Как сделать экспертизу ценности документов

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 10.09.2024

Экспертиза ценности документов. В каждой организации ежедневно принимается большое количество документов.

Каждый созданный документ, действует в организации определенное время, в соответствии со сроком хранения. определенным номенклатурой дел организации, затем передается на архивное хранение. Прежде. чем передать документ на архивное хранение определяется его ценность для организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

После оценки ценности документа для организации, необходимо провести ряд организационных и технических работ по подготовке документов к дальнейшему хранению и их использованию.

В состав этих работ входят:

экспертиза ценности документов для определения возможности их дальнейшего практического и научного использования;
оформление дел, подлежащих дальнейшему (архивному) хранению;
составление описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;
передача дел в архив организации;
уничтожение документов с истекшими сроками хранения, не представляющих практической или научной ценности.

Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Ценность конкретного документа для конкретной организации неравнозначна и зависит от нескольких факторов.

Часть документов организации содержит информацию, которая необходима только для решения какого-то конкретного задания или процедуры. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение. Например письма партнеров организации по проведению конкретных мероприятий.

Другие документы организации могут содержать информацию, которая сохраняет свое значение на протяжении нескольких лет. По этой причине и установлен пятилетний срок хранения для всех видов переписки.

Но некоторые например письма сохраняют свое значение на постоянный (длительный) срок, так как в них содержится информация, которая может быть использована в дальнейшем не только для практических , но и для научных целей.

Документы, которые содержат ценную информацию о политической, научной или культурной жизни общества, развитии государства, работе государственного аппарата, деятельности организации и др., могут служить источниками для изучения различных областей государственной и общественной жизни

Например: в нашем архиве КГПУ им. В.П. Астафьева хранятся письма наших студентов и преподавателей, участников Великой отечественной войны. По этим письмам можно студентам рассказывать о событиях. эпизодах войны. Это определяет необходимость их постоянного хранения в государственных архивах Российской Федерации. Таким образом, необходимость хранения документов и сроки хранения определяются, прежде всего, важностью информации, заключенной в них.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов:

в делопроизводстве организаций и предприятий,
в архивах организаций ,
в государственных архивах.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу:
типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения — нормативно-методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела;
номенклатуры дел организации.

Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации.

Важную роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет их подлинность. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть правильно оформленными и обладать юридической силой. В исключительных случаях (например, при утрате подлинников) на хранение передаются копии документов. В этом случае каждый документ должен быть заверен в установленном порядке.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение.

В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.

Экспертиза ценности документов в учреждении проводится:

в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив;
в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Состав экспертной комиссии

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) (Пример 1). В организациях, имеющих подведомственную сеть (например, филиалы), создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В состав ЭК (ЦЭК) включаются квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации (или лицо, ответственное за архив организации). В случае если организация передает свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив, рекомендуется включать в состав комиссии его представителя.

Как правило, председателем комиссии назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом или ответственный за архив организации.

Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Росархива от 19.01.1995 № 2.

Задачи и функции ЭК

Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании;
организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
организация и проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;
рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению[1];
подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

Итоги работы комиссии оформляются протоколом (Пример 2).

Отбор документов на хранение

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, дело, законченное делопроизводством в 2005 году, срок хранения которого составляет 5 лет, должно быть уничтожено в 2011 году. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело, например, за июль 2003 года, срок хранения которых 5 лет, 1 августа 2005 года, они могут быть уничтожены только 1 января 2009 года.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Отбор документов на хранение и уничтожение должен проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера.

Отбор документов к уничтожению

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации.

В случае если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то описи и акт о выделении документов к уничтожению после согласования ЭК организации направляются на утверждение ЭПК соответствующего архивного органа.

Организации, документы которых не подлежат приему в архивные учреждения, уничтожают дела с истекшими сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу. В этом случае ЭК организаций дано право самостоятельно согласовывать описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении документов с истекшими сроками хранения. После согласования описи и акты утверждаются руководителем организации, и только после этого организация имеет право уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Если организация передает свои документы на государственное или муниципальное хранение, то работа по экспертизе ценности документов проводится под методическим руководством того архивного учреждения, источником комплектования которого оно является.

Почему запрещается уничтожение документов с истекшими сроками хранения без проведения всего комплекса работ по упорядочению документов как постоянного, так и долговременного хранения, в том числе по личному составу?

Это связано прежде всего с тем, что в ходе подготовки дел к постоянному или длительному хранению может обнаружиться, что часть документов утрачена, и восполнить информацию, содержащуюся в утраченных документах, могут только те документы с временными сроками хранения, которые были несвоевременно уничтожены.

Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

О создании постоянно действующей экспертной комиссии

В целях организации и проведения методической и практической работы по определению сроков хранения и отбору документов на архивное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения, образующихся в деятельности Общества,

1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе:

Председатель комиссии: Козырев М.И. – заместитель генерального директора Общества

Секретарь: Леонтьева А.И. – заведующий архивом Общества

Члены комиссии: Петров С.А. – начальник канцелярии

Зимина С.Ф. – начальник отдела кадров

Попова Е.В. – заместитель начальника

отдела бухгалтерского учета и отчетности

2. Зав. архивом Леонтьевой А.И. разработать положение о постоянно действующей экспертной комиссии до 01.09.2008.

Генеральный директор Минаев С.И. Минаев

Протокол заседания экспертной комиссии

Общество с ограниченной

заседания экспертной комиссии

Председатель комиссии – Попов И.В., заместитель генерального директора

Секретарь – Полунина Е.Ф., старший менеджер.

Присутствовали члены комиссии: Каримов И.В. – главный бухгалтер

Гусев С.И. – старший менеджер

Петухова И.С. – ответственный за архив

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

2. Рассмотрение акта о выделении документов к уничтожению.

Доклад ответственного за архив И.С. Петуховой.

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили согласовать представленную опись.

И.С. Петухову, которая представила на рассмотрение членов экспертной комиссии акт о выделении документов к уничтожению, не подлежащих дальнейшему хранению. В акт включено 330 единиц хранения за 1994–2001 годы, сроки хранения которых, согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2002), истекли. В соответствии с данным Перечнем вышеуказанные документы имеют 5-летний срок хранения. Практическая надобность в них миновала. Документы по личному составу за 1994–2001 годы полностью упорядочены, описаны и включены в опись № 1 л/с дел долговременного хранения. Сохранность данной категории документов обеспечена.

Каримов И.В., Гусев С.И., Полунина Е.Ф. – предложили в установленном порядке провести уничтожение документов согласно акту.

Председатель Попов И.В. Попов

Секретарь Полунина Е.Ф. Полунина

[1]В случае если документы организации отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации.

В соответствии с Законом об архивном деле решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда РФ, осуществляется Центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) специально уполномоченного Правительством РФ федерального органа исполнительной власти.

• Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта РФ или муниципальной собственности.

Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства проводится:

• при составлении номенклатуры дел;
• в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при подготовке дел к передаче в архив организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в организации создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив федерального органа исполнительной власти;
• отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения осуществляется на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел организации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
• порядок нумерации дел в описи осуществляется в прямой последовательности (валовый);
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Экспертиза ценности документов – это заключение специалистов, которые провели их исследование с учетом установленных критериев ценности. Проводится для определения сроков их хранения, а также для составления перечня дел, которые включаются в Архивный фонд РФ.

Зачем нужна экспертиза ценности документов?

У каждой справки, анализа, отчета и т.п. есть срок хранения.

Когда срок хранения заканчивается, проводится их оценка. Кроме того, ответственные лица принимают необходимые меры по подготовке документов к их хранению и использованию.

Под этими мерами понимается:

Экспертиза ценности документов проводится с целью установить, какие из них можно использовать в последующем для практических и научных целей;
Формирование и оформление дел, которые подлежат сдаче в архив;
Опись дел для разных сроков хранения – как временного, так и постоянного;
Направление их в архив;
Утилизация документов, срок хранения которых истек. Допускается, если они не представляют научной или практической ценности.

Для передачи в архив предназначены документы не только постоянного, но и временного хранения. В последнем случае речь идет о справках, отчетах и т.п., которые положено сохранять свыше 10 лет. Они передаются в архив не раньше, чем через год и не позднее, чем через три года с момента их хранения в структурных учреждениях, подразделениях.

Остальные документы, а речь идет о временном хранении не более 10 лет, уничтожаются в соответствии с требованиями законодательства. Чтобы установить, какие документы направляются в архив, а которые требуется отдать на утилизацию, проводится экспертиза. До этой процедуры уничтожение документов запрещено.

Кем и где проводится экспертиза ценности документов?

1. Экспертиза ценности документов проводится специально созданной для этого комиссией.

Ценность документов устанавливается на предприятии, учреждении, а также в обособленном структурном подразделении, в котором самостоятельное делопроизводство:

Деловодами – при проверке и формировании дел, а также при подготовке для отправки в архив;
В архиве – перед отправкой документов и дел на постоянное хранение;
При сформировании систематизированного перечня наименований дел;
В ходе формирования материалов в дела.

Для этого создается комиссия, члены которой назначаются приказом по предприятию, организации. Действует на постоянной основе. В нее включаются лица:

Имеющие соответствующую квалификацию и опыт;
Являющиеся сотрудниками основных структурных подразделений;
Разбирающиеся в документах, понимающие их важность и значимость, способные дать объективную оценку.

В состав комиссии обязательно включается руководитель подразделения делопроизводства и архива. По должностным обязанностям он отвечает за архив подразделения, предприятия.

Возглавляет комиссию председатель. Им назначается заместитель руководителя (гендиректора, директора) предприятия, который по должностным обязанностям отвечает за делопроизводство и архив. А их заведующий назначается секретарем. В таком виде экспертная комиссия по экспертизе ценности документов и реализует положенные на нее функции и задачи.

Функции комиссии

Комиссия выполняет задачи экспертизы ценности документов, которые указаны выше. Ее функции:

По итогам деятельности комиссии составляется протокол. Документы, не подлежащие хранению, направляются на уничтожение. Оформляется актом. Осуществляется предприятием самостоятельно или привлекаются специализированные компании.

Как оцениваются документы?

Члены комиссии в первую очередь выделяют те дела и бумаги, у которых временное хранение и в них не подшиваются документы постоянного или долговременного хранения. Несмотря на это, чтобы не допустить случайное уничтожение, проверяется каждая страница, каждый лист.

Для справки! В один акт не могут включаться общедоступные и секретные материалы. На них готовятся отдельные акты.

Может оказаться, что в деле одновременно находятся документы постоянного и временного хранения, срок которых вышел. Дело расшивается для сортировки по одинаковым группам. На их основе формируются самостоятельные дела, но только после проведения экспертизы.

Критерии экспертизы ценности документов предусматривают, что среди дел постоянного хранения могут выявляться дубликаты, копии. В таком случае выявляются оригиналы, принимаются меры к их сохранению, а остальные уничтожаются.

Другая ситуация – несколько копий и дубликатов найдено, а оригинал отсутствует. Тогда оставляют одну копию, которая сохранилась лучше или имеет более полное содержание. Остальные уничтожаются. Подлежат уничтожению и такие документы, содержание которых по большей части уничтожено. Прочитать их или восстановить невозможно. Если восстановление допускается, они сохраняются, реставрируются.

Читайте также: