Как сделать инвентаризацию в библиотеке пошагово

Добавил пользователь Skiper
Обновлено: 10.09.2024

Библиотечный фонд является основой функционирования библиотеки. Выполнение поставленных перед библиотекой задач во многом зависит от правильной организации процессов приема, учета, обработки, размещения и сохранения фондов библиотек.

Так как библиотечные фонды государственных библиотек находятся только в собственности государства и ответственность за сохранность библиотечного фонда несут все работники библиотеки, которые имеют к нему доступ, в работе с библиотечным фондом важно соблюдать требования, предъявляемые законодательными актами Республики Беларусь.

Благодаря типовым документам научно-технические библиотеки имеют возможность подготовить необходимые документы с наименьшими временными затратами и в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Инструкция по учету

точность и достоверность сведений о фонде;

обязательность документального оформления каждого поступления и выбытия;

надежность форм учета в условиях применения традиционной и автоматизированной технологий;

соответствие номенклатуры показателей первичного учета библиотечного фонда аналогичным показателям государственной статистики по объему, составу и содержанию.

Учет отдельных видов документов

Книга – непериодическое текстовое издание объемом свыше 48 страниц (3 печатных листа);

брошюра – непериодическое текстовое издание объемом свыше четырех, но не более 48 страниц.

Прием и передача новых поступлений

Все документы, поступающие в библиотеку, принимаются по сопроводительному документу (счет, накладная, акт и так далее), за исключением документов, полученных по подписке, а также в подарок. Записи в сопроводительном документе сравниваются с фамилиями авторов и названиями, ценой и количеством экземпляров полученных документов. При отсутствии на них цены, последняя переносится из сопроводительного документа на библиотечный документ (экземпляр).
В случае несоответствия сведений сопроводительных документов, а также присланных без заказа ненужных экземпляров или дефектных экземпляров, в трехдневный срок составляется акт (приложение 1) с обязательными подписями ответственного за их прием лица и представителей фондовой комиссии.
На документы, поступившие в НТБ без сопроводительного документа (обязательный бесплатный экземпляр, документы, полученные в дар, и так далее), после проверки их пригодности к использованию составляется акт согласно приложению 2, а стоимость принятых документов на момент поступления определяется фондовой комиссией.
Все документы, входящие в библиотечный фонд, маркируются. При этом могут использоваться штемпеля, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штрих-коды и так далее.
Штамп ставится на титульном листе, а при его отсутствии – на первой странице под заголовком или на обороте, на 17-й странице издания и последней странице издания книжного типа; на вкладыше или упаковке CD-ROMа, DVD-ROMа, на этикетке микрофильма, на рамке диапозитива (слайда), на обложке периодических изданий, нормативных производственно-практических документов. На микроносителях штамп не ставится.
После окончания сверки полученной партии с сопроводительным документом, подсчета количества экземпляров, их маркировки осуществляется индивидуальный и суммарный учет и оформляется расчетный документ с бухгалтерией.
Бухгалтерия берет на балансовый учет стоимость включенных в библиотечный фонд единиц хранения в соответствии с указанными в расчетном документе сведениями.
Передача партий или отдельных документов из отдела комплектования структурным подразделениям библиотеки, филиалам ЦБС осуществляется по принятым в ней формам: актам-путевкам, накладным, счет-фактурам и так далее.

Индивидуальный учет – регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа, который поступил в фонд библиотеки или выбыл из него.
Формами индивидуального учета являются:

электронная инвентарная книга, содержащая всю информацию, необходимую для индивидуального учета, с возможностью распечатки копий на бумаге;

печатная (книжная) инвентарная книга;

карточка (регистрационная картотека).

Формой индивидуального учета периодических изданий при работе как в автоматизированном режиме, так и в ручном является регистрационная картотека, состоящая из двух разделов:

1) учет поступающих журналов;

2) учет поступающих газет.

Часть 1. Поступление в фонд.

Часть 2. Выбытие из фонда.

Часть 3. Итоги движения фонда.

При работе в автоматизированном режиме суммарный учет осуществляется путем накопления в ЭВМ сведений о поступлениях, состоянии фонда и его движении.

Электронная книга суммарного учета (ведомость суммарного учета) ведется только на единый фонд. При необходимости данные за соответствующий период распечатываются на бумаге.

Цена указана только на новые поступления.

Ведомость суммарного учета может быть формой отчета перед администрацией и бухгалтерией.

Формой суммарного учета в ручном режиме является книга суммарного учета библиотечного фонда. Каждая партия документов по мере поступления регулярно записывается в первой части в отдельной строке под очередным номером.
Сводные сведения о журналах, газетах и изданиях органов научно-технической информации, поступивших за год, регистрируются в первой части книги суммарного учета библиотечного фонда в конце года. Основанием для внесения периодических изданий в Книгу суммарного учета библиотечного фонда является акт.
Нумерация записей о поступлении в фонд ежегодно начинается с №1, нумерация записей о выбытии из фонда начинается с №1 и продолжается из года в год в возрастающем порядке независимо от причин выбытия.
В первой и второй частях книги суммарного учета библиотечного фонда итоги подводятся в конце каждой страницы или в конце определенного календарного периода (помесячно, за квартал, за год).
В соответствующей графе книги суммарного учета библиотечного фонда сотрудник бухгалтерии расписывается о приеме документа на приобретенную партию или ту, что выбыла.
По истечении каждого года подводятся итоги поступления и выбытия за год, переносимые в третью часть книги суммарного учета библиотечного фонда. Третья часть заполняется не реже одного раза в год.

Главной целью проверки фонда является установление фактического наличия библиотечных документов, выявление ошибок в организации фонда и повышение ответственности за его сохранность.
Обязательная проверка фонда проводится:

при изменении материально ответственного лица;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или повреждения документов;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации и ликвидации библиотеки.

Проверка библиотечного фонда предусматривается в годовых и перспективных планах библиотек и их структурных подразделений. Периодичность проверок зависит от объема фонда:

особо ценный фонд, хранящийся в сейфах, проверяется ежегодно;

фонд ценных и редких документов – не реже одного раза в 3 года;

фонд до 50000 экземпляров – через 5 лет;

фонд от 51000 до 100000 экземпляров – через 7 лет;

фонд свыше 100000 экземпляров – через 10 лет;

фонд свыше 1000000 экземпляров – поэтапно в выборочном порядке с завершением проверки всего фонда в течение 15 лет.

Допускается применение иных сроков проверки и выборочная проверка фонда по распоряжению директора или вышестоящего руководства.

Фонд отдельных структурных подразделений или его отдельные части проверяются в зависимости от объема.

Читайте также: