webdonsk.ruКак сделать разные цвета в гугл календаре
Добавил пользователь Владимир З. Обновлено: 10.09.2024
Google Calendar - это следующая лучшая вещь после хрустального шара. Управляйте им умело, и он может предсказать, как будут выглядеть ваши ближайшие дни. Календарь Google так же полезен, как и ваши привычки управления временем.
Изменяйте диапазона дат
Google Calendar позволяет выбрать вид одним нажатием клавиши. Вы можете увеличить или уменьшить масштаб, чтобы вывести на экран расписание на день/неделю/месяц/год.
Чтобы выбрать вид календаря, перейдите в правый верхний угол и нажмите стрелку вниз.
Кроме того, чтобы сосредоточиться только на том, что важно, можно удалить из поля зрения выходные и отклонённые события.
Вы получаете еще несколько опций в настройках Google Календаря. Нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу. Перейдите в раздел Настройки > Общие > Режим просмотра .
Используйте вид "Расписание", чтобы быстро проверить свой день
Одним из полезных советов Google Calendar является использование представления расписания в качестве быстрого способа поймать перекрывающиеся события, если вы работаете в удалённой команде. Если у вас есть общие календари, вы можете добавить любой календарь команды с левой боковой панели.
Нажмите на расписание из выпадающего списка в правом верхнем углу.
Этот совместный календарь дает вам представление с высоты птичьего полёта о том, насколько занята или свободна вся ваша команда. Конечно, вы можете применить одно и то же представление к своим собственным нескольким календарям и проверить наличие конфликтующих задач.
Выделяйте разные задачи цветом
Цвета могут сказать вам разницу между вашими задачами с первого взгляда. Назначайте цвета событиям на основе их приоритета.
Например, более темный цвет, такой как красный, может быть для чего-то срочного, в то время как более светлый желтый цвет может охватывать низкоприоритетные задачи.
Откройте событие в своем календаре. Щелкните стрелку вниз рядом с пунктом выбрать цвет события и выберите цвет, которым вы хотите его пометить.
Если у вас есть несколько календарей Google, выделите их уникальными цветами. Нажмите на три точки рядом с календарем и выберите цвет из палитры.
Используйте временные блоки, чтобы освободить время
Google Calendar позволяет вам показать, что вы "заняты" по умолчанию. Никто не сможет потревожить вас в течение часов, которые вы заблокировали.
Нажмите на временной интервал, который вы хотите установить как занятый.
В диалоговом окне событие введите название события.
Прокрутите вниз до выпадающего списка с надписью занято (или свободно). Занято - это опция по умолчанию.
Установите видимость на общедоступную.
Используйте Google Календарь как журнал
Поле примечания для каждого события может содержать много информации, если вы его хорошо отформатируете. Вы можете использовать его как журналили блокнот. Вы также можете добавить вложения для более насыщенных заметок.
Например, вы можете записать оценку производительности после выполнения запланированной задачи и получить представление о любых будущих улучшениях.
Эта обратная связь с самим собой может помочь вам лучше использовать свое время и уменьшить стресс.
Отключите уведомления
Шквал уведомлений может вызвать невидимый стресс. Лучший способ использовать их-ограничить или вообще отключить уведомления.
Оповещения Календаря Google могут быть полезны. Но слишком много событий или даже несколько календарей могут стать отвлекающими факторами.
Отключите уведомления в настройках мероприятий.
Единственная комбинация клавиш Календаря Google, который стоит запомнить
Хотите перейти на любую дату по-быстрому с помощью одного нажатия клавиши? Нажмите " G " в любом календарном представлении. Появится крошечное окно, в котором вы можете ввести любую дату, на которую хотите перейти.
Чтобы вернуться к сегодняшнему виду даты, нажмите кнопку " Т ".
Не забудьте заполнить свой Календарь Google
Google Calendar умный, но это может быть только так, если вы не забудете дать ему необходимые данные. Если у вас есть хорошие привычки управления временем, то это лучший онлайн-календарь для вас. Вам не нужно зависеть от браузера или мобильных приложений, даже если они превосходны. Вы также можете легко настроить календарь Google на своем рабочем столе. Поделитесь несколькими своими собственными советами по Google календарю в комментариях ниже.
Эти 26 советов и продвинутых трюков для веб-версии Google Calendar помогут вам сэкономить ещё больше времени:
Увеличьте плотность отображения
Прячьте выходные и нерабочие дни
Смените параметры просмотра
Настраивайте пользовательский вид
Скройте неприоритетные календари
К учётной записи может быть привязано несколько календарей (от личного или рабочего до десятков корпоративных). Некоторые из них не имеют особой важности, но занимают место, поэтому можно скрывать их, сняв флажок рядом с любым из них в списке слева.
Отображайте один календарь за раз
Если же нужно показать только один календарь для упрощённого вида, то щёлкните значок из трёх точек рядом с именем одного из них и выберите только его отображение.
Скрывайте ненужные боковые панели
Управляйте встречами в разных часовых поясах
Добавляйте часы мирового времени
Переключайте вид календаря одной кнопкой
Переходите к нужной дате по горячей клавише
Мгновенно возвращайтесь к исходному виду календаря
Открывайте быстрые настройки события
Отменяйте ошибочные действия
Восстанавливайте любое удалённое событие в течение месяца
Используйте дубликат событий в качестве шаблона
Малоизвестная возможность — прикрепление файлов к событиям. При его создании найдите значок скрепки на панели инструментов чуть выше поля описания. Выберите изображение, PDF-документ или что-то ещё, с помощью чего можно нагляднее представить задачу участникам.
Передавайте другим права организатора событий
Настраивайте обработчик повторяющихся событий
Создавайте отправку уведомлений на Email для любых событий
Настройте отправку Email для всех событий по умолчанию
Получайте краткое изложение повестки дня каждое утро
Цените своё время и передавайте рутинные задачи специалистам для быстрого и эффективного их выполнения. Так вы не только сэкономите финансовые средства, но и инвестируете в своё будущее, в перспективы собственного бизнеса. Воспользуйтесь услугами компании ИТ-аутсорсинга с экспертной поддержкой и консультацией по любым техническим вопросам и задачам.
С ростом количества задач и встреч у каждого человека появляется необходимость где-то фиксировать информацию, чтобы всё успевать и ничего не забывать.
В Yagla уже есть статья про тайм-менеджмент где мы затрагиваем тему грамотного планирования времени, рассказываем про самые популярные техники и делимся шаблоном планировщика в Notion. Сегодня мы затронем конкретный инструмент, который на самом деле способен дать фору любом таск-трекеру — Google календарь.
Что такое Google календарь
Гугл календарь — это бесплатный сервис, который можно использовать для организации своего расписания, координации встреч с другими людьми, а также фиксирования и напоминания о каких-то особо важных задачах и событиях. Он обладает множеством полезных функций, включая возможность открывать доступ к собственному календарю другим людям. Получить доступ к календарю можно с любого компьютера или мобильного устройства, если есть аккаунт в Гугл. На телефон нужно будет скачать приложение, а вот на компьютере календарь будет сразу встроен в Google Chrome.
Сервис можно использовать в личных делах или вести взаимодействие с целой командой. Например, если кто-то является руководителем отдела — он может открыть доступ и скидывать свой календарь команде, чтобы они видели, когда у него есть свободное время. Это помогает упростить коммуникацию с командой, так как они смогут бронировать время на созвон или просто приходить за советом в мессенеджер.
Использовать сервис для личных нужд еще проще. Его можно вести как обычный блокнот и просто накидывать разные дела на определенные даты и время. Например, не забыть погулять с собакой, сходить в магазин за молоком, поставить напоминание о дне рождения друга и что угодно еще.
Как попасть в Google календарь
Сервис интегрирован в браузер. Достаточно зарегистрировать аккаунт, скачать браузер и кликнуть на своем мониторе девять точек, которые находятся в верхнем правом углу. Нажав на эту кнопку можно увидеть инструменты, которые есть у Google, в том числе и календарь:
Настройка Google календаря
В меню настроек доступен импорт и экспорт — можно сохранить на ПК собственный календарь или же добавить чей-то календарь к себе. Например, импортировать календарный план проекта из Trello, чтобы видеть дедлайны и определенные вехи.
Как работать с Google календарем
При попадании в сервис, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. По своей сути это обычный расчерченный календарь, где человек практически сразу может написать свою первую карточку.
Для того, чтобы создать карточку есть два пути:
После этого откроется окно с возможностью выбора типа карточки, даты, времени и полем для описания самой задачи.
Мероприятие
Самым очевидным и часто используемым инструментом является создание карточки мероприятий. Все потому что именно у нее самый обширный функционал.
Добавить, отредактировать или удалить карточки можно в любой момент, используя компьютер или мобильное устройство. Единственное — сервис предварительно нужно синхронизировать с мобильным устройством.
Теперь к вопросу о том, как работать с сервисом в режиме планирования мероприятий. В этом плане все также, как и при создании обычной задачи:
Также следует внести необходимую информацию о запланированном событии, а именно:
После завершения всех настроек карточка автоматически появится в календаре гостя, если он им пользуется, а также продублируется на почту.
Напоминание
Для начала проверьте включена ли вообще эта функция. Для этого посмотрите в календарь и проверьте наличие галочек в разделе с календарями:
Если галочка не активна — никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.
Мои календари
Вот так выглядит стандартный интерфейс календаря. Здесь указан аккаунт пользователя, задачи и напоминания, о которых мы уже говорили ранее:
Самое распространенное деление — рабочие и личные встречи. Чтобы максимально удобно распределить свои ежедневные дела, в календаре можно создать отдельную вкладку для каждого подраздела жизни.
После того как удалось создать интересующие вкладки, этой функцией можно будет пользоваться только с помощью мероприятия. Распределить задачи и напоминания по разным календарям нельзя.
Дополнительные возможности и фишки
Откройте или закройте доступ к своему календарю для других
Таким образом можно точечно открыть доступ на конкретные части календаря, ну или открыть все и сразу.
Это полезно если кто-то управляет отделом и хочет, чтобы сотрудники не доставали его в любое время, а знали, когда и во сколько у него будет свободное окно. При определенном доступе, сотрудники смогут самостоятельно вписать в персональный календарь руководителя встречу, тем самым никого не отвлекая.
Добавляйте интересные календари
В интересных календарях можно посмотреть расписание праздников разных народов, события из мира спорта или фазы Луны. В стандартном календаре будут доступны праздники, которые проходят в регионе, в котором он живет.
Используйте горячие клавиши
Работа с помощью горячих клавиш удобна в любом месте, в том числе и Гугл календаре. Мы не будет показывать весь список, так как с ним можно ознакомиться на официальном сайт Google support.
Расскажем о тех клавишах, которые показались самыми удобными:
- Обновление календаря — R
- Удаление задачи — Delete или BackSpace
- Отмена — Z
- Переход в настройки — S
- Переход к конкретной дате — G
Используйте вложения
Если кто-то проводит рабочие встречи, то чаще всего у него есть дополнительные материалы, которыми он собирается поделиться. Чтобы не высылать каждому человеку какие-то документы или изображения, их можно просто прикрепить в саму карточку.
После этого нажать на значок скрепки и прикрепить необходимые документы, изображения, файлы или видеоматериалы.
Укажите рабочие часы
У всех нас абсолютно разное расписание. Особенно, это заметно, когда люди работают удаленно из разных часовых поясов. Если же человек не раз сталкивался с тем, что ему писали или звонили рано утром или поздно ночью, то эта функция как раз для него.
Дополнения Гугл календаря
После клика по кнопке откроется доступ к различным дополнениям. В списке, который выйдет после нажатия находится достаточно много приложений, которые можно интегрировать в календарь:
Три полоски в левом верхнем углу это разбивка всех сервисов по категориям — они помогут вам сориентироваться в приложениях исходя из задач. Также в верхней части окна есть поиск, который поможет быстро проверить совместимость календаря с каким-то конкретным приложением.
Гугл календарь — это сервис, который представляет из себя обширный и удобный инструмент планирования своего личного времени. Так как гугл синхронизирует свои сервисы, все уведомления поступают на почту, а встроенная видеоконференция помогает не тратить время на интеграцию сторонних приложений и назначать созвон в одной карточке. А возможность открывать доступ к календарю дает возможность превратить сервис в корпоративный инструмент. Также, в новых версиях постоянно появляются дополнительные функции, которые упрощают и улучшают работу с приложением.
Практически все люди много времени проводят в браузере, поэтому приятно иметь инструмент, который всегда находится под рукой. Быстрый доступ к сервису и простота интерфейса помогут заглядывать в календарь чаще и выработать привычку фиксировать свои дела на постоянной основе. По сути, любой инструмент может стать прекрасным решением в заинтересованных руках. Таск-трекеров также много, как и техник планирования и каждый в определенный момент выбирает то, что больше всего ему подходит. Поэтому, остается только самому все пощупать и решить, подходит ли вам календарь для ежедневного использования или нет.
Но в интерфейсе, увы, есть ряд моментов, которые на ровном месте затрудняют использование и ежедневно портят впечатление. Оказалось, что некоторых моих коллег расстраивает то же самое. Ну а поскольку по профессии я дизайнер интерфейсов, то в один прекрасный момент я села и нарисовала то, что так хотелось бы видеть в любимом сервисе.
Ниже часть этих картинок.
Основное недовольство связано с тем, что для настройки почти всех операций над событием надо переходить на специальную страницу. Абсурд в том, что перед этим переходом мы видим всплывающее окно и можем поменять какие-то настройки на один клик быстрее. Только вот эти настройки зачастую бесполезны, а за полезными приходится лезть.
Далее я разбираю, какие настройки и где следует расположить.
Цифрами на картинках отмечены места, на которых я бы хотела акцентировать внимание. Не все из них будут пояснены в тексте, впрочем, кое-где и слова не нужны.
Добавление нового события
Первый кейс – добавить новое событие.
Сейчас для этого появляется маленькое всплывающее окно, в которое мы можешь только вбить имя. Чтобы закончить создание события, надо нажать Edit event и перейти на специальную страницу. И да, все, что ты там вобьешь, например, описание, при просмотре календаря потом все равно не видно.
А кроме того, попап недостаточно информативно озаглавлен. Надпись Event ничего не говорит о том, чтО сейчас происходит. Creating event намного информативнее.
Здесь просится
Ну во-первых, мы знаем, что ко многим важным событиям пишется description. Почему бы его не вынести во всплывающее окошко, чтобы описание можно было добавить сразу, без перехода на отдельную страницу? (2)
Да, забегая вперед, скажу, что при просмотре прятать его тоже не надо. Если есть возможность показать дополнительную информацию без ущерба для пользователя, то надо ее показать. Об этом принципе много раз писали такие классики представления информации и проектирования интерфейсов, как Эдвард Тафти и Джеф Раскин (см. последнюю картинку, п.4).
То же самое можно сказать про функцию смены календаря (2)
Ну и сделать создаваемое событие ощутимо прозрачнее уже созданных (4).
Получится примерно так:
Редактирование события
Чтобы упростилось редактирование события, нужно использовать ту же самую идею – дать пользователю изменить основные параметры без перехода на дополнительную страницу. И убрать все те же самые гэпы. Всего-то.
Вот как редактируется событие сейчас:
Недостатки
(1) – зачем-то на попап стрелочку, которая позволяет менять цвет проекта
Насколько я могу судить, пользуются этим редко, а находится она на ооочень козырном месте
(2) – неясно, зачем при редактировании события столько место отведено информации о дате и времени без возможности их поменять
(3) – то же самое с полями Calendar и Created by. Отображаются, а чтобы поменять – надо идти на отдельную страницу
(4) – функцию copy to my calendar надо наоборот перенести с глаз долой
(5) – часто описание события впихивается в заголовок, чтобы его было сразу видно без необходимости куда-то лезть, а потом возвращаться
Хочется ровно того же, что и при добавлении – возможности быстро редактировать основные поля. Описание, принадлежность к проекту.
Например, так:
(1) – убираем стрелочку
(2) – делаем поля редактируемыми, дату-время просто уменьшаем (ее легче редактировать не здесь, а драг-н-дропом)
(3) – добавляем автосохранение изменений и переход на большой экран редактирования
(4) – поле Description теперь видно при просмотре событий на неделю
Вывод
В обоих кейсах мы исключили всего-то один лишний шаг и внесли чуток косметических изменений. Это сняло 85% ежедневного недовольства пользователей.
На этом постить картинки завершаю, т.к. подобного материала очень много. Отдельного разбора заслуживает режим просмотра Agenda. Функционал Задачи (Tasks) вообще неисчерпаемый источник вдохновения. Но на сегодня достаточно.
В последнее время корпорация Добра занялась улучшением интерфейсов на всех сервисах, поэтому есть надежда, что такие очевидные и досадные промахи когда-нибудь будут исправлены.
Читайте также: