Как сделать пиктограмму электронной подписи на сайте

Обновлено: 11.10.2024

Главная > Консультации > Правовое обеспечение > Как выполнить новые требования к сайту и не сойти с ума? О простой электронной цифровой подписи и электронном документе на официальном сайте образовательной организации

Как выполнить новые требования к сайту и не сойти с ума? О простой электронной цифровой подписи и электронном документе на официальном сайте образовательной организации

Какие же изменения в этой связи коснулись официальных сайтов образовательных организаций?

В данной публикации остановимся только на одном, абсолютно новом требовании — размещении документов и информации в виде электронного документа.

Электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (пункт 1 статьи 2 Федерального закона № 63-ФЗ).

Ключ электронной подписи — уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи (пункт 5 статьи 2 Федерального закона № 63-ФЗ).

Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются Федеральным законом № 63-ФЗ, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Различаются следующие виды подписей: усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — квалифицированная электронная подпись).

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (часть 2 статьи 5 Федерального закона № 63-ФЗ).

Требованиями определена достаточность использования простой электронной подписи для подписания информации в электронной форме.

Визуально на Сайте простая электронная подпись будет выглядеть как пиктограмма, указывающая на то, что документ подписан простой электронной подписью.

При этом использование неквалифицированной электронной подписи и квалифицированной электронной подписи не будет являться нарушением Требований.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (Часть 1 статьи 6 Федерального закона № 63-ФЗ).

Из этого следует, что размещение документа и/или информации в форме электронного документа подразумевает размещение электронного файла документа и/или информации в том виде, в котором он был создан с помощью технических средств: на компьютере, ноутбуке, планшете и пр., то есть без печатей, подписей и других служебных пометок.

Необходимо разобраться, чем же отличается электронный документ от электронного образа документа?

Электронный документ изначально создается в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписывается электронной подписью (квалифицированной, простой или неквалифицированной электронной подписью) (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ, п. п. 2.3.1, 2.3.5 Порядка подачи мировым судьям документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утв. Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11.09.2017 № 168 (далее — Порядок № 168).

Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) переводится в электронную форму с помощью средств сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. При этом могут предъявляться требования по заверению электронных образов документов электронной подписью (п. 2.2.5 Порядка № 252, п. 2.2.5 Порядка № 168).

Следовательно, на официальном сайте в виде электронного образа документа мы должны увидеть только те документы, которые самостоятельно не разрабатываются и не утверждаются образовательной организацией (например, Устав, лицензия на право ведение образовательной деятельности, свидетельство о государственной аккредитации).
Никаких ЭЦП на документах подобного рода быть не должно!

Документы и информация, которые требуются к обязательному размещению по 831 Приказу в виде электронного документа, не должны размещаться на официальном сайте в виде электронных образов, то есть, это сканированные документы (ниже приведён пример электронного образа документа, который размещён на сайте, но это не электронный документ).

А как должно быть согласно новым требованиям 831 Приказа?

Данный документ необходимо разместить именно в том виде, в каком он изначально набран на персональном компьютере, загрузить на официальный сайт и подписать простой ЭЦП посредством используемой платформы официального сайта, если это предусмотрено поставщиками используемого вашей организации программного обеспечения в качестве официального сайта.

Если такой возможности платформа не представляет, то придётся использовать иные методы (подписать документы через иные системы, не исключая возможности размещения электронных документов, подписанных усиленной ЭЦП).

Как выглядит простая ЭЦП на официальном сайте образовательной организации?

Подробно о предлагаемой нами платформе для официальных сайтов, разработанных решениях, бонусах и сопровождении можно прочитать на центральном портале нашего проекта.

В-третьих, необходимо ещё раз сказать, что не исключается возможность размещения электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной подписью.

Важно! Все подписанные с помощью ЭЦП электронные документы должны открываться на официальном сайте с учётом данного требования.

Если на сегодняшний день официальный сайт вашей образовательной организации не отвечает требованиям 831 Приказа, вы не знаете, как реализовать данные требования или вас заинтересовала наша платформа сайтов, то приглашаем вас присоединиться к нашему проекту.

ЭЦП — обязательный реквизит электронного документа. Она содержит информацию в электронном виде, которая присоединяется к подписанному документу.

На практике используют три вида электронной подписи:

Обычные или простые электронные подписи предназначены для писем и спецификаций. Чаще всего ими пользуются в системах корпоративного документооборота. Также простые электронные подписи применяют для проведения банковских транзакций.

Квалифицированная создается с применением технологий шифрования, сертифицированных ФСБ, поэтому считается самой надежной и защищенной. Она нужна желающим участвовать в любых торгах и удаленно получать услуги от государственных органов. Получают квалифицированную ЭЦП исключительно в удостоверяющих центрах.

Неквалифицированные ЭЦП получаются в ходе шифрования данных и применения закрытого ключа. Они показывают, кто завизировал документ, и был ли он изменен после этого. Неквалифицированные ЭП подходят участникам торгов по 44-ФЗ и 223-ФЗ, ими можно заверять документы для отправки в налоговую службу.

В зависимости от способа защиты на электронном документе ЭП может отображаться как:

Особая комбинация цифр, букв, знаков, представляющая ключ сертификата. В ней зашифрована информация о владельце ЭЦП — конкретном лице, компании.
Штамп (печать) с подписью владельца, а зачастую еще и с меткой времени или местом для эмблемы.

Обязательные реквизиты, указанные на штампе и эмблема

Правильное оформление реквизитов документа устанавливает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный Национальный стандарт РФ введен в действие Приказом Росстандарта № 2004-ст от 08.12.2016. Ныне применяется его актуальная редакция от 14.05.2018.

Наглядным примером КЭП может служить штамп ФНС РФ (отметка об ЭП), проставляемый в выписке из ЕГРЮ:

К отметке об электронной подписи ГОСТ Р 7.0.97-2016 выдвигает отдельные требования.

Во-первых, она должна располагаться там, где проставляется подпись на бумажной версии аналогичного документа. Во-вторых, ее элементы не должны накладываться друг на друга либо текст и другие реквизиты.

Все составляющие части отметки должны отчетливо различаться и прочитываться.

Как подписать документ Word

Для работы с ЭП и документами Word необходимо заказать и получить соответствующий сертификат ЭП, а также установить программу Word, желательно той же версии, которую использует адресат, получающий документ. Тогда не будет сложностей не только с открытием документов, но и проверкой ЭП.

Для подписания документов, которые создают в Word 2007, 2010, 2013, 2016, следует установить программное обеспечение КриптоПро СSP версии 3.6, а также плагин КриптоПро Office Signature 2.0. (информацию см. на сайте разработчика, перейдя по ссылке).

Подробная инструкция по настройке подписи MS Office

До того, как приступить к работе с документами, нужно сначала установить личный сертификат. Сделать это можно бесплатно самому в КриптоПро CSP одним из доступных способов:

Рассмотрим первый, наиболее распространенный вариант автоматической установки личного сертификата.

Установка личного сертификата вручную

Изучите видео по установке личного сертификата на ПК:

Подробная инструкция по подготовке и подписанию

Подписывать следует документ, который уже создан и отредактирован. Подписанный документ редактуре не подлежит. Он будет открываться только для прочтения, печати и копирования в буфер обмена.

Как настроить или отключить отображение штампа об электронной подписи

Некоторые особенности работы с документом, который подписан ЭП:

Работая с программами электронного документооборота, например, в СБИС, обычно можно менять настройки ЭП. Заверенный ей документ при печати будет отображать штамп ЭП. Для изменения настроек следует нажать специальный значок сверху (см. скрин), а затем — установить нужные настройки, а именно:

где выводить штамп: на последней либо каждой странице;
нигде не выводить.

Обратите внимание! Компании штамп делают добровольно. Это право предоставляет им ст. 26 ФЗ РФ № 162 от 29.06.2015 (акт. ред. от 30.12.2020). Штамп ЭЦП может включать не все сведения, которые предусматривает ГОСТ Р 7.0.97-2016. При этом он не теряет юридической значимости.

Постараемся тезисно зафиксировать основные требования к файлам, самостоятельно разрабатываемым и утверждаемым образовательной организацией.

1. Файлы должны быть в машиночитаемом формате (не изображение и текст). 5п. приказа

2. Необходимо обеспечить возможность поиска и копирования текста средствами веб-обозревателя. 5п. приказа

Следовательно, мы считаем, целесообразно использовать формат файлов PDF (открывается в браузере, а не скачивается, является открытым форматом)

3. Максимальный размер файла - 15Мб

4. Документы должны быть подписаны электронной подписью (далее ЭП):

Но в случае использования простой ЭП необходимо учитывать следующее:

должны быть разработаны и приняты регламентирующие документы - описывающие полномочия и действия с данным видом ЭП.
кто публикует=тот кто утверждает.

Существует несколько способов подписания файлов PDF с помощью КЭП

Второй способ подписать PDF-файл с помощью плагина Криптопро PDF (инструкция по работе с плагином).
При этом сценарии на ПК должны быть установлены Криптопро CSP, Adobe Acrobat или Adobe Reader, Криптопро PDF. В связке с Adobe Reader плагин Криптопро PDF распространяется бесплатно.

Следует отметить, что при подписании файла КЭП-ом вставка в документ штампа с реквизитами не является обязательной.

И в завершении несколько тезисов по документам:

1. Документы, разрабатываемые непосредственно ОУ, которые утверждает один человек - подписываем ЭП сотрудника который утверждает (как правило это руководитель или заместитель).

2. Документы, подписываемые несколькими сотрудниками - ставим "копия верна" и подписываем ЭП руководителя

3. "Чужие" документы - скан, по возможности дублируем тектовым документом.

4. Старые документы - ставим "копия верна" и подписываем ЭП действующего руководителя

5. Разумеется вышеуказанные документы только в машиночитаемом формате, (пример исключения: ИНН, ОГРН, бланки лицензий и др.)

Мы подразумеваем, что у вас имеется полученный в любом аккредитованном удостоверяющем центре сертификат электронной подписи. Процесс получения токена с электронной цифровой подписью мы не описываем.

Рассмотрим подробно, как подписать документ и загрузить документ и подпись на сайт, созданный на конструкторе сайтов Нубекс:

1. Установка КриптоЭкспресс

1. Необходимо перейти по ссылке: КриптоЭкспресс и скачать бесплатную программу КриптоЭкспресс:

5. Программа КриптоЭкспресс запущена, она находится в трее (рядом с часами и датой):

Переходим к следующему этапу - подписываем документ при помощи программы КриптоЭкспресс

2. Подписываем документ электронной цифровой подписью

3. Следующим шагом:

На этом все, мы подписали документ и сохранили подпись на компьютер в нужную папку. Далее рассмотрим, как занести подписанный документ на сайт.

3. Публикуем документ, подписанный электронной цифровой подписью, на сайте образовательной организации

2. Загрузим, например, Устав образовательной организации:

4. После загрузки файла:

1) видим в системе загруженный файл;

2) видим уведомление об отсутствии подписи;

5. Выбираем файл подписи с расширением .sig именно того документа, который мы подписывали ранее и загружаем на сайт. Система уведомляет о том, что подпись корректна:

Внимание. Система осуществляет проверку подлинности подписи. Если файл, который вы подписывали, был изменен вами или кем то еще, то система не примет подпись и выдаст ошибку. На скриншоте ниже видно, что система сигнализирует о том, что подпись не верна, хотя в исходный документ был добавлен только пробел:

4. Отображение документа, подписанного электронной цифровой подписью, на сайте образовательной организации

Читайте также: