Как сделать изменения в трудовом договоре в связи с изменением фамилии

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 02.09.2024

Сотрудница, выйдя замуж, изменила фамилию. Как правильно внести изменения в личную карточку (форма Т-2), трудовую книжку, другие кадровые документы? Обязательно ли издавать по данному поводу приказы? Необходимо ли вносить изменения в трудовой договор, заключенный с работником? Если да, то каков порядок?

В рассматриваемой ситуации сотрудница, изменившая фамилию, должна подать работодателю соответствующее заявление, составленное в произвольной форме, с указанием причины произошедших изменений. К заявлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих изменение персональных данных: в нашем случае ими будут паспорт и свидетельство о регистрации брака. Подлинники документов достаточно предъявить сотрудникам кадровой службы работодателя.

На основании указанного заявления работодателю необходимо издать приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника. С приказом следует ознакомить под роспись самого сотрудника, а также работников кадровой службы и бухгалтерии.

1) При изменении фамилии необходимо внести изменения в трудовую книжку сотрудницы.

Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

В п. 2.3 Инструкции указан подробный порядок внесения изменений о фамилии, имени, отчестве. Изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

2) Помимо этого необходимо внести соответствующие изменения в личную карточку работника, составленную по унифицированной форме N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации не определен порядок внесения изменений в личную карточку по унифицированной форме N Т-2, говорится только о том, что внесенные изменения заверяются подписью работника кадровой службы. На наш взгляд, для внесения соответствующих изменений необходимо по аналогии с п. 2.3 Инструкции прежнюю фамилию зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую и указать реквизиты документов, явившихся основанием для таких изменений.

3) При изменении фамилии работника об этом нужно уведомить территориальный орган Пенсионного фонда РФ, который, в свою очередь, обязан выдать застрахованному лицу новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (п. 4 ст. 7, п. 1 ст. 9, ст. 15 Федерального закона от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования").

4) Также работодатель может внести соответствующие изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (Приложение N 3). На наш взгляд, в соответствующей строке графы 5 книги учета движения трудовых книжек прежнюю фамилию следует зачеркнуть одной чертой, а затем вписать новую. Рядом записываются реквизиты документа, который послужил основанием для исправления фамилии, ставятся подпись уполномоченного лица и печать организации. Если рядом нет места, то в ближайшей свободной строке книги следует сделать ссылку на соответствующий документ.

5) Законодательством РФ не урегулирован вопрос о необходимости внесения изменений в трудовой договор при изменении фамилии работника, однако полагаем, что для приведения всех кадровых документов в соответствие друг с другом внести изменения в трудовой договор работника все же стоит.

По вопросу о процедуре внесения таких изменений существует два мнения. Одни специалисты считают, что следует вносить изменения в первоначальный текст трудового договора, другие говорят о необходимости заключения дополнительного соглашения к нему.

В силу части первой ст. 57 ТК РФ фамилия, имя и отчество работника и сведения о документах, удостоверяющих его личность, должны быть указаны в трудовом договоре: эти данные относятся к сведениям о работнике и не являются условиями трудового договора.

Согласно же ст. 72 ТК РФ отдельное соглашение сторон оформляется при изменении именно условий трудового договора.

В соответствии с частью третьей ст. 57 ТК РФ недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, в отличие от недостающих условий, которые должны определяться приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме.

По нашему мнению, в рассматриваемой ситуации корректнее действовать по аналогии с нормой ст. 57 ТК РФ и в случае изменения фамилии работника и (или) его паспортных данных поправки вносить непосредственно в текст трудового договора, заверяя новую информацию подписями работника и работодателя.

При этом, на наш взгляд, сам вопрос о том, заключать ли дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с тем, что работник изменил фамилию, или вносить изменения в первоначальный текст договора, не является принципиальным - оба варианта, по сути, равнозначны и имеют право на существование.

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

18 октября 2010 г.

Mozilla/5.0 (Macintosh; Intel Mac OS X 10_9_3) AppleWebKit/537.36 (KHTML, like Gecko) Chrome/35.0.1916.47 Safari/537.36

При смене фамилии работника необходимо внести изменения в кадровую и бухгалтерскую документацию, уведомить банк и, по необходимости, произвести замену СНИЛС.

Порядок оформления смены фамилии

При смене фамилии работника, работодателю предстоит грамотно внести исправления во внутреннюю документацию.

В первую очередь работник, сменивший фамилию, должен написать заявление.

Рис. 1. Заявление работодателю о внесении изменений

Основания для изменения личных данных сотрудника

После смены паспортных данных необходимо внести изменения в кадровые документы. Поводом для этого станут копии подтверждающих документов:

свидетельство о заключении либо расторжении брака, а также о смене имени; лица;
СНИЛС и ИНН.

Именно эти документы обязан представить работник для смены фамилии на работе.

В какие документы вносить изменения

Исправления должны быть внесены во все документы, содержащие ФИО – трудовой договор, личная карточка, трудовая книжка, график отпусков, ведомости, описи и т. д.

После сдачи работником заявления, кадровики должны составить приказ, после которого кадровики и бухгалтеры внесут необходимые исправления.

Оформление кадровых документов

Законом не регламентируется алгоритм, процедура и очередность исправлений во внутренней документации при смене данных персонала. Однако для полноценной работы все же придется внести исправления в сведения о работнике.

Трудовая книжка

В соответствии с Инструкцией № 69 от 10.10.2003 г., исправления в трудовую книжку вносятся так: старая фамилия зачеркивается одной чертой, а рядом вписывается новая фамилия.

Важно! Зачеркивание производится тонкой чертой, чтобы можно было прочесть исправленный текст.

На обложке (слева от титульного листа) прописываются основания исправлений, а также проставляется печать организации.

Рис. 2. Трудовая книжка с исправлениями

Аналогичным образом вносятся изменения в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним.

Трудовой договор

Закон не устанавливает требование вносить изменения при смене фамилии работника в трудовом договоре.

Однако кадровики все же предпочитают вносить изменения, чтобы избежать спорных ситуаций в будущем.

Чтобы внести новые сведения, необязательно менять трудовой договор полностью – достаточно оформить дополнительное соглашение, в котором будут указаны актуальные персональные данные работника.

Рис. 3. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору в связи со сменой фамилии

Личная карточка работника

При смене персональных данных необходимо также внести изменения в его личное дело (личная карточка Т-2).

Для исправления фамилии в карточке необходимо зачеркнуть старую фамилию и вписать новые данные. Рядом с новой фамилией необходимо указать название, номер и дату документа, являющегося основанием для исправлений.

Рис. 4. Образец личной карточки с исправлениями.

Оформление бухгалтерских документов

В случае, когда бухгалтерский учет в организации ведется с помощью программного обеспечения, достаточно поменять фамилию в программе, после чего она автоматически изменится во всех электронных документах.

Если же учет ведется на бумажных носителях, вносить исправления придется вручную в каждом документе, где указана фамилия.

Замена СНИЛС

В двухнедельный срок с момента получения нового паспорта работником он должен получить новое страховое свидетельство СНИЛС в отделении пенсионного фонда.

Законодательство оставляет право выбора работнику при замене СНИЛС: либо он обращается в ПФР самостоятельно, либо поручает это работодателю.

В большинстве случаев получением нового СНИЛС занимается бухгалтерия, поэтому бухгалтеру важно не пропустить сроки подачи.

Для получения СНИЛС бухгалтеру необходимо заполнить и подать в отделение фонда следующие документы:

заявление на обмен страхового свидетельства (форма анкеты АДВ-2);
опись документов (форма АДВ-6);
старое свидетельство работника;
копия паспорта работника.

Важно! В заявлении по форме АДВ-2 работник ставит свою подпись.

Лицевой счет работника

Лицевой счет работника (формы Т-54 и Т-54а) – внутренний документ работодателя, содержащий сведения обо всех выплатах и удержаниях сотрудника на основании первичных документов (больничные листы, путевые листы, рапорты, наряды на сдельную работу и т. д.).

Лицевой счет открывается и ведется бухгалтером на протяжении всего периода работы сотрудника.

Изменения в форму Т-54 вписываются аналогично – путем зачеркивания прежней фамилии одной чертой и указания новых данных рядом.

Банковские счета и карты

В случае перечисления заработной платы работника на карту, во избежание проблем с перечислением заработанных средств работнику, бухгалтеру необходимо своевременно сообщить о произошедших изменениях в банк.

После этого, работник должен самостоятельно обратиться в отделение банка для замены пластиковой карты.

Ответственность

В случае непредставления сведений бухгалтерией в отделение ПФР в установленный срок, к работодателю возможно применение финансовых санкций в размере 500 рублей за каждого сотрудника.

Извещать о смене фамилии ФСС и ФОМС, как и обращаться в Налоговую инспекцию за получением ИНН сотрудника, бухгалтеру не требуется.

При смене работником фамилии его документы должны быть приведены в соответствие с новым паспортом.

Как проводится по закону изменение паспортных данных в трудовом договоре, что для этого нужно, каков алгоритм действий работодателя?

Однако для внесения таких изменений нужно основание. Таким основанием будут являться документы, подтверждающие смену фамилии, представленные самим работником.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону 8 (800) 302-76-94 . Это быстро и бесплатно !

Любые изменения персональных данных влекут за собой корректировки всей кадровой документации, иначе идентификация сотрудника будет невозможной, и даже оформить карточку в банке или выплатить через кассу премию, зарплату станет неразрешимой проблемой. Инспектор ОК или иное лицо, исполняющие эти обязанности, должен все делать по закону.

В ст. 57 ТК РФ сказано, что в трудовой договор (далее – ТД), наряду с иными сведениями, вносятся ФИО. При возникновении обстоятельств, приведших к смене фамилии, и на этом основании получении нового основного персонального удостоверения – паспорта, требуется в обязательном порядке корректировка ТД.

Сотрудник, как только получит новые персональные документы, должен немедленно предоставить оригиналы и копии кадровику.

Когда сотрудник вправе сделать смену фамилию?

Меняют фамилию обычно женщины при заключении официального брака: издавна принято, что супруга переходит на фамилию мужа.

Но нередки случаи, когда мужчина при вступлении в брак решается взять фамилию супруги (если у жены она более благозвучная или более благородная), такие перемены в личных данных не противоречат законодательству. Смена фамилии возможна и по таким причинам:

Число смен никак не ограничено. Какой идеей не руководствовался бы сотрудник, этот его поступок влечет корректировку кадровых бумаг (ст. 3 ФЗ от 27.07.2006 г. № 152 «О персональных…).

Как внести изменения в трудовой договор?

подтверждение смены старой фамилии – например, свидетельство о браке;
паспорт по новым данным;
заявление;

Заявление адресуется руководителю предприятия, далее указывается, чье это обращение. Нужно понимать, что пока что на работе числится человек с прежними данными, именно от него и следует обращаться в администрацию.

Текст обращения не имеет специально разработанной формы, это простое по форме и сути заявление: Прошу в учетных документах изменить мою фамилию такую-то на такую-то в связи со вступлением в брак.

Ниже следует указать число, поставить подпись, причем не забыть, что это должна быть прежняя подпись. Ниже перечислить приложения, в различных ситуациях они могут отличаться, но чаще всего это копии свидетельства о браке, нового паспорта. Оригиналы стоит иметь с собой, кадровый работник сверит с ними предоставленные копии.

Сразу же имеет смысл заполнить бланк заявления АДВ-2 (это просьба к Пенсионному фонду откорректировать номер страхового свидетельства и персональных счетов, а также базы клиентов с учетом новых обстоятельств).

Важно! Сами индивидуальные номера останутся теми же, ведь вся предыстория касается одного и того же человека.

Если не откорректировать вводные данные, а именно фамилию, то не получится перечислять пенсионные взносы, ведь работникам ПФ РФ неизвестно, что гражданин решил поменять свою семейную фамилию, и деньги не попадут на счет с прежними реквизитами клиента, они или зависнут, или будут возвращены обратно.

По этой причине на основании заявления АДВ-2 и приложений будет выдано новое страховое свидетельство и внесены корректировки в реестры, учетные документы.

Изменение фамилии в трудовой книжке.

Издание специального приказа

Поступление заявления является основанием для издания приказа о внесении изменений в ТД и иные документы, где упоминаются персональные сведения о сотруднике. Законодательство не упоминает о необходимости издания такого приказа, но это единственно правильный и логичный путь дать поручения ОК и бухгалтерии провести во всех бумагах смену персональных данных сотрудника.

Приказ это обычный, произвольной формы, готовится инспектором по кадрам. В таком приказе руководитель поручает бухгалтерии и кадровику откорректировать всю документацию, где содержатся персональные данные сотрудников. Указывается срок, выделяемый на исполнение настоящего приказа по предприятию – как правило, это неделя.

Важно! Необходимо правильно определиться с датой приказа. Все должно быть в логической связи: приказ основывается на заявлении, а это значит, что приказ должен быть датирован одним-двумя днями позже числа, когда поступило обращение.

Подписывает приказ руководитель организации, где трудоустроен сотрудник, визировать должны юрист и главбух. Бухгалтерия и инспектор ОК обязаны под подпись получить по 1 экз. документа с копиями приложений, а их ФИО и должности указаны в списке тех, кому приказ разослан.

Подготовка дополнительного соглашения

Если внимательно вникнуть в смысл ст. 72 ТК РФ, то на основании того, что условия ТД остаются прежними, вроде бы корректировать его и не нужно.

ТК РФ, Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Изменение определенных сторонами условий трудового договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме.

Но жизнь показывает, что на практике все-таки нужны и приказ, и изменение ТД в виде доп. соглашения.

Дополнительное соглашение к трудовому договору о смене фамилии должно быть подготовлено в 2-х экз. (по одному для работодателя и сотрудника), а его номер – это порядковый номер дополнений к ТД. Если это первое, то и номер его будет №1 к ТД такому-то от такой-то даты.
В тексте указать, что пункт такой-то ТД изложить в следующей редакции: и повторить этот пункт из ТД, вписав новые персональные сведения. Датировать доп. соглашение необходимо числом после даты выхода приказа.
Подпись на доп. соглашении должна стоять одного из первых руководителей предприятия, так как подобный документ фактически стоит на одном уровне с ТД.

Если сразу после поступления заявления от сменившего паспорт на новую фамилию сотрудника выполнить всю эту цепочку действий, откорректировав все кадровые и бухгалтерские бумаги, то не произойдет путаницы, и ни один проверяющий не сможет упрекнуть кадровика и бухгалтерию в неправильности ведения документации.

Интересное видео

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:

Читайте также: