Как сделать однотабличную базу данных
1.1. Запустите СУБД Access и в появившемся при открытии диалоге выберите пункт Новая база данных. (Если программа Access была открыта ранее, то для аналогичного действия выполните команды Файл – Создать новую базу данных - Новая база данных.)
1.2.1. Имя файла: Студент.
1.2.2. Укажите путь к файлу на своём диске (это важно!), где будет размещена создаваемая Вами база данных. При неверном указании пути в дальнейшем Вы можете потерять файл Вашей базы данных.
Основными объектами базы данных являются таблицы, которые представляют собой хранилище информации. Таблицы состоят из полей (столбцов) и записей (строк). Каждая запись (строка) представляет собой совокупность взаимосвязанных полей (атрибутов) и описывает реальный объект окружающего мира. База данных должна содержать, по крайней мере, одну таблицу. Поэтому наполнение базы данных следует начать с создания таблицы.
Создание таблицы осуществляется в два этапа. На первом этапе необходимо создать структуру таблицы, т.е. указать названия полей (имена столбцов), определить их типы, формат и, если надо, определить ключевое поле таблицы. Этот этап выполняется в режиме конструктора таблицы. На втором этапе осуществляется заполнение таблицы данными. Для этого таблица открывается в режиме таблицы.
2. Создайте таблицу базы данных. Для этого в окне базы данных перейдите на вкладку Таблицы, и создайте новую таблицу с помощью конструктора.
3.
В открывшемся окне конструктора (см. рисунок) определите поля таблицы.
3.1. Для определения первого поля выполните следующие действия.
Таблица 1. Структура таблицы СТУДЕНТ
| Поле | Тип поля | Размер поля (в нижней части окна конструктора) |
| Номер | Текстовый | |
| Фамилия | Текстовый | |
| Имя | Текстовый | |
| Отчество | Текстовый | |
| Пол | Текстовый | |
| Дата рождения | Дата/время | Краткий формат даты |
| Группа | Текстовый | |
| Место проживания | Текстовый |
4. Закройте окно конструктора таблицы с сохранением созданной структуры. Для этого:
4.1. Щёлкните мышью по кнопке закрытия окна и подготовьтесь правильно ответить на два последующих вопроса.
Таблица 2. Данные таблицы СТУДЕНТ
| Но-мер | Фамилия | Имя | Отчество | Пол | Дата рождения | Груп-па | Место проживания |
| Кравцов | Алексей | Иванович | м | 18.08.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Зайцев | Сергей | Александрович | м | 30.04.79 | Шахты | ||
| Воробьянинов | Ипполит | Матвеевич | м | 29.02.60 | Старгород | ||
| Краснова | Юлия | Олеговна | ж | 02.12.79 | Батайск | ||
| Зелинский | Эдуард | Юрьевич | м | 20.11.79 | Ростов-на-Дону | ||
| Яблочкин | Павел | Олегович | м | 30.09.79 | Шахты | ||
| Долгова | Марина | Александровна | ж | 22.11.79 | Ростов-на-Дону | ||
| Котов | Денис | Владимирович | м | 17.12.77 | Ростов-на-Дону | ||
| Юдинцев | Антон | Валерьевич | м | 02.04.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Зотова | Елена | Васильевна | ж | 10.01.80 | Таганрог | ||
| Сергеев | Петр | Михайлович | м | 12.01.79 | Ростов-на-Дону | ||
| Токарева | Наталья | Юрьевна | ж | 08.04.80 | Азов | ||
| Петрова | Анна | Владимировна | ж | 15.07.80 | Таганрог | ||
| Васильева | Татьяна | Андреевна | ж | 25.05.79 | Батайск | ||
| Волкова | Светлана | Николаевна | ж | 07.02.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Омельченко | Алла | Григорьевна | ж | 09.10.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Бендер | Остап | Сулейманович | м | 31.05.68 | Москва | ||
| Зуева | Ольга | Борисовна | ж | 06.06.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Шевцов | Николай | Сергеевич | м | 16.06.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Иванисова | Ирина | Петровна | ж | 29.08.79 | Ростов-на-Дону | ||
| Карпова | Людмила | Анатольевна | ж | 12.04.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Борисова | Мария | Михайловна | ж | 15.10.79 | Ростов-на-Дону | ||
| Торчинский | Александр | Семенович | м | 28.04.78 | Таганрог | ||
| Дмитриев | Владимир | Семенович | м | 19.09.80 | Ростов-на-Дону | ||
| Анохин | Андрей | Борисович | м | 28.03.78 | Новочеркасск |
6.
Познакомьтесь по рисунку с возможностями быстрого перемещения между отдельными записями и данными в таблице, а затем попробуйте действие изображённых кнопок, щёлкая по ним мышью.
7. Отредактируйте введённые в таблицу данные.
7.1. Удалите полностью записи о студентах с номерами 333 (Воробьянинов) и 400 (Бендер).
Форма – это объект базы данных, представляющий собой удобное экранное средство для ввода данных в таблицы, а также просмотра и редактирования данных, хранящихся в таблицах. Таким образом, все изменения данных, произведённые в форме, приводят к соответствующим изменениям данных в таблицах.
Формы создаются с помощью мастера или конструктора. Использование конструктора форм требует определённых навыков и опыта, и является более трудоёмким. Самый простой способ создания формы – с помощью мастера форм, который автоматически создает форму в соответствии с параметрами, задаваемыми в процессе пошагового диалога с пользователем.
На экране появится окно с выводом данных из таблицы в виде формы.
| Таблица 3. Данные новой записи | |
| Номер | |
| Фамилия | Новиков |
| Имя | Максим |
| Отчество | Алексеевич |
| Пол | м |
| Дата рождения | 19.03.78 |
| Группа | |
| Место проживания | Азов |
9. Познакомьтесь с возможностями перемещения между записями базы данных, представленными в виде формы, посредством кнопок навигации в нижней части формы, которые имеют то же назначение, что и в таблице (см. рис.1).
10. Перейдите к первой пустой записи (нажав на кнопку со звёздочкой) и добавьте в базу данных новую запись в режиме формы в соответствии с таблицей 3:
Отчёт – это объект базы данных, предназначенный для вывода из базы данных требуемой информации в виде документов, которые можно просмотреть или напечатать. Источником данных для отчета могут быть таблицы или запросы. Кроме того, в отчёте могут отображаться вычисляемые по исходным данным значения, например, итоговые суммы, средние величины. В отличие от форм, отчёты не предназначены для ввода и редактирования данных в таблицах: в отчётах невозможно изменить исходные данные.
Как и формы, отчёты создаются с помощью мастера или конструктора. Использование конструктора отчётов требует определённых навыков и опыта, и является более трудоёмким. Самый простой способ создания отчёта – с помощью мастера, который автоматически создает отчёт в соответствии с параметрами, задаваемыми в процессе пошагового диалога с пользователем.
12.2. В списке диалогового окна Новый отчётвыделите элементМастер отчётов. В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчёт, выберите в качестве источника данных таблицу Студент. Нажмите на кнопку OK. Появится первое диалоговое окно Мастера отчётов.
12.5. В третьем диалоговом окне можно указать порядок сортировки записей по значению произвольного поля или нескольких полей (не более чем по четырём). В первом поле со списком щёлкните по кнопке раскрывающегося списка и выберите поле Фамилия, аналогично во втором поле со списком выберите поле Имя. Остальные поля можно не заполнять. Указанный порядок сортировки означает, что список студентов в отчёте будет отсортирован сначала по фамилии в алфавитном порядке, а затем (в пределах одной фамилии, если они повторяются, например, у однофамильцев) - по имени также в алфавитном порядке. Нажмите на кнопку Далее.
12.6. В четвёртом диалоговом окне Мастер предлагает выбор вида макета для отчёта. Примите установленные по умолчанию значения типа макета – ступенчатый, а ориентации – книжная и нажмите на кнопку Далее.
12.7. В пятом диалоговом окне выберите стиль отчёта – Строгий и нажмите на кнопку Далее.
13. Предъявите результаты Вашей работы (созданные таблицу, форму, отчёт) преподавателю.
Однотабличные формы в Access
Однотабличные формы в Access
Однотабличные формы в Access предназначены для загрузки, просмотра и корректировки данных одной таблицы. Источником данных такой формы служит единственная таблица. Она может быть легко создана одним щелчком мыши с помощью команд автоматического создания формы: Форма (Form), Разделенная форма (Split Form) или Несколько элементов (Multiple Items), размещенных на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms) (рис. 5.1). Для последующей настройки формы в соответствии с требованиями пользователя ее можно доработать в режиме макета или конструктора. Можно удалить из формы ненужные поля, изменить расположение элементов управления и подобрать их размеры, добавить новые элементы управления, произвести вычисления, задать свойства формы и ее элементов управления.
В форме, созданной с помощью команды Несколько элементов (Multiple Items), отображается сразу несколько записей, и все поля записи размещаются в одной строке, что удобно для ввода данных из простых справочников, имеющих только табличную часть. Этот макет формы аналогичен отображению записей таблицы в режиме таблицы, однако при этом предоставляются многочисленные возможности по настройке отображения и дополнения новыми элементами.
В форме, созданной с помощью команды Разделенная форма (Split Form), одновременно отображаются данные в двух представлениях — в одном ее разделе записи отображаются в виде таблицы, в другом выводится единственная выделенная в таблице запись, предназначенная для удобной работы с ее данными.
Общим для этих команд является то, что они автоматически создают для выбранной таблицы форму, не вступая в диалог с пользователем, и сразу выводят на экран форму в режиме макета.
Создать однотабличные формы в Access можно с помощью команды Мастер форм (Form Wizard), размещенной на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms). В диалоговых окнах мастера пользователь выбирает поля, которые надо включать в форму, способ отображения записей, стиль оформления.
Задание 1. Запустите программу Microsoft Access. В Области задач выберите параметр Новая база данных или щелкните по кнопке Создать. Создайте файл с именем Ателье (Ф. И. класс) и сохраните его в папке Мои документы. Появится окно базы данных (рис.1). Панель в левой части окна представляет виды объектов, с которыми работает программа. Прежде, чем начать непосредственную работу по созданию базы данных, остановимся на характеристиках основных объектов программы, с которыми мы будем работать.
Таблица - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
Форма - объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Отчет - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для печати данных в удобном и наглядном виде.
Предположим, что создаваемая нами база данных Ателье содержит следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество работника ателье
- Фамилия, имя, отчество заказчика изделия, предназначенного для пошива
- Дата приемки заказа
- Наименования изделия, предназначенного для пошива
- Стоимость заказа
- Произведена ли предоплата за работу
Рис.2. Окно Новая таблица
Появится окно Таблица (рис. 3), которая состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание. Здесь можно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
Имя поля - определяет имя поля в таблице. Это имя не должно совпадать с именем другого поля в этой таблице. Microsoft Access различает поля по их именам. После того как имя поля задано в режиме таблицы, оно является заголовком столбца таблицы.
Тип данных - определяет тип данных, сохраняемых в поле таблицы. В каждое поле допускается ввод данных только одного типа. Программа Microsoft Access предлагает несколько типов данных. Вот те, которые нам потребуются при работе:
- текстовый — одна строка текста (до 255 символов);
- числовой — числовое значение любого типа;
- денежный — значение, выраженное в денежных единицах;
- дата/время — значение, содержащее дату или время;
- логический— значение true(истина) или false (ложь).
Описание - текст, содержащий описание объекта, а также описание отдельных полей таблицы.
Задание 2. Создайте таблицу в режиме Конструктора с заданными именами полей, типами данных и описаниями в соответствии с Рис. 4.
Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить () или в Горизонтальном меню программы выберите пункт Файл – Сохранить как …. В появившемся окне Сохранение (рис. 5) присвойте имя таблице по своему усмотрению. На предложение Создать ключевое поле ответьте отказом.
Рис. 5. Окно сохранения таблицы
Перейдите к заполнению таблицы, выбрав в Горизонтальном меню пункт Вид – Режим таблицы (рис. 6).
Рис. 6. Выбор Режима таблицы
Задание 3. Заполните базу данных в виде таблицы (рис. 7) данными в соответствии с указанными полями (10-15 записей).
Примечание: В ателье работает всего пять человек.
Если ширина столбцов не соответствует размеру введенных в них записей, например, столбец нумерации слишком широкий, а текстовые записи не просматриваются целиком, то в этом случае ширину каждого столбца можно изменить. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши в строке заголовка на правую границу столбца и переместите границу столбца или установите указатель мыши в строке заголовка на правую границу столбца и дважды щелкните левой клавишей мыши. В этом случае ширина столбца подгоняется под самую длинную запись столбца, учитывая заголовок. Заполняемая таблица будет выглядеть, как показано на Рис.7.
Но гораздо удобнее заполнять таблицу с использованием такого объекта СУБД, как Форма, т.к. она является созданным пользователем графическим интерфейсом для ввода данных в базу.
Задание 4. Создайте форму и введите через нее еще 10-15 записей.
Для создания формы выберите объект Форма и щелкните кнопку . В открывшемся окне Новая форма выберите пункт Мастер форм (рис. 8).
Появится окно формы для заполнения базы (рис. 9).
Рис. 9. Форма
По окончании ввода записей выполните команду пункта меню Записи – Обновить. Откройте таблицу в режиме Таблицы и убедитесь в пополнении базы данных введенными записями.
В наше время компьютерные технологии играют большую роль. Благодаря разнообразию программного и аппаратного обеспечения сегодня возможно использование всех потенциальных возможностей компьютерных технологий. Это позволяет хранить огромное количество информации, занимая при этом минимальное место. Также компьютерные технологии позволяют быстро эту информацию обрабатывать и держать ее в защищенном виде.
Уровень профессиональной подготовки специалиста любого профиля в современном обществе во многом определяется его умением ориентироваться в информационных потоках, способностью получать, обрабатывать и использовать информацию при помощи вычислительной техники, компьютерных сетей, современного программного обеспечения. Исключением не является и рекламная деятельность. Области применения информационных технологий в рекламе чрезвычайно разнообразны.
Microsoft Officeявляется одним из самых популярных наборов офисных приложений для бизнеса, дающий широкие возможности специалистам в области рекламы.
В работе необходимо проанализировать функции и возможности программ Microsoft Office, таких как Microsoft Access и Microsoft Power Point, комментируя и иллюстрируя примерами.
Цель работы:
Написать алгоритм работы с программами Microsoft Access и Power Point.
Задачи работы:
1. Научиться создавать однотабличные базы данных, формы, отчёты и запросы по ним;
2. Освоить создание информационно-логической модели, состоящей из трёх связных таблиц, а также создание формы, отчёта и запроса по данной модели;
3. Структура работы:
4. Курсовая работа включает в себя введение, основную часть и заключение.
5. Основная часть состоит из двух глав.
6. В первой главе рассматривается создание баз данных - однотабличной и многотабличной, формы отчётов и запросов.
Глава 1. Microsoft Access. Базы данных
Microsoft Access, базы данных, система управления базами данных
Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows.
В состав системы Access входят конструкторы таблиц, запросов, отчётов и форм.
СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров. Это позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов. Как реляционная СУБД Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет использовать одновременно несколько таблиц базы данных.
К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:
1) Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных;
2) Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей;
3) Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики;
4) Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).
В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определенным видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определенные знания и организационные навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчеты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные и печатать отчеты. Базы данных (БД)составляют в настоящее время основу компьютерного обеспечения информационных процессов, входящих практически во все сферы человеческой деятельности.
В базе данных сведения из каждого источника сохраняются в отдельной таблице. В таблице содержится вся информация. Каждый столбец содержит определённый тип информации и называется полем, каждая строка содержит информацию об определённом объекте. При работе с данными из нескольких таблиц устанавливаются связи между таблицами.
Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям, создается запрос. Запросы позволяют также обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить встроенные или специальные вычисления.
Для просмотра, ввода или изменения данных прямо в таблице применяются формы. Форма позволяет отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.
Для анализа данных или распечатки их определенным образом используется отчет. В отчётах можно определять итоговые значения, группировать и сортировать данные, затрачивая на это меньше усилий, чем в других объектах.
Однотабличная база данных.Создание
Для создания файла и структуры базы данных необходимо запустить программу Access в операционной системе Windows. Для этого нужно нажать на кнопку Пуск на панели задач, выбрать команду Программы, в открывшемся меню выбрать пункт Microsoft Office, затем Microsoft Access.
Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.
Длинный текст или комбинация текста и чисел.
Числовые данные, используемые для проведения расчетов.
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999, включительно.
Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.
Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да/Нет).
8) Поле объекта OLE
Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.
Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.
10) Мастер подстановок
Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.
Заканчивается операция сохранением структуры под определенным именем. Сохранение таблицы можно выполнить с помощью команды в меню Файл-Сохранить. Закрываем базу данных, выполнив Файл-Закрыть.
Тарифный разряд
Процент выполнения плана
Тарифная ставка
Заработная плата с премией
Тарифная ставка определяется исходя из следующего:
- 1200 руб. для 1 разряда;
- 1500 руб. для 2 разряда;
- 2000 руб. для 3 разряда.
Размер премиальных определяется исходя из следующего:
- выполнение плана ниже 100% - премия не назначается (равна нулю);
- выполнение плана 100-110% - премия 30% от Тарифной ставки;
- выполнение плана выше 110% - премия 40% от Тарифной ставки.
Читайте также: