Как в почте сделать красивую подпись в

Добавил пользователь Дмитрий К.
Обновлено: 31.08.2024

Как вы обычно подписываете письма? Установили шаблон, который автоматом цепляется к каждому мейлу? Или каждый раз пишете имя, должность и контакты вручную? Если это шаблон, то он на русском или английском? Должен ли английский вариант чем-то отличаться от русского?

Деловой английский выдвигает определенные требования к формату и содержанию подписи, и настоящему профессионалу стоит их знать и соблюдать. В противном случае вы рискуете смазать о себе впечатление из-за досадной мелочи.

В этой статье я раскрою тонкости того, как правильно указывать свое имя и контакты при переписке с зарубежными партнерами.

Итак, поехали! Для начала покажу, как выглядит моя подпись:

Вроде бы все легко, верно?

Но давайте посмотрим, какие правила тут кроются.

1. Закрывающая фраза

Запомните: нельзя ставить свое имя в конце письма, не предварив его вежливой закрывающей фразой. Классическим вариантом в деловом английском считается Yours faithfully либо Yours sincerely. Первое ставится, когда вы НЕ знаете того, кому пишете. Второе - когда знакомы с адресатом.

Если вам, как и мне, лень переключаться между Yours faithfully и sincerely, выбирайте более универсальный вариант - Best regards или Best wishes. Они уместны при общении с кем угодно.

Надеюсь, не нужно объяснять, что Yours или XXX (аналог поцелуйчиков) лучше приберечь для личной переписки.

2. Ваше имя

После закрывающей фразы на следующей строке мы пишем имя и фамилию.

Запомните порядок: сначала ИМЯ, потом фамилия. Ivan Petrov, Maria Sidorova.

Часто спрашивают, нужно ли ставить Ms / Mrs / Mr перед именем. Я не ставлю. Во-первых, со славянскими фамилиями статус смотрится чужеродно, искусственно. Во-вторых, пол и наличие брачных уз для бизнеса не должны иметь значения.

3. Должность и компания

После имени сначала пропишите свою должность, а потом название компании. Каждое - на отдельной строке. Для компании лучше указать название бренда, чем официальное наименование юрлица. Вместо названия компании может быть ее логотип. Хорошо, если кликабельный и ведущий на официальный сайт.

4. Контакты

В разных компаниях политика того, в каких каналах общаться с клиентами, может отличаться. Но если регламента нет, рекомендую указывать 3 способа связи с вами:

email - казалось бы, адресат и так его знает, зачем повторяться? Однако это необходимо на случай, если собеседник хочет поделиться вашим контактом с кем-то еще. Ему нужно будет просто скопировать вашу подпись в пару кликов.

мессенджер для оперативной связи - Skype, WhatsApp или Telegram.

Эти 4 пункта - обязательные элементы email-подписи. Современный деловой этикет предписывает ниже устанавливать дисклеймеры, но об этом мы поговорим в следующей посте.

Вы можете создать подпись, которая будет автоматически подставлена в письмо при его создании, ответе или пересылке. Создайте несколько подписей на все случаи жизни: для друзей, рабочую или на английском языке. При этом можно будет выбрать нужную при создании письма или настроить автоматический выбор подписи.

Ограничение. Если вы состоите в организации и администратор настроил принудительную подпись, личная подпись отображаться не будет.

Создать подпись

По ссылке — нажмите значок над полем ввода и укажите прямую ссылку на изображение.
С компьютера — перетащите изображение из папки на компьютере в поле ввода подписи.

Отредактировать подпись

Настроить выбор подписи

Если у вас несколько подписей, выбирайте нужную при создании письма или настройте автоматический выбор подписи.

При создании письма
Автоматический выбор

Примечание. Если вы не можете выбрать подпись при создании письма, проверьте, что в разделе настроек Личные данные, подпись, портрет включена опция разрешить выбор подписи на странице написания письма .

Чтобы использовать подпись при отправке писем с определенного почтового алиаса, включите опцию привязать к адресу и выберите нужный электронный адрес.

В зависимости от языка письма

Система определяет язык добавленных подписей: при ответе на письма, например на английском языке, автоматически будет подставлена подпись на этом языке. Чтобы подставить эту подпись в ответы на письма и на другом языке, в разделе Ваши подписи привяжите ее к нужному языку:

Выберите нужный язык из списка:

Настроить расположение при ответе

По умолчанию подпись подставляется в конец письма или переписки. Если вы хотите добавлять ее сразу после ответа, установите соответствующее значение в разделе Расположение подписи при ответе .

Удалить подпись

Не могу выбрать подпись при создании письма

Проверьте, что в настройках в блоке Выбор подписи включена опция разрешить выбор подписи на странице написания письма .

Создать подпись

Нажмите значок в правом верхнем углу.

По ссылке — нажмите значок над полем ввода и укажите прямую ссылку на изображение.
С компьютера — перетащите изображение из папки на компьютере в поле ввода подписи.

Отредактировать подпись

Нажмите появившийся значок .

Настроить выбор подписи

При создании письма
Автоматический выбор

В зависимости от языка письма

Нажмите появившийся значок .

Выберите нужный язык из списка:

Вы, наверное, уже видели несколько впечатляющих подписей электронной почты, в комплекте с фотографией отправителя, сведениями о компании, контактными данными и небольшими значками для социальных сетей. Хочешь сделать свой собственный? Это проще, чем вы думаете, особенно если вы используете эти замечательные приложения для подписи электронной почты.

Есть несколько основных вещей, которые вам необходимы для создания идеальной подписи электронной почты. Это помогает узнать HTML, или как форматировать в форматированный текст. Но вам не нужно ничего этого, если вы используете правильное приложение. Вы можете получить мелкие настройки, множество шаблонов и даже отслеживание электронной почты через эти бесплатные веб-сайты и расширения, чтобы сделать свою собственную электронную подпись.

Signature Maker (Web): самый простой способ создания почтовых подписей

Signature Maker — это самый простой способ создать электронную подпись, которую вы можете использовать в любом почтовом клиенте по вашему выбору. Это выглядит довольно просто, но если вы впервые делаете подпись, это хорошо для начинающих.

Si.gnatu.re (Интернет): добавьте сноску и настройте цвета, шрифты и макет

Signature Maker — это базовый уровень создания электронной подписи. Следующим шагом является повышение уровня с Si.gnatu.re, который позволяет настроить несколько аспектов того, как будет выглядеть подпись. И это позволяет вам добавить сноску.

Вы начинаете с ваших контактных данных, большинство из которых также имеют возможность добавить значок или текстовую метку. Si.gnatu.re также добавляет ссылку на Карты Google на ваш адрес. На этот раз вкладке социальной сети нужен только ваш дескриптор, а не полная веб-ссылка. Вы также можете добавить логотип, фотографию профиля и изображение баннера.

Наконец, вы можете настроить внешний вид подписи. Si.gnatu.re дает вам мгновенный контроль над шириной, расположением элементов, шрифтов, цветов и значков, так что вы можете получить все, чтобы соответствовать цветам вашей компании тоже.

Почтовые подписи (Интернет): множество бесплатных шаблонов подписи электронной почты

Если у вас нет особого смысла в дизайне, вам не следует менять макет, который вы получаете в этих приложениях. Лучше всего использовать шаблон. Почтовые подписи содержат целый ряд шаблонов подписей, поэтому вы можете выбрать тот, который лучше всего соответствует вашим потребностям.

Почтовые подписи также позволяют заранее выбрать вашу любимую почтовую платформу, чтобы вы знали, что она может соответствующим образом настроить каждый бит подписи. Возможные варианты: Outlook, Outlook 365, Exchange Server, Exchange Online, Gmail и Thunderbird.

Это просто, бесплатно и, возможно, для большинства людей это лучший способ создать профессиональную подпись без каких-либо изменений в HTML или дизайне.

Примеры электронной почты Signature Rescue (Web): вдохновение для пользовательских подписей

У нас есть приложения, которые позволяют настраивать каждую часть вашей подписи, и у нас есть приложения, которые поставляются с шаблонами. Но если вы хотите выделиться, вы должны создать свою собственную подпись.

Для получения вдохновения относительно того, что вы можете сделать с электронными подписями, перейдите на эту страницу из Email Signature Rescue. Он собирает более 200 различных примеров разных типов красивых подписей. В некоторых есть кнопки с прямыми ссылками для загрузки приложения, в то время как другие имеют минималистичный дизайн. Для каждого типа работы есть что-то свое, например, как вы можете иметь визитные карточки для любой профессии. визитных карточек для каждой профессии. визитных карточек для каждой

Что касается самого приложения, Email Signature Rescue превосходно, но лучше для компаний и предприятий с большим количеством сотрудников. В этом платном приложении есть несколько хитростей, позволяющих применить подпись к электронной почте каждого сотрудника и обновлять ее, когда фирма меняет свой адрес, веб-страницу, социальные ссылки или баннеры.

Mailcastr (Интернет, Chrome, Android): подписи с отслеживанием электронной почты

Mailcastr — это больше, чем просто создатель подписей. Допустим, вы отправили важное электронное письмо. Но как узнать, когда человек действительно открыл и прочитал это? Приложения для отслеживания электронной почты могут сказать вам, эту информацию. И Mailcastr делает это как часть самой подписи.

Сделать подпись на самом деле просто и легко. Как только вы закончите, получите расширение Chrome. Когда вы отправляете электронное письмо, Mailcastr автоматически отслеживает его. Бесплатная версия приложения отслеживает до пяти электронных писем в день или 150 электронных писем в месяц.

Mailcastr также имеет приложение для Android, которое может добавлять подписи и отслеживать поступления от чтения. Вам нужно будет отправлять электронные письма из этого приложения, вы не можете использовать Gmail или Outlook на Android.

Цель получить ответ на электронную почту

С помощью одного из этих инструментов вы получите отличную подпись электронной почты. Но это только одна часть головоломки, когда дело доходит до написания профессионального электронного письма. Если ваша цель состоит в том, чтобы прочитать ваше электронное письмо и, возможно, искать дальнейшие действия, то вы не можете остановиться на подписи, вам нужно сделать больше.

Не только офисные сотрудники ведут ежедневную переписку, исчисляемую десятками электронных писем, но и обычные пользователи имеют почтовые аккаунты, на которые получают корреспонденцию, отправляют ответы, запросы и прочее.

Естественно интенсивность будет отличаться, но тем не менее эл. ящик нужен всем. А многим еще и эффективная подпись к своим письмам будет очень кстати, благодаря которой можно добавить о себе, о своей компании больше информативности и привлекая таким образом внимание своих оппонентов.

3 варианта для создания подписи в письме

Вариант №1

Как сделать подпись через настройки клиента Gmail

1. В верхнем углу по правой стороне нажимаем Шестеренку.
2. В открывшемся окне выбираем пункт Настройки.
3. Скролим страницу до момента настройки подписи.
4. В небольшом текстовом редакторе создаем простую подпись, не забывая в конце экрана нажать кнопку: Сохранить изменения.

Для сохранения результата не забываем про кнопку ОК.

Вариант №2

Как создать подпись в электронной почте в Google документы

2. Теперь нам потребуется таблица, но прежде чем ее начать строить нужно хорошо продумать как будет выглядеть подпись, чтобы знать сколько потребуется столбцов и ячеек. Для этого в качестве примера я приведу несколько визуальных образцов.

Подпись в письме примеры

Не стоит стараться сделать электронную подпись сложной минимализм всегда будет выглядеть более элегантно и выгодно. Просто укажите свое имя возможно должность, номер телефона, адрес и веб-сайт и этого будет вполне достаточно.

Можно, также добавить для большей визуализации цветовые эффекты, но не стоит увлекаться 1-2 тона, но не более того иначе получиться винегрет.

Неплохо будет добавить личную фотографию что придаст визуальный интерес и запоминаемость.

Логотип вашей компании тоже даст эффект заинтересованности и запоминаемости, но выбирать нужно, что-то одно исходя из личной ситуации, а вот совмещение тут не всегда возможно, нужно экспериментировать.

Используйте социальные сети это обязательно станет для вас дополнительным трафиком, стоит учесть более 3–5 значков соц. сетей ненужно ставить помните про минимализм.

Добавьте к подписи призыв к действию, не забывая о простате и насущности лозунга. Вы можете обещать скидки на свои продукты, просто поощрять регистрацию на сайте и многое другое. Главное не забывать периодически менять призыв по мере его актуальности современности на данный момент.

Хочу еще раз напомнить рекомендации при составлении подписи.

Как не нужно делать:

1. Никогда не делайте из подписи целую статью, состоящую из списка адресов телефонов и прочей информации, которая будет по контенту больше самого письма.
2. Если вы имеете аккаунты во всех существующих социальных сетях, то это не значит, что их все нужно впихнуть в свою подпись — это просто глупо 3–5 самых популярных вам дадут в сто раз больше эффекта.
3. Не указывайте свой email зачем подписывать ящик, с которого отправляете письмо и так будет ясно что это вы.
4. Не используйте анимированные картинки они только нагрузят ваше письмо, а отображаться корректно вряд ли будут.

Правильная подпись в письме выглядит так:

1. Подпись в письме должна начинаться со слов с уважением… (сугубо личное мнение).
2. Добавлять цвета и жирный шрифт, но главное не переусердствовать, избегайте слишком ярких и блеклых возможно применить тот тон, что используется в вашем логотипе.
3. Фото и логотип смогут добавить индивидуальность и запоминаемость.
4. Социальные сети не только помогут обратить внимание, но и добавят еще прирост трафика на ваш сайт.
5. Для придания образности также подойдут разделители (вертикальная черта) это добавит значимости и заострит внимание.

Благодаря таблице структуризация элементов не будет нарушена так, как почтовый клиент может распознавать только табличные значения. Иначе получится хаос перенос текста и картинок будет выглядеть не так, как вы планировали изначально.

1. Итак, идем по пути Вставка =>Таблица в моем случае она будет 5X4 где пять — это одно фото и 4 иконки социальных сетей, а четыре это строчки под текст.

У вас должна получиться такого вида таблица.

2. Выделяем все ячейки левого столбца и жмем по нему ПКМ. В появившемся контекстном меню выбираем пункт Объединить ячейки.

1. В результате произведенных действий левый столбец очистится от линий, теперь самое время вставлять фото.
2. Если картинка слишком большая и из-за нее поехала нижняя строка таблицы это нормально кликаем ПКМ по картинке появиться возможность изменения размера, о чем будут сигнализировать по всему периметру синие квадратики. Ставим курсор на квадрат нижнего угла по диагонали он примет вид двухсторонней стрелки зажимаем ПКМ и тянем в верхний левый угол фотки, тем самым сжимая ее в размере.
3. Ячейки выровнялись, но нужно отцентровать изображение, для этого также сожмем столбец до потребного вида.
4. Полученный результат устраивает, значит переходим к дальнейшим действиям. Совет если потребуется отменить действие пользуйтесь горячими клавишами Ctrl+Z. Кстати этот метод отмены работает во многих программах.

3. Выделяем верхнюю строку кликаем по ней выбираем пункт Объединения ячеек и так поступаем с двумя последующими, самую последнюю не трогаем.

4. Заполняем поля, размер шрифта от 8–10 не больше. В нижние четыре столбца вставим социальные логотипы (ссылку на архив готовых иконок я дам в конце статьи).

5. После вставки видите снова все поехало ничего страшного нет поступаем так же, как и с фотографией сначала ее сжали потом ячейки подогнали.

7. Выделяем таблицу — выбираем пункт Свойтва.

8. Границы таблицы: ставим значение 0 пт;
Поля ячеек: обычно от 0.05 до 0.09 в данном примере я выставил наименьшее;
Минимальная высота строки 0.5.

Вот, так теперь выглядит моя реальная подпись можете проверить если подпишетесь на обновления моего блога . Осталось добавить ссылки и все будет готово.

С социальными сетями будет подольше, сначала заходим в свой профиль, к примеру, facebook в адресной строке браузера копируем url на вашу страничку.

10. Ну вот,наконец приблизились к завершающему этапу чтобы вставить подпись в письмо:

• выделяем свое творение Ctrl + A;
• копируем Ctrl + C;
• открываем Настройки своего почтового ящика Gmail как мы это уже делали в начале статьи вставляем свою подпись предварительно удалив старою если, она была. Сохраните изменения.

Если у вас вдруг все встанет криво смело сохраняйте изменения перезагружайте страницу после чего все должно быть ровно. Отправьте тестовое письмо на второй свой ящик и посмотрите результат.

Вариант №3

Онлайн-генератор подписи

Альтернатива вышеперечисленным способам это сервис Hubspot Signature Generator который является бесплатным в отличии о себе подобных и к тому неплохо справляется со своими обязанностями, а также прост в обращении.

Смотрите сами, моя подпись в письмах Яндекс выглядит почти так как на предоставленной картинке.

Из недостатков можно выделить:

Eще один важный момент после вставки созданной подписи в почтовый аккаунт есть возможность ее отредактировать заменить английские буквы на русские изменить текст и цвет.

Вывод: подпись в электронном письме это неоспоримо выгодный инструмент, которым нельзя пренебрегать, особенно если вы деловой человек.

Обещанная ссылка с социальными иконками на мой Яндекс-диск.
Советую посмотреть ролик с обзором интересного сайта о списке адресов бесплатных почтовых ящиков на любой вкус, для разных целей.

Читайте также: