Как сделать календарь в гугл таблице

Добавил пользователь Skiper
Обновлено: 09.10.2024

С ростом количества задач и встреч у каждого человека появляется необходимость где-то фиксировать информацию, чтобы всё успевать и ничего не забывать.

В Yagla уже есть статья про тайм-менеджмент где мы затрагиваем тему грамотного планирования времени, рассказываем про самые популярные техники и делимся шаблоном планировщика в Notion. Сегодня мы затронем конкретный инструмент, который на самом деле способен дать фору любом таск-трекеру — Google календарь.

Что такое Google календарь

Гугл календарь — это бесплатный сервис, который можно использовать для организации своего расписания, координации встреч с другими людьми, а также фиксирования и напоминания о каких-то особо важных задачах и событиях. Он обладает множеством полезных функций, включая возможность открывать доступ к собственному календарю другим людям. Получить доступ к календарю можно с любого компьютера или мобильного устройства, если есть аккаунт в Гугл. На телефон нужно будет скачать приложение, а вот на компьютере календарь будет сразу встроен в Google Chrome.

Сервис можно использовать в личных делах или вести взаимодействие с целой командой. Например, если кто-то является руководителем отдела — он может открыть доступ и скидывать свой календарь команде, чтобы они видели, когда у него есть свободное время. Это помогает упростить коммуникацию с командой, так как они смогут бронировать время на созвон или просто приходить за советом в мессенеджер.

Использовать сервис для личных нужд еще проще. Его можно вести как обычный блокнот и просто накидывать разные дела на определенные даты и время. Например, не забыть погулять с собакой, сходить в магазин за молоком, поставить напоминание о дне рождения друга и что угодно еще.

Как попасть в Google календарь

Сервис интегрирован в браузер. Достаточно зарегистрировать аккаунт, скачать браузер и кликнуть на своем мониторе девять точек, которые находятся в верхнем правом углу. Нажав на эту кнопку можно увидеть инструменты, которые есть у Google, в том числе и календарь:

Настройка Google календаря

В меню настроек доступен импорт и экспорт — можно сохранить на ПК собственный календарь или же добавить чей-то календарь к себе. Например, импортировать календарный план проекта из Trello, чтобы видеть дедлайны и определенные вехи.

Как работать с Google календарем

При попадании в сервис, нас встречает достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс. По своей сути это обычный расчерченный календарь, где человек практически сразу может написать свою первую карточку.

Для того, чтобы создать карточку есть два пути:

После этого откроется окно с возможностью выбора типа карточки, даты, времени и полем для описания самой задачи.

Мероприятие

Самым очевидным и часто используемым инструментом является создание карточки мероприятий. Все потому что именно у нее самый обширный функционал.

Добавить, отредактировать или удалить карточки можно в любой момент, используя компьютер или мобильное устройство. Единственное — сервис предварительно нужно синхронизировать с мобильным устройством.

Теперь к вопросу о том, как работать с сервисом в режиме планирования мероприятий. В этом плане все также, как и при создании обычной задачи:

Также следует внести необходимую информацию о запланированном событии, а именно:

После завершения всех настроек карточка автоматически появится в календаре гостя, если он им пользуется, а также продублируется на почту.

Напоминание

Для начала проверьте включена ли вообще эта функция. Для этого посмотрите в календарь и проверьте наличие галочек в разделе с календарями:

Если галочка не активна — никакие уведомления о предстоящих событиях приходить не будут.

Мои календари

Вот так выглядит стандартный интерфейс календаря. Здесь указан аккаунт пользователя, задачи и напоминания, о которых мы уже говорили ранее:

Самое распространенное деление — рабочие и личные встречи. Чтобы максимально удобно распределить свои ежедневные дела, в календаре можно создать отдельную вкладку для каждого подраздела жизни.

После того как удалось создать интересующие вкладки, этой функцией можно будет пользоваться только с помощью мероприятия. Распределить задачи и напоминания по разным календарям нельзя.

Дополнительные возможности и фишки

Откройте или закройте доступ к своему календарю для других

Таким образом можно точечно открыть доступ на конкретные части календаря, ну или открыть все и сразу.

Это полезно если кто-то управляет отделом и хочет, чтобы сотрудники не доставали его в любое время, а знали, когда и во сколько у него будет свободное окно. При определенном доступе, сотрудники смогут самостоятельно вписать в персональный календарь руководителя встречу, тем самым никого не отвлекая.

Добавляйте интересные календари

В интересных календарях можно посмотреть расписание праздников разных народов, события из мира спорта или фазы Луны. В стандартном календаре будут доступны праздники, которые проходят в регионе, в котором он живет.

Используйте горячие клавиши

Работа с помощью горячих клавиш удобна в любом месте, в том числе и Гугл календаре. Мы не будет показывать весь список, так как с ним можно ознакомиться на официальном сайт Google support.

Расскажем о тех клавишах, которые показались самыми удобными:

Обновление календаря — R
Удаление задачи — Delete или BackSpace
Отмена — Z
Переход в настройки — S
Переход к конкретной дате — G

Используйте вложения

Если кто-то проводит рабочие встречи, то чаще всего у него есть дополнительные материалы, которыми он собирается поделиться. Чтобы не высылать каждому человеку какие-то документы или изображения, их можно просто прикрепить в саму карточку.

После этого нажать на значок скрепки и прикрепить необходимые документы, изображения, файлы или видеоматериалы.

Укажите рабочие часы

У всех нас абсолютно разное расписание. Особенно, это заметно, когда люди работают удаленно из разных часовых поясов. Если же человек не раз сталкивался с тем, что ему писали или звонили рано утром или поздно ночью, то эта функция как раз для него.

Дополнения Гугл календаря

После клика по кнопке откроется доступ к различным дополнениям. В списке, который выйдет после нажатия находится достаточно много приложений, которые можно интегрировать в календарь:

Три полоски в левом верхнем углу это разбивка всех сервисов по категориям — они помогут вам сориентироваться в приложениях исходя из задач. Также в верхней части окна есть поиск, который поможет быстро проверить совместимость календаря с каким-то конкретным приложением.

Гугл календарь — это сервис, который представляет из себя обширный и удобный инструмент планирования своего личного времени. Так как гугл синхронизирует свои сервисы, все уведомления поступают на почту, а встроенная видеоконференция помогает не тратить время на интеграцию сторонних приложений и назначать созвон в одной карточке. А возможность открывать доступ к календарю дает возможность превратить сервис в корпоративный инструмент. Также, в новых версиях постоянно появляются дополнительные функции, которые упрощают и улучшают работу с приложением.

Практически все люди много времени проводят в браузере, поэтому приятно иметь инструмент, который всегда находится под рукой. Быстрый доступ к сервису и простота интерфейса помогут заглядывать в календарь чаще и выработать привычку фиксировать свои дела на постоянной основе. По сути, любой инструмент может стать прекрасным решением в заинтересованных руках. Таск-трекеров также много, как и техник планирования и каждый в определенный момент выбирает то, что больше всего ему подходит. Поэтому, остается только самому все пощупать и решить, подходит ли вам календарь для ежедневного использования или нет.

Скрипты google для автоматизации, создания документов, мини CRM.

понедельник, 24 апреля 2017 г.

Объединение календаря и таблицы Google

Google таблицы прекрасный кросс-платформенный инструмент для работы с информацией. С этим трудно поспорить - из любой точки Земли, с любого современного устройства легко получить доступ к ней, если есть великий и могучий Интернет.

Если чего-то не хватает для нужд человечества, всегда можно написать свой скрипт, который может всё, ну или практически всё.

В данном блоге буду выкладывать интересные примеры таких скриптов, может кому-то понадобится.

И первый пример связан с возможностью объединить таблицу с календарём Google. Это открывает широкие возможности для пользователя ОС Android: всегда быть в курсе предстоящих событий, дней рождений всей родни, друзей, клиентов. Для этого даже не надо заглядывать в приложение календарь на Android смартфоне, оно само напомнит обо всех событиях.

Пропуская 1-ю строчку (заголовок таблицы), берёт данные из текущей таблицы в которой в 1-м столбике Фамилия, Имя, Отчество вашего клиента, во 2-м - дата рождения, в 3-м номер телефона;
Создаёт календарь (если такого нет) под названием "Дни рождения клиентов";
Для исключения повторяющихся событий, удаляются все события из данного календаря в промежутке 01.01.2010 - 01.01.2030 (если нужно просто очистить календарь, придётся подключать дополнительные библиотеки);
Создаются предстоящие события - дни рождения клиентов в текущем месяце и следующем (т.к. существует ограничение Google на создание слишком большого количества событий за короткий промежуток времени, а клиентов может быть много);
Добавляет оповещение по почте и всплывающее напоминание

Теперь можно добавить триггер на выполнение скрипта по расписанию 1 раз в месяц, либо добавить кнопку. Не забываем добавить синхронизацию календаря в смартфоне.

114 комментариев:

Роман, а как можно осуществить такой вариант. Например есть таблица, где есть столбец с именами клиентов, есть столбец с планируемой датой встречи.. как сделать, чтобы данные отправлялись с таблицы в календарь?

Нужно попробовать поработать с текстом для планируемой встречи. Там где текст для празднования д.р. поменять на "планируется встреча" с таким то таким то. Ну и дату поставить нужную.

Спасибо, подскажите как можно добавить время встречи и прикрутить кнопку на выполнение скрипта

в данном скрипте создаётся событие на весь день.

Во втором столбце вводить дату в формате

где время понятно?

и поменять в скрипте createAllDayEventSeries(блаблабла) на
createEvent('описание',data,new Date(data+1*60 * 60 * 1000))

Будет создано событие и будет считаться что ваша встреча будет проходить 1 час.

0 поменять на количество минут за которое Вас нужно предупредить о встрече.

I'm sorry. Давно писал, вылетело всё из головы.

В строке data+1*60*60*100 переменная data нужно написать с заглавной буквы, т
е. Data+1*60*60*1000.

Моя ошибка :) Виноват, исправлюсь.:)

К сожалению не спасло ситуацию, та же ошибка(

Конечно, уже открыл

Век живи, век учись. Вроде плёвая задача, решение на поверхности. Но если проходит много времени начинаешь и забывать особенности работы со временем.

В общем строка преобразуется в

var event = currentCalendar.createEvent("Сегодня запланирована встреча с "+Name+". \n"+", номер телефона:"+Phone,Data,new Date(Data.getTime()+1*60*60*1000))

Роман, спасибо вам большое за скрипт и кнопку)). Вы мастер!

Спасибо. Посмотрите другие статьи в блоге. Вдруг найдёте ещё что-то интересное для себя.:)

Роман, добрый вечер. Занимаюсь упрощением работы с базой клиентов в таблице гугл. Сделал кнопку для создания события в календаре из текущей строчки.Одновременно установил 3 скрипта (звонки,задачи, встречи) . Вот встречи со звонками нуждаются в хронометраже, а задачи нужно установить на весь день. Подскажите что добавить в скрипт или что убрать ,чтобы событие создавалось на целый день и не нужно было вводить время и событие устанавливалось вверх календаря

В моей статье создаются события на весь день. Дни рождения клиентов - события на весь день.

var event = currentCalendar.createAllDayEventSeries("Сегодня "+Name+" празднует день рождения. Не забудь поздравить \n"+", номер телефона:"+Phone,Data,CalendarApp.newRecurrence().addYearlyRule());

создаются события на весь день причем повторяющиеся 1 раз в год.

Если строчку заменить на

var event = currentCalendar.createAllDayEvent("Сегодня "+Name+" празднует день рождения. Не забудь поздравить \n"+", номер телефона:"+Phone,Data);

то будут создаваться события на целый день только без повторений.

В javascript время хранится в миллисекундах, поэтому если хочется установить длительность события в минутах нужно +15*60*1000 если время 15 минут. Ну и напоминание не добавляется из-за ошибки с 0.15.

Здравствуйте Роман,
Очень интересная статья.
У меня возникла проблема, все работает когда я вручную запускаю скрипт, но когда я запускаю триггер - нет. Хотя уверен что он написан правильно.
Моя таблица находиться на 3 аркуше документа, и с того что я понимаю триггер автоматически читает 1-ый аркуш а не 3-ий.
Можно ли вместо getActiveSheet написать getSheetById или getSheetByName или что то другое, что будет указывать путь именно к этому файлу к этому аркушу к этой таблице?

Буду очень благодарен за помощь, идеально было бы если бы Вы проверили то что я там понаписывал :)

getSheetByName('Название листа') - прямо идеально Ваш вариант.

Блииин а я ставил двойные скобки.
Спасибо - ты лучший

Добрый день! Очень полезная информация
Не могу разобраться в тригерах как мне через OnEdit () запускать скрипт при редактировании Даты.
Заранее Спасибо!

Здравствуйте.
Через функцию onEdit() этого не сделать.
Необходимо авторизовать триггер вручную: меню Изменить-Триггеры текущего проекта. Кнопка +Добавление триггера, выбрать функцию, тип события При изменении.

Здравствуйте.В первом столбце список клиентов. Как можно создать во втором столбце кнопки, при нажатии на которую открывается папка, расположенная на компьютере с именем клиента? Заранее спасибо

Кнопку можно создать одну. По активной ячейке определять имя клиента.
Написать скрипт, который будет искать на диске каталоги с именем клиента, определять ссылку до каталога и открывать новую вкладку с этой ссылкой.

не поможете реализовать?

Спасибо огромное за скрипт, очень пригодился! Подскажите, где добавить -1, чтоб напоминание было за день до события?)

0 - количество минут до события. Если поставить 60 - то уведомления за час. 60*24 - уведомление за сутки

Привет.
Уже обращался к Вам по данной теме.
Сейчас, у меня возникла новая проблема.
Есть у меня такой скрипт:
function addEvents() var ss = SpreadsheetApp.openById("1LeJQXi0SEzIxXOVmOEG3dlckIBv56ZclLnDwkncqoCc").getSheetByName('Oswiadczenia');
var lr = ss.getLastRow();
var cal = CalendarApp.getCalendarById("est-pologne.eu_j28dmjh32cdbqpagj3npg6kadk@group.calendar.google.com");
var currentCalendar = CalendarApp.getCalendarById("est-pologne.eu_j28dmjh32cdbqpagj3npg6kadk@group.calendar.google.com");
var events = currentCalendar.getEvents(new Date(2010,01,01),new Date(2030,01,01));
for (var j = 0;j Ответить Удалить

К коментарию више. Cannot find method createAllDayEvent(string,string,object). (line 16, file "Code") - вот такую ошибку выдает

Попробуйте в строчке
cal.createAllDayEvent(data[i][0], data[i][1], );

data[i][1] заменить на
new Date(data[i][1])

Спасибо за скрипт, очень полезный, но нужно немного заточить. Подскажите пожалуйста:

1) если я хочу работать с конкретным листом Input я должен во второй строке написать:
var sheet = SpreadsheetApp.getSheetByName('Input');
Правильно?
Но выдает ошибку: TypeError: невозможно найти функцию getSheetByName в обьекте SpreadsheetApp. (строка 2, файл "Код")
Что я делаю не так?

2) Нужно убрать ежегодное повторение события. Делаю по Вашему рецепту и пропадает событие за этот день и через день. Что может быть?

3) Я хочу исключить вывод номера телефон в напоминании. Если я удаляю +Phone,Data,CalendarApp.newRecurrence().addYearlyRule()); - выжает ошибку.

1. SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet.getSheetByName('Input')
2.createAllDayEvent создает событие без повторения, посмотрите комментарий выше.
3. Смотрите п.2

Роман, спасибо за ответ. Но все равно не очень получается.

1. Появляется такая ошибка: TypeError: Не удается обнаружить функцию getSheetByName в объекте function getActiveSpreadsheet() .

2. Я пробовал createAllDayEvent но тупо пропадает часть событий. То есть, при createAllDayEventSeries - все ОК а при createAllDayEvent остается лишь 30% всех событий. Никакой логики не вижу. Вся моя строчка выглядит так: var event = currentCalendar.createAllDayEvent("Сегодня "+Name+" празднует День Рождения "+Phone,Data);

3. Куда смотреть? Нужно просто убрать телефон. Конструкция var event = currentCalendar.createAllDayEvent("Сегодня "+Name+" празднует День Рождения); порождает ошибку <>. Что не так?

4. Если я даю доступ со своего календаря на другой аккаунт - напоминание event.addPopupReminder(0) со скрипта работает на другом аккаунте? Или там нужно задавать отдельное напоминание?

Можете подготовить пример с данными и открыть доступ к примеру? Помогу разобраться.:)

Конечно! Все подготовил и отправил на е-мейл.
Спасибо))

Достаточно с другого аккаунта открыть соответствующий доступ к нужному календарю Вашей учетке.

Задача следующая: нужно переносить из таблицы с графиком платежей список платежей на дату в событие календаря. Таблица формата "Дата", "Статья", "Сумма". Записей немного. Желательно видеть платежи за одну дату в одном событии.

Честно говоря, опыт с GAS у меня первый, поэтому переписываю Ваш скрипт. Пока не работает. Новый календарь добавляется, записи не переносятся. Если сможете помочь, буду крайне благодарен.

1. Отслеживание веса и параметров фигуры

Если вы хотите похудеть или, напротив, набрать массу, эта таблица вам поможет. Она позволяет фиксировать любые изменения в вашем организме — от обхвата в плечах до процента жировой ткани. После каждой записи таблица автоматически рассчитывает ваш прогресс.

2. Силовые тренировки

Эта таблица помогает контролировать тренировки с отягощениями — по два занятия в неделю (впрочем, вы можете подкорректировать её под себя). Тут можно отслеживать как ваш индивидуальный прогресс, так и улучшение показателей нескольких человек, если вы занимаетесь в группе.

3. Работа по дому

Если вам нелегко распределить домашние обязанности между домочадцами и у вас постоянно возникают споры, кто, что и когда должен был сделать, вам поможет этот шаблон. В нём можно указать, кто моет кухню, кто готовит завтрак, а кто трудится в саду. Родители, чьи дети не отлынивают от работы по дому, могут с помощью таблицы даже назначать им денежное вознаграждение.

4. График дежурств

Ещё один шаблон, который поможет назначить работу по дому вашим домочадцам. Его можно распечатать и повесить на холодильник, и тогда никто не сможет сослаться на свою забывчивость.

5. Список дел

Те, кто считает, что всякие Wunderlist и Todoist не стоят того, чтобы тратить время на создание в них учётной записи, могут вносить свои дела в эту простенькую табличку, а затем просто вычёркивать их по мере выполнения.

6. Ежедневник

Если вышеуказанный список дел кажется слишком уж простеньким, вам подойдёт такой ежедневник. Его можно сохранить в Google Drive и просматривать запланированные задачи с любого устройства. Ну или при желании распечатать и заполнять от руки.

7. Бюджет путешествия

Этот калькулятор может рассчитать, сколько денег вы потратите на путешествие, — неважно, собрались ли вы па пару дней в соседний город или хотите устроить кругосветку. Шаблон не только просуммирует траты на отели, транспорт, пропитание и экскурсии, но и отобразит их в виде наглядной круговой диаграммы.

8. Маршрут путешествия

Ещё один шаблон в помощь путешественникам. С ним вы сможете рассчитать, в какой город и в какое время прибываете и когда уезжаете. Полезная штука, если планируете тур по Европе, к примеру.

9. Календарь

Простенький календарь, ничего лишнего. Его можно держать в отдельной вкладке браузера и заносить туда запланированные события. Или при необходимости распечатать и повесить на холодильник. Шаблон устроен так, что даты автоматически меняются каждый год, так что вам не придётся беспокоиться об обновлении цифрового варианта.

10. Личный и семейный бюджет

Две таблицы, которые пригодятся при планировании личного (если вы живёте один) или семейного бюджета. Внесите данные в ячейки и увидите, сколько денег у вас останется в конце расчётного периода. Так вы сможете узнать, какие расходы лучше урезать, чтобы сэкономить нужную сумму.

11. Инвентарный список

Этот шаблон пригодится тем, кому необходимо точно знать, какие вещи и в каком количестве лежат у него дома. Например, если вы сдаёте жильё в аренду, инвентарный список вам точно понадобится.

12. Калькулятор сбережений

Копите деньги на безбедную старость? Вот шаблон, в котором можно вести расчёты отложенных средств. Вводите свои доходы и узнаете, в каком возрасте сможете бросить опостылевшую работу.

13. Планирование вечеринок

С этим шаблоном можно легко отслеживать, сколько гостей к вам придёт на уютные домашние посиделки или шашлыки. Какую еду они принесут, сколько денег вложат, возьмут ли с собой детей… В общем, всё, что нужно учесть, прежде чем закатить долгожданный пир.

14. Сравнение автомобилей

Покупка нового авто — серьёзный шаг. Прежде чем выбрать четырёхколёсного коня, нужно сопоставить все доступные варианты и учесть их преимущества и недостатки. Заполните таблицу, указав все параметры сравниваемых машин, и сможете принять верное решение.

15. Журнал техобслуживания

Когда автомобиль уже куплен, может сложиться впечатление, что самое трудное позади. Увы, трудности только начинаются, ведь за машиной нужно ухаживать. Этот шаблон поможет подсчитать сумму трат на обслуживание и ремонт вашего авто.

16. Журнал пробега

Внесите в форму показания одометра, количество залитых литров и их стоимость и сможете увидеть цену одного километра пробега вашего авто. К сожалению, владельцам Tesla этот шаблон не подойдёт.

17. Список контактов

18. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это популярный тип столбчатых диаграмм (гистограмм), который используется для иллюстрации плана или графика работ по какому-либо проекту. С помощью этого шаблона вы сможете составлять детальный план действий и отслеживать их выполнение.

19. Семейное древо

Изучение своей генеалогии довольно увлекательное занятие. Иногда оно может быть даже полезным — вдруг у вас в родне есть какой-нибудь граф, у которого случайно завалялось наследство. Но в большинстве случаев построение семейного древа просто интересное развлечение.

20. Коммунальные платежи

Выскакивающее средство выбора даты может помочь вам вставить указанную дату так быстро, как вы, в этой статье я расскажу о том, как вставить средство выбора даты в лист Google.

Вставить средство выбора даты в лист Google с проверкой данных

В листе Google значок Валидация данных Функция может помочь вам вставить всплывающее окно выбора даты по мере необходимости.

1. Нажмите Данные > Валидация данных, см. снимок экрана:

2. В Валидация данных диалоговое окно:

(1.) Щелкните кнопка для выбора списка ячеек, куда вы хотите вставить указатель даты;

(2.) Затем выберите Время из Критерии раскрывающийся список, а затем продолжайте выбирать действительная дата в раскрывающемся списке рядом с Время опцию.

3. Затем нажмите Сохраните кнопку, чтобы закрыть это диалоговое окно, и теперь, когда вы дважды щелкните по выбранным ячейкам, появится окно выбора даты, как показано на следующем снимке экрана:

Читайте также: