webdonsk.ruКак сделать обязательное поле для заполнения в excel
Добавил пользователь Валентин П. Обновлено: 02.09.2024
Часто пользователь Excel сталкивается с тем, что нужно заполнить ячейки данными, выстроенными в определенной логической последовательности. Или, к примеру, составить прогноз того, каким будет значение определенного показателя к конкретному моменту, если будет сохраняться текущая тенденция. Теперь не нужно для всего этого знать десятки формул. Достаточно пары кликов мышью, и проблема решена. Все это – благодаря автозаполнению.
Эта функция поражает своим удобством. Например, она позволяет быстро составить список календарных месяцев или сделать так, чтобы отображалось только 15 число и последний день каждого месяца (например, в бухгалтерских отчетах).
Как же воспользоваться этой превосходной функцией?
В правом нижнем углу есть квадратик, перетянув который, можно продолжить серию значений, в которых есть определенная закономерность. Например, если первый день – понедельник, то путем совершения этой нехитрой операции можно поставить в следующих строках значения: вторник, среда, четверг, пятница и так далее.
Если есть набор значений в ячейке типа 1,2,4, то выделив их все и потянув квадратик вниз, можно продолжить числовой ряд до 8, 16, 32 и так далее. Это позволяет существенно уменьшить временные затраты.
Таким же образом создается перечень названий месяцев.
А вот так выглядит использование автозаполнения для арифметической прогрессии. В нашем примере используются две ячейки со значениями 1,3 соответственно, и далее автозаполнение продолжает числовой ряд.
Собственно, это все азы, которые нужно знать. Но если хочется овладеть навыками работы с Excel более профессионально, то можете ознакомиться с некоторыми фишками и приемами.
Использование перечня данных для автозаполнения
Далее появится окно со списком перечней, которые встроены в Excel автоматически.
Что для этого нужно? Для начала нужно где-то в документе создать перечень городов, а потом просто сделать на него ссылку в поле ниже.
Теперь перечень создан, и его можно использовать для заполнения всех остальных ячеек.
Кроме списков в текстовом формате Excel дает возможность создавать числовые последовательности, а также перечень из дат, выстроенных по определенной закономерности. В самом начале этого материала был приведен один из способов использования, но это примитивный уровень. Можно этот инструмент использовать более гибко, как настоящий ас.
Далее появляется окно с настройками.
В его левой части находятся радиокнопки, с помощью которых можно задать расположение будущей последовательности: по строкам или столбцам. В первом случае список будет идти вниз, а во втором – вправо.
Сразу справа от настройки расположения размещена панель, где можно выбрать тип числовой последовательности. На выбор доступно несколько вариантов:
Внизу этого диалогового окна, как вы уже видите, есть две опции: величина шага, рассмотренная выше, и предельное значение.
Все, настройка завершена. Теперь рассмотрим еще некоторые профессиональные методы автозаполнения.
С помощью мыши
Но есть метод побыстрее: удержание кнопки Ctrl с параллельным протягиванием ячейки.
Правда, он подходит лишь для автозаполнения последовательности чисел. Если же попытаться провернуть этот трюк с данными другого типа, то значения просто будут копироваться в следующие ячейки.
Есть способ ускорить вызов контекстного меню. Для этого необходимо перетягивать квадратик, зажав правую кнопку мыши.
Особо интересная функция Excel – линейное и экспоненциальное приближение. Она дает возможность построить прогноз того, как будут изменяться значения, исходя из имеющейся закономерности. Как правило, для составления прогноза необходимо пользоваться особыми функциями Excel или производить сложные расчеты, в которое подставляются значения независимой переменной. Значительно проще продемонстрировать этот пример на практике.
Например, есть динамика показателя, значение которого через каждый период увеличивается на одно и то же число.
Значительно проще понять, как осуществляется прогнозирование значений при линейном тренде (когда каждый следующий показатель увеличивается или уменьшается на определенное значение). Для этого подходят стандартные функции Excel, но лучше нарисовать график, где отображаются трендовая линия, уравнение функции и ожидаемое значения для большей наглядности.
Чтобы узнать, какой будет прогнозируемый показатель в числовом выражении, при расчете нужно брать в основу уравнение регрессии (или непосредственно воспользоваться встроенными в Excel формулами). В результате, получится много действий, которые не каждый может понять сходу.
Если показатели увеличиваются в течение каждого промежутка времени на определенный процент, то речь идет об экспоненциальном росте. Например, составление прогноза динамики эпидемии или прогнозирование процентов по банковском депозите строится именно на такой закономерности.
Нет более эффективного метода прогнозирования экспоненциального роста, чем описанный нами.
Использование мыши для автозаполнения дат
Нередко приходится увеличивать уже имеющийся перечень дат. Чтобы это сделать, берется какая-то дата, и перетаскивается за правый нижний угол с помощью левой кнопки мыши. Появляется значок квадратика, где и можно выбрать метод заполнения.
Важно! 15-е число остается, независимо от месяца, а последний его автоматически.
Выводы
Собственно, это и все. Автозаполнение – очень полезная функция, которая помогает автоматизировать многие рабочие процессы и строить прогнозы, исходя из имеющейся закономерности. Никаких дополнительных формул или вычислений не требуется. Достаточно нажать пару кнопок, и результаты появятся как по мановению волшебной палочки.
На самом деле все не так сложно, как кажется в первый раз. Главное не боятся, что-либо испортить в документе.
Первый способ,
самый простой, это кликнуть двойным щелчком по нужной ячейке и, когда в ней появится мигающий курсор в форме вертикальной черты, вносить нужные данные путем набора на клавиатуре. Если в ячейку нужно внести не просто цифры, а математическую функцию (сложение, умножение, деление, разность и т.д.) поставьте перед функцией знак равно.
Второй способ,
выделить нужную ячейку одиночным кликом, чтобы вокруг нее появилась черная рамка, и внести данные в строку формул, которая находится сверху на панели.
Внести в строку формул данные
Третий способ,
Вставить данные в ячейку
Как видите все довольно просто и интуитивно понятно. Для заполнения ячеек Excel данными не требуется каких-то особых навыков и умений, все интуитивно понятно.
Заполнять пустоты или нет? Этот вопрос часто касается пустых ячеек в таблицах Excel. С одной стороны, ваша таблица выглядит аккуратнее и читабельнее, если вы не загромождаете ее повторяющимися значениями. С другой стороны, пустые ячейки могут вызвать проблемы при сортировке, фильтрации данных или создании сводной таблицы. В этом случае вам желательно заполнить все поля.
Есть разные способы решения этой проблемы. Я покажу вам несколько быстрых и один ОЧЕНЬ быстрый способ заполнить пустые ячейки значениями.
Как выделить пустые ячейки на листах Excel.
Перед тем, как заполнить пустоты в таблице Excel, сначала нужно их выделить. Если у вас большая таблица с десятками незаполненных областей, разбросанными по ней, то потребуется много времени, чтобы сделать это вручную. Вот быстрый приём для выбора пустых ячеек.
Теперь выделены только пустые ячейки из выбранного диапазона, и вы готовы к следующему шагу.
Формула Excel для заполнения пустых ячеек значениями, стоящими выше / ниже
Выбрав пустые ячейки в таблице, вы можете заполнить их значениями, стоящими сверху или снизу, или же просто вставить какое-то определенное содержимое.
Если вы собираетесь заполнить пробелы значением из ближайшей заполненной ячейки выше или ниже, вам нужно ввести очень простую формулу в одну из пустых ячеек. Затем просто скопируйте ее во все остальные. Вот как это сделать.
- Выделите все незаполненные ячейки, как описано выше.
- Нажмите F2 или просто поместите курсор в строку формул, чтобы начать писать формулу в активной ячейке.
Как видно на скриншоте ниже, активная ячейка – A3, то есть по умолчанию это самая левая верхняя из всех незаполненных.
- Введите знак равенства (=).
- Наведите курсор на ячейку, находящуюся выше или ниже, с помощью клавиши со стрелкой вверх или вниз или просто кликните по ней мышкой.
Формула (=A2) показывает, что A3 получит значение из A2, и будет заполнена предыдущим значением.
- Нажмите Ctrl + Enter , чтобы автоматически вставить формулу сразу во все выделенные позиции.
Ну вот! Теперь каждая выделенная ячейка ссылается на ячейку, находящуюся над ней.
Совет. Вы должны помнить, что все ячейки, которые раньше были пустыми, теперь содержат формулы. И если вы хотите, чтобы ваша таблица была в порядке, лучше эти формулы заменить на значения. В противном случае вы получите беспорядок при сортировке или же добавлении строк или столбцов в таблицу.
Поэтому рекомендую не останавливаться и сразу после ввода формул заменить их на значения. Выполните следующие простые шаги:
Заполните пустые ячейки нулями или другим определенным значением
Что, если вам нужно заполнить все пробелы в таблице нулями, любым другим числом или просто одинаковыми данными? Вот два способа решить эту проблему.
Способ 1.
- Выделите пустые ячейки, как мы уже делали.
- Нажмите F2 для активации режима редактирования в строке формул. Или просто кликните туда мышкой.
- Введите желаемое число или текст.
- Нажмите Ctrl + Enter .
Несколько секунд - и все пустые ячейки одинаково заполнены введенным вами словом, символом либо нулями при необходимости.
Способ 2.
Пустые ячейки будут заполнены значением, которое вы указали.
Заполнение пустых ячеек при помощи макроса VBA.
Если подобную операцию вам приходится делать часто, то имеет смысл создать для неё отдельный макрос, чтобы не повторять всю вышеперечисленную цепочку действий вручную. Для этого жмём Alt+F11 или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), чтобы открыть редактор VBA, затем вставляем туда новый пустой модуль через меню Insert – Module. Далее копируем или вводим туда вот такой короткий код:
Sub Fill_Blanks()
For Each cell In Selection
If IsEmpty(cell) Then cell.Value = cell.Offset(-1, 0).Value
Next cell
End Sub
Как легко можно сообразить, этот макрос проходит последовательно по всем выделенным ячейкам и, если они не пустые, то заполняет их значениями из предыдущей ячейки сверху.
Для удобства, можно назначить этому макросу сочетание клавиш или даже поместить его в Личную Книгу Макросов (Personal Macro Workbook), чтобы он был доступен при работе в любом вашем файле Excel.
Какой бы способ вы ни выбрали, заполнение таблицы Excel займет у вас буквально минуту.
Как быстро заполнить пустые ячейки без использования формул.
Вот наши данные о продажах в разрезе менеджеров и регионов. Некоторые из продавцов работали в нескольких регионах, сведения об их продажах записаны друг под другом. Также объединены ячейки месяцев. Таблица выглядит достаточно читаемо. Однако, если нужно будет отфильтровать или просуммировать данные по менеджерам, или же найти сумму продаж по региону за определенный месяц, то сделать это будет весьма затруднительно. Этому будут мешать пустые и объединенные ячейки.
Поэтому постараемся привести таблицу к стандартному виду, заполнив все пустоты и разъединив ранее объединенные области.
Перейдите на ленте на вкладку AblebitsTools.
На экране появится окно надстройки, в котором перечислены все столбцы и указаны параметры заполнения.
- Снимите отметку со столбцов, в которых нет пустых ячеек.
- Выберите действие из раскрывающегося списка в правом нижнем углу окна.
В отличие от рассмотренных выше способов, здесь пустые ячейки заполнены не одним и тем же значением, а разными, которые гораздо больше подходят для ваших данных. Правильное заполнение этой даже такой небольшой таблицы потребовало бы от вас достаточно существенных затрат времени. А надстройка позволяет это сделать буквально в пару кликов.
Помимо заполнения пустых ячеек, этот инструмент также разделил объединенные ячейки. В таком виде таблица вполне пригодна для фильтрации данных, различных подсчетов, формирования сводной таблицы на ее основе.
Проверьте это! Загрузите полнофункциональную пробную версию надстройки Fill Blank Cells и посмотрите, как она может сэкономить вам много времени и сил.
Теперь вы знаете приемы замены пустых ячеек в таблице разными значениями. Я уверен, что вам не составит труда сделать это при помощи любого из рассмотренных способов.
Быстрое удаление пустых столбцов в Excel - В этом руководстве вы узнаете, как можно легко удалить пустые столбцы в Excel с помощью макроса, формулы и даже простым нажатием кнопки. Как бы банально это ни звучало, удаление пустых столбцов в Excel не может…
Как полностью или частично зафиксировать ячейку в формуле - При написании формулы Excel знак $ в ссылке на ячейку сбивает с толку многих пользователей. Но объяснение очень простое: это всего лишь способ ее зафиксировать. Знак доллара в данном случае служит только одной цели - он указывает,…
Чем отличается абсолютная, относительная и смешанная адресация - Важность ссылки на ячейки Excel трудно переоценить. Ссылка включает в себя адрес, из которого вы хотите получить информацию. При этом используются два основных вида адресации – абсолютная и относительная. Они могут применяться в разных комбинациях…
Относительные и абсолютные ссылки – как создать и изменить - В руководстве объясняется, что такое адрес ячейки, как правильно записывать абсолютные и относительные ссылки в Excel, как ссылаться на ячейку на другом листе и многое другое. Ссылка на ячейки Excel, как бы просто она ни…
6 способов быстро транспонировать таблицу - В этой статье показано, как столбец можно превратить в строку в Excel с помощью функции ТРАНСП, специальной вставки, кода VBA или же специального инструмента. Иначе говоря, мы научимся транспонировать таблицу. В этой статье вы найдете…
4 способа быстро убрать перенос строки в ячейках Excel - В этом совете вы найдете 4 совета для удаления символа переноса строки из ячеек Excel. Вы также узнаете, как заменять разрывы строк другими символами. Все решения работают с Excel 2019, 2016, 2013 и более ранними версиями. Перенос…
Как безопасно удалить пустые ячейки в Excel и как не нужно никогда это делать - В этом руководстве вы узнаете, как правильно и безопасно удалять пустые ячейки в таблицах Excel, чтобы они выглядели четкими и профессиональными. Пустые ячейки – это неплохо, если вы намеренно оставляете их в нужных местах по…
Как посчитать количество пустых и непустых ячеек в Excel - Если ваша задача - заставить Excel подсчитывать пустые ячейки на листе, прочтите эту статью, чтобы найти 3 способа для этого. Узнайте, как искать и выбирать среди них нужные с помощью стандартных инструментов поиска, или же просто…
6 способов — как безопасно удалить лишние пустые строки в Excel - Это руководство научит вас нескольким простым приемам безопасного удаления нескольких пустых строк в Excel без потери информации. Пустые строки в таблице — это проблема, с которой мы все время от времени сталкиваемся, особенно при объединении…
Ручной ввод данных может занять много времени и привести к ошибкам. Но если вы потратите несколько минут на создание формы ввода данных в Microsoft Excel, вы сможете улучшить процесс и снизить риск ошибок, таких как отсутствие данных.
Добавить опцию формы
Чтобы использовать опцию формы в Excel, вам нужно добавить ее либо на панель быстрого доступа, либо на ленту. Самым простым из них является панель быстрого доступа. Если вы решите добавить его на свою ленту, вам нужно будет создать для него специальную вкладку, что может быть не идеально.
Преобразуйте ваши данные в таблицу
Чтобы использовать форму, вам понадобятся метки для каждого поля. Они представлены в виде заголовков таблиц. Если данные уже отформатированы в виде таблицы, вы на шаг впереди и можете перейти к использованию формы. Если нет, вы можете легко преобразовать его.
После этого вы увидите свои данные, отформатированные в виде красивой и аккуратной таблицы.
Используйте форму ввода данных
Теперь все, что вам нужно сделать, это начать вводить данные в форму! Выберите любую ячейку в таблице и нажмите кнопку формы, которую вы добавили на панель быстрого доступа.
Вы увидите всплывающее окно с заголовками ваших таблиц в качестве меток полей. Заполните каждое поле.
Вы можете быстро перемещаться между полями и переходить к следующей записи. После заполнения поля нажмите клавишу TAB, чтобы перейти к следующему. Когда вы закончите заполнение всех полей для записи, нажмите Enter. Затем заполните следующую запись. По мере ввода данных вы увидите, что ваша таблица заполняется.
Также можно использовать кнопки в форме ввода данных для добавления, просмотра или удаления записей.
Редактировать вашу форму
Если вы хотите отредактировать метки или изменить порядок полей в форме, вы сделаете это в своем листе Excel. Закройте форму, внесите изменения в свою таблицу, затем снова откройте форму. Вы увидите, что ваши изменения были применены к форме.
Чтобы быстро ввести большой объем данных в электронную таблицу, особенно если они поступают из внешнего источника, попробуйте создать собственную форму ввода данных в Excel.
Если вы используете Excel на Mac, вас также может заинтересовать быстрое добавление данных путем сканирования распечатанного документа.
Читайте также: