Как сделать информационно справочную систему

Добавил пользователь Евгений Кузнецов
Обновлено: 29.08.2024

Справочные бухгалтерские системы – это мощные экспертно-аналитические помощники в ежедневной работе с информацией, касающейся права, бухгалтерского и налогового учета. В современном информационном мире – это необходимость.

Современные информационно-справочные системы содержат тексты нормативных актов российского законодательства, документы международного права и нормы иностранного законодательства. В такой системе содержится вся информация, необходимая в работе бухгалтеру предприятия. Информация в справочных системах постоянно и своевременно обновляется.

Повышение качества труда современного сотрудника бухгалтерской службы и облегчение его работы возможно за счет использования справочных систем с информационной базой нормативно-правовых актов. Использование систем, объединяющих правовую, нормативную, экономическую и иную полезную информацию, в сегодняшних реалиях необходимо для успешного решения профессиональных задач сотрудниками финансовой службы.

Принципы создания справочно-информационных систем

При создании справочно-информационных систем придерживаются следующих принципов:

включение совокупности нормативных правовых документов, консультаций специалистов министерств и ведомств по правовым, бухгалтерским, налоговым и другим вопросам;
использование механизмов поиска информации и их постоянного усовершенствования.

Характеристика справочно-информационных систем

Для удобства работы пользователей в системе реализована возможность создавать папки и закладки, формировать подборки документов. В личной папке можно хранить все необходимые документы из банка системы.

для коммерческих организаций с любой системой налогообложения и любой формы собственности;
для государственных учреждений;
для упрощенной системы налогообложения.

Готовые работы на аналогичную тему

Сделать выбор между информационно-справочными системами довольно сложно. При теоретическом ознакомлении с системами создается впечатление, что они практически одинаковы по наполнению и функциональности.

Можно установить бесплатные демо-версии и сравнить интересующие системы. Обратить внимание следует на следующие моменты:

на количество документов;
возможности;
дополнительные услуги;
периодичность обновления базы;
сервисная поддержка.

Консультационные материалы являются эксклюзивной информацией каждой системы. К консультационным материалам относятся комментарии специалистов и экспертов, разъяснения органов, выпускающих нормативные документы, материалы периодических бухгалтерских и юридических изданий.

Получи деньги за свои студенческие работы

Курсовые, рефераты или другие работы

Автор этой статьи Дата написания статьи: 17 02 2017

Ольга Александровна Блохина

Автор24 - это сообщество учителей и преподавателей, к которым можно обратиться за помощью с выполнением учебных работ.

Вместе с тем следует отметить, что объём современной правовой информации имеет тенденцию к неуклонному росту и постоянному изменению, что, в свою очередь, актуализирует проблемы, связанные с совершенствованием процесса её систематизации. Это относится и к информации, содержащей управленческие решения.

Высшие органы исполнительной власти регионов, наряду с другими органами власти субъектов и государства в целом, неизбежно сталкиваются с тем, что при определённых объёмах правовой информации, помимо её сохранения и распространения, остро возникает вопрос упорядочения, систематизации правовых документов. Систематизация массива создаваемых в процессе управленческой деятельности высших органов исполнительной власти субъектов Федерации правовых документов необходима, в первую очередь, для обеспечения доступности документов, удобства пользования ими, устранения устаревших, коллизионных правовых норм.

До недавнего времени процесс учёта и поиска правовой информации в высших органах исполнительной власти на региональном уровне проводился в основном вручную. Для учитываемых нормативных правовых документов определялся список тематических вопросов, по которым должен осуществляться поиск необходимой информации. По тематикам строился специальный рубрикатор (тематический классификатор), в соответствии с которым анализировались все учитываемые документы.

Создавалась картотека на бумажных носителях. Она подразумевала, что для каждого управленческого правового документа составлялась специальная карточка, в которой фиксировались его реквизиты. Затем заполненные карточки размещались по рубрикам принятого рубрикатора, что в дальнейшем позволяло осуществлять тематический поиск документов.

Однако с развитием компьютерной техники и созданием автоматизированных информационных систем (АИС) начинается активный процесс усовершенствования технологий поиска правовой информации.

В настоящее время при осуществлении учёта и систематизации правовых документов, при необходимости получения определённой правовой информации важным инструментом становятся различные виды информационно-поисковых систем и информационно-справочных систем2.

Под автоматизированной информационно-справочной системой понимается автоматизированная информационная система, предназначенная для сбора, систематизации, хранения и поиска правовой информации по запросам пользователей.

Консультант Плюс

Гарант

- поиск по реквизитам

- поиск по словарю

- поиск по реквизитам

- поиск по ситуации

- поиск по источнику опубликования

- поиск по толковому словарю

Правовая поддержка online на официальном сайте

Работа с документом (возможности и средства обработки)

Постановка документа на контроль

Гипертекстовые ссылки в документах (назначение и использование)

Виды связей между документами

Создание фильтров для уточнения списков

Списки документов (возможности и средства обработки)

Электронные папки в правовой системе (назначение, структура, использование)

Создание собственных ссылок

Операции над папками (списками)

Возможности передачи информации из правовой системы по сети

Внедрение и использование в деятельности высших органов исполнительной власти регионов автоматизированных информационных систем хранения правовых документов обладает целым рядом преимуществ по сравнению с уже устаревшими традиционными бумажными картотеками.

Во-первых, учитывая то обстоятельство, что современные АИС предоставляют возможность хранить и обрабатывать большие информационные фонды, состоящие из десятков тысяч правовых документов, а достаточно высокая производительность современной техники и наличие в АИС определённых метаданных (атрибутов поиска) позволяют свести поиск необходимого документа к нескольким минутам, то можно вывести основной плюс использования данных систем - оперативность получения требуемой информации. Поскольку работа с правовыми документами в высших органах исполнительной власти субъектов РФ - неотъемлемая часть их управленческой деятельности, и зачастую возникает необходимость в быстром поиске определённого документа, то указанное преимущество можно назвать превалирующим.

Во-вторых, преимущество автоматизированных информационно-справочных правовых систем неоспоримо в случаях, когда требуется проведение анализа связей между различными правовыми документами. Так как данная работа достаточно кропотливая, если её проводить вручную, то она значительно упрощается благодаря наличию во многих современных АИС гипертекстовых ссылок между документами.

В субъектах Федерации в настоящее время ведётся активная работа по размещению на официальных интернет-сайтах высших органов исполнительной власти массива издаваемых управленческих документов, содержащих правовые нормы, и формированию автоматизированных информационно-поисковых систем по данной категории документов. Данный аспект представляет особый интерес для исследования, поскольку затрагивает в том числе и права граждан (пользователей) на доступ к необходимой правовой информации. Законодательного закрепления основных принципов построения ИПС по правовым документам и организации её функционирования на данный момент нет, поэтому регионы при осуществлении работы по формированию ИПС опираются в первую очередь на поисковую систему по законодательству России, представленную на официальном интернет-портале правовой информации3.

В рамках данной статьи проведём сравнительный анализ официальных интернет-сайтов некоторых субъектов РФ по организации поиска правовых документов по определённым критериям (см. табл. 2).

Таблица 2 - Сравнительный анализ атрибутов карточки поиска правовых документов на официальных сайтах высших органов исполнительной власти субъектов РФ

Критерии сравнения (по атрибутам расширенного поиска и возможностям)

Красноярский край

Саратовская область

Республика Карелия

Магаданская область

Наименование вида документа

Принявший орган

Принявший субъект

Есть возможность выбора уровня искомого документа: федеральный, региональный, муниципальный, внутренний (локальный)

Дата

Указаны даты принятия и опубликования документа

Указана дата принятия

Регистрационный номер

Заголовок к тексту

Подписи

Публикации в официальных изданиях

Состояние

Ключевые слова

Наличие текста

Имеется (прикреплен в PDF -формате к найденным документам)

Возможность сортировки отобранного результата

Возможность интеллектуального поиска документов (поиска по корню слова, с учётом морфологии русского языка)

Наличие выпадающего списка к атрибутам поиска

(в качестве подсказки)

Имеется, но не ко всем атрибутам поиска

Имеется ко всем атрибутам поиска

Наличие дополнительных атрибутов поиска (для региональных сайтов)

*Банки данных по нормативным правовым актам субъектов Российской Федерации формируются в пределах определённого субъекта (т. е. включают в себя только принятые на территории конкретного региона правовые документы)

Анализируемая система обладает следующими преимуществами в части методов поиска документов:

Наличие возможности интеллектуального поиска правовых документов

- когда неизвестны точные атрибуты документов (номер, название, дата принятия и т. д.) или имеются отрывочные данные о них;

- когда требуется получить как можно больше документов по определённой проблеме.

Для осуществления данного вида поиска необходимо ввести запрос на интеллектуальный поиск в поле ввода текста запроса на навигационной панели. При поиске система автоматически отбросит слова, которые не содержатся в базе данных. Не будут также учитываться шумовые слова (предлоги, союзы и т. п.), знаки препинания и окончания слов.

При просмотре документов из списка слова, которые входили в поисковый запрос, будут выделены в тексте цветом.

Возможность расширенного (атрибутного) поиска документов

За списком атрибутов в карточке поиска документам расположено поле для выбора атрибута, по которому будут отсортированы полученные документы.

Наличие поиска новых документов

Возможность поиска по ситуации

Поиск по ситуации - поиск ответа на типовую юридическую ситуацию. Данный вид поиска необходим, когда требуется подробная аналитическая юридическая справка с перечнем правовых документов, документов судебной практики, комментариев, образцов документов, подобранных в соответствии с темой ситуации.

Таким образом, на практике внутренние ИПС по правовым документам в правительствах регионов обладают более расширенными функциональными возможностями поиска по документам. Это во многом обусловлено тем, что в данных системах непосредственно работают специалисты структурных подразделений, которым для выполнения конкретного управленческого функционала необходима более полная информация о них. Тем не менее у целого ряда данных систем есть существенный недостаток, который выражается в отсутствии прикреплённых к найденным в результате поиска правовым документам их электронных образов. В результате сотрудники, работающие с документами, не имеют возможность увидеть все обязательные элементы их оформления, свидетельствующие о соблюдении процедуры их подготовки и обеспечивающие юридическую силу.

В целом анализ информационно-поисковых систем по управленческим правовым документам на официальных сайтах высших органов исполнительной власти субъектов Федерации позволил сделать следующие выводы.

В настоящее время высшие исполнительные органы власти регионов предоставляют пользователям на своих официальных сайтах возможность поиска интересующих правовых документов через автоматизированные информационно-поисковые системы. В качестве основного атрибута поиска правовых документов (признака классификации) используется поиск по наименованию вида документа, то есть номинальный (видовой) признак классификации является основным.

Помимо указанного атрибута, весьма распространена возможность поиска правовых документов по регистрационным номерам. Однако в настоящее время подобный вариант может быть использован только при знании даты документа, то есть при наличии ещё одного классификационного признака - хронологического, поскольку регистрационный номер не является уникальным, так как представлен лишь порядковым номером правового документа конкретного вида в рамках календарного года (но не индексом).

В этой связи в качестве основного принципа индексации правовых документов, помимо номинального, целесообразно использовать предметно-вопросный (тематический) признак, в результате чего регистрационный индекс может включать не только условное обозначение наименования его вида, но и обозначение соответствующего направления правового регулирования в соответствии с Классификатором правовых актов4 и порядкового (учётного) номера документа в рамках этого тематического направления.

Таким образом, анализ организации формирования и функционирования ИПС высших органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации позволяет констатировать, что, с одной стороны, работа по автоматизации процессов работы с правовыми документами в субъектах вполне соответствует современным тенденциям, а с другой - требуется принципиально новый взгляд на исследуемую проблему, так как на сегодняшний день в сфере автоматизации поисковых систем в регионах существуют определённые противоречия. Представляется, что результативность систематизации правовой информации во многом зависит от разработки научно обоснованной, логически завершённой системы классификации правовых документов.

2 Филатова Л.В. Вопросы систематизации законодательства в учётной деятельности органов государственной власти // Юридический мир. 2013. № 2.

Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации , необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

АИС – это человеко-машинная система, обеспечивающая автоматизированную подготовку, поиск и обработку информации.

Используется в рамках интегрированных сетевых, компьютерных и коммуникативных технологий для оптимизации экономической и другой деятельности в различных сферах управления.

Техническое обеспечение (ТО) - комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Назначение ИО состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений.

· Системы обработки данных

· Системы бухгалтерского учета и т.д.

Математическое и программное обеспечение (МО, ПО) - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов и программ для реализации целей и задач информационной системы, а также нормального функционирования комплекса технических средств.

Организационное обеспечение (ОО) -совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение (Пр.О) - совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Главная цель Пр.О - укрепление законности.

Модели ИС

Наши представления о реальных системах носят приближенный, модельный характер.

Описывая в какой-либо форме реальную систему, мы создаем ее информационную модель . Существуют различные варианты модельного описания систем.

Модель "Черного ящика"

Всякая система – это нечто цельное и выделенное из окружающей среды. Система и среда взаимодействуют между собой.

Модель "черного ящика" используется в тех случаях, когда внутреннее устройство системы не представляет интереса, но важно описать ее внешние взаимодействия.

В любой инструкции по использованию бытовой техники дается описание работы с ней на уровне входов и выходов: как включить, как регулировать работу, что получим на выходе.

Такое представление может быть вполне достаточным для пользователя данной техникой.

• модель черного ящика компьютера

Разумеется, такой модели недостаточно для того, чтобы понять, как функционирует школа.

И все-таки она дает более подробное представление, чем модель "черного ящика".

Модель состава системы

Модель состава системы дает описание входящих в нее элементов и подсистем, но не рассматривает связей между ними.

Структурная модель системы

Такую модель часто называют

структурной схемой.

На структурной схеме отражается состав системы и ее внутренние связи.

Наглядным способом описания структурной модели системы являются графы .

Здесь стрелки обозначают информационные связи между элементами системы. Направление стрелок указывает на направление передачи информации.

Структурную модель удобно изображать в виде графа, который отображает элементный состав системы и структуру связей между ее элементами.

Это не карта местности. Здесь не выдержаны направления по сторонам света, не соблюден масштаб. На этой схеме отражен лишь факт существования пяти поселков и дорожной связи между ними.

Модель объекта

Она представлена в виде информации, что описывает существенные для конкретного случая параметры и переменные, связи между ними, а также входы и выходы для данных, при подаче на которые можно влиять на получаемый результат. Их нельзя увидеть или потрогать. В целом они не имеют материального воплощения, поскольку строятся на использовании одной информации. Сюда относятся данные, что характеризуют состояния объекта, существенные свойства, процессы и явления, а также связь с внешней средой. Это процесс называется описанием информационной модели. Это самый первый шаг проработки.

Полноценной информационной моделью является обычно сложная разработка , которая может иметь много структур , что в рамках статьи сведены в три основных типа:

1. Описательная . Сюда относятся модели, которые создаются на естественных языках. Они могут иметь любую произвольную структуру, которая удовлетворит составляющего их человека.

2. Формальная . Сюда относят модели, которые создаются на формальных языках (научных, профессиональных или специализированных). В качестве примеров можно привести такое: все виды таблиц, формул, граф, карт, схемы и прочих подобных структурных формаций.

3. Хроматические . Сюда относят модели, которые были созданы с применением естественного языка семантики цветовых концептов, а также их онтологических предикатов. Под последними понимают возможность распознавания значений цветовых канонов и смыслов. В качестве примера хроматических моделей можно навести те, что были построены с использованием соответствующей теоретической базы и методологии.

Основной составляющей являются данные, их структура и процедура обработки . Развивая мысль, можно дополнить, что информационная модель является схемой, в которой описана суть определённого объекта , а также все необходимые для его исследования процедуры . Для более полного описания характеристик используют переменные. Они замещают атрибут цели, которая прорабатывается. И здесь имеет значительную важность структура информационной модели.

Опыт практического применения АИС показал, что наиболее точной, соответствующей самому назначению АИС следует считать классификацию по степени сложности технической, вычислительной, аналитической и логической обработки используемой информации. При таком подходе к классификации можно наиболее тесно связать АИС и соответствующие информационные технологии.

Соответственно можно выделить следующие виды АИС :

· автоматизированные системы обработки данных (АСОД);

· автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС);

· автоматизированные информационно-справочные системы (АИСС);

· автоматизированные информационно-логические системы (АИЛС);

· автоматизированные рабочие места (АРМ);

· автоматизированные системы управления (АСУ);

· автоматизированные системы информационного обеспечения (АСИО);

· экспертные системы (ЭС) и системы поддержки принятия решений.

Методологически важно наряду с рассмотренными моделями среды ИС предложить модель создания ИС, которая имела бы те же аспекты функциональных групп компонентов (пользователи, функции, данные, коммуникации). Такой подход обеспечит сквозной процесс проектирования и сопровождения на всех стадиях эксплуатации ИС, а также возможность обоснованного выбора стандартов на разработку систем и документирование проектов.

Определение " компания " является сложной онтологической (понятийной) структурой , состоящей из определенной совокупности сущностей и взаимосвязей . Взаимодействия между ее элементами, определяемые бизнес-логикой и закрепленные в наборе бизнес-правил , и являются деятельностью компании. Информационная система "отражает" логику и правила, организуя и преобразуя информационные потоки, автоматизирует процессы работы с данными и информацией и визуализирует результаты в виде наборов отчетных форм.

Поэтому для начала следует создать бизнес-модель предприятия, являющуюся отображением предприятия и его информационно-управляющей системы.

При создании модели формируется "язык общения" руководителей предприятия, консультантов, разработчиков и будущих пользователей, позволяющий выработать единое представление о том, ЧТО и КАК должна делать система управления предприятием (корпоративная система управления).

Распространение информации, ее дальнейший сбор и переработка внутри современного общества происходит благодаря специальным ресурсам: человеческим, финансовым, техническим и другим. В определенный момент эти данные собираются в одном месте, структурируются по заранее определенным критериям, объединяются в удобные для использования специальные базы. Информационная система является инструментом, при помощи которого осуществляется обработка поступивших сведений. Основная функция ИС состоит в обеспечении актуальной информацией людей. Другими словами, она удовлетворяет потребность в сведениях в пределах заданной области предмета. Продуктом деятельности информационной системы являются массивы данных, структурированные базы, различные виды документов. Далее в статье подробнее разберем назначение, задачи и свойства этих структур.

Классификация

Информационные системы, в зависимости от используемого ими вида обработки поступивших данных, делятся на две группы. К первой относят структуры, работа которых осуществляется по сложным схемам. Эти системы способны самостоятельно обрабатывать информацию. К данной категории относят, например, автоматизированные программы. Во вторую группу включены информационно-справочные системы. Они не обладают сложными схемами обработки сведений. Информационно-справочная система – это структура, предоставляющая данные по специальному запросу. Она предназначена для быстрого поиска и подачи сведений в удобном формате.

Информационно-справочная система. Характеристика

Основными задачами данной структуры является сбор, обработка для дальнейшего хранения и предоставление сведений пользователям по соответствующим запросам. Вид и содержание предоставленной информации формируется под воздействием накопленных в справочных хранилищах данных. Процесс выдачи запрашиваемых сведений основан на ассоциативном поиске в базах (хранилищах) с последующей переработкой их в удобный для пользователя формат. Информационно-справочная система архивной отрасли позволяет накапливать и сохранять данные на протяжении длительных промежутков времени. Также возможен обмен сведениями с внешними источниками, абонентами. Можно привести следующие примеры информационно-справочных систем: городская справка, диспетчерская служба организации, отделы поиска данных в хранилищах и другие.

В рассматриваемой структуре присутствует несколько элементов. Основные составляющие, которые включает в себя информационно-справочная система, это:

Общее хранилище.
Специализированные устройства, преобразующие сведения в доступный абоненту формат.
Каналы передачи информации.
Специальный элемент ("мозг" структуры, процессор), обрабатывающий поток данных (группа людей или электронно-вычислительная машина).

Виды информационно-справочных систем

Всего существует два типа структур: фактографические и документальные. В первом случае к информационно-справочным системам относятся схемы, основывающиеся на предоставлении общей совокупности фактов: наименование процессов, название предметов, значение величин и другие. Документальный тип системы осуществляет подачу хранящихся в ней сведений в форме документов: законодательных актов, положений, сертификатов и так далее. Структуры фактографического типа отличаются друг от друга сложностью обработки данных. Самыми простыми видами таких систем являются те, которые основаны на принципе поиска искомых сведений в своем хранилище. Более сложные схемы используют в своей работе смысловую обработку имеющихся у них данных. Так, они способны, например, выбирать только нужные сведения (факт, абзац) из общего текста документа. Наибольшее практическое применение получила информационно-справочная система, основанная на сочетании двух типов: документально-фактографическая.

АИСС: описание

Степень автоматизации процессов обработки информации имеет значительное влияние на эффективность работы любой справочной системы. В связи с этим в последнее время повсеместно разрабатываются и внедряются автоматизированные программы поиска, сбора и структурирования данных. Они созданы на основе мощных электронно-вычислительных машин. Благодаря развитию использованию ЭВМ был существенно облегчен процесс обновления и хранения информации. Основными элементами большинства АИСС являются:

Структура АИСС

Автоматизированная информационно-справочная система базируется на объединении нескольких хранилищ. В них присутствуют все необходимые данные для функционирования этой структуры. Информация структурирована определенным образом, с учетом всех требований по форме, типу и времени подачи после запроса пользователя. Уровень содержащихся сведений в системе, качество их обновления и структурирования напрямую зависит от характеристик хранилищ и их количества.

Математическое обеспечение АИСС

Существует набор специальных программ, позволяющих выполнять определенные алгоритмы преобразования информации и управлять всеми процессами, протекающими внутри системы. Данный вид обеспечения выполнен с помощью нескольких "формальных языков":

внешнего мира, с помощью которого абонент формирует свой запрос к системе;
информационного;
программ и подпрограмм;
программирования.

Производительность

На продуктивность любой справочной системы влияет:

структурная организация процессов, основанная на последовательной обработке данных;
оптимальное распределение ее ресурсов и режимов работы;
четкость понимания команд пользователя.

Также повышение средней производительности АИСС достигается за счет внедрения новейшего программного обеспечения. Оно, в свою очередь, оказывает влияние на процессы вычисления и позволяет работать в режимах многозадачности.

Особенности АИСС

Работа современных информационно-справочных систем основана на определении приоритетов в обслуживании пользователей, выборе наиболее важных задач. При этом происходит процесс совмещения режимов поступления новых запросов и выдачи сведений в определенные программой временные отрезки. В случаях появления нестандартных параметров поиска информации, система также в состоянии, не используя дополнительные ресурсы, находить необходимые данные. Современная структура способна без потери времени и качества предоставляемых сведений одновременно обслуживать нескольких пользователей (точное их количество определяется техническим обеспечением).

Свое применение АИСС нашли в таких отраслях экономики, как промышленность и сельское хозяйство, с помощью их происходят автоматизированные процессы на предприятиях и организациях научной направленности. Большой популярностью пользуются и правовые информационно-справочные системы, позволяющие абонентам в огромной базе найти необходимые сведения по запрашиваемому нормативному акту.

Читайте также: