Как сделать секретарь

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 10.09.2024

У каждого руководителя свое видение. Кому-то нужна просто красивая молодая секретарша, кому-то — взрослая женщина, которая хорошо справляется со своими обязанностями. Иногда секретарь — лицо компании, а иногда — просто помощник генерального директора. Для того, чтобы повезло с секретарем, руководитель должен четко задать желаемые параметры: цвет волос, рост, возраст, знания, образование и так далее. Мы же сначала рисуем портрет человека, который нам нужен, а уже потом подбираем под эти стандарты. Мне, например, нужна секретарша в возрасте за 30, а лучше за 35 лет. Дети у нее к этому времени должны подрасти, уже накопился жизненный опыт. Желательно, чтобы секретарь была замужем, и чтобы муж ее содержал, а она ходила на работу просто для развлечения. Такая кандидатура для меня более приемлема, чем 22-летняя девушка, которая ищет жениха по соцсетям, общаясь круглыми сутками с кем-то по интернету. Поэтому, прежде чем подходить к подбору секретаря, надо определиться со всеми параметрами и компетенциями.

У медали всегда две стороны. Если генеральный директор постоянно увольняет секретарей, значит, он сам в чем-то не прав. Когда руководитель не может ужиться с порядка 10—15 секретарями, дело вовсе не в сотруднике, а в характере самого директора. Если говорить о качествах, то идеальный секретарь в моем понимании — это человек, который очень хорошо разбирается в тайм-менеджменте, у которого все четко расписано. Он быстро схватывает, и в документах у него всегда порядок, как во входящих, так и в исходящих. И, конечно, обязательно должны быть вежливость, пунктуальность, желательно наличие высшего образования. Что касается возраста, то молодая девушка, конечно привлекательна. С другой стороны, внешность быстро сойдет на нет. Поэтому все должно быть пропорционально: и внешность, и ум. Но в меру, не превышая нормы. Хотя у каждого понятие нормы свое. Считаю, что нормальный возраст для секретаря 25—35 лет. Правда, знаю некоторые крупные предприятия, где секретари и по 20, и по 30 лет работают. Но это уже не просто секретари, их функционал намного шире. Это профессионалы высокого класса, которые занимаются решением многих вопросов, могут заменить в каких-то моментах генерального директора.

Сергей Елисеев президент Союза независимых экспертов и интерим-менеджеров (Москва)

Инна Алексеева генеральный директор PR Partner (Москва)

У нас была в свое время секретарь, которой, видимо, не очень нравилась ее работа. Она была не очень дружелюбна и любезна, грубила сотрудникам, пропускала звонки. В основном сидела в социальных сетях и решала какие-то личные вопросы.

Так как это был первый секретарь, то мы не сразу поняли, что ситуация не совсем нормальная, поэтому почти два года терпели всем офисом такое поведение. Но потом все-таки открыли вакансию и принялись искать нового сотрудника. С тех пор у нас поработали два секретаря, обе прекрасно выполняли свои обязанности, так как их выбирал не один руководитель, а команда из трех человек. Мы используем это правило трех в найме персонала после тренинга Брайна Трейси, американского коуча. Смысл в том, что собеседование проводят три человека (можно друг за другом, можно в разные дни) в разной обстановке (в опен спейс, в переговорке), если хотя бы у одного возникают сомнения относительно найма, сотрудник на работу не берется. Идеальный секретарь, на мой взгляд, должен обладать хорошей дикцией, быть аккуратным, позитивным, дружелюбным, хорошим организатором, уметь с разными сотрудниками находить общий язык. Здорово, если секретарь живет рядом с работой, чтобы мог приходить в офис первым и открывать его за 10—15 минут до официального открытия.

Фарид Хамадеев руководитель филиала компании ERGO в Казани

Что от секретаря требуется? Чтобы все было четко и своевременно подготовлено, в нужный момент подсказано руководителю. Поэтому хороший секретарь должен быть самоорганизованным. Должна присутствовать аккуратность, как в делах, так и в организации рабочего процесса. Плюс ответственность, дисциплинированность. Секретарь — это же, в первую очередь, помощник руководителя. Поэтому должен знать и понимать бизнес-процессы. Кроме того, человек должен опрятно выглядеть, приятно пахнуть. У него не должно быть дефектов речи. Важно, чтобы с человеком можно было приятно пообщаться, чтобы ничего не отторгало посетителей.

Константин Шамбер директор Центра стратегических межкультурных коммуникаций StrategicInterCom (Франкфурт-на-Майне)

К выбору секретаря нужно подходить очень тщательно и с большой долей рационализма. Среди самых важных характеристик, которыми должен обладать хороший секретарь, являются стрессоустойчивость, самоуверенность, коммуникабельность, деликатность и конфиденциальность. Более того, секретарь должен уметь правильно управлять не только своим рабочим временем, но и временем своего шефа. Правильная расстановка рабочих приоритетов и владение знаниями основных современных информационных технологий завершают список самых важных навыков профессионального секретаря. К второстепенным факторам относятся возраст, внешний вид, наличие чувства юмора, знание нескольких языков и тембр голоса. Если внимательно присмотреться к секретарям влиятельных и успешных людей, то среди них можно обнаружить следующую тенденцию: средний возраст колеблется от 30 до 45 лет, ухоженный вид, правильные манеры, знание как минимум двух иностранных языков и приятный голос. Пол не является важным критерием в отборе хорошего секретаря. Более того, наличие совсем молодого и красивого секретаря женского пола у мужчины среднего или старшего возраста больше говорит о его слабостях, нежели о его профессионализме. То же самое касается женщин-управленцев, которые нанимают молодых секретарей-мужчин. Или вы готовы доверить свои секреты и миллионные контракты двадцатилетнему человеку с обложки модного журнала?

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

Внимание! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Бланк и образец
Онлайн просмотр
Бесплатная загрузка
Безопасно

Образец должностной инструкции секретаря

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в .ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Права секретаря

Ответственность секретаря

Условия работы

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Секретарь помогает руководителю: отвечает на звонки, организовывает встречи, разбирает письма и документацию, выполняет поручения. Эта профессия подходит активным, коммуникабельным, внимательным людям

Секретарь является посредником между руководством, персоналом и клиентами. Он обеспечивает эффективное функционирование офиса, ведет делопроизводство. От профессионализма секретаря зависит успешная работа фирмы.

Профессия секретарь появилась давно: упоминается она в истории Древнего Рима. Изначально занимали эту должность мужчины, которым доверяли тайны государственного управления. В России секретари появились при Петре I. Требования к ним были высокими: наличие образования, знание законов.

В XIX веке появились первые личные секретари руководителей на крупнейших предприятиях. Для специалистов выпускали журналы и проводили обучающие курсы. В начале 20-х годов XX века профессия секретаря была особенно востребована.

В двадцатом веке все чаще секретарями работают женщины. Они отвечают за входящую и исходящую документацию, занимаются перепиской, рассылкой и распечаткой корреспонденции, протоколируют собрания, готовят и подают чай, кофе.

Описание

Секретарь – лицо компании. Вежливость, доброжелательность, дипломатичность, внимательность, ответственность и умение урегулировать конфликты – качества, которыми обладают и развивают у себя люди этой профессии. В обязанности входит планирование рабочего дня начальника, протоколирование совещаний, организация командировок. Также секретарь общается с посетителями, просматривает и сортирует корреспонденцию, принимает телефонные звонки.

Специализации

Разбирая детально обязанности секретаря, можно выделить следующие специализации.

Секретарь-референт – связующее звено между начальником, сотрудниками, клиентами, партнерами. Контролирует работников офиса, следит за исправностью оргтехники, распределяет рабочий день руководителя, составляет тексты для выступлений, переговоров, готовит отчеты.

Личный секретарь – помощник руководителя с высшим образованием, знающий все о деятельности компании. Решает организационные и административные вопросы, занимается делопроизводством.

Секретарь судебного заседания – должность только в судах. Составляет протокол слушания, формирует и направляет дела в архив, проверяет явку на заседания, выдает оригиналы и копии решений суда. Соискатели этой вакансии должны иметь высшее юридическое образование, быть уверенным пользователем компьютера, знать законодательство РФ и иметь опыт работы в юридических фирмах.

Пресс-секретарь – представитель организации, отвечающий за связь со СМИ и общественностью. Предоставляет информацию о событиях, происходящих в компании. Контролирует, редактирует материалы для публикаций, организовывает встречи журналистов с директорами. Пресс-секретарь компании должен прекрасно разбираться в той сфере деятельности, которой занимается организация, понимать структуру рынка и методы работы.

Секретарь-переводчик – сотрудник, принимающий участие в переговорах с иностранными партнерами, принимает корреспонденцию и переводит ее, организовывает работу офиса. Предъявляемые требования к специалисту: владение разговорным и письменным иностранным языком на высоком уровне, коммуникабельность, презентабельный вид, высокая скорость печати.

Уметь правильно организовать рабочее время, расставить приоритеты в делах и эффективно справляться с поставленными задачами — ценные качества любого сотрудника. Особенно это важно для секретарей, помощников руководителей и офис-менеджеров.

Рабочий день секретаря — это огромное количество разноплановых дел, срочных поручений и незапланированных задач. В таком потоке ежедневных дел бывает сложно уследить за ситуацией в целом, неправильно распределить время. В результате — сорванный дедлайн, работа по вечерам и выходным и много стресса. Чтобы избежать этого, нужно учиться планировать время и дела.

Давайте посмотрим, как можно оптимизировать рабочее время секретаря, чтобы задачи выполнялись, а сил и времени хватало не только на работу, но и на личные увлечения и планы.

Эффективность в работе — от чего зависит и почему важна

Оптимизация рабочего времени помогает навести порядок в делах и стать более эффективным сотрудником. Эффективность — это то, насколько быстро и качественно выполняются рабочие задачи. Она зависит от многого, в том числе и от личных качеств сотрудника тоже.

Личные качества, влияющие на эффективность:

Разумный перфекционизм. Вы предпочитаете сразу делать хорошо, чем выполнить задачу поверхностно.
Постоянное стремление к новым знаниям.
Гибкость мышления. Вы можете нестандартно посмотреть на ситуацию или задачу и применить к ее решению новый подход.
Внимательность и усидчивость. Часто над задачей приходится сидеть час-два, а иногда и несколько дней. Важно уметь фокусировать внимание только на данной задаче, помнить о деталях и не отвлекаться на мелочи.
Жизнерадостность. Для секретаря это очень важно. Ведь это первый человек, которого видит клиент или партнер, пришедший в офис. Улыбка, вежливый разговор и общий позитивный настрой всегда располагают собеседника.

Личную и профессиональную эффективность можно и нужно постоянно развивать. Оптимизация своего времени — один из способов увеличить эффективность.

Как оптимизировать время

Оптимизация рабочего времени секретаря помогает концентрироваться на важных задачах, автоматизировать более легкие и повысить продуктивность. Попробуйте начать применять эти советы уже сейчас, вы увидите, насколько станет проще и легче справляться с работой.

Читайте также: