Как сделать приказ о праве подписи

Добавил пользователь Владимир З.
Обновлено: 31.08.2024

Если руководство организации приняло решение доверить одному или нескольким сотрудникам подписание различных документов – необходимо закрепить их полномочия соответствующим распоряжением. Для этого издается приказ на право подписи. Такая практика распространена в компаниях, руководители которых чисто физически не могут визировать все текущие документы.

Когда издается приказ на право подписи документов

Приказ предоставляет конкретному лицу право подписывать первичные и иные документы от имени руководителя организации в тех случаях, когда тот не имеет возможности сделать это лично. Данный документ необходим при делегировании соответствующих полномочий лицам, которые не имеют их в силу должностных обязанностей. Издание приказа является наиболее универсальным способом закрепления за сотрудниками права подписи определенных первичных документов. Перечень сотрудников надо согласовать с главным бухгалтером.

Приказ на право подписи не имеет унифицированного образца, его оформляют в произвольной форме. В документе нужно прописать данные сотрудника и перечень документов, в которых он сможет ставить свою подпись. К приказу надо приложить образец подписи работника.

Руководитель должен утвердить перечень лиц, которые смогут подписывать первичную документацию (ст. 7, 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011; письмо Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Приказ на право подписи документов может также понадобиться, если:

Руководитель единолично не успевает подписывать всю первичную документацию, например, в связи с большим ее объемом.
Руководитель временно отсутствует на своем рабочем месте по причине ухода в отпуск, временной нетрудоспособности, командировки и пр.
График работы руководителя не совпадает с графиком работы субъекта хозяйствования.

Наделить правом подписи определенных документов можно руководителей соответствующих подразделений, а также иных сотрудников, например:

бухгалтеров;
экономистов;
менеджеров;
сотрудников кадровой службы;
сотрудников отдела продаж;
логистов;
сотрудников обособленных подразделений и отдаленных филиалов и пр.

Чем приказ на право подписи отличается от доверенности

Приказ на право подписи издается в том случае, если такими полномочиями наделяются сотрудники организации. Доверенность же можно оформить на любых лиц, в том числе и на сотрудников аутсорсинговой компании. Составление приказа регламентируется трудовым законодательством, а составление доверенности – гражданским. Составлять приказ рекомендуется, если есть необходимость в подписании исключительно внутренних документов. Если же документы будут передаваться третьим лицам (накладные, счета-фактуры и т.п.), может понадобиться и оформление доверенности.

Как правильно составить приказ на право подписи документов

Затем нужно указать должность и Ф.И.О. работника (работников), который будет наделен правом подписи, и срок, на который он наделяется такими полномочиями.

В обязательном порядке необходимо перечислить документы, которые сотрудник сможет подписывать. Перечень должен быть максимально точным, это поможет избежать возникновения недоразумений и конфликтных ситуаций в будущем.

Приказ подписывает руководитель организации. Лица, перечисленные в распоряжении, должны ознакомиться с ним под подпись. Ответственным за составление приказа обычно назначают секретаря, сотрудников кадровой службы, юриста.

Приказ можно оформить на одного работника или нескольких. Правила оформления приказа определяются руководством организации, они должны быть закреплены во внутренних локальных актах. Представленный ниже образец приказа на право подписи документов можно взять за основу при подготовке документа.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Приказ о назначении ответственного за ЭЦП — это распорядительный акт о наделении работников правом подписывать документы с помощью электронной цифровой подписи. С 01.07.2021 правила работы с ЭП изменились.

Что сделать перед оформлением приказа

С 01.07.2021 вступила в силу первая часть изменений в 63-ФЗ, вторая — начнет действовать с 01.01.2022. По факту после 01.07.2021 в работе заказчиков и поставщиков ничего не поменяется. Если у организации действительна подпись, выпущенная аккредитованным удостоверяющим центром, то менять ее не требуется. ЭЦП по новому регламенту придется применять только с 01.01.2022. Если же срок действия ЭП закончится до 01.01.2022, то следует ее поменять, но только в удостоверяющем центре, аккредитованном (переаккредитованном) по новым правилам. Если подпись сделали до 01.07.2021 в центре, не прошедшем аккредитацию по новым правилам, то она действительна только до 01.01.2022. Приказ об аккредитации и перечень аккредитованных удостоверяющих центров (АУЦ) выпустят ближе к началу 2022 года.

Все ключевые изменения начнут действовать с 01.01.2022. С 1 января не только директор, но и уполномоченные лица, в том числе и специалисты по закупкам, обязаны использовать личную ЭП как для работы, так и для собственных документов (пп. 2 п. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 476-ФЗ). Для оформления личной подписи физлица приказ не требуется: в ней указывают только ФИО получателя без отсылок к его работодателю. Получать такую ЭП следует только в УЦ, аккредитованных по новым правилам. А использовать подпись придется вместе со специальной электронной доверенностью.

Руководители и индивидуальные предприниматели с 01.07.2021 получают ЭЦП в ФНС. Подписи выдают территориальные инспекции или их доверенные лица — удостоверяющие центры, прошедшие дополнительный отбор (приказ ФНС № ВД-7-24/982@ от 30.12.2020). Прежде чем оформить приказ о наделении полномочиями лиц, ответственных за размещение в ЕИС для получения ЭП, уточните, прошел ли удостоверяющий центр аккредитацию по новым правилам.

Эксперты КонсультантПлюс сделали обзор нововведений по работе с электронной подписью с 01.07.2021. Используйте эти инструкции бесплатно.

Кто и зачем готовит приказ

Права на первую подпись принадлежат руководителю организации. Для непрерывного функционирования учреждения (если директор отсутствует на работе) он передает полномочия на подписание документов ответственным сотрудникам. Обычно это его заместители и главный бухгалтер.

Иная ситуация с ЭЦП. Она используется для шифрования и защиты информации электронной документации (63-ФЗ от 06.04.2011). Есть сферы, в которых документы подписываются только электронной подписью. Это и платежные системы, и госзаказ, и информационные ресурсы. Вот для чего используют ЭЦП:

И это далеко не все автоматизированные информационные системы, где для подписания документов используется ЭЦП. Руководитель назначает администратора по такой работе и определяет ответственных лиц, наделенных правами ЭП. К примеру, создается ЭЦП для контрактного управляющего — в целях работы в Единой информационной системе и на торговых площадках.

Специалисты Федерального казначейства определили перечень документов, которые необходимо предоставить при оформлении сертификата ЭП. Приказ в списке сопроводительной документации — один из первых. Его обязательно составляют при получении ключа ЭЦП.

Почему заказчики обращаются в ТОФК? Сертификаты ЭП оформляют только удостоверяющие центры, аккредитованные Минцифрой. Большая часть таких центров базируется в отделах ФК и использует казначейский регламент для работы с клиентами. Для подписи документов применяют только усиленную квалифицированную электронную подпись.

Прежде чем оформить ЭЦП, составьте грамотный приказ на ответственное лицо со стороны заказчика на подписание документов и о назначении ответственных лиц. Привлеките сотрудников, непосредственно связанных с передаваемыми полномочиями и пользовательскими ролями:

главный бухгалтер или бухгалтер — для работы с СУФД, электронным бюджетом и ГМУ;
контрактный управляющий или специалист по закупкам — для ЕИС;
программист — для администрирования автоматизации рабочих мест.

Приказ готовят и заказчики, и поставщики. Поставщикам электронная подпись необходима для участия в торгах. Организации-заказчики передают в ТОФК распоряжение о назначении ответственного за ЭП и пакет сопроводительной документации. После обработки информации специалисты Казначейства предоставляют организации сертификаты ключа ЭЦП. Поставщики работают по той же схеме, только документы направляют не в ТОФК, а в удостоверяющий центр.

С 01.01.2022 вступает в силу приказ Федерального казначейства № 21н от 15.06.2021. Норматив утверждает порядок реализации ФК функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей. Бюджетные заказчики продолжат получать ЭП в удостоверяющих центрах территориальных отделений ФК.

Что включать в приказ по ЭЦП

Отзыв ЭП производится через официальный сайт Федерального казначейства. Сертификат отзывают по окончании срока его действия, при увольнении ответственного работника, из-за неисправности ключа. Делать приказ об отзыве ЭЦП нет необходимости. Сформируйте заявление онлайн, подпишите и направьте специалистам ФК. Как только обращение пройдет проверку, сертификат отзовут.

В 63-ФЗ разъясняется, на каком основании можно подписать ЭЦП начальника — такого основания нет: каждый ответственный сотрудник подписывает документы собственной ЭПОХИ. Для этого и издают распоряжение о наделении полномочий. Приказ составляют в свободной форме. Некоторые ТОФК и удостоверяющие центры предоставляют клиентам бланки, которые необходимо заполнить для получения ключа ЭП в их отделе. Обязательно отразите следующую информацию:

Полное наименование заявителя. Пропишите краткое название, если оно есть в уставных бумагах.
Реквизиты распоряжения: номер, дата и место выпуска.
Название акта и правовую основу. В преамбуле всегда ссылайтесь на нормативы, в соответствии с которыми потребовалось наделить сотрудников правами на подписание. К примеру, ЭЦП для ЕИС делают по нормам федеральных законов № 44 и № 63.
Перечень работников, которым передают полномочия. Укажите их фамилии, имена и отчества полностью. Пропишите их текущие должности и новые полномочия. Кроме того, отразите, что подписывает электронной подписью контрактный управляющий и другие ответственные сотрудники — перечень закупочных документов в ЕИС и на торговых площадках.
Для распорядительного акта на передачу прав подписания при замещении основного работника внесите сведения как минимум о двух сотрудниках, которые заменят его при отсутствии.

Образцы приказов по работе с электронной подписью

Примерный приказ о наделении правом подписи для получения ЭЦП в бюджетной организации:

г. Идеальный

№ 116

О наделении правом электронной подписи

Назначить администратором информационной безопасности специалиста отдела закупок Денисову Дарью Денисовну.
Наделить правом электронной подписи электронных документов со следующими полномочиями следующих сотрудников:

Полномочия при работе

Иванов Иван Иванович

Заказчик. Администратор организации
Заказчик. Уполномоченный специалист
Заказчик. Должностное лицо с правом подписи контрактов
Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

Петрова Полина Петровна

Заказчик. Уполномоченный специалист
Заказчик. Должностное лицо с правом подписи контрактов
Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

Денисова Дарья Денисовна

Специалист отдела закупок

Заказчик. Специалист с правом направления проекта контракта участнику размещения заказа.

А это — образец распоряжения для Казначейства:

Об авторе этой статьи

Александра Задорожнева Бухгалтер, эксперт проекта Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

В соответствии с пунктом 10.17 Положения о Министерстве сельского хозяйства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 12 июня 2008 г. N 450, приказываю:

1. Предоставить заместителям Министра право подписи от имени Министерства в соответствии с утвержденным распределением обязанностей:

соглашений о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации, заключаемых между Министерством сельского хозяйства Российской Федерации и высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации, и дополнительных соглашений к ним;

соглашений о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на реализацию мероприятий в области мелиорации земель сельскохозяйственного назначения и дополнительных соглашений к ним;

соглашений о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на обеспечение устойчивого развития сельских территорий и дополнительных соглашений к ним;

соглашений о передаче полномочий государственного заказчика по заключению и исполнению от имени Российской Федерации государственных контрактов от лица Минсельхоза России (за исключением полномочий, связанных с введением в установленном порядке в эксплуатацию объекта(ов) в целях осуществления бюджетных инвестиций в форме капитальных вложений в объекты капитального строительства государственной собственности Российской Федерации) и дополнительных соглашений к ним;

соглашений о предоставлении субсидий из федерального бюджета производителям сельскохозяйственной техники и дополнительных соглашений к ним;

абзац исключен. - Приказ Минсельхоза России от 18.01.2018 N 12;

соглашений (договоров) о предоставлении субсидий из федерального бюджета федеральным государственным и казенным унитарным предприятиям, подведомственным Минсельхозу России, в случае если такие субсидии предусмотрены федеральным законом о федеральном бюджете, и дополнительных соглашений к ним;

соглашений между Министерством сельского хозяйства Российской Федерации и заказчиком комплексного научно-технического проекта о предоставлении грантов в форме субсидий из федерального бюджета на реализацию комплексных научно-технических проектов в агропромышленном комплексе и дополнительных соглашений к ним;

соглашений о предоставлении иных межбюджетных трансфертов бюджетам субъектов Российской Федерации и дополнительных соглашений к ним;

соглашений о порядке и условиях предоставления субсидий на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ) и соглашений о порядке и условиях предоставления субсидий на иные цели и дополнительных соглашений к ним;

соглашений о предоставлении из федерального бюджета субсидии Акционерному обществу "Российский экспортный центр" на финансовое обеспечение затрат, связанных с продвижением продукции агропромышленного комплекса на внешние рынки, за исключением выставочно-ярмарочной деятельности;

соглашений о предоставлении субсидий из федерального бюджета бюджету субъекта Российской Федерации на обеспечение комплексного развития сельских территорий и дополнительный соглашений к ним.

1.1. Предоставить первому заместителю Министра сельского хозяйства Российской Федерации Хатуову Джамбулату Хизировичу, заместителю Министра сельского хозяйства Российской Федерации Гатаговой Ольге Анатольевне, заместителю Министра сельского хозяйства Российской Федерации Фастовой Елене Владимировне право подписи от имени Министерства договоров (соглашений) о порядке выпуска и обслуживания банковских карт, а также дополнительных соглашений к ним.

2. Предоставить директорам департаментов право подписи от имени Министерства, в случае письменного поручения Министра, соглашений и дополнительных соглашений к ним, указанных в абзацах пятом, восьмом и одиннадцатом пункта 1 настоящего приказа, заключаемых с подведомственными организациями, координацию деятельности которых осуществляет соответствующий департамент.

2.1. Утратил силу. - Приказ Минсельхоза России от 15.12.2020 N 751.

2.2. Предоставить директору Департамента международного сотрудничества и развития экспорта продукции АПК М.В. Марковичу право подписи от имени Министерства соглашений о предоставлении из федерального бюджета субсидии акционерному обществу "Российский экспортный центр" на финансовое обеспечение затрат, связанных с продвижением продукции агропромышленного комплекса на внешние рынки, за исключением выставочно-ярмарочной деятельности, и дополнительных соглашений к ним.

2.3. Предоставить заместителю директора Административного департамента Е.С. Шакиной право подписи от имени Министерства соглашений о порядке и условиях предоставления субсидий на финансовое обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ), соглашений о порядке и условиях предоставления субсидий на иные цели и дополнительных соглашений к ним в отношении подведомственных Минсельхозу России организаций, координацию деятельности которых осуществляет Депадминистрация.

3. Предоставить директору Департамента бюджетной политики право подписи от имени Министерства, в случае письменного поручения Министра, соглашений и дополнительных соглашений к ним, указанных в абзаце втором пункта 1 настоящего приказа.

4. Предоставить директору Департамента мелиорации, земельной политики и госсобственности право подписи от имени Министерства, в случае письменного поручения курирующего заместителя Министра, соглашений и дополнительных соглашений к ним, указанных в абзаце третьем пункта 1 настоящего приказа.

5. Предоставить директору Департамента развития сельских территорий право подписи от имени Министерства, в случае письменного поручения курирующего заместителя Министра, соглашений и дополнительных соглашений к ним, указанных в абзаце четвертом пункта 1 настоящего приказа.

6. Предоставить директору Департамента растениеводства, механизации, химизации и защиты растений право подписи от имени Министерства, в случае письменного поручения курирующего заместителя Министра, соглашений и дополнительных соглашений к ним, указанных в абзацах шестом и десятом пункта 1 настоящего приказа.

7. Предоставить директору Департамента образования, научно-технологической политики и рыбохозяйственного комплекса право подписи от имени Министерства, в случае письменного поручения курирующего заместителя Министра, соглашений и дополнительных соглашений к ним, указанных в абзаце девятом пункта 1 настоящего приказа.

8. Признать утратившим силу приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 20 января 2016 г. N 19 "О праве подписи".

Что такое право первой подписи — это полномочие визировать документы любого характера от имени организации.

Кто вправе подписывать документы юридического лица

Руководитель представляет интересы общества, в рамках устава без дополнительных согласований подписывает соглашения и совершает сделки. Чтобы определить, нужно ли заверять у нотариуса право подписи на договорах за руководителя, требуется установить форму сделки. Договор требует нотариальной формы — сделка совершается у нотариуса. В остальных случаях, когда нотариальная форма не является обязательной, заверение у нотариуса производится по желанию сторон.

Нюансы в подписании бумаг главным бухгалтером

До внесения изменений в правовые акты в 2014 году обязательность наличия в некоторых бумагах визы главного бухгалтера, как и понимание, что это право второй подписи, были закреплены на законодательном уровне.

В настоящее время определения в законодательстве не предусмотрено. По сути, это визирование некоторых актов еще одним работником, помимо руководителя, — главным бухгалтером. Оно не предоставляется само по себе при назначении на должность главбуха. В приказе указывается, что главный бухгалтер получает полномочия на подписание конкретных бумаг, и это право финансовой подписи в случае его отпуска или болезни временно перейдет другому лицу.

Кому и как передать полномочия по подписанию документов

Специального федерального закона о подписи в документах не принято. Отдельные нормы по различным вопросам, касающимся подписания бумаг и делегирования полномочий, содержатся в разных правовых актах (Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Инструкция Банка России №153-И от 30.05.2014 и др.).

Передаются соответствующие полномочия несколькими способами:

издание приказа;
выдача доверенности;
включение положений в учредительные документы.

Издание приказа

Это возможно, если наделяемое полномочиями лицо является сотрудником организации, но не для всех правоотношений этого достаточно. Например, в суде могут потребовать доверенность дополнительно к приказу (ст. 61 АПК РФ, ст. 53 ГПК РФ). В приказе отражаются:

дата, номер акта, место и цель издания;
Ф. И. О. лица, при наличии — должность в организации;
перечень передаваемых полномочий;
дата и срок делегирования;
заверение уполномоченного лица.

Образец приказа на заключение договоров поставки (шаблон)

Доверенность

Это универсальный способ делегировать полномочия. Она выдается как сотруднику, так и любому другому лицу, не состоящему в трудовых отношениях с компанией, подпись доверенного лица — это чья подпись стоит в документе на основании выданной ему доверенности на совершение оговоренных в ней действий. Доверенность оформляется по нормам Гражданского кодекса РФ (ст. 185–187). Обязательным реквизитом является дата совершения, без ее указания доверенность недействительна.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили доверенности на все случаи жизни. В том числе для передачи права подписи. Используйте бесплатный доступ в систему, чтобы найти и скачать нужные.

Включение положений в устав компании

Это наиболее редкий способ. Подходящий вариант — когда зама наделяют правом первой подписи, так как:

он является одним из членов руководящего состава;
предполагается, что он будет осуществлять трудовую деятельность на предприятии в течение долгого времени.

Для большинства случаев данный способ не подойдет, поскольку при изменении обстоятельств придется вносить изменения в учредительные документы, а это трудоемкий и небыстрый процесс.

Отдельно рассмотрим, кто имеет право подписи на банковских документах, так как здесь есть особенности. Общее правило: правом обладает тот, кто указан в банковской карточке с образцами (инструкция №153-И).

Кому же и каким образом делегировать такое полномочие, соответствует ли закону утверждение, что право подписи в банковской карточке по доверенности можно передать только сотруднику или работнику?

Подписывает только тот, кто указан в карточке. Например, если в банковской карточке не указан главный бухгалтер, это означает, что на предприятии главный бухгалтер без права подписи банковских документов, это допускается.
В отношении юридического лица допускаются только его сотрудники/работники, за некоторыми исключениями.
Изменения вносятся путем замены имеющейся карточки на новую.
Есть возможность предоставить подписание лицу, не указанному ранее в карточке, на некоторое время, для этого изготавливают к основной временную карточку.

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Для оптимального выполнения управленческих функций руководитель организации в рамках своих полномочий может делегировать право подписи определенного вида документов другим работникам организации. Оформление этой передачи полномочий, в соответствии с требованиями законодательства, может осуществляться изданием приказа на право подписи.

Обязателен ли приказ

Законом прямо не определено, как должен выглядеть этот перечень и каким образом руководитель должен определять перечень лиц, имеющих право подписания определенных документов от имени организации. На практике наиболее часто применяется один из двух вариантов:

оформление доверенности в порядке передоверия. Подробно о том, как оформляются доверенности на право подписи документов, можно прочесть здесь;
издание приказа на право подписи.

Оба эти варианта являются легитимными.

При этом выбор в качестве варианта закрепления права подписи издания приказа более удобен для внутренних документов. В случае если предполагается подписание документов за пределами организации, оформляется доверенность.

Составление приказа

Как правило, приказ составляется на конкретное должностное лицо или несколько лиц (например, главный бухгалтер, бухгалтер-кассир и т.п.). При этом важно, чтобы в приказе были отражены следующие данные:

Также в приказе, как и в доверенности, проставляется образец подписи лица, которому предоставляется право подписи.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа на право подписи не существует. В организациях обычно разрабатываются свои формы организационно-распорядительной документации, в частности, приказов по основной деятельности. Приказ на право подписи оформляется по закрепленному в делопроизводственных инструкциях образцу.

На нашем сайте имеется образец составления приказа и бланк для скачивания, которым можно воспользоваться. Приказ на право подписи состоит из следующих обязательных элементов:

После издания приказу присваиваются дата и номер. Для удобства работы должностному лицу, получившему право подписывать документы, может быть выдана его заверенная в установленном порядке копия, которая хранится на рабочем месте.

Сам приказ хранится в деле приказов по основной деятельности постоянно.

Читайте также: