Как сделать папки в аутлуке

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 31.08.2024

Данный раздел содержит изложение методов организации информации в Microsoft Outlook. Здесь будут рассмотрены принципы работы с панелями Список папок (Folder List) и Outlook (Outlook Bar).

Панель Список папок

Как упоминалось выше, информация Outlook хранится в специальных папках. Доступ к этим папкам осуществляется посредством специальной панели Список папок (Folder List).

Пример 7.1. Отображение списка папок

При этом между панелью Outlook и панелью просмотра информации появляется список папок. На рис. 7.3 отображен список папок с выделенной папкой Контакты (Contacts).

Рис. 7.3. Панель Список папок

Если названия папок полностью не видны, можно расширить область списка папок, перетащив мышью правую границу панели.

Просмотр списка папок осуществляется при помощи кнопок Раскрыть (Expand) и Свернуть (Collapse), расположенных на панели рядом с именами вложенных папок, содержащих другие папки. Так, все вышеперечисленные папки являются вложенными для папки Личные папки (Personal Folders).

Кнопка Раскрыть имеет вид знака плюс (+), а кнопка Свернуть — знака минус (-). Знак плюс рядом с именем папки показывает, что в ней содержатся вложенные папки. Если нажать на эту кнопку, то список вложенных папок раскроется, а знак плюс при этом трансформируется в минус. На рис. 7.3 знак минус рядом с папкой Личные папки показывает, что список вложенных папок раскрыт.

Новая папка

Помимо папок, устанавливаемых по умолчанию, пользователь имеет возможность создавать собственные, причем сколь угодно большой степени вложенности. Характерным примером создания папки является распределение информации уже существующей папки. Так, например, можно распределить информацию о контактах по двум папкам: Личные и Служебные.

Пример 7.2. Создание новой папки

> Файл > Папка > Создать папку. (или + + )

Имя папки := Личные

Содержимое папки: Элементы типа Контакт (рис. 7.4)

Поместить папку в: Контакты

Рис. 7.4. Диалоговое окно Новая папка

Создавая новую папку, необходимо задать ее тип (Встреча, Дневник, Задача, Заметка, Контакт, Почта), т. е. задать тип элементов, которые будут храниться в папке. Папка Outlook не может одновременно хранить информацию разных типов. При попытке размещения в папке элемента другого типа он будет преобразован к оригинальному.

Если в списке Поместить папку в (Select where to place the folder) выбрана папка Личные папки, папка будет помещена на том же уровне вложенности, что и стандартные папки; если выбрана одна из папок, то создаваемая папка будет вложена в выбранную.

Как уже говорилось, папка Outlook может хранить только элементы одного типа. Однако она может иметь вложенные папки, содержащие, в свою очередь, элементы разных типов.

Рис. 7.5. Диалоговое окно Добавить ярлык на панель Outlook?

Рис. 7.6. Панель Список папок с открытой папкой Служебные

Создание вложенных папок позволяет структурировать имеющуюся в Outlook информацию. Окончательный результат отображен на рис. 7.6.

Для перехода из вложенной папки на один уровень вверх можно воспользоваться кнопкой Перейти на уровень вверх (Up One Level) на панели Дополнительно (Advanced).

Перенос информации между папками

Итак, папка создана, но пуста. Необходимо распределить требуемую информацию по папкам. Для переноса выделенного элемента из одной папки в другую можно использовать один из методов:

командный метод;
метод ручной манипуляции элементом.

Командный метод

Перед тем как описать данный метод, стоит уделить внимание вопросу отличия перемещения элемента от его копирования.

Копирование (Сору) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент сохраняется в папке, из которой его переносили.

Перемещение (Paste) — процесс переноса элемента из одной папки в другую, при котором исходный элемент не сохраняется в папке, из которой его переносили.

Рассмотрим перемещение элемента Контакт (Kondukova Ekaterina) из папки Контакты в папку Служебные.

Пример 7.3. Перемещение элементов между папками

> Правка > Переместить в папку . (рис. 7.7)

Переместить выделенные элементы в папку Служебные

Пытаясь перенести элемент одного типа в папку, хранящую элементы другого, Outlook автоматически преобразует тип первого к типу последних (см. раздел 3.7 "Преобразование элементов").

Помимо данного способа, можно воспользоваться и буфером обмена, работа с которым была рассмотрена в разделе "Буфер обмена". В данном случае рассмотрим копирование элементов из одной папки в другую.

Рис. 7.7. Диалоговое окно Перемещение элементов

Рис. 7.8. Копирование элементов посредством буфера обмена Office

Пример 7.4. Копирование элементов

> Правка > Буфер обмена Office.

>Правка > Копировать или +

Кондукова Вставить (рис. 7.8)

Метод ручной манипуляции

Данный метод гораздо быстрее и нагляднее, чем предыдущий.

Выделите элемент и, удерживая нажатой правую кнопку мыши, перетащите его либо на пиктограмму папки в панель Список папок (Folder List), либо на ярлык в панели Outlook. Отпустив кнопку мыши, выберите один из способов переноса: Переместить (Move) или Копировать (Сору).

Аналогичные действия можно проделать, удерживая нажатой левую кнопку мыши. При этом, если удерживать нажатой клавишу произойдет копирование (рядом с указателем мыши появится квадратик с плюсом), в противном случае — перемещение.

При копировании элемента следует учесть, что исходный элемент и его копия рассматриваются Outlook как независимые. Поэтому изменения, внесенные в один из элементов, не отобразятся на другом.

Работа с папками

Операции, производимые с папками Outlook, фактически аналогичны работе с папками Windows. Для работы с папками Outlook удобно воспользоваться контектным меню, появляющимся при щелчке правой кнопкой мыши на выбранной папке (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Контекстное меню для работы с папкой Outlook

В табл. 7.1 приведено полное описание команд этого меню.

Таблица 7.1. Команды контекстного меню Список папок

Несколько замечаний к данной таблице.

Для стандартных папок неприменимы команды Переместить, Удалить и Переименовать. Можно перемещать и удалять лишь элементы этих папок.
Для папки Удаленные (Deleted items) в контекстное меню добавляется команда Очистить папку "Удаленные".
Для папки Личные папки это меню также содержит несколько дополнительных команд, связанных с ее структурной особенностью. Подробнее о файлах личных папок будет рассказано в главе /5 "Настройка конфигураций".

Ярлыки и панель Outlook

Как говорилось выше, панель Outlook содержит ярлыки папок, которые собраны в специальные группы: Ярлыки Outlook (Outlook Shortcuts), Мои ярлыки (My Shortcuts), Другие ярлыки (Other Shortcuts). Вы можете создавать новые группы, перемещать ярлыки из одной группы в другую, удалять их и переименовывать. Давайте рассмотрим работу с панелью Outlook на примере создания дополнительной группы Мои Контакты, в которой будут находиться два ярлыка: Личные и Служебные.

Пример 7.5. Добавление группы ярлыков

Имя группы := Мои Контакты

Ярлык для панели Outlook.. .

Посмотреть Outlook (рис. 7.10)

Имя папки Личные

Служебные Добавить на панель Outlook

Рис. 7.10. Диалоговое окно Добавить к панели Outlook

Если в списке Посмотреть (Look in) выбрать значение Файловая система (File System), то на панель Outlook можно добавить ярлыки для любых папок файловой системы компьютера.

Итоговый результат создания группы ярлыков изображен на рис. 7.11.

Рис. 7.11. Панель Outlook с добавленной группой Мои Контакты

Еще одним из простейших способов добавления ярлыка является перетаскивание пиктограммы папки с панели Список папок (Folder List) на панель Outlook.

Создайте папку Вся почта, чтобы объединить определенные папки в одну с помощью Kutools for Outlook

1. Включите учетную запись, которую вы используете в Outlook, нажмите Папка > Новая папка поиска.

2. в Новые папки поиска диалоговое окно, выберите Создайте собственную папку поиска в На заказ группа Выберите папку поиска раздел, затем нажмите Выберите in Настроить папку поиска .

4. Нажмите OK > OK, затем Microsoft Перспективы всплывает окно подсказки, нажмите Да кнопку.

Создайте папку Вся почта, чтобы объединить определенные папки в одну с помощью Kutools for Outlook

Бесплатная установка Kutools for Outlook, а затем выполните следующие действия:

1. Нажмите Кутулс Плюс > Папка связана > Объединение папок.

2. в Объединить несколько папок в одну диалоговое окно, выберите Папки Mail и Post Items в раскрывающемся списке нажмите Добавить.

3. в Пожалуйста, выберите папки диалоговом окне проверьте папки в учетных записях, которые вы хотите объединить, отмеченные папки будут отображаться справа Папки .

4. Нажмите OK , чтобы вернуться к Объединить несколько папок в одну диалог, в Destination Folder раздел, выберите или создайте папку для размещения элементов слияния.

5. Нажмите OK, появится диалоговое окно, когда оно сложное, щелкните OK заканчивать. Затем все отмеченные папки объединяются в одну.

1. С Объединение папок утилита, вы также можете комбинировать элементы в зависимости от временного диапазона.

2. Вы можете проверить Перемещение элементов вместо копирования чтобы переместить элементы в один.

Может быть не все знают что Outlook обладает очень удобной системой сортировки писем по папкам. Если Вам приходят письма из разных компаний/людей, то можно создать структуру папок для того, чтобы письма из каждой компании лежали в отдельной папке.

Например, (Рис. 1) у меня созданы папки для писем от коллег.

Прочтите также:

Добрый день.
Подскажите, пожалуйста, какие необходимо выполнить настройки для того, что бы количество непрочитанных (новых) писем отображалось и в старших папках (в дереве папок).
Например, что бы почтовые папки, когда пришло новое письмо в папку “Антон”, выглядили так:

Т.е. что бы было видно, что пришло новое письмо в подпапку при свернутом древе папок.

Помогло! Спасиибо. Коротко и понятно.

Спасибо. Полезная статья

Ольга, в правиле обработки почты надо вместе с “переместить папку” указать “отобразить в окне оповещение”.

Подскажите, а как выполнить обратное действие, убрать все папки и чтобы все письма как и было изначально, попадали в общую папку входящие?

Спасибо за статью! Очень помогла

@ Департамент ИТ:
А что там лишнее? У меня два почтовых ящика. И письма сортируются по данным почтовым ящикам. А нужно, чтобы все падали в Личные папки. Если честно, я так и не поняла, как нужно настроить.

@Юрий
Да, действительно, для исходящих писем переместить в другую папку можно только копию. Причины, по которым так было сделано, мы не знаем.

Добрый день!
Скажите пожалуйста, а как сделать, чтобы все письма попадали в другую папку?

Добрый день, я создал правило как было указанно на сортировку писем от коллег и клиентов, по кому то это работает, а по некоторым все равно приходит в общак, как быть?

Добрый день.
Подскажите как сделать чтобы письма падающие в папку уведомляли об этом всплывающим окном.а то высвечивает только входящие, а остальные папки не видно, приходится их открывать чтобы увидеть письмо.

Здравствуйте,
outlook 2007
как можно удалить содержимое всей папки ?
как можно выбрать письма по дате, затем удалить их ?
то есть хочу удалить письма до 1 августа 2015 года допустим ?
спасибо

всё чётко и ясно! спасибо!!

При удалении не нужных писем, просто зачеркиваются и остаются в списке… как сделать так, что бы они удалялись в отдельную папку. спасибо

Вот у нас появилась созданная нами папка

В открывшемся окне, ставим галочки, как показано на рисунке ниже

Ну, вот и всё. Правило создано. Уже полученные письма от определённого адресата отсортированы в созданную нами папку и все последующие письма от этого адресата будут также автоматически перемещаться в эту папку.

Читайте также: