Как сделать реестр почтовых отправлений в excel

Добавил пользователь Skiper
Обновлено: 29.08.2024

Имеем таблицу в Microsoft Excel, в которой хранится информация о ключевых клиентах нашей компании (адреса эл.почты, имена, названия компаний и т.д.), которых мы хотим поздравить с очередным праздником.

В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием (Mail Merge) . Поехали.

Подготовка списка клиентов в Excel

Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:

  • Шапка таблицы должна быть простой - одна строка с уникальными названиями столбцов (без повторений и пустых ячеек).
  • В таблице не должно быть объединенных ячеек.
  • В таблице не должно быть пустых строк или столбцов (отдельные пустые ячейки допускаются).

Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.

Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения "Уважаемый(ая). " Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества ("а" или "ч"), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .

В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие "умные таблицы" можно почитать тут.

Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :

В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис - Письма и рассылки - Мастер слияния (Tools - Letters and Mailings - Mail Merge) .

Этап 1. Выбор типа документа.

Этап 2. Выбор документа

Этап 3. Выбор получателей

На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.

После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:

Этап 4. Создание письма

На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы - она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:

В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):

Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания "ый"/"ая" к слову "уважаем" (как в нашем примере), но был обычный столбец "Пол" с классическими "муж" и "жен", то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :

mail-merge-rules.jpg

Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову "уважаемый/ая" выберем третий пункт IF. THEN. ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:

mail-merge-if.jpg

Этап 5. Просмотр писем

На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.

Этап 6. Завершение слияния

На завершающем этапе возможны несколько вариантов:

Нажатие ссылки Печать (Print) приведет к немедленной отправке всех результатов слияния на принтер без вывода на экран.

Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:


Если у вас нет СЭД, то регистрацию входящей корреспонденции вы, скорее всего, ведете в таблице MS Excel. Мы покажем вам, как прямо в ней можно осуществлять контроль за исполнением писем, какие колонки лучше ввести, какие функции Excel вам пригодятся для фильтрации сведений и составления отчетности, в т.ч. графической.

Д еловое письмо – это обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих для коммуникации (передачи официальной информации) между адресатами в деловой деятельности организаций. Зачастую деловые письма составляют основную массу документооборота предприятия.

При помощи деловых писем партнеры договариваются об условиях сделки, принимают решения по вопросам задолженностей между предприятиями и др. От быстроты подготовки ответного письма может зависеть благополучный исход решаемых вопросов или принятие решения о сделке в пользу вашей компании. Потому контроль за подготовкой ответных писем – одна из наиболее важных функций административной работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), наравне с контролем исполнения иных документов / поручений. Порой для выполнения этой задачи создается даже специальная группа контроля внутри службы ДОУ или выделяется определенный специалист. Имея огромный поток информации, руководитель зачастую не в состоянии контролировать процесс исполнения поставленных перед сотрудниками задач. Поэтому эту функцию он и делегирует определенному подразделению или сотруднику.

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы? Ответы на эти вопросы читайте на нашем сайте.

3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Порядок рассмотрения обращений граждан по ФЗ-59 должны соблюдать не только государственные органы, органы местного самоуправления (как было первоначально), но и другие организации, осуществляющие публично значимые функции. Кроме того, он распространяется и на обращения объединений граждан, в т.ч. обычных юридических лиц! Такое расширение зоны действия ФЗ-59 произошло давно – еще в мае 2013 года.

Из этого общего правила есть исключения, например:

Пример 1. Таблица MS Excel для регистрации входящей корреспонденции

  • контроль по существу вопроса (его обычно выполняет руководитель) и
  • контроль сроков исполнения (его обычно делегируют специальному подразделению или сотруднику), он подразделяется на:
    • текущий контроль (контроль состояния выполнения дел на текущий момент),
    • предупредительный контроль (напоминание исполнителю о необходимости подготовить ответное письмо в установленные сроки) и
    • итоговый контроль (проверка готовности делового письма).

    Как в MS Excel аккумулировать и фильтровать информацию о входящих письмах

      заголовок у нас состоит из трех строк (в двух вписаны наименования граф, а в третьей – их.

    Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа





    Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
    Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

    • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
    • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

    А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

    Рекомендовано для вас

    Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм


    Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины


    Восстанавливаем дисциплину после новогодних праздников

    За что можно наложить дисциплинарное взыскание (в виде замечания, выговора и даже увольнения)? Какая процедура должна быть соблюдена работодателем, чтобы его действия потом не могли быть оспорены работником с выплатой ему дополнительных денежных средств? От чего будет зависеть степень детализации и количество собираемых работодателем документов? И конечно, образцы оформления всех необходимых документов мы приводим: докладных записок, требования, объяснительной, характеристики, актов и приказов. А чтобы охладить пыл некоторых управленцев в порыве закрутить гайки при разболтавшейся после долгих праздников дисциплине, заодно расскажем о возможности принудительного восстановления на работе по решению суда при неправомерном увольнении. Кроме того, защиту себе работник может найти в лице государственной инспекции труда (даем образец жалобы работника и приказа работодателя, исправляющего ситуацию по предписанию ГИТ). Но возможен и полюбовный вариант – снятие дисциплинарного взыскания по инициативе ­работодателя (его тоже показываем с примерами оформления документов).


    Контроль исполнения документов в MS Outlook

    Контроль исполнения документов – важнейшая составляющая ежедневной работы службы ДОУ, которая по праву считается и одной из самых трудоемких. Предлагаем вам бюджетный вариант его автоматизации при отсутствии СЭД – с помощью программы Microsoft Outlook, которую многие привыкли использовать только для работы с ­электронной почтой.


    Восстанавливаем дисциплину после новогодних праздников

    За что можно наложить дисциплинарное взыскание (в виде замечания, выговора и даже увольнения)? Какая процедура должна быть соблюдена работодателем, чтобы его действия потом не могли быть оспорены работником с выплатой ему дополнительных денежных средств? От чего будет зависеть степень детализации и количество собираемых работодателем документов? И конечно, образцы оформления всех необходимых документов мы приводим: докладных записок, требования, объяснительной, характеристики, актов и приказов. А чтобы охладить пыл некоторых управленцев в порыве закрутить гайки при разболтавшейся после долгих праздников дисциплине, заодно расскажем о возможности принудительного восстановления на работе по решению суда при неправомерном увольнении. Кроме того, защиту себе работник может найти в лице государственной инспекции труда (даем образец жалобы работника и приказа работодателя, исправляющего ситуацию по предписанию ГИТ). Но возможен и полюбовный вариант – снятие дисциплинарного взыскания по инициативе ­работодателя (его тоже показываем с примерами оформления документов).


    Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

    Читайте также: