Как сделать кнопку печати в access

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 28.08.2024

Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Access 2002

Режимы работы с формами. Печать формы.

Работа с формами Access 2002 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид (View) на панели инструментов текущего режима работы с формой (например, Конструктор форм (Form Design) – одна из таких панелей), либо с помощью соответствующей команды меню Вид (View).

Для пользователя может оказаться удобным работать с формой в режиме Таблицы. В этом режиме, как и в режиме Формы, можно просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных для формы. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления. Чтобы перейти в режим Таблицы, выберите команду Вид › Режим таблицы (View › Datasheet View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) панели инструментов и в открывшемся списке выберите элемент Режим таблицы (Datasheet View). На рис 5.7 показана форма, создание которой описано в предыдущем разделе, открытая в режиме Таблицы.

В любое время можно настроить различные свойства формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность, работая с ней в режиме Конструктора. Этим режимом обычно пользуются разработчики. Чтобы перейти в режим Конструктора, выберите команду Вид › Конструктор (View › Design View) или нажмите на стрелку, расположенную справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов, и в открывшемся списке выберите элемент Конструктор (Design View). На рис. 5.8 показана форма, создание которой описано в предыдущем разделе, открытая в режиме Конструктора.

Разработчики и пользователи Access могут работать с формой еще в двух новых режимах, появившихся в версии Access 2002: в режиме Сводной таблицы или режиме Сводной диаграммы. Но эти режимы мы рассмотрим в части II книги.

Печать формы

Форма, так же как и таблица, запрос или отчет базы данных Access, может служить документом для печати. Напечатать форму можно, находясь в любом режиме работы с ней, например в режиме Таблицы или режиме Формы. При этом внешний вид печатаемой формы будет соответствовать текущему режиму. Команды печати и способ настройки параметров печати точно такие же, как при печати таблиц и отчетов Access или, например, документов Word. Это стандартные команды меню Файл (File): Параметры страницы (Page Setup), Предварительный просмотр (Print Preview) и Печать (Print), а также кнопки на панели инструментов текущего режима работы с формой и панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview). Печать формы, как и других объектов базы данных, можно выполнить и программным путем с помощью процедуры на VBA или макроса (о программировании речь пойдет в части II книги).

Чтобы увидеть, как форма будет выглядеть при печати, следует перейти в режим предварительного просмотра. Для этого выберите команду Файл › Предварительный просмотр (File › Print Preview) или нажмите кнопку Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов. Чтобы вернуться в прежний режим работы с формой, снова выберите команду меню Файл › Предварительный просмотр или нажмите кнопку Закрыть (Close) на панели инструментов. Наконец, можно нажать на стрелку справа от кнопки Вид (View) на панели инструментов и выбрать один из режимов для дальнейшей работы с формой.

Созданный отчет можно отобразить на экране и напечатать. Access 2002 позволяет просмотреть отчет перед печатью и установить подходящие поля страницы. При просмотре отчета в режиме одной полной страницы (масштаб 100%) Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати.

Просмотреть отчет перед печатью можно в режиме Просмотра образца или в режиме Предварительного просмотра. Переход из одного режима в другой описан в разд. "Режимы работы с отчетами" данной главы.

Чтобы изменить поля страницы отчета:

В режиме Предварительного просмотра отчета выберите команду Файл, Параметры страницы (File, Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), изображенное на рис. 6.29.

Эту же команду можно использовать и в режиме Просмотра образца отчета, и после выделения отчета в списке отчетов в окне базы данных.

Это диалоговое окно похоже на диалоговые окна Параметры страницы (Page Setup) в других приложениях Windows. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемой на одной странице. Установка флажка Печатать толькоданные (Print Data Only) позволяет распечатать только данные из отчета, при этом графическое оформление элементов управления, верхний и нижний колонтитулы, а также разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

Рис. 6.29. Диалоговое окно Параметры страницы

Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения размеров полей страницы будут использоваться только в данном отчете, поскольку для каждого отчета задается свой набор значений полей. При сохранении отчета Access сохраняет информацию о полях страницы. Для того чтобы установить значения полей страницы, которые будут применяться по умолчанию для всех отчетов базы данных, нужно использовать вкладку Общие (General) диалогового окна Параметры (Options) (см. также разд. "Настройка пользовательского интерфейса"гл. 14).

Программа а вернее класс используется для вывода на печать из Access отчетов типа Microsoft Word в виде бланков (доверенностей, договоров и т.п.), таблиц (накладных) или сложных форм, например, заказов с реквизитами поставщика и спецификацией. Цель разработки такого класса — это создание простого интерфейса, который будет выводить на печать документы Word, используя информацию запросов.

И ещё одна программа для конвертирования отчётов из Access в графические файлы программа Universal Document Converter – это наиболее полное решение для конвертирования документов любых типов в файлы формата Adobe PDF или графические файлы. Её основой является технология виртуальной печати. Поэтому экспортировать в выбранный формат документы Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, презентации Microsoft PowerPoint или чертежи Autodesk AutoCAD так же просто, как печатать на настольном принтере.
Universal Document Converter поможет вам подготовить документы к публикации на веб-сайте, защитить их от копирования и изменений при отправке по электронной почте, сэкономить массу времени при подготовке презентаций PowerPoint, а так же упростить отсылку материалов в типографию или издательство. Кроме того, с помощью этой программы вы сможете снизить затраты на разработку и внедрение системы корпоративного документооборота.

Достоинства Universal Document Converter:

Экспорт в 8 форматов. Документы любых типов можно экспортировать в Adobe PDF или в графический файл одного из 7 популярных форматов: TIFF, JPEG, PNG, PCX, DCX, GIF или BMP.
Работа с многостраничными документами. Несколько документов разных типов могут быть объединены в один многостраничный файл.
Универсальность. Технология виртуальной печати дает возможность конвертировать в выбранный формат документы любого типа, включая многостраничные отчёты, промышленные чертежи и рекламные плакаты.
Практичность. Прямой экспорт документа в графический файл (вместо его печати и сканирования бумажной копии) экономит расходные материалы и рабочее время сотрудников.
Простота в использовании. Для экспорта документов любых типов в файлы формата Adobe PDF или графические файлы достаточно напечатать их на принтере с названием Universal Document Converter.
Передовой алгоритм квантизации. Передовой алгоритм квантизации изображений позволяет получить копии документов наивысшего качества даже при конвертировании в черно-белый формат.
Высокое разрешение. Возможность экспорта документов с разрешением вплоть до 2400 DPI позволяет сохранить все элементы дизайна рекламных материалов, а так же самые мелкие детали чертежей и электронных схем.
Автоматическая обрезка полей. Функция автоматической обрезки пустых полей делает ненужным редактирование графических копий таблиц и диаграмм перед вставкой в презентацию или текстовый документ.
Экономия системных ресурсов. Низкое потребление системных ресурсов позволяет экспортировать документы практически любых размеров, в том числе и содержащие сотни страниц.
Гибкость настроек. Гибкость настроек программы дает возможность подобрать оптимальное соотношение между качеством копий документов и размером выходных файлов. Например, для публикации на веб-сайте нужны файлы небольшого размера. С другой стороны, подготовка документов к отправке в типографию требует высокого разрешения и компрессии без потери качества.
Быстрая настройка. Библиотека профилей (наборов настроек программы, оптимальных для типичных задач конвертирования) позволяет настраивать Universal Document Converter двумя кликами мыши.
Удалённое использование. Совместимость с технологиями Microsoft Windows Terminal Services и Citrix дает возможность использовать Universal Document Converter с удалённых компьютеров.
Масштабируемость. Возможность установки программы Universal Document Converter на отдельном компьютере и использования ее с рабочих мест в качестве сетевого принтера позволяет значительно увеличить скорость конвертирования документов.

COM-интерфейс.Наличие COM-интерфейса упрощает взаимодействие систем документооборота с Universal Document Converter.

С помощью Universal Document Converter вы можете решить проблему экспорта отчётов из программы Microsoft Access в файлы форматов PDF, TIFF, JPEG, GIF, PNG, BMP, PCX и DCX. Простота использования программы конвертации документов определяется технологией виртуальной печати, а проиллюстрировать её возможности поможет подробная инструкция.

Порядок конвертирования отчётов из Access в графические файлы:

1. Скачайте и установите программу Universal Document Converter на ваш компьютер.

2. Откройте отчёт в программе Microsoft Access и и выберите команду Файл->Печать… в меню приложения.

3. Выберите Universal Document Converter из списка доступных вам принтеров и нажмите на кнопку Свойства.

4. В панели настроек нажмите на кнопку Загрузить настройки.

Выберите требуемый формат на вкладке Формат файла и нажмите на кнопку OK, чтобы закрыть окно Свойства: Universal Document Converter

7. Полученная копия документа будет открыта в программе, установленной в вашей системе для просмотра цифровых изображений.

8. Полученная копия документа будет открыта в программе, установленной в вашей системе для просмотра цифровых изображений.

MS Access представляет собой систему управления базами данных, которая поставляется в комплекте с распространяемым пакетом программ Microsoft Office. И хоть функционал у нее несколько ниже, чем у специализированных программ, многие пользуются приложением за простоту в работе. Создание отчетов в Access – необходимый процесс для осуществления работы. Отчеты являются способом выборки данных с готовой базой данных по одному или нескольким заданным параметрам.

Понятие и создание отчетов в Access

Вам будет интересно: Какой программой проверить жесткий диск: обзор и отзывы. Crystal Disk Mark. Victoria HDD

Отчет является форматированным представлением информации, которая входит в готовую базу данных. Именно отчеты выходят на печать, собирая комплект данных. При помощи функции в Microsoft Office Access можно получить практически любую выборку данных. Можно собрать нужную информацию, представить в удобочитаемом виде. Кроме того, можно провести анализ данных, а также обобщить различного рода показатели.

Если распечатывать данные напрямую, то есть в неструктурированном виде (таблицы либо запросы), то получится, что данные распечатываются в том виде, в котором они присутствуют в программе. Создание отчетов в Access позволяет обойти этот процесс и получить информацию в более привычном виде. Кроме того, при помощи отчетов можно упростить работу и чтение информации. Подробный репорт включает нужные показатели из базы данных. Однако его характерными особенностями являются разбитие на параграфы с наличием заголовка и верхних и нижних колонтитулов.

Вам будет интересно: Проверка данных в Excel: методы и особенности

Структура MS Access и создание отчетов

Для упрощения понимания информации в MS Access во время создания отчета можно добавить различные текстовые элементы. Кроме того, можно структурировать информацию из таблиц.

Такие компоненты включают в себя:

Заголовок.
Верхний и нижний колонтитулы.
Рабочую область.
Примечание.

Заголовок

Нужен для наименования отчета и при печати отображается в верхней части первой страницы репорта. Может быть применен для сохранения данных, особенно часто используют для вывода информации, содержащей часть базы данных, которую потребуется распечатать однажды и в начальном участке отчета. Чтобы добавить в структуру репорта заголовок нужно воспользоваться разделом "Вид", командой "Заголовок" либо "Примечание отчета".

Верхний колонтитул

Представляет собой приблизительно то же самое что и в MS Word. Однако в Access его используют для создания различных наименований столбцов с данными. Кроме того, колонтитулы как верхний, так и нижний можно использовать для добавление номеров страниц. По умолчания в Microsoft Access создается одновременно два колонтитула – верхний и нижний. Чтобы создать только один нужно перейти в раздел "Вид", затем нажать на кнопку колонтитулы. Для удаления одного из них из рабочей области нужно воспользоваться свойствами. В параметр "Высота колонтитула" нужно вписать значение "ноль".

Рабочая область

Размещается между верхним и нижним колонтитулом. В нее помещается основные данные из репорта. Создание форм и отчетов в Access обычно начинается с этой части. В табличной форме представлена информация, которая требуется для печати. Печать проводится на основании запроса либо конкретной таблицы базы данных. Чтобы добавлять или удалять информацию, можно воспользоваться списком полей и специальной панелью. Скрывается эта панель при помощи параметра. Для того чтобы она не отображалась на экране, нужно задать свойство высоты равное нулю.

Нижний колонтитул

Расположен в нижней части страницы при печати. Может использоваться для вывода результатов, даты работы либо нумерации страницы. Печатается на каждой странице. Можно обеспечить печать сразу нескольких видов данных.

Примечание

Является одиночным текстовым блоком. Располагается на последней странице отчета, в рабочей области прямо над нижним колонтитулом. Используется для печати данных, которые нужно распечатать единожды. К ним относят отчеты, итоговые данные либо поле для подписи. Чтобы добавить примечание в MS Access нужно перейти в раздел "Вид", выбрать функцию "Заголовок/примечание отчета". При этом программа осуществляет создание заголовка и примечания сразу.

Способы создания отчетов

Во время разработки всех продуктов от Microsoft планировалось дать несколько возможностей для работы над отчетами и запросами. В Microsoft Access создание отчетов можно осуществить несколькими способами. К ним относят:

Встроенный конструктор.
Мастера автоматических репортов.
Автоотчет в столбик либо в ленту.
Диаграммы.

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

Печать

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке "Вид".

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Читайте также: