Как сделать служебку в 1с

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 01.09.2024

В процессе работы компании может появляться огромное множество самых разнообразных видов документов. Одни создаются лишь разово, другими мы пользуемся регулярно, без третьих мы и представить не можем функционирование организации. Вот как раз для третьего вида документов в 1С:Документооборот автозаполнение шаблонов файлов предусмотрено уже в типовом функционале. В этой статье мы рассмотрим подробнее, что это такое.

Что такое автозаполнение шаблонов файлов в 1С:Документооборот?

Файлом в 1С:Документообороте называется документ в электронном виде, созданный с помощью текстовых редакторов (документ MS Word, например), или с помощью сканирования (в формате .pdf). Файлы прикрепляются к карточке документа в момент ее создания и хранятся в системе 1С:Документооборот. По содержимому файлов мы можем осуществлять полнотекстовый поиск, настраивать права доступа к файлам, а также унифицировать файлы, создавая для них шаблоны.

Шаблоном файла является, своего рода, текстовая “рыба” документа, его скелет, который всегда остается неизменным. Например, типовая форма договора. В договоре изменяются только наименования и реквизиты сторон, сумма договора и некоторые условия. Но основная часть, “скелет” документа, остается неизменной в 100% случаев для конкретного договора. Для таких документов мы можем настроить автозаполнение файла в 1С:Документооборот.

При создании карточки документа нам не придется прикладывать созданный ранее в сторонних редакторах файл, а система определит по виду документа, какой шаблон использовать, прикрепит его к карточке документа, а при записи документа заполнит файл данными из карточки.

Все настройки программы распределены по закладкам:

Рисунок 1 - Форма окна настроек

Рисунок 2 - Форма общих настроек

1.1 Поле Заголовок программы - необходимо указать заголовок программы.

1.2 Настройка Версионирование объектов - если настройка включена, то в программе появится возможность автоматически сохранять историю изменения реквизитов объектов.

1.3 Настройка Дополнительные реквизиты и сведения - если настройка включена, то администратор получает возможность настраивать дополнительные реквизиты и сведения, а пользователи смогут размещать дополнительные реквизиты в карточках документов, настраивать обязательные для заполнения дополнительные реквизиты.

1.4 Настройка Инструкции - настройка делает доступными специальные инструкции, облегчающие знакомство и работу с программой.

1.5 Настройка Электронные подписи - если настройка включена, то документы можно будет удостоверять электронной подписью.

1.6 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 3 - Форма настроек прав доступа

2.2 Настройка Отложенное обновление прав доступа - если настройка включена, то все задания на обновление прав попадают в специальную очередь, которая автоматически обрабатывается на сервере регламентными заданиями в фоновом режиме, не мешая работе пользователей.

2.3 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 4 - Форма настройки работы с документами

3.1 Настройка Виды внутренних документов - если настройка включена, то в карточке внутреннего документа появляется обязательное для заполнения поле Вид. Также при установке этого флажка ответственному за ведение нормативно-справочной информации становятся доступны возможности создания и изменения видов внутренних документов.

3.2 Настройка Категории для документов и файлов - настройка определяет видимость всех отчетов, карточек и элементов управления, связанных с категориями данных.

3.3 Настройка Связи документов - если настройка включена, то в карточках документов появляется возможность настройки перекрестных ссылок документов друг на друга.

3.4 Настройка Учет по организациям - если настройка включена, то программа будет вести учет всех ключевых данных в разрезе нескольких организаций.

3.5 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 5 - Форма настройки работы с файлами

4.1 Настройка Хранить файлы в томах на диске - если настройка включена, то файлы, прикрепленные к карточкам документов, будут сохраняться не в информационной базе, а в файловом хранилище на выделенном для этих целей сервере. По ссылке Тома хранения файлов настраиваются тома.

Рисунок 6 - Форма списка томов хранения файлов

4.1.1 Поле Наименование тома - необходимо указать наименование тома хранения данных.

4.1.2 Поле Полный путь - необходимо указать путь к файловому ресурсу, куда будут сохраняться файлы.

Рисунок 7 - Форма элемента

4.2 Настройка Настройка автоматической загрузки файлов - выполняется настройки для выполнения автоматической загрузки файлов из указанного каталога в локальной сети. По настроенному расписанию файлы или папки файлов переносятся из каталога в нужную папку ЭА с сохранением оригинальных имен и структуры подпапок.

Рисунок 8 - Форма настройки загрузки файлов

Для настройки автоматической загрузки файлов необходимо нажать кнопку Добавить и указать следующие данные:

Далее необходимо указать папку информационной базы для загрузки и ввести имя пользователя, который будет подставлен в качестве автора новых файлов.

Настроить расписание. В окне перейти по гиперссылке Расписание не задано и в открывшемся окне Расписание задать расписание выполнения загрузки файлов.

Рисунок 9 - Форма настройки расписания выполнения регламентного задания

4.3 Настройка Использовать папки файлов - если настройка включена, то пользователям будет разрешена работа не только с файлами входящих, исходящих и внутренних документов, но и с обычными файлами, доступными при помощи команды Файл на панели навигации раздела Документы и файлы. Права отдельных пользователей на те или иные папки файлов настраиваются непосредственно в папках.

4.4 Остальные настройки оставляем по умолчанию.

Рисунок 10 - Форма настройки обмена данными

5.1 Настройка Использовать синхронизацию данных - если настройка включена, то подразумевается использование синхронизации данных с другими конфигурациями или между узлами распределенной информационной базы.

5.2 Настройка Префикс информационной базы - указывается префикс узла текущей информационной базы.

5.3 Настройка Использовать обмен электронными документами - при включении этой настройки у пользователя появляется возможность обмениваться электронными документами через 1С-ЭДО.

Для эффективного использования системы 1С Документооборот необходимо создание и настройка видов документов, папок, в которых они хранятся, а также настройка шаблонов. Для того, чтобы вам было проще разобраться в этом вопросе, предлагаем воспользоваться нашей пошаговой инструкцией.

В открывшемся окне создания нового вида документа требуется выбрать необходимый набор реквизитов, которые будут использоваться в документах данного вида.

Рассмотрим подробнее каждый из доступных реквизитов:

В открывшемся окне слева представлены объекты базы, которым доступно использование дополнительных свойств, справа — набор дополнительных свойств для выбранного объекта.

Как оптимизировать работу с программой?

Кроме решений текущих вопросов или возникновения ошибок, существует также необходимость обновления 1С, подключение программы к периферическим устройствам и много других задач, отнимающих время ваших сотрудников и замедляющих рабочие процессы.

Почему нас выбирают?

Мы рады предложить вам:

доработку программы под ваши нужды;
поддержку продуктов 1С;
интеграцию программы с сайтом;
внедрение других продуктов 1С;
сопровождение бухгалтерского и налогового учета.

Позвоните по номеру телефона, указанному на сайте или заполните форму обратной связи, чтобы мы могли ответить на все возникающие вопросы и рассказать о том, как начать сотрудничество!

Служебная записка — это инструмент внутренней переписки между подразделениями и сотрудниками организации, который должен зафиксировать сам факт, дату и результат взаимодействия.

Служебные записки часто заменяют собой другие документы по управленческой деятельности. Их применение не регламентировано строго, но стандарты делопроизводства включают эти документы в перечень типовых и указывают сроки их хранения.

Что делать? Переводим управление служебными записками в цифру

Во многих компаниях существенно упрощают обработку служебных записок за счет цифровизации, и это не противоречит стандартам ГСДОУ.

C внедрением информационных систем для управления бизнес-процессами, служебную записку как документ можно заменить задачами в системе. Это закроет все требования к процессу. Но бывает, что такой переход сложно организовать с учетом консервативности пользователей и корпоративных стандартов, тогда применяют электронные служебные записки.

Цифровой процесс в Directum RX оптимизирует скорость и управляемость взаимодействия подразделений по запросам в виде электронных служебных записок. Избавляет сотрудников от хождений, исключает ожидания действий делопроизводителя и другие этапы. Не нужно искать образцы и задумываться, как правильно оформить служебную записку. Позволяет менеджменту полностью контролировать процесс и сделать его прозрачным, а исполнителям — оценивать свою загрузку.

Читайте также: