Как сделать экспорт из access

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 10.09.2024

С помощью экспорта мастера в RTF-файл можно экспортировать базы из данные данных Access в документ Microsoft этой. В Word статье объясняется, как использовать как и мастер сохранить параметры экспорта в виде для спецификации дальнейшего использования.

В этой статье

экспорта Основы данных в Word

Экспорт данных в Как

Word Access экспортирует объекты в Word

Основы экспорта данных в Word

В Word Microsoft можно экспортировать таблицу, запрос, или форму отчет. При экспорте объекта с мастера помощью экспорта в RTF-файл Access копию создает его данных в файле Microsoft формата Word RTF. Отображаемые поля и записи запросов, таблиц и форм экспортируются в документ Word в таблицы виде. При экспорте данных отчета и их мастер представления пытается обеспечить как можно точное более соответствие документа Word отчету.

операции Начало. Для экспорта данных из Access в необходимо Word открыть Access. В Word нет импорта средства данных из базы данных Access. Вы можете также сохранить базу данных или Access таблицу в виде документа Word с помощью Сохранить команды как в Access.

Объекты, поддерживающие можете. Вы экспорт экспортировать таблицу, запрос, форму отчет или. Можно также экспортировать только выбранные, записи в определенном представлении. Макросы и модули нельзя экспортировать. При экспорте формы или подчиненными с таблицы формами или подтаблицами экспортируется основная только форма или таблица. Все формы подчиненные и подтаблицы следует экспортировать в Word При. отдельно экспорте отчета, напротив, все формы подчиненные и вложенные отчеты экспортируются вместе с отчетом главным.

Результат операции. Мастер экспорта в файл-RTF всегда экспортирует форматированные данные. означает Это, что экспортируются только видимые в или объекте представлении поля и записи, а также формата параметры отображения. Столбцы и записи, скрытые из-за фильтра применения, не экспортируются. Макет отчета при также экспорте сохраняется.

Слияние с существующим документом. экспорте При данных из Access в документ Word создается всегда новый файл Word. Если вы вставить хотите данные в существующий документ Word, сначала необходимо экспортировать данные из Access в новый Word документ, а затем скопировать их из нового документа и имеющийся в вставить. Можно также скопировать строки таблицы из непосредственно, запроса, формы или отчета вставить и Access их в документ.

Экспорт данных в Word

экспорта Процесс данных в документ Word включает основные следующие этапы:

Подготовка источников данных к этом. На экспорту этапе необходимо убедиться, что содержат не данные ошибок, а также решить, экспортировать данные все в исходной таблице или их часть.

мастера Запуск экспорта в RTF-файл.

Сохранение виде в параметров спецификации экспорта для последующего необязательно (использования).

В следующих разделах описано, как каждую выполнить из этих задач.

Подготовка к экспорту

исходную Откройте базу данных Access.

На панели выберите навигации объект с данными, которые вы хотите Экспортировать.

экспортировать можно таблицу, запрос, форму отчет или.

ЧИСЛО все ошибки, прежде чем данные экспортировать в Word. В противном случае значения заменены будут значениями NULL.

Если конечный Word документ существует и открыт, закройте его выполнением перед операции. Перед перезаписью файла запрашивает мастер подтверждение.

Если вы хотите экспортировать часть только таблицы, запроса или формы, нужный откройте объект в базе данных Access и записи выделите.

Экспорт данных

На вкладке Внешние группе в данные Экспорт нажмите кнопку Word.

мастер Откроется Экспорт – Файл RTF.

В мастере Файл – Экспорт RTF укажите имя конечного Мастер.

файла всегда экспортирует форматированные данные. просмотреть Чтобы документ Word после экспорта, флажок установите Открыть целевой файл после операции завершения экспорта.

Если вы выделили определенные начала до записи экспорта, можно установить флажок только Экспортировать выбранные записи. Если же требуется все экспортировать записи в представлении, не устанавливайте флажок.

кнопку Нажмите ОК.

Access экспортирует данные и конечный откроет документ в Word, если вы установили флажок соответствующий в мастере. Кроме того, на последней мастера странице будет отображено состояние операции.

Access Как экспортирует объекты в Word

В следующей описано таблице, как Access экспортирует разные значения и объекты в Word. Это поможет определить проблемы причину, если экспорт будет выполняться не как, так ожидается.

Что нужно при учитывать экспорте

При таблиц экспорте, запросов и форм имена полей первую в помещаются строку таблицы в документе Word. В экспорта случае отчета расположение имен полей макета от зависит отчета.

Многозначное Access поле экспортируется в один столбец в Word. разделяются Значения запятыми (,).

Рисунки, объекты и вложения

графические Все элементы, такие как логотипы, полях в данные объектов OLE и вложения, не экспортируются.

Графы Microsoft Graph не экспортируются.

экспортируются не Выражения в документ Word. Экспортируются только их Подчиненные.

результаты формы и подтаблицы

При экспорте или формы таблицы экспортируется только основная или форма таблица. Необходимо повторить экспорт всех для подчиненных форм и подтаблиц.

Дополнительные Сведения

сведения о том, как сохранить сведения об виде в экспорте спецификации, которую можно использовать статье, см. в повторно Сохранение параметров операции импорта экспорта или в виде спецификации.

Дополнительные сведения о спецификаций запуске см. в статье Выполнение сохраненной операции или импорта экспорта.

Дополнительные сведения о запуске определенное в спецификаций время см. в статье Планирование импорта экспорта или.

Сведения о том, как изменить спецификации имя, удалить ее или обновить имена файлов исходных, см. в статье Задачи управления данными.

Импорт данных из Access в Excel

Известно, что в Excel можно создавать таблицы и работать с ними. Однако, часто возникает необходимость загрузить готовую таблицу из другого источника данных. Давайте рассмотрим, как можно в Excel загрузить данные из файла Access.

Предположим, мы имеем такую базу данных Access:

Чтобы загрузить данные, откроем пустой файл Excel, выберем в меню Данные - Получить внешние данные из Access.

В появившемся окне, выберем необходимый файл Access. Далее, появится следующее окно:

В этом окне вы можете выбрать загрузить всю таблицу, создать на основе данных из Access только Сводную таблицу или создать Сводную таблицу вместе с графиком . Выбираем первый вариант и жмем ОК.

Теперь мы получили таблицу в Excel, которая связана с данными из файла Access . Но наша таблица не является простой, фактически она является запросом к базе данных. Это так называемая Умная таблица, которую можно обновить и получить "свежие" данные (щелкаем правой кнопкой мыши на таблицу и выбираем "Обновить").

У меня есть база данных Access, которую я хотел бы экспортировать в текстовый файл. У меня есть схема, определенная в Access, и в настоящее время я использую макрос для ее экспорта. Я хотел бы использовать VBScript, чтобы всегда добавлять результат запроса в один и тот же файл. Если невозможно использовать мою определенную схему, мне нужно, чтобы поля были разделены запятыми и заключены в " , а текстовый файл должен быть в формате UTF-8 .

Я нашел следующий фрагмент кода, но не знаю, как адаптировать его для своих нужд.

4 ответа

НАПРАВЛЕНИЕ (2) Это некий VBA, запускаемый из базы данных Access:

Это то же самое, но в VBScript с использованием DAO:

Я предлагаю совершенно другое направление - позволить MySQL выполнять свою работу:

Я протестировал это на вашей базе данных, и, похоже, он импортируется правильно, занимает всего несколько минут и генерирует всевозможные сценарии многократного использования и так далее.

Если у вас возникли проблемы с установкой MySQL, вы можете прочитать: 9.1.4. Наборы символов подключения и сопоставления

Я пронумеровал строки для справки.

Строка 1 - это текущий файл базы данных доступа, с которым вы работаете. в данном случае это LTD.mdb
Строка 2 - это имя файла, который вы собираетесь записать / добавить. Это Exp.txt
Строка 3 - это оператор sql, который будет использоваться для сбора данных.
Строка 4 - это команда открытия файла для записи.

Измените строку 2 на имя нужного файла.
Измените строку 3 на таблицу, которую вы хотите использовать. Выберите * будет использовать все столбцы, если вы хотите, чтобы только пара определяла их по имени. выберите col1, col2 . из mytable. Вы также захотите изучить использование предложений where.

Измените строку 4 с CreateTextFile на OpenTextFile и используйте ForAppending для добавления. MSDN VBA

Рисую пробел по форматированию линии. Один из способов, который я использую, - это изменить оператор выбора, добавив запятые. пример выберите col1 & "," & col2 из mytable.

Для UTF-8 (у меня нет рабочего примера) Попробуйте:

Возможно, самый простой способ - использовать подход [text . ]. Filename: -

FileSystemObject вам не поможет, поскольку он не поддерживает UTF-8. UTF-8 достигается путем указания CharacterSet = 65001 (65001 - это кодовая страница UTF-8). Обратите внимание, что созданный файл не содержит спецификации UTF-8, но в созданном файле schema.ini будет указано, что CharacterSet - это UTF-8.

Обратите внимание, что это не соответствует вашим требованиям к добавлению, вы уверены, что это все равно имеет смысл, не будет ли у вас много дубликатов?

Изменить :

Вышеупомянутое изменено с учетом требования UTF-8. Вы можете просто добавить что-то вроде даты, чтобы создать несколько файлов моментальных снимков для таблицы.

Ранее в этой главе данные Access экспортировались в файл специального типа – таблицу Excel. Однако существует возможность экспортировать файлы Access непосредственно в различные программные приложения (полный список таких файлов приводится в конце этой главы).

Предположим, возникла необходимость поделиться списком каталогов растений с другом, которой только что купил свой первый компьютер и еще не знаком с установленным на нем программным обеспечением. Данные Access нельзя экспортировать в Excel, если полученный файл друг попытается открыть в Word, поскольку Word и Excel имеют несовместимые форматы. Файл Excel (.xls) нельзя открыть в Word, равно как не получится открыть файл Word (.doc) в Excel (к слову сказать, описанная ситуация свойственна для всего рынка программного обеспечения). Учитывая вышесказанное, имеет смысл экспортировать записи каталогов в текстовый файл, обладающий самым совместимым форматом – импорт текстового файла поддерживается практически всеми программами.

Экспорт в текстовый файл имеет, в отличие от экспорта данных в файл Excel, определенные особенности. Причем существует два типа текстовых файлов: с разделителями и фиксированный. В тексте с разделителями такие символы, как знак табуляции, пробел и запятая, используются для разделения полей данных. Запись в файле с разделителями будет выглядеть так: "красный", "синий", "белый" и т.д.

В фиксированном текстовом файле в каждом поле должно записываться определенное количество символов. Таким образом, поля данных располагаются в столбцах. Ширина каждого столбца в файле не обязательно должна быть одинаковой, однако каждая запись в отдельно взятом столбце должна содержать одинаковое количество символов, даже если этими символами являются пробелы в данных. К примеру, если ширина столбца составляет 8 символов и введена запись вагон, то следует добавить три символа пробела (– вагон), так чтобы ширина стала равной 8 символам (каждый пробел здесь для наглядности представлен знаком тире).

К счастью, со всем этим легко справляется мастер Access. В следующем примере демонстрируется принцип экспорта данных Access в текстовый файл, а именно экспорт записей каталога в фиксированный файл и файл с разделителями. Сначала мы воспользуемся файлом с разделителями.

Щелкните на ссылке Таблицы в окне базы данных и выберите таблицу Каталоги (не стоит экспортировать формы или отчеты; хотя это и возможно, в книге данная тема не затрагивается).
Щелкните правой кнопкой мыши на таблице и выберите команду Экспорт.
В списке Тип файла выберите элемент Текстовые файлы. Файл можно переименовать, однако по умолчанию в качестве имени используется название таблицы, что нам вполне подходит.
Щелкните на кнопке Экспорт.
В первом окне мастера следует указать, что создается файл с разделителями, или с фиксированной шириной полей. В качестве основного разделителя используется запятая (,). Щелчок на кнопке Дополнительно позволит изменить знак разделителя, язык и еще несколько параметров. Но мы не станем сейчас говорить о них – просто выберите переключатель С разделителями и щелкните на кнопке Далее.
В следующем окне можно выбрать разделитель полей, отличный от запятой, чего пока делать не стоит. Если установить флажок Включить имена полей в первой строке, Access экспортирует имена полей вместе с текстом. Нужно или нет добавлять имена полей, зависит от предполагаемой сферы применения создаваемого текстового файла. Установите этот флажок, чтобы увидеть, как изменится образец данных на нижней панели диалогового окна мастера.
В последнем окне отображается полный путь к новому текстовому файлу; здесь должна быть указана папка, используемая по умолчанию. Обратите внимание: файл указан с расширением. txt, свидетельствующим о том, что это файл текстового формата. Щелкните на кнопке Готово для создания текстового файла, а затем на кнопке ОК в окне подтверждения.
На рис. 16.5 показан файл Каталоги.txt, открытый в Word. Первая строка содержит имена полей таблицы Каталоги, а в последующих строках представлены записи каталога. Нет ничего страшного в том, что некоторые записи переходят на следующую строку. Закройте файл и снова откройте окно Access.

Рис. 16.5. Текстовый файл открыт в программе Word

Можно ли экспортировать данные из Access в Excel? Конечно да! Но возникает вопрос, как это делать и когда это делать. Следовательно, в настоящем блоге подробно рассказывается об экспорте элементов данных из MS Access в таблицу Excel. В этом блоге была сделана попытка дать точный ответ на такие вопросы, как, как, почему и когда экспортировать элементы данных из базы данных MS Access в электронную таблицу MS Office Excel.

Перенос данных из базы данных Access в электронную таблицу Excel

Чтобы перенести данные из Access в Excel, пользователи могут выполнить любой из следующих процессов, как указано ниже:

Скопируйте элементы данных из базы данных MS Office Access и вставьте их в лист Excel.
Подключитесь к базе данных Microsoft Office Access из электронной таблицы MS Excel.
Экспорт содержимого данных Access в рабочий лист MS Excel.

Приведенные выше три метода действительно полезны для переноса содержимого из Access в лист Excel, будь то XLS или XLSX. Однако первый вариант копирование и оклейка элементы данных признаны лучшей процедурой, когда обмен данными временный природа. Второй выход полезен только тогда, когда связь необходимо сделать для доступа к данным Access в Excel. Третий предлагаемый процесс — экспорт Доступ к элементам данных в электронной таблице Excel. Безусловно, это лучшая практика, когда обмен данными периодическое издание в природе.

Общие сценарии экспорта содержимого в Excel из файла Access MDB

Ниже описаны несколько распространенных случаев, когда требуется экспорт данных из Access, например, из файла MDB в файл Excel XLS или XLSX. Преобразование в файл XLSX Excel является альтернативой, когда запрос заключается в том, как экспортировать данные из Access в Excel 2010, 2007 или 2003.

Если менеджер пользователя хочет просматривать все отчеты в файле Excel, а не в базе данных Access. Хотя пользователь делает это путем копирования данных в файл Excel, теперь он / она хочет сэкономить время, полностью экспортируя его в автоматическом режиме. Это потому, что автоматический экспорт экономит время.

Предположим, что в офисе пользователя для работы используются как Access, так и Excel. Они хранят данные в базе данных Access, а используют Excel для проверки элементов данных и распространения результатов проведенного анализа. Хотя пользователь и его команда знают, как экспортировать данные в файл Excel, но хотят сделать эту процедуру более эффективной и действенной.

Примечание — Причин для вывоза может быть еще несколько.

Экспорт элементов данных Access в таблицу Excel

Разрешение — В MS Access есть встроенная утилита под названием Мастер экспорта с помощью которых пользователи могут экспортировать объекты базы данных Access, такие как запросы, таблицы, формы и / или выбранные записи в представлении, в электронную таблицу MS Excel. При экспорте элементов данных сначала Access формирует копию объекта базы данных или выбранных данных. А затем сохраняет созданную копию в файле Excel.

Следует отметить следующие моменты:
Можно даже запланировать автоматический запуск процесса экспорта через определенные промежутки времени в указанное время.
Детали операции экспорта можно сохранить в системе для дальнейшего использования.

Примечание — Два вышеуказанных пункта можно отнести к категории список преимуществ что предлагает мастер.

Примечание — Очки в категорию, список недостатков что предлагает встроенный мастер экспорта.

Для экспорта объекта базы данных

Примечание— Преимущество сохранения подробных сведений заключается в том, что это помогает пользователям повторять тот же процесс когда-нибудь в будущем, без необходимости следовать мастеру каждый раз, когда необходимо выполнить экспорт.

Преобразует таблицы Access без потери данных.
Может восстановить даже поврежденную базу данных Access.
Можно экспортировать Excel по базе данных, а также по таблице.
Не накладывает никаких ограничений на размер файла.

Однако требуется, чтобы установка MS Access была обязательной на ПК, на котором запущена внешняя утилита.

Читайте также: