Как сделать конец в проекте
Управлять проектом – это вам не по парку гулять. Вы становитесь ответственным за его планирование, исполнение и завершение, а также за то, чтобы задачи, выполняемые разными членами команды, служили вкладом в общий результат проекта. Способность изящно справляться с давлением и “разруливать” конфликтные ситуации также крайне важна, но ниже приведены те семь ключевых факторов, которые приводят проект к успеху:
- Четко определите границы вашего проекта.
- Тщательно выбирайте членов проектной команды.
- Поставьте свои цели так, чтобы они соответствовали требованиям SMART.
- Управляйте своими данными.
- Ежедневно отслеживайте прогресс.
- Создавайте условия для внутренней мотивации в вашей команде.
- Управляйте имеющимися ресурсами обдуманно и эффективно.
Четко определите границы вашего проекта
Известно, что знание о проблеме (а в данном конкретном случае, знание о границах проекта) – это половина успешного решения. Поэтому необходимо любыми способами получить максимально полное и четкое понимание целей, объема, бюджета и используемой методологии проекта до его начала. Для этого, например, можно провести серию встреч со всеми заинтересованными лицами проекта или запросить соответствующую документацию. Но в любом случае, у вас как у проджект- менеджера эта информация должна быть в актуальном состоянии на всем протяжении проекта от старта до финиша.
Например, возьмем проект по разработке Интернет-сайта конкретной компании. Вам критически важно обсудить с теми представителями компании, которые ответственны за принятие решений, каким они представляют свой сайт, включая структуру, функциональность, формат представления информации, подходы к дизайну и цветовую гамму, а также каким целям сайт служит и на какую целевую аудиторию рассчитан. Или если ваш проект предполагает создание приложения для людей с ограниченными возможностями, то, скорее всего, целесообразно будет на стадии определения границ проекта собрать фокус-группу из преподавателей, психологов и других специалистов с опытом работы с такими людьми или детьми.
Тщательно выбирайте членов проектной команды
Как только вы четко определили, какой объем работ необходимо будет выполнить в рамках проекта, составить список требований к знаниям и навыкам членов проектной команды становится намного проще. Внимательно подходите к выбору специалистов, которые в итоге сформируют вашу команду, подбирая именно тех, кто наилучшим образом справится с каждой конкретной задачей. Грамотное делегирование задач позволяет каждому члену команды максимально реализовать свои способности, что, в свою очередь, создает условия для положительного эффекта домино и увеличивает вероятность успешной реализации проекта.
Поставьте свои цели так, чтобы они соответствовали требованиям SMART
Когда сформировано видение проекта, у вас появляется возможность поставить краткосрочные цели. Очень важно, чтобы каждая цель отвечала следующим критериям (система критериев SMART):
- Specific – конкретный, четко определенный, без общих фраз,
- Measurable – измеримый,
- Attainable – достижимый, реальный в конкретных условиях и сроках,
- Relevant – значимый, вносящий вклад к общие результаты проекта
- Timely – ограниченный во времени, имеющий срок достижения.
Возвращаясь к примеру с разработкой приложения для детей с ограниченными возможностями, цель по критериям SMART может быть сформулирована так: “Подготовить 10 заданий по дошкольной арифметике для детей с дислексией к 1 февраля 2015г.”
Управляйте своими данными
Современные технологии предоставляют широкий масштаб простых способов хранения и доступа к данным по проекту. Но за кажущейся простотой скрываются риски, связанные с безопасностью. И хотя многие облачные решения по управлению данными стараются гарантировать безопасность, от человеческого фактора и форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован. Поэтому в рамках проекта должна быть поставлена система прав доступа к информации и резервного копирования. Также важно эффективно использовать методы контроля версий на постоянной основе. Безопасность и сохранность проектной информации существенно повышается, если все члены проектной команды, а не только проджект-менеджер, заботятся об этом.
Ежедневно отслеживайте прогресс
Знать сроки завершения по проекту в целом и по ключевым этапам очень важно, чтобы обеспечить их исполнение в срок. Регулярное получение информации о статусах задач посредством ежедневных совещаний или с помощью корпоративной социальной среды для совместной работы над проектами, как, например, Comindware Team Network (платформа для взаимодействия членов команды, на которой базируется Comindware Project), гарантирует, что все заинтересованные стороны имеют информацию о прогрессе проекта и о том, какой вклад каждый член команды вносит в суммарный результат.
Программа для отслеживания задач также поможет в любой момент быть в курсе важных дат и сроков, таких как, например, соответствие запланированного срока выполнения задачи с фактическим для каждой краткосрочной цели или этапа проекта. Рекомендуется также настроить автоматические напоминания о задачах с приближающимися сроками или о тех, где срок завершения уже наступил и требуется срочное управленческое вмешательство. Важно отметить, что нужно отслеживать не только прогресс, но и возможные ошибки, которые нужно устранить как можно быстрее, чтобы вовремя завершить проект
Создавайте условия для внутренней мотивации в вашей команде
Следующим важным шагом на пути успешного проекта становится мотивация команды, поощрение участников с высокими результатами, в том числе за счет тех, кто недорабатывает. Когда член команды достигает поставленной цели, обязательно отметьте это либо на специальной сессии в присутствии всей команды, либо с глазу-на-глаз, чтобы человек понимал, что его вклад оценен по достоинству. Это не только справедливо, но и выгодно, так как способствует росту производительности. А вам, как проджект-менеджеру, важно подобрать к каждому члену команды правильный подход, ведь кто-то любит, чтобы его заслуги признавались публично, а другой предпочитает получать похвалу при личной встрече с руководителем.
Управляйте имеющимися ресурсами обдумано и эффективно
Определите и, по возможности, получите в свое распоряжение все необходимые ресурсы еще до начала проекта. К проектным ресурсам относится прежде всего бюджет, а также помещения (на все время проекта для работы команды или для проведения разовых мероприятий, например, фокус-групп, конференций или совещаний с привлеченными экспертами), инструменты и программное обеспечение, которое понадобится в рамках проекта, и, разумеется, привлекаемые дополнительно человеческие ресурсы – подрядчики, консультанты и т.п. Резервирование ресурсов заранее снижает риски и помогает эффективно планировать бюджет проекта.
Разумеется, это не полный список факторов успешного проекта. Что бы вы добавили?
Ольга Завьялова, эксперт в ИТ-индустрии, имеет 10 летней опыт работы в роли проджект-менеджера и проджект-координатора международных проектов. Сертифицированный проджект-менеджер (CSPM) и бизнес-аналитик (CSBA) софтверных проектов. Автор двух учебников и специализированного курса по управлению проектами и процессами.
Итак, вы выполнили все как надо, и ваш проект продвигается более чем успешно. Однако выдающийся менеджер проектов отличается от обычного тем, как он завершает проект. Мало получить результаты, нужно представить готовый продукт заказчику и научить его пользоваться им.
Порядок завершения работы зависит от характера проекта и полученных результатов. Существует много факторов, которые нужно учитывать. Большинство из них очевидны, однако есть ряд важных задач, о которых часто забывают:
- 1. Протестируйте готовый продукт. Все ли работает? Получили ли вы то, что планировали? Не все продукты надо тестировать, но, если речь идет о компьютерной программе, новой телефонной сети, новом приборе и т.д., тестирование совершенно необходимо.
- 2. Помогите заказчику воспользоваться результатами вашей работы. Некоторые продукты требуют внедрения, а то и специального обучения людей работе с ними. Конечно, если в результате вашего проекта на свет явился отчет, то вряд ли заказчику понадобится какая-то помощь, а вот при создании новой компьютерной системы обучение персонала заказчика совершенно необходимо. Если вы организовывали переезд, нужно пояснить всем планировку нового офиса. Если результатом вашего проекта была разработка новых процедур или изменение структуры бизнес-процессов, придется не только научить людей работать в новых условиях, но и убедить их в том, что эти изменения пойдут им на пользу. Если ваш результат — новая корпоративная политика или комплекс правил, то необходимо объяснить людям не только сами правила, но и рассказать о том, как они повлияют на работу каждого сотрудника. Иными словами, в любом случае вы должны знать, какая помощь требуется конечным пользователям (или вашим заказчикам) после того, как проект завершен.
- 3. Обеспечьте сервисную поддержку на тот период, когда заказчик осваивает готовый продукт и проверяет его в работе. В некоторых случаях клиентская поддержка нужна и после того, как вы научили заказчика работе с готовым продуктом. Так нередко случается при выполнении сложных проектов. Нужно к тому же учитывать, что проблемы с использованием того или иного продукта часто проявляются не сразу. Например, сбои после внедрения новых компьютерных программ, которые приходится устранять разработчикам; мелкие недочеты при строительстве и т. п.
Задачи, которые вам предстоит решать на этом этапе проекта, зависят от типа проекта и полученного в результате продукта. Поэтому здесь вас ждут главным образом не инструкции, а вопросы. Ответив на них, вы поймете, что вам еще надо сделать. (Более подробно об этом рассказано в приложении.)
Project Online Desktop Client Microsoft® Project профессиональный 2021 Project Стандартный 2021 Project профессиональный 2019 Project стандартный 2019 Project Профессиональный 2016 Project стандартный 2016 Project профессиональный 2013 Project стандартный 2013 Project 2010 Project стандартный 2010 Project 2007 Project Стандартный 2007 Больше. Основные параметры
По умолчанию датой начала всех новых проектов является текущая дата. Конечно, вы можете изменить время начала. Кроме того, можно настроить возможность на даты окончания проекта.
Совет: Совет по управлению проектами. Запланируйте проект от даты начала, если это возможно. Такое планирование обеспечивает максимальную гибкость, даже если известна дата завершения проекта.
Выбор даты начала или окончания проекта
На вкладке Проект нажмите кнопку Сведения о проекте.
В списке Планирование от выберите дату начала проекта или дату окончания проекта.
В поле Дата начала или Дата окончания введите дату, на основе которой требуется выполнить планирование.
Используйте только один способ планирования
Проект можно запланировать только на даты начала или на даты окончания в любой момент времени. На обеих датах нельзя запланируется одновременно.
Перемещайте время начала проекта
Дату начала или окончания проекта можно изменить в любое время даже после создания плана проекта. Откройте вкладку Проект, а затем нажмите кнопку Перемещение проекта.
При перемещении проекта в Project вы также можете переместить даты фактических выполненных работ. Чтобы лучше контролировать процесс перемещения фактических и незавершенных частей задач, перед перемещением воспользуйтесь функцией обновления проекта. Нажмите Проект > Обновление проекта, а затем выберите параметр Перепланировать незавершенные трудозатраты с началом после. Теперь укажите будущее время, после которого можно запланировать незавершенные трудозатраты; фактические даты по задачам не будут перемещаться. По завершении вы можете воспользоваться функцией "Перемещение проекта".
Используйте преимущества планирования на основе даты окончания
Если требуется определить дату начала проекта исходя из определенной даты окончания проекта. При запуске работы над проектом часто рекомендуется вернуться к режиму планирования на основе даты начала.
Если дата начала проекта неизвестна.
Если планирование на основе даты окончания требуется в соответствии с вашей методологией управления проектами.
Что происходит в Project при планировании на основе даты окончания?
При добавлении новых задач Project автоматически назначает этим задачам ограничение "Как можно позже" (КМП). Другие ограничения следует назначать только в случае необходимости.
При перетаскивании отрезка диаграммы Ганта для изменения даты окончания задачи Project автоматически назначает ограничение "Окончание не позднее" (ОНП).
Если в проекте используется автоматическое выравнивание для устранения превышения доступности ресурсов, Project автоматически добавляет отрицательное число для выравнивания задержки с целью балансировки доступности ресурсов. Поскольку выполнение проекта запланировано на основе даты окончания, отрицательные выравнивающие задержки позволяют добавить время после задачи, а не перед ней.
При изменении способа планирования проекта на основе даты начала на планирование на основе даты окончания Project автоматически удаляет из задач и назначений все выравнивающие задержки и прерывания.
Будьте внимательны при использовании ограничений дат
Если дата окончания не изменяется после изменения даты начала, возможно, для одной или нескольких задач задано ограничение по дате. Просмотрите ограничения в плане, чтобы убедиться в их необходимости. Для этого щелкните задачу правой кнопкой мыши, выберите пункт Сведения, а затем перейдите на вкладку Дополнительно.
Будьте внимательны со сведениями о фактически выполненных работах над задачами
Если дата начала не изменяется после изменения даты окончания, возможно, для одной или нескольких задач указаны сведения о фактический выполненных работах или задано ограничение даты. Просмотрите ограничения в плане, чтобы убедиться в их необходимости. Чтобы просмотреть ограничения задач, щелкните задачу правой кнопкой мыши, выберите пункт Сведения, а затем перейдите на вкладку Дополнительно.
Дополнительные сведения о датах начала и окончания проекта
Эти инструкции относятся к Microsoft Project 2007.
Выбор даты начала или окончания проекта
В меню Проект щелкните Сведения о проекте.
Выполните одно из следующих действий:
Чтобы спланировать проект от даты начала, в списке Планирование от выберите даты начала проекта.
Чтобы спланировать проект от даты окончания, в списке Планирование от выберите даты окончания проекта.
В поле Дата начала или Дата окончания введите дату, на основе которой требуется выполнить планирование.
Если вы решили спланировать проект исходя из даты окончания, так как хотите определить самую позднюю дату, когда вы можете приступить к проекту и все равно уложиться в срок, рекомендуется вернуться к режиму планирования на основе даты начала, когда начнется работа над проектом. Это поможет точно отслеживать ход выполнения проекта, а также учитывать факторы и ситуации, которые могут повлиять на дату окончания.
Проект можно запланировать только на дату начала или на дату окончания проекта в любой момент времени. На обеих датах нельзя запланируется одновременно. При планировании с даты начала проекта дата окончания автоматически рассчитывается по мере изменения проекта. При расписании на даты окончания проекта дата начала автоматически рассчитывается. Чтобы изменить автоматически вычисляемую дату, необходимо либо изменить планирование проекта с расчетной даты, либо внести изменения в задачи проекта, чтобы скорректировать расчет даты.
Если дата окончания не изменяется после изменения даты начала, возможно, для одной или нескольких задач задано ограничение по дате. Просмотрите ограничения в плане, чтобы убедиться в их необходимости. Для этого выберите задачу и в меню Сервис щелкните Рамки начала задачи.
Если дата начала не изменяется после изменения даты окончания, возможно, для одной или нескольких задач отслеживается фактический ход выполнения или задано ограничение по дате. Просмотрите ограничения в плане, чтобы убедиться в их необходимости. Для этого выберите задачу и в меню Сервис щелкните Рамки начала задачи.
Если запрос в проекте начинается раньше даты начала проекта, возможно, вы установили ограничение по дате, у задачи может быть внешняя зависимость или фактическая дата начала задачи, которая стоит перед датой начала проекта. Попробуйте следующие решения:
Если для задачи задано ограничение по дате, согласно которому она должна начинаться не ранее даты начала проекта, сбросьте его. Выделите задачу, нажмите кнопку Сведения о задаче и откройте вкладку Дополнительно. В списке Тип ограничения выберите пункт Как можно раньше.
Если у задачи должна быть внешняя зависимость, измените дату начала проекта в соответствии с датой, которая задана этой зависимостью. В меню Проект щелкните Сведения о проекте. В поле Дата начала введите новую дату.
Если у задачи есть неправильная фактическая дата начала, выделите задачу и выберите в меню Сервис пункт Отслеживание, а затем — команду Обновить задачи. В разделе Фактические даты измените дату в поле Начало.
Дату начала или окончания проекта можно изменить в любое время даже после создания плана проекта. Например, если вы пытаетесь выполнить проект к определенной дате, а календарный план выходит за нее, можно задать более раннюю дату начала вручную, чтобы дата окончания автоматически изменилась. Чтобы перенести дату начала или окончания проекта, нажмите кнопку Корректировка дат на панели инструментов Анализ. Этот макрос изменяет даты задач с учетом новой даты начала или окончания проекта.
Дополнительные сведения о планировании от даты начала или окончания
Практически все проекты следует планировать от даты начала. Такое планирование обеспечивает максимальную гибкость, даже если известна дата завершения проекта.
Тем не менее существуют случаи, в которых целесообразно использовать планирование на основе даты окончания. Например, это рекомендуется делать, если:
вы хотите определить дату начала проекта исходя из конкретной даты окончания проекта;
вы не знаете, когда начнется проект (например, если дата начала зависит от получения результатов из другого источника и дата такого получения еще неизвестна);
планирование на основе даты окончания требуется согласно вашей методологии управления проектами.
При работе с проектом, запланированным на основе даты окончания, необходимо учитывать особенности выполнения некоторых процессов. В проектах, спланированных на основе даты окончания:
При добавлении новых задач Office Project автоматически назначает этим задачам ограничение "Как можно позже" (КМП). Другие ограничения следует назначать только в случае необходимости.
При перетаскивании отрезка диаграммы Ганта для изменения даты окончания задачи Office Project автоматически назначает ограничение "Окончание не позднее" (ОНП).
Если в проекте используется автоматическое выравнивание для устранения превышения доступности ресурсов, Office Project автоматически добавляет отрицательное число для выравнивания задержки с целью балансировки доступности ресурсов. Поскольку выполнение проекта запланировано на основе даты окончания, отрицательные выравнивающие задержки позволяют добавить время после задачи, а не перед ней.
При изменении способа планирования проекта на основе даты начала на планирование на основе даты окончания Office Project автоматически удаляет из задач и назначений все выравнивающие задержки и прерывания.
Школьный проект — это первая научная работа школьника. Оформляется она примерно так же, как остальные исследовательские работы, в несколько упрощенной форме.
Титульный лист
Правильное оформление титульника - это большой плюс, он сразу произведет хорошее впечатление и даст дополнительные очки.
- В верхней части листа с выравниванием по центру пишем полное название учебного заведения с указанием населенного пункта.
- В центральной части, тоже по центру, пишем увеличенным шрифтом тему работы. Под названием презентации можно разместить четкую, яркую картинку.
- Ниже, с выравниванием по правому краю, указываем полное имя и фамилию автора работы: "Выполнил ученик 3 "А" класса Иванов Иван".
- Под этой строкой нужно написать ФИО учителя, место его работы (номер школы). Выравнивание по правому краю. Выглядеть это должно так: "Руководитель проекта: Петрова Мария Александровна, учитель начальных классов, МБОУ СОШ №100 г. Якутска".
- В самом низу листа по центру прописывается название населенного пункта и год сдачи проекта.
Оглавление
В разделе "Содержание" указываются все разделы по порядку (они выравниваются по левому краю). Напротив, с выравниванием по правому краю, указывается страница, на которой начинается соответствующая глава. Между названием раздела и его страницей в оглавлении ставятся точки. Обратите внимание: каждый раздел из указанных ниже начинается с новой страницы.
Цели и задачи
На второй странице нужно указать, какие цели и задачи преследует выполненная работа.
- Цель вытекает из темы, которую мы указали на титульном листе.
- Задачи - это те действия, которые ребенок предпринял, чтобы достичь цели. Их всегда должно быть несколько, как минимум, две.
Тело проекта
На третьем листе начинается собственно описание хода исследования. Оно должно быть структурировано, а не идти сплошным, непрерывным массивом текста.
Каждую задачу и ход ее решения нужно описывать в отдельном абзаце (если они мелкие). Если же задачи более объемные, можно описать каждую в небольшом подразделе с подзаголовком.
Иллюстрации станут дополнительным плюсом. К тому же, они дополнительно структурируют текст и сделают его более наглядным.
Выводы
После того, как описание работы закончится, нужно подвести итог. Для этого нужен раздел "Выводы". Он начинается с новой страницы.
Выводов тоже несколько, как и задач. Каждой задаче должен соответствовать свой итог. Кратко, одним предложением описываем, что мы узнали, решая ту или иную задачу.
Список использованной литературы
Список использованных книг размещается на последней странице презентации. Названия книг располагаются в алфавитном порядке, они должны быть полными. Чтобы верно указать название книжки, лучше всего списать его с первой страницы, где указываются выходные данные.
Если информацию брали с сайтов, ссылки на них тоже нужно включить в список.
Обычно именно этот лист представляет наибольшие сложности. Ребенку сложно правильно оформить сложные названия, все упорядочить. Поэтому некоторые школы упрощают оформление последней страницы. Об этом нужно дополнительно узнавать у педагога. Если возникли сложности, тоже есть смысл заранее подойти к учителю и попросить совета.
Читайте также: