Как сделать устав проекта пример

Добавил пользователь Morpheus
Обновлено: 31.08.2024

Устав ООО — главный документ, который регулирует всю деятельность организации, от её создания и до ликвидации. Содержание, сведения, формы устава организации в нашей статье.

Перезвоним и расскажем, как выгоднее и проще оформить

Содержание устава ООО в 2021 году

Содержание устава ООО должно соответствовать требованиям следующих законодательных актов:

Сведения, обязательные для включения в устав ООО

полное наименование юрлица (краткое – по желанию);
местонахождение (достаточно указать только населенный пункт);
сумма уставного капитала (минимальная – 10 000 рублей);
компетенция и вопросы, решаемые общим собранием участников;
единоличный исполнительный орган – директор или руководитель;
коллегиальный исполнительный орган (это может быть правление или совет директоров);
ревизионная комиссия (если число участников больше 15);
права участников;
обязанности участников;
порядок и сроки проведения собраний, очередных и внеочередных;
выход из общества, передача долей;
раскрытие информации для третьих лиц.

В текст могут быть внесены и дополнительные сведения по взаимной договоренности. Например, возможность оплаты взноса в УК имуществом, определение кворума для принятия решений, периодичность выплаты дивидендов, и т.д.

Текст устава нужно распечатать, листы пронумеровать. Прошивать не обязательно. Допускается и двухсторонняя печать страниц. Заверять устав нотариусом, согласовывать с государственными органами до сдачи в налоговую инспекцию не нужно.

Вместе с другими документами на регистрацию ООО устав сдают в инспекцию ФНС по месту нахождения будущей организации, то есть по юридическому адресу. С апреля 2018 года в ФНС сдают один экземпляр устава вместо двух. Оригинал устава в ИФНС теперь не выдают, а направляют заявителю электронную версию.

Типовая форма устава ООО

В п.2 ст.52 Гражданского кодекса написано, что при регистрации ООО могут применяться типовые уставы, утвержденные уполномоченным госорганом.

Предполагалось, что это будут облегченные формы, которые не содержат сведений о наименовании, местонахождении, сумме УК. В 2021 году ООО по желанию смогут выбирать типовую форму и делать об этом отметку в заявлении о регистрации.

При этом необходимость предоставлять типовой устав в ИФНС отпадет. Нужно будет только сделать отметку в заявлении на регистрацию ООО о применении типового устава, а налоговая служба сама зарегистрирует его в электронной форме. Уже работающие по индивидуальному уставу организации тоже смогут переходить на типовой устав, и обратно с типового на индивидуальный.

Внесение изменений в устав организации

Для внесения изменений в устав ООО необходимо предпринять следующие действия:

созвать собрание участников ООО;
составить и подписать протокол;
внести изменения в текст устава, распечатать новую версию в одном экземпляре (или лист с изменениями);
оформить заявление по форме Р13001 (при смене адреса, наименования, изменении УК, создании филиала) или Р13002 (если изменения касаются филиалов или представительств ООО);
оплатить госпошлину;
сдать пакет документов в регистрационный орган.

В течение 5 рабочих дней налоговики зарегистрируют изменения и внесут информацию в ЕГРЮЛ.

Все документы формируются в машиночитаемом формате с двумерным штрих-кодом и проходят проверку по официальным справочникам ФНС. Помимо этого, вы получите инструкцию по дальнейшим действиям.

Создание ООО регулируется следующими нормативно-правовыми актами: №14-ФЗ, №129-ФЗ, Гражданский кодекс РФ.

Чтобы создать компанию в виде ООО достаточно того, чтобы учредители совместно изъявили свою волю, по результату общего решения заключается договор об учреждении. В процессе своей деятельности компания должна руководствоваться Уставом, представляющим важнейший документ для любого хозяйствующего субъекта. В нем отражаются основные вопросы деятельности компании: начиная от прав и обязанностей учредителей до способа распределения дохода и ликвидации. Создать юр. лицо нельзя, если Устав отсутствует.

Если для осуществления деятельности ООО необходимо оформить лицензию, ее можно получить только после регистрации ООО и при условии, что этот вид деятельности прописан в уставных документах.

2. Выбор Устава: типовой или самостоятельно разработанный

Первое, что следует сделать при создании компании, составить Устав, подготовить договор об учреждении (если участников несколько) и список кандидатов в органы управления.

Для регистрации ООО в соответствии с Гражданским кодексом РФ (п.2 ст.52) и Федеральным законом №14-ФЗ от 08.02.1998 "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст.12) можно использовать типовые формы Уставов, утвержденные уполномоченным государственным органом.

В 2022 году ООО может выбрать один из 36 типовых уставов, разработанных Министерством экономического развития РФ. Типовые уставы различаются содержанием, в них разнятся комбинации общих норм закона: норм о праве выхода из ООО, отчуждении и переходе долей, о преимущественном праве покупки доли, о заверении решений общего собрания, о количестве руководителей. Текст типового устава может изменить только законодатель. Учредители не вправе вносить в такой устав индивидуализирующие данные об ООО. С текстом типовых уставов можно ознакомиться в свободном доступе в интернете. Выбранный устав не нужно распечатывать, достаточно указать его номер в форме Р11001. Типовой устав не смогут применять организации, использующие печать, ведущие лицензируемый вид деятельности, имеющие иные органы управления, кроме директора и общего собрания учредителей.

Чтобы написать индивидуальный Устав, необходимо иметь сведения:

О точном перечне участников.
О части (доле) каждого учредителя.
О порядке и сроках внесения долей в ООО.
О предполагаемом местонахождении.
О величине уставного капитала.
О совместной деятельности (время и периодичность проведения общих собраний, способы выдвижения кандидатов на выборные должности в Обществе и т.п.).

3. Содержание основных разделов Устава

Копия устава ООО подаётся хранится в регистрирующем органе (ФНС).

В данном случае обязательно исполнить все требования о содержании документа, установленные ГК РФ (ст. 52, 54, 65.3, 66.3, 89), ФЗ от 08.08.2001 N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" (ст.5), Федеральным законом от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 4, 12, 32).

Устав должен включать в себя следующие сведения:

В Уставе могут быть положения, запреты, на указание которых нет на уровне законодательства: об особом порядке распределения доходов, о способе внесения в уставной капитал доли. Можно добавить способ, подтверждающий принятие собранием решения и состав участников, которые находятся на нем.

Следует подчеркнуть, что в зависимости от числа учредителей определенные разделы Устава могут составляться по-разному.

Процесс инициации проекта преследует несколько целей. Высшее руководство компании должно принять необходимость выполнения проекта. Он подлежит идентификации и определению в качестве нового объекта управления. В ходе инициации также выполняется организационное обеспечение запуска его в реализацию. Данные цели достигаются по ходу соответствующих деловых процессов, выходами которых являются готовность к этапу планирования и ряд основополагающих документов. Одним из таких документов, разрабатываемых в процессе инициации, является устав проекта.

Место устава в процессах инициации

Для начала инициации важна идея, которая рождается в сознании инициатора, и суть своего замысла он намерен доложить руководству компании. Неоформленная идея аморфна, поэтому должен появиться исходный документ для принятия первоначального решения. Если работа предполагается небольшой, то замысел и ее эффекты оформляются в виде концепции, бизнес-кейса, презентации на несколько страниц и слайдов. Если замысел отличается масштабностью, то после рассмотрения исходных документов дается указание на разработку ТЭО и бизнес-плана. По факту их готовности руководство вновь возвращается к вопросу, и после успешной защиты принимается решение – проекту быть.

Основные выходы процесса инициации проекта

Если рассматривать пример создания нового рыночного продукта, предполагаемого к производству компанией, то уровень задачи PM может быть ограничен как минимум тремя вариантами ее контуров.

Ответственность менеджера ограничивается созданием нового продукта.
PM обеспечивает создание продукта и его производство.
Менеджер отвечает не только за создание и производство новой продукции, но и за его продажу в течение заданного периода времени.

Выписка из модели процессов инициации проекта

Уровень задачи менеджера должен быть определен и зафиксирован в специальном документе, который именуется уставом. Устав проекта – документ, издаваемый руководством компании для целей постановки ответственному ресурсу в лице PM уникальной задачи, предполагающей установленную зону ответственности и полномочий. Ответственность менеджера предусматривает его право принять уникальную задачу к исполнению и обязанность выполнить, не ссылаясь на вновь возникшие ограничения (в идеальном случае). Полномочия PM позволяют ему привлекать и использовать ресурсы компании и внешние заинтересованные стороны для достижения результатов в намеченные сроки. Устав проекта занимает первоочередное место после начала работ над проектом и решения о его старте, что отражено на представленных выше схемах.

Состав и структура устава

Устав проекта обеспечивает непосредственную связь уникальной задачи со стратегическими целями компании. Играя роль документа, формально авторизующего задачу, устав включает в свой состав базовые требования и основные ожидания заинтересованных сторон. Этот документ выполняет несколько функций, среди них важно отметить:

функцию постановки задачи;
функцию согласования;
авторизационную функцию;
функцию повышения дисциплины;
консолидационную функцию;
интеграционную функцию.

Разработка устава проекта начинается после издания приказа о запуске. Распорядительная часть документа формально фиксирует дату старта проектной реализации, в ней вводится его полное и краткое название, назначаются куратор, руководитель (PM), ответственные лица за ключевые блоки. В приказе, как правило, отражается укрупненный план проекта в одной из первых его редакций. Структурная схема устава приводится далее. Он разрабатывается итерационно и может иметь несколько редакций, постепенно уточняющих основные положения, которые включают следующие аспекты.

Обоснование выполнения уникальной задачи развития.
Цели, задачи и результаты.
Имя и фамилию PM, границы его ответственности и полномочия.
Определение и структуру продукта.
Интересы и ожидания участников.
Критерии успеха.
Принципы организации и управления проектом.

Типовая структура устава проекта

Выше представлен один из вариантов типовой структуры устава. Устав проекта – достаточно сложный в разработке и введении в действие документ, часто являющийся первым формальным документом проекта. Обычно работу с ним начинает куратор, включая в него укрупненно сформулированные цели, ожидаемые результаты и образ продукта проекта. Далее заготовка устава передается PM для завершения разработки первой редакции документа, которых может быть несколько.

Менеджер осуществляет сбор дополнительной информации, совместно с куратором организует предварительные совещания с основными участниками и будущими членами проектной группы. В результате данных мероприятий менеджер проясняет связь со стратегией, интересы и ожидания заинтересованных сторон. Становятся понятны потребности, опасения участников, формируется видение продукта, основных ограничений и критериев успеха. Все это вносится в текст устава. Ниже размещен пример формы устава.

Форма устава проекта

Форма приложения к уставу проекта

Вполне обычной практикой является переутверждение устава после одного, двух этапов реализации проекта, когда происходит окончательное прояснение, например, рыночного потенциала продукта, декомпозиции задачи и подзадач. Документ начинает работать, используя свой потенциал полностью. Играя роль письменно закрепленной задачи, договора между заказчиком и менеджером проекта, устав формирует ценностно сплачивающий команду контекст, реализуя который, PM и другим участникам значительно проще находить мотивацию на достижение успешного результата.

В управлении проектами устав проекта, определение проекта или статус проекта, это документ, содержащий сведения о сфере деятельности, целях и участниках проекта. Он предусматривает предварительное разграничение ролей и обязанностей, описывает цели проекта, определяет основные заинтересованные стороны и определяет полномочия менеджера проекта. Фактически этот документ служит описанием для будущего проекта, а техническое задание является его частью.

Устав проекта должен:

Описывать суть проекта.
Обеспечивать общее понимание проекта.
Обозначать зоны ответственности между спонсором проекта, основными заинтересованными сторонами и проектной командой

Устав проекта обычно представляет собой небольшой документ, который ссылается на более подробные документы, например, требования к проекту.

По Initiative for Policy Dialogue (IPD) этот документ называется устав проекта. В системе управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) он известен как определение проекта. И IPD, и CRM требуют чтобы этот документ был частью процесса управления проектами.

Устав проекта уточняет полномочия, назначенные руководителю проекта. Особенно это полезно в матричной среде управления.

Цель устава проекта заключается в том, чтобы документировать:

Причины для реализации проекта
Цели и ограничения проекта
Указания относительно решения
Указание основных заинтересованных сторон
Объекты, входящие в область действия и вне сферы охвата
Риски, выявленные на раннем этапе (план управления рисками должен быть частью общего плана управления проектами)
Преимущества целевого проекта
Высокоуровневое бюджетирование и определение ответственных за расходы

Три основных вида использования проекта:

Чтобы санкционировать проект используя сопоставимый формат, например проекты могут быть ранжированы и разрешены окупаемостью инвестиций.
Служит основным документом продаж для заинтересованных сторон, имеющих рейтинг проекта, имеет сводку на 1-2 страницы, чтобы распространять, представлять и сохранять удобство для предотвращения других проектов или операций, выполняемых в ресурсах проекта.
Служит фокусом во всем проекте. Например как опорная стратегия, которая может использоваться в командных встречах и совещаниях по управлению изменениями для содействия менеджменту.

Устав проекта создается инициативной группой в самом начале. Разработка устава и определение заинтересованных сторон — это два основных действия инициативной группы.

Вклады для разработки устава могут быть:

Заявление о работе проекта
Технико-экономическое обоснование
Соглашения и договоренности
Стандарты предприятия, отраслевые стандарты, правила и нормы
Организационный процесс, структуру и шаблоны

Как правило, менеджер проекта возглавляет разработку устава на основании своей экспертизы и предыдущего опыта разработки устава. Менеджер проекта в процессе разработки устава должен работать с ключевыми заинтересованными сторонами (клиентами и бизнес-спонсорами), специалистами в организации, экспертами по предметным вопросам внутри и вне организации, другими подразделениями в организации и может также работать с отраслевыми группами или профессиональными организациями. Менеджер проекта для разработки устава может использовать вспомогательные действия, такие как мозговой штурм, устранение проблем, разрешение противоречий, встречи, управление ожиданиями и т.д.

Единожды составленный устав предоставит руководителю проекта полномочия для официального выполнения проекта и использования организационных средств и ресурсов для успешного осуществления проекта.

Редактор проекта, РМР, ICP-PPM

Устав проекта (Project Charter) – это документ, который обычно готовит руководитель проекта после получения вводных о проекте.

Зачем нужен устав проекта

Устав содержит основные характеристики проекта и согласуется основными заинтересованными лицами (как минимум – Заказчиком и Спонсором проекта). Как правило, разработка и подписание Устава несет в себе 3 основные функции:

Определить основные требования к результату проекта и основные характеристики самого проекта (бюджет, сроки).
Формально запустить проект, т. к. только после подписания проект считается действительно существующим в Компании.
Наделить руководителя проекта определенным уровнем полномочий (каким именно – зависит от Компании).

Иногда устав проекта используется для оценки выгод от его реализации и принятия решения о запуске. Хотя это не соответствует классической методологии, по которой устав готовится только для уже оцененного и утвержденного к реализации проекта.

Как написать устав проекта

Содержание устава проекта часто зависит от специфики Компании. В качестве примера можно привести следующий набор разделов устава:

Начальные условия – живу в квартире уже 15 лет, краска на потолке облупилась, батареи старые и вообще мне некомфортно. Я заказала дизайн-проект, мне нарисовали квартиру моей мечты, осталось только сделать.
Цель – сделать ремонт в квартире площадью 65 метров в строгом соответствии с дизайн-проектом не позже чем к такому-то числу и не больше чем за такие-то деньги.
Содержание и результаты (Scope and deliverables) – на выходе должны быть полностью замененные коммуникации (сантехника, электрика, отопление), новая входная дверь, новая сантехника, косметический ремонт (плитка в санузле, ламинат, обои и потолки во всех комнатах), заказанная и установленная кухня, полностью все освещение и вся мебель. Что не буду делать: отдирать стяжку пола (что ей стало-то за 15 лет), делать теплые полы и звукоизоляцию, и менять окна (они хорошие, только 2 года назад поставила).
Ключевые требования и характеристики – все должно быть в строгом соответствии с дизайн-проектом (см.пачку приложенных чертежей и смету), если что-то сделать нельзя или дороже больше чем на 10% – надо согласовывать на семейном совете. Разводку электрики и сантехники надо согласовать с местным ЖЭКом.
Бюджет и сроки (Cost and Timelines) – 2 млн. рублей на все, включая мебель и кухню (30% на черновую отделку и коммуникации, 20% на чистовую, включая сантехнику, 20% на кухню и 30% на мебель). Срок – максимум 4 месяца, т.к. мы всего на 4 месяца договорились к родителям переехать, в крайнем случае можно добавить еще 2 недели (поживем в гостинице). Приоритеты бюджет-качество-сроки (лучше в гостинице поживем, пока штукатурка будет сохнуть, но денег на тепловую пушку для сушки не выделим и клеить обои на мокрую штукатурку тоже не будем).
Ключевые участники (Key Stakeholders) – я, муж, родители, бригада, с которой я уже договорилась, соседи (надо уточнить, когда у них дети спят), ЖЭК (с ними надо проект согласовать).
Допущения и ограничения проекта, основные риски (Project Assumptions and Restrictions, Main Risks) – допущения: соседи нескандальные, работать можно весь световой день, бригада адекватная и не будет бухать на объекте, курс доллара глобально не вырастет и стройматериалы сильно не подорожают; ограничения: нельзя работать после 22.00, не могу приезжать контролировать работу в будни (работаю), первая выплата бригаде возможна только в апреле (закончится депозит, где деньги на ремонт лежат); риски: возможно, ошибочно посчитана смета и денег на все не хватит, в дизайн-проекте ошибка, такую перепланировку узаконить нельзя, т.е. придется ремонт останавливать и все переделывать.

Конечно, в уставе проекта могут быть и другие пункты в зависимости от специфики проекта, в посте перечислен “кандидатский минимум”, сам документ можно и нужно переделывать под себя.

Всего за 99 руб вы можете скачать готовый детальный шаблон устава ИТ-проекта в docx. В готовом примере устава проекта вы найдете все необходимые пункты – от содержания проекта и описания ролей и обязанностей участников проекта до перечня типовых рисков. После оплаты на почту вы получите архив с шаблоном. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже!
Скачайте готовый пример устава проекта и начните работать прямо сейчас вместо траты нескольких часов на поиск и написание типовых разделов.
Купить готовый шаблон Устава за 99 руб.

Рекомендуем! Также за 249 руб вы можете скачать набор из трех разных готовых шаблонов уставов ИТ-проектов в docx, в том числе – два расширенных примера готовых уставов проектов (для работы с подрядчиком/заказчиком) и один сокращенный пример готового устава проекта (для внутренних проектов). Набор примеров уставов поможет вам создать на их основе именно тот устав вашего проекта, который нужен именно вам!

Продолжение моего учебного курса по проектному управлению. Предыдущие материалы:

Устав появляется в конце этапа инициации.
Инициация – это стадия, на которой вы думаете, запускать ли проект или нет, и определяетесь, что именно в проект войдет. Будем ли мы строить дом или нет? Будем строить сами или с помощью подрядчика? Может быть, мы позовем подрядчика только на какие-то отдельные работы, например проектирование, а остальное сделаем сами? То есть инициация - стадия, когда какие-то обсуждения по проекту уже идут, но еще не принято решение - запускать проект или не запускать. А когда у вас готов устав, проект запущен, переходим к планированию. Обратите внимание, что инициация может ничем не кончиться. Вы могли думать-думать, но в итоге решить, что проект сложный, сроки нереальные, и запускать его не стоит. Так что инициация может закончиться ничем, и это нормально. Но если вы решили взяться за проект, то у вас должен появиться устав. Нет устава – нет проекта, вам не за что отвечать.

В интернете есть шаблоны, которые можно заполнить по своему проекту. Моя практика показывает - какой бы шаблон вы не использовали, очень трудно написать устав хорошо с первого раза. У устава есть особенность: его качество нельзя оценить сразу. То, что у вас плохой устав, вы понимаете, когда на проекте начинаются проблемы. В самом худшем случае вы узнаете об этом при закрытии. Устав – это такой забавный документ - и пока вы не понимаете, зачем он придуман, его почти невозможно нормально заполнить, какой бы вы шаблон не взяли. Чтобы объяснить, зачем нужен устав проекта, используем метафору.

Представьте, что вы с мальчишками после школы решили поиграть в футбол. Сидите и ждете, когда прозвенит звонок с последнего урока, чтобы выйти на школьный двор и погонять мяч. Допустим, мяч у вас есть, звонок прозвучал, вы собираете поиграть. Вы разбились на команды, у вас есть мячик, поле. Чего не хватает? Ворот, конечно. Но поскольку это школьный футбол, то ворота обычно делают из двух портфелей. Все, можно играть. И обычно игра начинается сразу, как только принесли мячик и сделали ворота. Чего ждать-то? Уроки закончились, давно хочется начать игру. А дальше, как это часто бывает, каждые полторы минуты мяч улетает в соседний двор. И двое ребят – по одному из каждой команды – убегают за мячом и долго гоняют по соседнему двору, продолжая бороться за мяч. Потом через несколько минут усталые и довольные возвращаются, а все остальные в это время стоят и ждут. Мячик отсутствует всего несколько минут, но эти минуты очень сильно портят игру всем остальным. Потому что, когда несколько минут ты играешь в футбол, время быстро пролетает, а когда ты ждешь, то кажется, что время идет очень долго. И такая борьба двух мальчишек за пределами импровизированного поля всех раздражает.

Или другой вариант развития игры – кто-то из команды противника становится возле ваших ворот и ждет, когда мяч проскочит, чтобы забить гол. И у него получается, поскольку промахнуться невозможно. Такое поведение тоже всех раздражает, потому что все бегают, играют в футбол, а один умный просто стоит и забивает голы.

Другими словами – вы придумываете правила футбола. И правила – это прямая аналогия устава. Думайте об уставе, как о правилах игры, например, в футболе.

Что пишут в правилах? Это очень лаконичный документ, в котором половину занимают наглядные картинки, а вторая половина посвящена описанию игры.

Что такое хорошие правила? Представьте, что человек, который не знает правил и никогда не бывал на футболе, впервые попадает на матч (он - зритель). Сможете вы объяснить ему в чем суть игры так, чтобы он через 2-3 минуты уже с интересом следил за игрой? И даже начал болеть за какую-то команду по своему выбору?
Технически - да. Футбол простая игра и за пару минут вы сумеете объяснить все нужное (скажем, в бейсболе это было бы невозможно).
Что вы будете рассказывать в эти две минуты? Ключевые правила. Те, которые нужны для понимания игры, без которых футбола не получится.
Это прямая аналогия с уставом. То есть в уставе нужно указать только те аспекты, которые точно не изменятся, например, никогда нельзя будет игрокам брать мяч руками или забегать на трибуны за улетевшим мячом.

Что не пишут в правилах и уставе, соответственно? Подробные установки на игру. Например, не описывают, что ты пойдешь на третьей минуте на середину поля, на 3,5 минуте дашь пас к воротам, потом вернешься, а на 4-ой минуте снова отправишься на середину поля. Таких деталей в уставе быть не должно.

Еще раз: устав – это документ, в котором фиксируют только неизменные аспекты. Установки для команды в нем не описаны, только правила игры.

Кто формирует устав проекта? Чаще всего это менеджер проекта и спонсор, потому что у них договор о реализации проекта. Причем, формирует, пишет устав менеджер, а спонсор, скорее, его утверждает. А как участвует заказчик? В PMBoK предлагается, чтобы заказчик тоже участвовал в этом процессе, но есть оговорки.

Фактически устав дает всем сторонам четкое понимание, что это за проект, что на нем делают и что нужно каждой из сторон, чтобы работа была доведена до ума. Обычно спонсор не бегает за менеджером проекта. Потому что спонсор - ему и так хорошо, безо всяких уставов. Он начальник, он сам назначает правила. Сначала поручил, а потом передумал. А менеджера проекта устав спасает от того, чтобы он с командой не попал в ситуацию, когда спонсор поменял правила игры посреди матча и требует от него невозможного.

Поговорим про состав устава проекта. Какие разделы всегда необходимо включать в устав?

1. Сроки. Их менять нельзя. Их обычно устанавливает спонсор, но менеджер должен проверить, насколько они реалистичны. Как правило, фиксируют сроки окончания всего проекта. Но есть и промежуточные сроки. Например, идет строительство дома. Сам дом должен быть готов, допустим, через год, но через полгода у спонсора заканчивается аренда земли, и с этого момента по площадке не сможет двигаться строительная техника. Значит, в уставе нужно упомянуть 2 срока: первый – срок, когда надо сдать дом, – через год, второй – срок, когда дом должен быть накрыт крышей, чтобы всю технику можно было отпустить с площадки. Иначе придут контролирующие органы и могут возникнуть проблемы.

Если спонсор указал конкретные сроки, менеджеру ничего придумывать не надо. Задача менеджера проекта - услышать, чего хочет спонсор.

3. Цель. Очень часто в уставах пишут плохие цели. Например, проект по созданию и внедрению IT-системы. Цель – “создать и внедрить IT-систему”. Жуть. Самосбывающаяся цель. Нельзя копать яму, с целью копать яму. КОпать яму для чего-то. Чтобы что-то произошло. Цель создания и внедрения ИТ-системы не “создать и внедрить”, а в чем-то еще. Проверяйте свои цели внимательно (среди них часто попадаются очень слабые).

И еще: объем устава не зависит от размера проекта. Не важно, строите вы газопровод или делаете IT-систему. Все равно ключевых неизменных аспектов мало.

5. Риски. Менеджер проекта управляет рисками, закладывает на них определенные резервы. Нюанс в том, что схема, используемая в большинстве компаний, на практике не работает. Определение резерва на риски сверху нельзя считать осуществлением управления рисками.
В устав имеет смысл включать только ключевые риски, самые страшные, которые могут угрожать успеху всего проекта. Например, бюджет проекта в рублях, а половина закупок – в долларах. И можно договориться: если рубль упадет, и курс окажется больше 100 рублей за доллар, то денег на проект не хватит, и проект придется досрочно завершить как нецелесообразный. В устав можно записать ключевые терминирующие риски: курсовая разница и какая именно, поломка ключевого станка или сервера (если менеджер едва ли может на нее повлиять) и т.п. Если это случится, то ни менеджер, ни команда не виновата. Придется менять какие-то из ограничений проекта – например, бюджет, или содержание.

6. Команда, ресурсы. У вас ресурсы могут быть выражены в деньгах, которые позволят нанять людей и закупить нужные вещи. А могут быть выражены в конкретных людях. То есть вам могут выделить на проект конкретное количество людей.

Если у вас ресурсы в людях, то в уставе, как в неизменном документе, необходимо указать только тех людей, без которых проект невозможен. Если уход специалиста не критичен, его фамилию можно не записывать в уставе. Но общее количество людей все равно надо указать, например, для проекта необходимо 5 электриков I разряда или 6 программистов определенного уровня. И когда есть договоренность со спонсором о количестве специалистов конкретного уровня, не обязательно перечислять какие-то фамилии.

Это основные разделы устава. Догмы нет, устав можно менять под себя, но методология рекомендует добавлять все перечисленные разделы.

Теперь разберемся, как устав фиксировать: в электронном виде или на бумаге с подписью и печатями, в нескольких экземплярах?

Иногда спонсоры противятся уставам, и не поддерживают их составление. Но менеджеру необходимо, чтобы такой документ был - как мы уже обсуждали выше, это элемент его безопасности. Устав обязательно должен быть в печатном виде, но его не надо где-то регистрировать или ставить на нем печать. Потому что это не юридический документ. Устав – это договор о том, что спонсор предоставляет ресурсы на проект, а менеджер выполняет поставленную задачу, имея определенные временные рамки и бюджет.

Почему не надо ставить печать на уставе? Представьте, что начальник обещал выделить ресурсы на проект, но не предоставил их. Вы пойдете жаловаться в Гаагский трибунал? Нет, конечно. Потому что устав – это внутренний документ, который за пределы компании никогда не выйдет. Он помогает не забыть, о чем договорились стороны.

Что касается подписи спонсора, то она нужна обязательно. Когда работаешь в компаниях с низким уровнем зрелости проектного управления, часто сталкиваешься с ситуацией, что спонсор не хочет подписывать устав. Мол, менеджер – бюрократ, и подпись - это условность. Но когда спонсор собирается подписать конкретную бумажку, конкретно в тот момент, когда он заносит над ней ручку - у него иначе включается мозг, и он уже внимательно вычитывает каждый раздел. Именно такого эффекта нам и надо достичь: чтобы спонсор ознакомился с основными разделами, если у него есть претензии, сразу их высказал. Зато потом, в ходе реализации проекта, проблем уже будет меньше. Спонсору придется выделять ресурсы или еще что-то делать, потому что он уже подписал устав.

А теперь попробуем разобраться, в каких ситуациях нельзя показывать устав проекта заказчику. Ответ – в содержании устава, его разделах. Что может смутить заказчика?

Конечно, деньги. Представьте себе ситуацию проекта для внешнего заказчика с высокой маржинальностью. Допустим, клиент заплатил за проект 1 миллион долларов. Вам спонсор согласовал 10 000 долларов бюджет проекта. И если клиент (заказчик) увидит это, у него случится инфаркт. Он поймет, что его просто ограбили. Или заказчик увидит какие-то другие подробности проекта, из которых поймет, что его хотят обмануть. Поэтому когда заказчик платит вам деньги, а у вас в уставе указан бюджет, и этот бюджет существенно расходится с тем, что он вам платит, лучше проявить благоразумность и не показывать ему устав. Но ему можно показывать отдельные разделы документа.

Подводя итог, напомним. Инициация проекта заканчивается принятием решения о том, будем мы делать проект или не будем, если будем, то в каком виде. Все правила записываются в устав. Это короткий лаконичный документ, неизменный план, где указано только то, что точно не будет меняться в ходе проекта.

С уставом менеджер сверяется в конце, когда проект завершен. По тому, насколько удалось уместиться в неизменные рамки с тройственным ограничением, можно определить, был ли проект успешным. Если устава нет, то сложно определить, получилось ли достичь поставленных целей. В таком случае непонятно, за что платятся бонусы менеджеру, ведь неясно, сумел ли он работать в рамках треугольника. Поскольку проект – это вещь сопряженная с конфликтами, менеджеру всегда сложно. И если он получает бонусы за проект, выполненный по планам, которые сам же переписывает по ходу, или по субъективному мнению высшего руководства, то это уже совсем другая история, а не проектное управление. В этом случае руководство прокачивает в людях неумение управлять проектами, а умение нравиться. А это не сложно – понравиться одному человеку, начальнику. Даже если все время проект проваливаешь. Но в итоге в таких компаниях часто выращивают целую плеяду людей, которые умеют строить отношения внутри компании, но не умеют управлять проектами.

После того, как подписали устав, вышли из условного кабинета спонсора проекта и закрыли за собой дверь - вы теперь “главный”. Спонсор теперь ждет, когда появится результат проекта. Он свое дело сделал: задачу поставил, и ему не очень интересно, что дальше, он не будет бегать за вами. А дальше ваше дело, какие планы вы будете строить, как вы будете их строить. Вам решать как лучше планировать. Как мотивировать команду. Как проверять контрольные точки и так далее. Главное - попадите в устав, в треугольник, достигните цели и удовлетворенности ключевых заинтересованных сторон.

Методологи придумали некий алгоритм. Они считают - если использовать его, то вероятность попасть в треугольник и удовлетворить ключевые ожидания повышается. Но никто, и даже PMI не считает это алгоритм “догматичным” и обязательным. Если нужно - переделывайте. “Допиливайте” под себя, дорабатывайте напильником. Нет идей как “допиливать” - попробуйте использовать в чистом виде. :)

И первое, что начинает делать менеджер, – начинает работать с содержанием. Но об этом мы поговорим в следующих статьях.

Если вас интересует тема "Управления проектами" и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина "Подготовка к экзамену РМР"

Читайте также: