Как сделать справочник в excel

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 09.09.2024

Главная Надстройки Статьи Формулы Использование справочников

Использование справочников

При построении сложных экономических моделей обычно имеется набор данных, используемых в нескольких таблицах как в качестве параметров расчетов, так и для построения отчетных форм. Создание и использование отдельных таблиц-справочников позволяет ускорить процесс разработки модели, повышает надежность расчетов, а также дает возможность применять специальные средства интерфейса Microsoft Excel.

В прилагаемом примере рассматривается модель с использованием двух типов справочников:

• Одномерный - продукты с наименованием и единицей измерения
• Двумерный - прайс-листы с различными ценами по продуктам и периодам.

Поиск в одномерном справочнике

Для формирования денежной единицы измерения используем строковую операцию конкатенации (соединения частей текста).

Для добавления единицы измерения в таблицу продаж прямая ссылка на справочник приведет к некопируемой формуле. Чтобы избежать этого, используем функцию поиска ВПР.

Поиск в двумерном справочнике

Сложный случай поиска по двум условиям реализован в формулах выбора цены из прайс-листа для таблицы продажи.

Необходимо выбрать значение из ячейки на пересечении строки покупателя и столбца месяца. Реализация такого алгоритма напрямую приводит к формуле с использованием функций вычисляемых ссылок:

Функция ПОИСКПОЗ (MATCH) ищет и возвращает порядковый номер элемента в списке (работает аналогично ВПР). Функция СМЕЩ (OFFSET) возвращает значение по относительной ссылке от определенной ячейки – в примере, от верхнего левого угла таблицы прайс-листов. Функция преобразования даты ДАТА (DATE) превращает дату в из таблицы продаж в дату, используемую в прайс-листе – первое число месяца.

Более простой вариант решения задачи использован в нижних ячейках таблицы продаж. Здесь использована формула обработки массива. Причем суммирование ведется по двумерному массиву:

Функция суммирования в данном случае не осуществляет никаких операций кроме поиска, так как значение выбирается на пересечении строк и столбцов.

Для лучшего понимания формулы, разложим ее в виде структуры и заменим диапазоны на значения (через нажатие F9 на выделенном диапазоне). Получим следующую картину:

Первое условие на продукт возвращает массив , второе условие выбирает из этого массива последнее значение.

В принципе обе формулы являются копируемыми и можно использовать ту, которая легче для восприятия. В части производительности вероятно первый вариант будет работать быстрее. Но это заметно только на очень больших объемах данных.

Использование справочников для создания пользовательского интерфейса

При выборе данного пункта меню появляется диалог, позволяющий организовать проверку вводимых в ячейку данных. Одной из возможностей такой проверки является выбор значений из списка.

Интерфейс с организацией выпадающего списка существенно снижает риск ошибок при вводе строковых значений в ячейку электронной таблицы.

К счастью, имеется обходной путь для решения этой проблемы. Проверки не допускает прямых ссылок на другие листы, но нормально понимает именованные диапазоны.

Имя listProducts задано в примере как диапазон Пример1!$A$3:$A$6. Очевидно, что использование такого именованного диапазона делает более прозрачным смысл заданного условия проверки, а также снижает риск ошибки в формуле.

Кроме выбора из списка, можно добавить проверку данных на вводе. Причем в полях условий можно вводить формулы.

Выпадающий список в Excel (или раскрывающийся список) — это список в ячейке Excel, из которого можно выбрать одно из нескольких заранее заданных значений. Это удобно для быстрого и правильного заполнения данных: не вбивать руками, а просто выбрать. Тут же можно настроить контроль, чтобы пользователи не могли вносить значения, не предусмотренные в списке.

Выпадающий список работает так: выбираете ячейку и справа от нее появляется кнопка со стрелкой вниз (правда, стрелка больше похожа на треугольник).

После нажатия на кнопку списка появится перечень доступных значений, одно из которых можно выбрать.

Значений в списке может быть много, но в обзор помещается до 8 строк. Если значений в списке больше восьми, справа от них появится полоса прокрутки.

Чтобы создать выпадающий список, выделите ячейку, где он должен появиться (или группу ячеек) и перейдите на вкладку Данные -> Проверка данных.

Источником данных может быть:

Связанные выпадающие списки

Создадим выпадающие списки несколькими способами – для разных таблиц с исходными данными.

Способ 1. Названия групп в заголовках столбцов, в строках – элементы групп.

Способ 2. Названия групп – в первом столбце, элементы групп – во втором столбце.

Способ 1. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в заголовках столбцов

Исходные данные: таблица с названиями групп в заголовках столбцов.

Справка:

У форматированной таблицы множество преимуществ по сравнению с обычной. Поэтому на курсах и семинарах я советую использовать такие таблицы везде, где есть такая возможность.

Создать форматированную таблицу просто: выделите диапазон ячеек и перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу -> выберите понравившийся вид таблицы. Готово – форматированная таблица создана.

Формула ДВССЫЛ

Формула ДВССЫЛ передает значения из ячейки, адрес которой записан в самой формуле в виде текстовой строки.

Пошаговая инструкция по созданию связанных выпадающих списков

Шаг 1. Создайте справочник исходных данных в виде форматированной smart-таблицы.

• Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: выберите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

Столбец таблицы: = Источник[Материалы]

Чтобы появилась такая формула, нажмите равно = и выделите столбец, его имя появится в строке формул.

Шаг 2. Создайте выпадающий список с группами.

Шаг 3. Создайте выпадающий список со статьями.

Способ 2. Связанные выпадающие списки из таблицы с группами в первом столбце и элементами - во втором

Исходные данные: таблица с названиями групп в первом столбце, элементами групп – во втором столбце.

Для создания списков используем форматированные (умные) таблицы, сводные таблицы, формулы СМЕЩ + ПОИСКПОЗ + СЧЁТЗ, СЧЁТЕСЛИ и диспетчер имен.

Справка:

Формула СМЕЩ

Синтаксис формулы СМЕЩ такой:

СМЕЩ(ссылка ; смещ_по_строкам ; смещ_по_столбцам ; [высота] ; [ширина] ), где

• ссылка – ссылка, от которой вычисляется смещение, может быть адресом ячейки или группы ячеек;
• смещ_по_строкам – количество строк, которые требуется отсчитать вверх или вниз от начальной ссылки;
• смещ_по_столбцам – количество столбцов, которые требуется отсчитать влево или вправо от начальной ссылки;
• [высота] – число строк возвращаемой ссылки (необязательный);
• [ширина] – число столбцов возвращаемой ссылки (необязательный).

Формула ПОИСКПОЗ

Ищет нужный нам элемент в диапазоне ячеек и выдает его порядковый номер в диапазоне.

Синтаксис ПОИСКПОЗ такой:

ПОИСКПОЗ( искомое_значение ; просматриваемый_массив ; [тип_сопоставления] )

• искомое_значение – значение, которое ищем. Может быть числом, текстом, логическим значением или ссылкой на ячейку;
• просматриваемый_массив – диапазон ячеек, где будем искать нужное значение;
• [тип_сопоставления] — число -1, 0 или 1, которое показывает, как сравнивать искомое значение с ячейками просматриваемого массива. Не переживайте, если не поняли, когда и что ставить, потому что 90% случаев нужно выбирать ноль.

Подробнее про эту формулу можно посмотреть в видеоинструкции: Какая формула лучше ВПР и работает с несколькими критериями

Формула СЧЁТЗ

СЧЁТЗ просто считает количество непустых ячеек в диапазоне.

Формула СЧЁТЕСЛИ

Почти тот же СУММЕСЛИ, только проще – подсчитывает количество значений, соответствующих определенному условию.

Пошаговая инструкция по созданию списков

Шаг 1. Преобразуйте исходные данные в форматированную smart-таблицу.

• Выделите таблицу со статьями и преобразуйте ее в smart-таблицу: перейдите в меню Главная -> Форматировать как таблицу.

Шаг 2. Создайте две сводные таблицы – одну с названиями групп, вторую — со статьями.

• Создайте первую сводную таблицу с группами статей.
  Выделите любую ячейку таблицы с исходными данными, перейдите в меню Вставка -> Сводная таблица. Добавьте сводную таблицу на существующий лист и поместите группы в область строк.

• Создайте вторую сводную таблицу со статьями: меню Вставка -> Сводная таблица. В область строк поместите группы и статьи.

• Форматируем сводную таблицу со статьями и придаем ей вид справочника.
  Выделите любую ячейку таблицы, перейдите на вкладку Конструктор -> Макет отчета -> Показать в табличной форме. У нас получится почти та таблица, которая нам нужна, но в ней автоматом появятся промежуточные суммы. Чтобы их отключить, идем: Промежуточные итоги -> Не показывать промежуточные суммы.

В итоге получатся два справочника, как на рисунке ниже. Для удобства разместите таблицы рядом на одном листе – с первой строки и в столбцах A, C и D, как на рисунке (это поможет разобраться с формулой СМЕЩ).

Шаг 3. Создайте именованные диапазоны с помощью диспетчера имен.

• Откройте диспетчер имен: в меню Формулы -> Диспетчер имен.

Пояснения к формуле:

СМЕЩ ( $A$1 ; 1 ; 0 ; СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями групп.

• • $A$1 – это первая ячейка в справочнике групп.
  • Следующие цифры 1 ; 0 – это отступ от первой ячейки на 1 строку и 0 столбцов (отступ нужен, потому что в первой ячейке название столбца).
  • СЧЁТЗ( $A:$A ) – 1 Считаем число непустых ячеек в столбце А. Вычитаем -1, потому что название столбца не должно быть в списке.
  • Последнее число 1 в формуле – это количество столбцов.

  
  

  Нажмите ОК. Названия листов в формуле появятся сами.

  • Точно так же создайте в диспетчере имен список статей.
    Введите имя ГруппыСтатей, а для диапазона – формулу:
    =СМЕЩ($C$1;ПОИСКПОЗ($G2;$C:$C;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($C:$C;$G2);1)

  Пояснения к формуле:

  СМЕЩ ( $C$1 ; ПОИСКПОЗ ( $G2 ; $C:$C ; 0 ) – 1 ; 1 ; СЧЁТЕСЛИ( $C:$C ; $G2 ) ; 1 ) – определяет адрес ячеек с названиями статей из группы с помощью ПОИСКПОЗ, которая ищет группы статей.

  
  

  Шаг 4. Создайте выпадающие списки.

  
  

  То же самое – для статей. Тип данных – список, источник =ГруппыСтатьи

  Элемент списка знаком нам по формам на сайтах. Удобно выбирать уже готовые значения. Например, никто не вводит месяц вручную, его берут из такого перечня. Заполнить выпадающий список в Excel можно с использованием различных инструментов. В статье рассмотрим каждый из них.

  Как сделать выпадающий список в Excel

  Подстановка динамических данных Excel

  
  

  
  

  Попробуем увеличить количество городов.
  
  Обратная процедура - подстановка данных из выпадающего списка в таблицу Excel, работает очень просто. В ячейку, куда надо вставить выбранное значение из таблицы, введите формулу:

  Например, если перечень данных находится в ячейке D1, то в ячейке, куда будут выведены выбранные результаты введите формулу

  
  

  Как убрать (удалить) выпадающий список в Excel

  Ненужный элемент исчезнет.

  Зависимые элементы

  Как настроить зависимые выпадающие списки в Excel с поиском

  
  

  Можно использовать динамический диапазон данных для второго элемента. Это удобнее, если количество адресов будет расти.
  Создадим выпадающий перечень городов. Оранжевым выделен именованный диапазон.
  
  Для второго перечня нужно ввести формулу:

  Функция СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон, который смещен относительно первой ячейки на определенное число строк и столбцов:=СМЕЩ(начало; вниз; вправо; размер_в_строках; размер_в_столбцах)

  
  

  ПОИСКПОЗ возвращает номер ячейки с выбранным в первом списке (E6) городом в указанной области SA:$A.
  СЧЕТЕСЛИ считает количество совпадений в диапазоне со значением в указанной ячейке (E6).
  

  
  

  
  Мы получили связанные выпадающие списки в Excel с условием на совпадение и поиском диапазона для него.

  Мультивыбор

  
  

  
  Обратите внимание, что в строке

  Следует проставить адрес ячейки со списком. У нас это будет E7.

  Вернитесь на лист Excel и создайте в ячейке E7 список.
  
  При выборе значения будут появляться под ним.
  
  Следующий код позволит накапливать значения в ячейке.

  
  

  Как только Вы переведете указатель на другую ячейку, Вы увидите перечень выбранных городов. Для создания объединенных ячеек в Excel прочитайте эту статью.
  
  Мы рассказали, как добавить и изменить выпадающий список в ячейку Excel. Надеемся, эта информация поможет вам.

  
  

  В Excel есть несколько полезных функций, которые позволяют сэкономить время и повысить продуктивность повседневной работы. Одна из таких полезных (и менее известных) функций в настраиваемых списках в Excel.

  Теперь, прежде чем я перейду к созданию и использованию настраиваемых списков, позвольте мне сначала объяснить, что в этом такого замечательного. Предположим, вам нужно ввести числа и названия месяцев с января по декабрь в столбец. Как бы ты это сделал? И нет, делать это вручную — не вариант.

  Один из самых быстрых способов — поместить в ячейку январь, а в соседнюю ячейку — февраль, а затем использовать маркер заполнения для перетаскивания и позволить Excel автоматически заполнить остальное. Excel достаточно умен, чтобы понять, что вы хотите заполнить следующий месяц в каждой ячейке, в которую вы перетаскиваете маркер заполнения.

  Названия месяцев довольно общие, поэтому они доступны в Excel по умолчанию.

  Но что, если у вас есть список названий отделов (или имен сотрудников или названий продуктов), и вы хотите сделать то же самое. Вместо того, чтобы вводить их вручную или копировать и вставлять, вы хотите, чтобы они появлялись волшебным образом, когда вы используете маркер заполнения (точно так же, как названия месяцев).

  
  

  Вы тоже можете это сделать … С помощью настраиваемых списков в Excel

  В этом уроке я покажу вам, как создавать свои собственные списки в Excel и как использовать их для экономии времени.

  Как создавать собственные списки в Excel

  По умолчанию в Excel уже есть несколько предварительно загруженных настраиваемых списков, которые можно использовать для экономии времени.

  
  

  Ниже приведены настраиваемые списки, которые уже встроены в Excel. Как видите, это в основном названия дней и месяцев, поскольку они фиксированы и не изменятся.

  Теперь предположим, что вы хотите создать список отделов, который вам часто нужен в Excel, вы можете создать для него собственный список. Таким образом, в следующий раз, когда вам нужно будет собрать все названия отделов в одном месте, вам не придется рыться в старых файлах. Все, что вам нужно сделать, это ввести первые два в списке и перетащить.

  Ниже приведены шаги по созданию собственного настраиваемого списка в Excel:

  Теперь, когда у вас есть список в бэкэнде Excel, вы можете использовать его так же, как вы используете числа или названия месяцев с автозаполнением (как показано ниже).

  Хотя здорово иметь возможность быстро получить эти пользовательские имена lits в Excel простым перетаскиванием, есть кое-что еще более интересное, что вы можете сделать с настраиваемыми списками (об этом следующий раздел).

  Создайте свои собственные критерии сортировки с помощью настраиваемых списков

  
  

  Вы не можете этого сделать! Если вы отсортируете в алфавитном порядке, он изменит алфавитный порядок (он даст вам высокий, низкий и средний, а не высокий, средний и низкий). Вот где действительно сияют индивидуальные списки.

  Вы можете создать свой собственный список элементов, а затем использовать их для сортировки данных. Таким образом, вы получите все высокие значения вместе вверху, за которыми следуют средние и низкие значения.

  После того, как вы создали настраиваемый список, вы можете использовать следующие шаги для сортировки на его основе:

  Вышеупомянутые шаги мгновенно отсортируют данные, используя список, который вы создали и использовали в качестве критериев при сортировке (высокий, средний, низкий в этом примере).

  Обратите внимание, что вам не обязательно сначала создавать настраиваемый список, чтобы использовать его при сортировке. Вы можете использовать описанные выше шаги, а на шаге 4, когда откроется диалоговое окно, вы можете создать список прямо в этом диалоговом окне.

  Некоторые примеры использования настраиваемых списков

  Ниже приведены некоторые из случаев, когда создание и использование настраиваемых списков может сэкономить ваше время:

  • Если у вас есть список, который вам нужно ввести вручную (или скопировать и вставить из другого источника), вы можете создать собственный список и использовать его вместо этого. Например, это могут быть названия отделов в вашей организации, названия продуктов или регионов / стран.
  • Если вы учитель, вы можете составить список имен своих учеников. Таким образом, когда вы будете ставить им оценку в следующий раз, вам не нужно будет беспокоиться о том, чтобы ввести имена учеников вручную или скопировать их с другого листа. Это также снижает вероятность ошибок.
  • Когда вам нужно отсортировать данные на основе критериев, которые не встроены в Excel. Как описано в предыдущем разделе, вы можете использовать свои собственные критерии сортировки, создав собственный список в Excel.

  Это все, что вам нужно знать о создании настраиваемых списков в Excel .

  Вам часто приходится заполнять одни и те же наборы данных в электронных таблицах? Просто создайте собственный список в Excel. В следующий раз, когда вам понадобится один из ваших списков, пусть AutoFill сделает тяжелую работу

  После настройки этой функции Excel вы можете легко заполнить диапазон ячеек своими собственными списками, такими как названия отделов, клиенты, возрастные диапазоны и любой другой список, который вам может понадобиться.

  Давайте посмотрим, как работает автозаполнение и как вы можете создавать свои собственные пользовательские списки в Excel.

  Как автозаполнить в Excel

  Excel включает в себя несколько встроенных списков, в том числе месяцы и дни недели. Давайте посмотрим на простой пример, чтобы увидеть, как работает автозаполнение.

  Тип солнце (на воскресенье) в камеру Би 2. Затем наведите курсор на правый нижний угол ячейки Би 2 пока он не превратится в знак плюс и перетащите вправо в ячейку H2.

  
  

  Когда вы отпускаете кнопку мыши, функция автозаполнения автоматически заполняет ячейки сокращениями для дней недели. Вы также можете сделать это с полными названиями дней недели и короткими и полными названиями месяцев года. Автозаполнение также работает для чисел, дат и времени.

  Как Excel знает, что положить в ячейки? Дни недели — это заранее определенный список в Excel. Вы можете ввести любой элемент из этого списка в ячейку и перетащить, чтобы автоматически заполнить

  остальные предметы. Если вы перетаскиваете более шести ячеек по дням недели, Excel переместится в начало списка.

  Как создать пользовательский список в Excel

  Вы можете использовать функцию настраиваемого списка для создания и хранения часто используемых списков, таких как список названий отделов, имен сотрудников, размеров одежды, состояний и практически любой другой список, который вы можете придумать. Эти списки можно использовать в качестве заголовков столбцов или строк или для заполнения раскрывающихся списков, чтобы сделать ввод данных быстрее и точнее.

  Есть три способа создать свой собственный список.

  1. Введите ваш список напрямую

  Первый способ создать собственный список — ввести его прямо в Пользовательские Списки диалоговое окно.

  2. Импортируйте ячейки из листа

  Второй способ создать пользовательский список — это импортировать их из ячеек в одной из ваших таблиц.

  3. Импортируйте список из именованного диапазона ячеек

  Третий способ создания настраиваемого списка — это импорт списка из именованного диапазона ячеек.

  1. Перед открытием Пользовательские Списки В диалоговом окне введите каждый элемент в списке в отдельной ячейке либо в одном столбце, либо в одной строке на рабочем листе в своей книге. Выберите элементы, введите имя для диапазона выбранных ячеек в Поле имени, и нажмите Войти.
     
  2. Затем на Пользовательские Списки диалоговое окно, введите знак равенства (знак равно), за которым следует имя, которое вы присвоили диапазону ячеек, содержащих ваш список (без пробела между знаком равенства и текстом), в поле Импорт списка из ячеек коробка. Например, мы назвали наш диапазон ячеек питание, поэтому мы вошли = Питание. Нажмите Импортировать.
     Замечания: Когда вы импортируете пользовательский список из именованного диапазона ячеек на листе, список на Пользовательские Списки диалоговое окно не связано с исходным списком на листе. Если вы измените список на рабочем листе, пользовательский список на Пользовательские Списки диалоговое окно не изменится, и наоборот.
  3. Если вы создали списки в именованных диапазонах ячеек в своей книге, этот метод позволяет легко добавлять их в качестве пользовательских списков, которые будут доступны в любой новой или существующей книге.

  3 примера пользовательских списков Excel

  Существует много вариантов использования пользовательских списков в Excel, и мы не можем охватить все их здесь. Но вот несколько примеров того, как вы можете использовать настраиваемые списки, чтобы упростить и повысить эффективность создания электронных таблиц и ввода данных в Excel.

  1. Если вы создаете электронные таблицы с данными для отделов в вашей компании, вы можете создать собственный список, содержащий названия отделов. Например, бухгалтерия, HR, маркетинг, разработка, техническая поддержка. Затем вы можете использовать автозаполнение для быстрого создания заголовков для столбцов или строк.
  2. Может быть, вы отслеживаете инвентарь одежды. Таким образом, вам могут потребоваться списки для размеров (S, M, L, XL и XXL), стилей (шея экипажа, V-образный вырез, макет шеи), длины рукава (короткий рукав, длинный рукав, три четверти рукава, без рукавов) и цвета (черный, белый, серый, синий, красный, розовый, фиолетовый, зеленый, желтый). Из этих списков вы можете быстро создать согласованные раскрывающиеся списки, содержащие эти параметры.
  3. Вы учитель? Вы можете создать собственный список всех имен ваших учеников и легко вставить этот список имен в строку или столбец электронной таблицы для отслеживания информации, такой как оценки или посещаемость.

  Создайте свои собственные пользовательские списки

  Функция пользовательских списков в Excel позволяет легко и быстро настраивать электронные таблицы в соответствии с вашими потребностями. После добавления настраиваемого списка в Excel он становится доступным во всех новых и существующих таблицах

  Какие пользовательские списки вы создаете? Какой метод добавления пользовательского списка вы предпочитаете? Поделитесь своими мыслями и опытом с нами в комментариях ниже.

  

  Читайте также:

    
  • Как сделать миниатюрный сруб
    
  • Как сделать паспорт растения
    
  • Как сделать зрачок в виде сердца без линз
    
  • Как сделать отмостку по снипу
    
  • Как сделать справку от зубного врача