволил получать больничные листы в электронном виде.

Постановление Правительства РФ от 16.12.17 № 1567 — регламентировало порядок выдачи электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), а также правила электронного взаимодействия органов ФСС, работодателей и медицинских организаций.

Приказ от 01.09.20 № 925н — утвердил порядок выдачи и оформления листков нетрудоспособности в форме электронного документа.

Преимущества электронных больничных

Бумажный больничный — это специальный бланк, его заполняет врач и отдает работнику.

Электронный больничный лист — это запись в базе ФСС. Врач заносит информацию, подписывает своей электронной подписью и дает сотруднику только номер.

Использовать электронные больничные намного удобнее, чем бумажные:

Электронные больничные нельзя потерять, испортить и подделать, так как листы заверяются электронной подписью и СБИС сверяется с ФСС.
Можно заполнить автоматически и проверить на ошибки: СБИС сам подставит в больничный номер СНИЛС, страховой стаж, размер дневного заработка и другие сведения о сотруднике из вашей учетной системы.
Не нужно приносить лично в ФСС, вести учет листков и архив.
Информация сразу попадает в ФСС, что ускоряет процесс получения выплат.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Схема работы с электронными больничными

Работник, получив у врача номер электронного больничного, сообщает его работодателю.
Бухгалтер в СБИС создает больничный и вводит его номер. ФСС присылает больничный.
СБИС сделает расчет, если надо, загрузив данные из учетной системы, сформирует реестр сведений и передаст его в ФСС вместе с больничным.
Работник получит пособие напрямую из ФСС.

О том, как удобно работать с электронными больничными в СБИС, смотрите в нашем видеоролике.

Электронные больничные в 2021 году

С 1 января 2021 года прямые выплаты заработали во всех регионах, подробнее в статье. Работодатели, как и раньше, оплачивают первые три дня больничного, допвыходные для ухода за ребенком-инвалидом и пособие на погребение. Порядок расчета больничных при прямых выплатах такой же, как при зачетной системе. Назначить пособие нужно в течение 10 календарных дней с даты предъявления номера ЭЛН (255-ФЗ ч. 1 ст. 1, ч. 1 ст. 15).

В 2021 году появились новые правила выдачи больничных (приказ Минздрава № 925н от 01.09.2020). Теперь можно:

продлевать бумажный больничный электронным, и наоборот;
оформлять электронный больничный дистанционно (при угрозе распространения опасных заболеваний);
оформлять один электронный больничный для нескольких работодателей при совмещении.

А также закрепили правила исправления ошибок в ЭЛН: меняем данные и повторно отправляем в ФСС с указанием причины, документ утверждается электронными подписями главного бухгалтера и руководителя.

Полный расчет от больничного до зарплаты

Рассчитывайте зарплату прямо в СБИС — система автоматически заполнит табель по данным проходной или календаря сотрудника, рассчитает премию и зарплату, сформирует проводки и платежки или ордера для выплат.

Обязательные электронные больничные с 2022 года

В конце апреля Госдума приняла Федеральный закон от 30.04.2021 № 126-ФЗ с поправками, которые закрепили обязательную выдачу больничных листков только в электронном виде с 1 января 2022 года. Оформляться на бумаге больничные будут только в отдельных случаях, их список утвердит Правительство. По желанию пациента ему могут выдать выписку из электронного больничного, форму позже утвердит ФСС.

О том, как изменится работа бухгалтера после отмены бумажных больничных, читайте в нашей статье.

Как начать работать с электронными больничными: инструкция для бухгалтера

Для работы с электронными больничными вам понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Подключите любой тариф СБИС Отчетность через интернет, чтобы получать и передавать информацию по оплате электронного больничного. Если у вас есть эта лицензия — вам уже доступна работа с электронными больничными листами.
Оповестите сотрудников.

С 2022 года получать согласие работников будет не нужно. Сведения о больничных будут передаваться работодателю автоматически. Сотруднику не нужно будет сообщать номер своего больничного.

Работайте с электронными больничными в СБИС

Электронный документооборот с ФСС

Помимо электронных больничных, ФСС все больше процессов переводит в цифру. Так Фонд разработал и запустил систему социального электронного документооборота (СЭДО). Сейчас по СЭДО ФСС может:

проинформировать работодателя о новом больничном листке;
прислать извещение о представлении недостающих документов по прямым выплатам страхового обеспечения (ПВСО).

Все это уже можно получать в СБИС: уведомления о новых больничных и извещениях из системы ПВСО сразу попадут в ваш личный кабинет. Вы точно ничего не пропустите и не получите штраф.

Можно ли использовать одну квалифицированную электронную подпись на нескольких компьютерах?

Да, это возможно в случае установки средств электронной подписи и соблюдения требований информационной безопасности.

Нет, регистрация необязательна.

Получение информации об ЭЛН может быть осуществлено страхователем тремя способами:

Что такое личный кабинет страхователя?

Личный электронный кабинет страхователя выполняет следующие функции:

получение данных ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника;
просмотр электронных листков нетрудоспособности, вывод на печать;
формирование электронных отчетов по заболеваемости сотрудников с целью проведения профилактических мероприятий.

Все это можно делать в автоматическом режиме в СБИС. Подробнее

Как сотрудник должен информировать работодателя о том, что ему выдали электронный больничный?

После закрытия больничного сотрудник должен сообщить его номер своему работодателю. Сделать это он может любым удобным способом: передать распечатку, по телефону, в мессенджерах и т. д.

Как и где можно проверить подлинность больничного листа?

СБИС сам проверит подлинность больничного, автоматически отправив запрос в ФСС.

Нужно ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с бумажными бланками?

Нет, не нужно. Электронные листки нетрудоспособности являются документами, имеющими юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе ФСС.

Как работать с электронными листами нетрудоспособности в Контур.Экстерне

Загрузите электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) с портала ФСС.

Заполните данные организации.

Подпишите заполненный ЭЛН квалифицированнойэлектронной подписью и отправьте в ФСС.

Получите ответ о том, что ЭЛН принят. Если пришел протокол ошибок, исправьте ошибки в ЭЛН и отправьте его повторно.

Вы также можете скачать ЭЛН и загрузить в свою учетную систему, чтобы рассчитать пособие на его основе.

Как подготовить документы для выплаты пособий в Экстерне

В соответствии с Постановлением правительства РФ N294 от 18 марта 2020 года, в связи с действующей пандемией, с 20.03.2020г. появляется официальная возможность оформления электронных листков нетрудоспособности (ЭЛН), которые имеют равную юридическую силу и функционал с бумажными.

Оплата по карантинному электронному больничному листу будет выделяться из средств ФСС двумя частями:

первая оплата производится по прошествии 7 календарных (5 рабочих) дней нахождения на больничном;
вторая — в течение одного календарного дня после закрытия больничного.

Оформление карантинного больничного сотрудником

В случаях отсутствия возможности подать заявление через личный кабинет, сотрудника необходимо обратиться в территориальный орган фонда социального страхования.

ФСС направляет заявление сотрудника в одну из уполномоченных медицинских организаций, имеющих разрешение на обработку электронных больничных листов, перечень которых определяется органами власти субъектов РФ.

Отправка карантинного больничного с помощью Контур.Экстерна

Реестр сведений об оформленных сотрудниками карантинных ЭЛН должен быть отправлен в течение одного рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего уведомления. Предусмотрено три варианта уведомления организации о карантинном больничном:

или

Если карантинный больничный оформлен на бумажном носителе

В регионах, в которых действует зачетная система, в случаях, когда карантинный больничный оформлен на бумажном носителе, отправляется только ЭЛН (реестр сведений не отправляется), организация выделяет собственные средства на выплату своему сотруднику, а затем ФСС возмещает организации такие расходы.

Схема процесса обмена информацией при работе с электронными листками нетрудоспособности (далее ЭЛН) выглядит следующим образом:

Работник приходит к работодателю и сообщает номер ЭЛН.
Работодатель по номеру ЭЛН и СНИЛС работника получает все необходимые данные из ФСС и рассчитывает пособие.
Всю информацию по ЭЛН работодатель должен передать в ФСС. При этом данные передаются и в случае участия в Пилотном проекте ФСС (прямые выплаты), так и в случае применения зачетной системы (организация выплачивает пособие, но все данные о расчете пособия передает в ФСС для того, чтобы в общей системе статус по больничному поменялся и было зафиксировано, что он уже рассчитан работодателем).

Рассмотрим схему подробнее.

Внесение данных по ЭЛН в ЗУП 3

Информация по ЭЛН в ЗУП 3 вносится в документ Больничный лист ( Зарплата – Больничные листы ). Для этого прежде всего в поле Номер ЛН вводится вручную номер ЭЛН:

Далее все необходимые данные из ФСС загружаются одним из двух способом:

Автоматически загруженные данные можно посмотреть по специальной ссылке:

Здесь присутствуют такие же реквизиты, как и в бумажном листке нетрудоспособности:

Некоторые реквизиты должны быть заполнены работодателем:

На основе введенной информацией рассчитывается сумма пособия.

Электронные листки нетрудоспособности в журнале Больничных листов можно отличить по флажку в колонке ЭЛН :

Для того, чтобы данные колонки стали видны, следует в журнале Больничных листов нажать кнопке Еще – Изменить форму :

и сделать доступным пункт ЭЛН :

Местонахождение в ЗУП 3 Реестра ЭЛН для отправки в ФСС

По рассчитанным ЭЛН необходимо передать данные в ФСС. Они передаются в виде реестров ЭЛН с помощью документа Реестр ЭЛН для отправки в ФСС ( Отчетность, справки – 1С-Отчетность – Реестр ЭЛН для отправки в ФСС ). Если в форме Видов отчетов установить отображение отчетов по категориям, то в разделе ЭЛН для создания нового Реестра можно будет выбрать Реестр ЭЛН для отправки в ФСС :

или же в этой же форме при выводе отчетов по получателям в разделе ФСС выбрать Реестр ЭЛН для отправки в ФСС :

В открывшейся форме с помощью кнопки Добавить переместим пункт Реестры ЭЛН для отправки в ФСС из левой таблицы в правую:

В разделе Отчетность, справки станет доступным журнал Реестров ЭЛН для отправки в ФСС :

Заполнение и отправка в ФСС Реестра ЭЛН

Первоначальное заполнение и отправка Реестра ЭЛН

Реестр ЭЛН для отправки в ФСС может быть заполнен автоматически по кнопке Заполнить :

Сюда включаются все ЭЛН, которые еще не были отправлены в ФСС:

Какие именно данные будут переданы можно посмотреть по двойному клику мышки по нужной строке Реестра :

о страховом стаже сотрудника,
об оплачиваемом периоде,
о возможных условиях исчисления,
о среднедневном заработке,
о базе для расчета среднего заработка,
о сумме пособия за счет работодателя,
о сумме пособия за счет ФСС.

и далее его отправляют с помощью сторонних систем (Контур, СБИС и т.д.)

Если обмен происходит через внешние файлы, то состояние Реестра после его проведения изменяется только вручную:

У Реестра может быть несколько состояний:

Начиная с ЗУП 3.1.10, если в Больничном листе произошли какие-либо изменения, то в программе такой ЭЛН будет автоматически добавлен при очередном заполнении Реестра ЭЛН для отправки в ФСС по кнопке Заполнить :

Возможность подбора ЭЛН

Начиная с ЗУП 3.1.10 в Реестре ЭЛН для отправки в ФСС по кнопке Подобрать открывается специальная форма подбора – Сведения об ЭЛН , в которой можно увидеть состояние отправки сведений по Больничному листу :

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Карточка публикации

(7 оценок, среднее: 4,43 из 5)

Данную публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
Обратите внимание! В комментариях наши кураторы не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
Задать вопрос нашим специалистам можно по ссылке >>

Вы можете задать еще вопросов

Доступ к форме "Задать вопрос" возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8

Нажимая кнопку "Задать вопрос", я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>

Электронный больничный лист 2020 году используется наравне с бумажным листком нетрудоспособности. Как работодателю подключиться к электронному документообороту с ФСС? Как правильно заполнить электронный больничный и оплатить пособие? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в этой статье.

Порядок выдачи электронного больничного листа

Электронный больничный лист (ЭЛН) оформляется сотруднику только с его письменного согласия. Поэтому рекомендуем вам предупредить своих сотрудников о возможности принимать такие листки нетрудоспособности.

Подключение к системе электронных больничных осуществляется работодателем по желанию.

Иначе если работник принесет ЭЛН, а работодатель не будет подключен к электронной системе, бюллетень придется менять на бумажный вариант (Письмо ФСС от 11.08 2017 № 02-09-11/22-05-13462).

Как работодателю подключиться к электронной системе больничных листов

Чтобы подключиться к электронной системе, страхователю необходимо:

Заключить с территориальным отделением ФСС соглашение об информационном взаимодействии.
Получить усиленную электронную подпись.
Установить крипто провайдер — специальную программу для проверки подписи.
Определить состав программ, через которые можно работать.

Получив от сотрудника талон с номером ЭЛН, работодатель вводит его в систему. Тем самым он отправляет запрос в базу данных ФСС.

Рассмотрим порядок заполнения электронного документа на сайте ФСС через личный кабинет страхователя и в популярной у бухгалтеров программе 1С.

Как заполнить ЭЛН в личном кабинете страхователя

Чтобы зарегистрироваться в личном кабинете страхователя, работодателю необходимо иметь подтвержденную учетную запись на портале госуслуг. Как подключить юрлицо к госуслугам, читайте здесь.

В соответствующих полях вводим номер листка нетрудоспособности и СНИЛС сотрудника.

средний заработок;
страховой стаж;
сумма пособия за счет работодателя;
сумма пособия за счет ФСС;
итого к начислению;
дата выхода на работу.

Обратите внимание: все суммы заполняются в рублях и копейках через точку.

Заполнив документ, его нужно сохранить, заверить подписью, и он автоматически уйдет в ФСС.

Как заполнить ЭЛН в программе 1С

Заполнить электронный больничный в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и передать его в ФСС получится, только если работодатель подключен к системе электронной отчетности через 1С.

Система автоматически подтянет данные сотрудника и рассчитает сумму пособия на основании учетных данных.

Сведения о медучреждении, выдавшем ЭЛН, заполнятся автоматически из справочника 1С.

Далее проводим документ и закрываем его.

Как выплатить пособие

Порядок выплаты пособия не отличается от обычного. Если работодатель находится в регионе где пилотный проект еще не введен, то в течение 10 рабочих дней он обязан назначить работнику пособие и выплатить его в ближайший день выдачи заработной платы.

Если работодатель участник пилотного проекта, то он самостоятельно выплачивает пособие за первые 3 дня больничного, а ФСС оплачивает оставшиеся дни напрямую сотруднику в течение 10 дней после получения от страхователя.

Как оплачивается больничный лист в регионах проведения пилотного проекта ФСС, узнайте здесь.

О временных правилах оформления больничных при коронавирусе читайте здесь.

Читайте также: