Как сделать письмо с подтверждением

Добавил пользователь Валентин П.
Обновлено: 29.08.2024

Часто отсылаем письма электронной почтой и возникают ситуации, когда адресат утверждает, что не получал их.
Порою возникают серьезные споры.
Как подтвердить факт отправки и получение письма адресатом?

быть может что почтовый сервер получателя заблокировал ваше письмо как спам, поэтому оно не дошло. а так все отправленные письма в одноименной папке лежат

то что сохраненными они лежат в папке - это естественно.
А как подтвердить это сторонним лицам - например суду?

Есть возможность установки на исходящие письма запроса подтверждения прочтения/получения.
Но получатель может ответить на запрос отказом.

Да, он его может просто проигнорировать, прочесть письмо, при последующем обращении к письму этот запрос на подтверждение уже даже не показывается (по крайней мере на майл.ру).

Просто возникли такие вопросы, организации отрицает факт получения не одного, а нескольких продублированных электронных писем, распечатка с моего ящика - им "не внушает доверия" - "типа, щас можно че-угодно нарисовать".

mikha, спасибо, статья что надо!

Так я и думал, что проблемно это доказать. (пункт 4 вообще выглядит фантастическим ).

В общем случае - никак. Есть правда вариант принудить клиента использовать собственным почтовый сервер - и то в этом случае можно гарантировать лишь то, что письмо адресат забрал, но даже это не значит, что он его получил (мог сработать спам-фильтр, антивирус мог решить, что это вирус) и прочёл. Ну и ещё вариант - не использовать стандартное ПО и протоколы.

Все инструкции написаны на основе Android 6.0.1. Из-за многообразия версий этой ОС некоторые функции или элементы интерфейса на вашем гаджете могут отличаться или отсутствовать. Но общие принципы для большинства Android-устройств примерно одинаковы.

Переключаться между звуковыми профилями можно с помощью специальных кнопок на панели уведомлений. В зависимости от версии Android на панели располагаются либо все три кнопки с названиями профилей, либо одна из них, а остальные появляются после нажатия на первую.

Благодаря этой функции вы можете настраивать, каким образом уведомления отображаются на экране блокировки. Обычно она находится в разделе системных настроек, связанном с уведомлениями.

Отключите уведомления на заблокированном экране или скройте их личную информацию, если боитесь, что вашу переписку может прочитать кто-то другой.

Индивидуальные настройки уведомлений

Перечисленные выше настройки - глобальные, то есть они влияют на уведомления от всех установленных программ.

Система позволяет блокировать все уведомления выбранного приложения, назначать его важным, скрывать личную информацию и разрешать ему ненадолго выводить всплывающие уведомления момент поверх других программ.

Как видите, с помощью индивидуальных настроек вы можете, к примеру, заблокировать уведомления только от самых назойливых программ или убрать содержимое переписки в выбранном мессенджере с заблокированного экрана.

Оперативный ответ

Но это работает в том случае, если для чтения корреспонденции настроена почтовая программа на локальном компьютере. Если же используется веб-интерфейс, то процедура проверки новых писем сводится уже к посещению сайта, прохождения авторизации и т.д.

Вы отправляете своему коллеге письмо. Проходит день, два, но ответа нет. Только после звонка удается выяснить, что он вообще не получил письмо из-за сбоя на корпоративном сервере. Потеряны два дня.

Рис. 5.9. Запрос уведомления о прочтении.

Если он нажмет на кнопку "Да", то автоматически сформируется письмо, в котором будет сообщаться, что письмо доставлено (рис. 5.10):

Рис. 5.10. Автоматически сформированное письмо уведомления о прочтении.

Рис. 5.11. Общие настройки уведомлений в Windows Mail.

Здесь же задается обработка уведомлений. По умолчанию, будет появляться то самое диалоговое окно. При выборе опции "Всегда отправлять уведомления о прочтении" для всех писем с уведомлением будет автоматически отправляться ответ. Это нежелательно, поскольку в таком случае спам-роботы будут рады узнать, что ваш e-mail рабочий.

Если вы можете ответить на письмо оперативно - буквально в течение нескольких минут, то отправлять уведомление о прочтении не нужно. Лучше сразу написать ответ.

Как запросить подтверждение прочтения

Как отправлять подтверждение прочтения

Что делать, если подтверждения не приходят

Подтверждения прочтения поддерживаются большинством почтовых систем, но вы не будете получать их в следующих ситуациях:

Подтверждения не являются гарантией доставки

Уведомление входящих событий на операционной системе Android

Вообще, внёс значительное число изменений в системе. Затронуло это и панель нотификаций. Она стала более гибкой, настраиваемой и к тому же удобной. Давайте посмотрим, какие же новшества принесла нам новая версия и как с ними работать.

Экран блокировки

С приходом обновления юзеры заметили, что отображаются все уведомления на экране блокировки Android. Об удобстве этой возможности мы говорить не будем. Зато расскажем, какие манипуляции вы теперь можете совершать:

Теперь эти кнопки позволяют вам делать больше, чем просто увеличение или уменьшение . В это меню добавили совершенно новые опции и возможности, которые, несомненно, будут полезны любому пользователю. Они позволяют переключаться между режимами оповещений:

Не показывать уведомлений этого приложения, тем самым полностью избавиться от известий программы.
Или же показывать их в верхней части списка, в том числе, когда разрешено получение только важных оповещений.

Настроек в панели нотификаций достаточно. Стоит уделить им некоторое внимание.

Панель с полезными функциями находится внизу окна нового письма. Нажмите на нужный значок, чтобы включить функцию.

Отметить письмо как важное

Нажмите , чтобы отметить письмо как важное. В почтовом ящике получателя оно будет отмечено восклицательным знаком — .

Запрос о прочтении письма

Даже прочитав письмо, получатель может не подтвердить получение. Тогда уведомление не придет.

Напоминание о неответе

Отложенная отправка

Нажмите , чтобы выбрать время отправки письма. Установите дату и время, нажав на надписи во всплывающем окошке.

Что такое письмо-подтверждение подписки?

Письмо-подтверждение подписки — это автоматическая рассылка после того, как клиент выполнил определенное действие на вашем сайте: подписался на вашу услугу (продукт). Цель такого письма — клиент должен нажать на кнопку с подтверждением.

(Источник: рассылка от SparkPost)

Почему письма с подтверждением подписки важны?

Преимущества отправки писем-подтверждений подписки и процесса Double opt-in (двойного подтверждения):

соблюдение требований GDPR. В соответствии с правилами GDPR вы в обязательном порядке должны запрашивать у новых пользователей подтверждение их согласия на получение от вас рассылок и обработку их персональных данных, в данном случае — адресов электронной почты;

вовлечение контактов. Даже если пользователь по ошибке введет свой электронный адрес на вашем сайте, у него всегда есть возможность не подтверждать свое желание подписываться на ваши рассылки;

Лучшие практики создания писем-подтверждений подписки

1. Придерживайтесь корпоративного стиля

Убедитесь, что дизайн письма выдержан в стиле вашего бренда. Цветовая схема и тон общения должны соответствовать вашим позициям на рынке. Гармоничное использование элементов айдентики принесет успех вашим письмам-подтверждениям.

Получатели письма визуально узнают корпоративный стиль и цвета, которые они видели на вашем сайте.

(Источник: письмо от BuzzFeed)

2. Будьте лаконичны

(Источник: письмо от команды Jilt)

3. Добавляйте кнопку отписки

К сожалению, приходится говорить и о грустном.

У человека, который не хочет подписываться на ваши рассылки, будет возможность отказаться от подписки, если вы отправляете серию писем-подтверждений для тех, кто не подтвердил свой адрес в первом письме.

Не забудьте добавить эту кнопку в конце письма.

(Источник: письмо от Тома Рэффилда)

4. Используйте изображения

Когда речь идет о дизайне писем-подтверждений подписки, некоторые маркетологи сомневаются, стоит ли использовать в них изображения.

Ответ — да! Картинки не будут лишними, если их использовать с умом.

Делайте изображения простыми и убедитесь, что они соответствуют цели вашего письма.

(Источник: письмо от Emarsys)

Посмотрите наше короткое видео, чтобы узнать, как добавить кнопку поверх баннера при помощи Stripo.

5. Дайте возможность подписаться одним кликом

Что имеется в виду?

При помощи технологии AMP вы даете пользователям возможность подтвердить подписку и сразу увидеть результат в этом же письме.

А это означает, что они могут сразу же начать пользоваться вашим инструментом и делать покупки.

Your browser does not support HTML5 video tag.

(Источник: письмо от Stripo)

Конечно, при этом все равно нужно отправлять приветственные и онбординговые письма, чтобы показать, как использовать ваш продукт.

6. Отправьте напоминание

(Источник: письмо от Fortune - Newsletters)

И уточните, когда истекает срок действия ссылки.

7. Подберите подходящую тему письма

Когда ваше подтверждение подписки будет готово к отправке, обязательно добавьте короткий, но информативный заголовок.

Отправляйте такие письма от имени вашего бренда.

5 примеров писем-подтверждений подписки

Теперь, когда мы знаем о лучших практиках, давайте посмотрим на них в действии:

Пример 1. Делайте письма максимально простым

При желании можно даже сделать письмо, напоминающее простой plain text.

(Источник: письмо от Benchmark Email)

Обратите внимание, что на самом деле это обычное HTML-письмо, а не plain text.

Пример 2. Лаконичность

Не пишите много излишнего текста. Просто поблагодарите клиента за то, что он выбрал вас, и добавьте кнопку подтверждения подписки.

При возможности сообщите клиентам о выгодах, которые они получат после подписки, или просто расскажите об основных новостях. Опишите это одной-двумя строками. Конечно, это стоит делать только в том случае, если вы точно уверены в важности этой информации для пользователей.

Пример 3. Используйте максимально крупные кнопки CTA

Сделайте размер шрифта или саму кнопку покрупнее, чтобы подвести клиента точно к подтверждению подписки. И да, кнопку призыва к действию можно еще и анимировать!

Но не переусердствуйте на этом этапе. Призыв к действию не должен выглядеть так, как будто вы заставляете клиента сделать что-то нужное. Чтобы визуально выделить кнопку CTA, достаточно увеличить шрифт.

(Источник: письмо от Firefox)

Пример 4. Уделите внимание дизайну письма-подтверждения

Помимо хорошо заметных кнопок CTA, вы должны позаботиться также о соблюдении цветовой схемы и айдентики вашего бренда — мы уже говорили об этом. Это означает, что дизайн письма-подтверждения подписки должен быть визуально связан с вашим сайтом и остальными вашими письмами.

(Источник: письмо от Greats)

Мне нравится этот пример. Хотя выбранный шрифт несколько сливается с фоном. Помните, что читабельность превыше всего.

Пример 5. Сообщите клиентам, что они получат после подписки

Максимально лаконично и четко расскажите людям, что они получат после подтверждения подписку.

Важно отметить

После того, как пользователи подтвердят свою подписку, обязательно отправьте хорошо продуманное приветственное письмо, если у вас бизнес в сфере eCommerce, а для компаний SaaS будет уместной даже серия приветственных писем.

В завершение

Подтверждения подписки являются обязательными письмами. И только двойное подтверждение разрешено законом.

А правильно сделать рассылку вам помогут приведенные выше наилучшие практики.

Письмо-подтверждение (образец ниже) – это некоммерческое деловое письмо, которое является одной из разновидностей информационных писем. Его составляют, чтобы подтвердить получение информации, материалов, документации, достигнутые ранее договоренности и другое.

Письмо-подтверждение является знаком внимания и уважения к получателю и играет роль поддержания деловых отношений. Так как позволяет разрешить или урегулировать какой-то вопрос или укрепить взаимовыгодные отношения с адресатом письма.

Такое письмо может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Обычно его пишут на письменный или устный запрос КОНТРАГЕНТА, КОТОРОМУ ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ.

ПОВОДЫ НАПИСАНИЯ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ.

Существует множество поводов для написания писем подтверждений. Наиболее распространенными причинами составления подтверждений являются:

письмо подтверждение адреса;
письмо подтверждение бронирования;
письмо подтверждение оплаты;
письмо подтверждение банка;
письмоподтверждениепоставки;
письмо подтверждение встречи;
письмо подтверждение участия;
письмо подтверждение заказа;
подтверждение платежа письмо;
письмо о подтверждении стажа и другие.

ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЬМА ПОДТВЕРЖДЕНИЯ

Письмо-подтверждение составляется на фирменном бланке организации в соответствии с действующим законодательством вашей страны.

КАК НАПИСАТЬ ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ. ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.

Если вы задаетесь вопросом, как написать письмо подтверждение, то в таком письме важно указать предмет подтверждения. То есть если вы подтверждаете предварительную договоренность, тогда в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если вы подтверждаете получение документов – необходимо назвать их и т.д.

ПИСЬМО ПОДТВЕРЖДЕНИЕ ОБРАЗЕЦ.

Письмо подтверждение юридического адреса

Уважаемый Имя Отчество,

Письмо подтверждение бронирования

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за решение разместиться в нашем отеле.

с уважением, Отдел бронирования

Письмо подтверждение поставки

Уважаемый Имя Отчество,

Письмо подтверждение оплаты

Уважаемый Имя Отчество,

Благодарим Вас за сотрудничество и доверие к нашей компании.

Читайте также: