Как сделать красивый отчет

Добавил пользователь Morpheus
Обновлено: 11.09.2024

Отчетность перед руководством и собственниками компании — важная составляющая в работе планово-экономического отдела. Отчеты должны быть понятными и лаконичными, а контрольные показатели необходимо представлять в подробных аналитиках. Если вам нужно подготовить полугодовую отчетность с учетом таких требований, рекомендуем ознакомиться с материалом данной статьи. Вы узнаете, как в Excel сделать отчеты за полугодие в графической форме, выделить в них ключевые показатели.

ПОДГОТОВКА ПОЛУГОДОВОЙ ОТЧЕТНОСТИ В EXCEL

При подготовке полугодовой отчетности специалисты сталкиваются со следующей проблематикой:

большое количество позиций в отчете;
объемные отчеты — каждый показатель нужно представить в помесячной динамике;
разброс значений показателей, разный порядок цифр.

Спарклайны в Excel

В полугодовом отчете принято демонстрировать помесячную динамику показателей. Речь идет о таких показателях, как выручка, объем реализации, себестоимость, объем закупок и прибыли, рентабельность. Перечень номенклатуры на практике всегда широкий. В таком случае удобно непосредственно в таблицу с показателями вставить графики, что позволит оценить не только отдельные показатели, но и их динамику, сопоставить результаты. Для указанной группы показателей целесообразно применить спарклайны (рис. 1).

3. Копируем графический элемент в нужное количество ячеек. При необходимости редактируем график с помощью Конструктора (рис. 3). Например, отмечаем флажком отметку максимальных точек или маркеров, изменяем цвет графика.

Важный момент: в отчете нужно указать причину визуализированных изменений. Возможная причина изменений в рассматриваемом случае: в начале сезона продаж (весна) предоставили акционные скидки для стимулирования объемов продаж, привлечения новых клиентов.

При копировании таблицы со спарклайнами из Excel в документ Word графики могут быть не видны. В таком случае используют вставку в формате рисунка.

Условное форматирование

В отношении расходов руководство часто требует подробную аналитику. Это могут быть бюджеты расходов по разным направлениям, подробный отчет по фонду оплаты труда, платежи поставщикам. В отчетах нужно выделять важную информацию и нестандартные значения. Восприятие данных улучшится, если использовать гистограммы, цветовые шкалы, наборы значков.

Высокие расходы окрасились в привлекающий внимание зеленый цвет:

расходы на фонд оплаты труда с отчислениями — 250, 240 и 236 тыс. руб.;
представительские расходы в марте — 300 тыс. руб.

Чем выше сумма расходов, тем насыщеннее цвет в ячейке.

Дополняем табл. 2 визуализацией итоговых показателей по статьям расходов. Выделим цифры в столбце факта за полугодие и выполним действия: Главная -> Условное форматирование -> Наборы значков -> Другие правила. Сделаем индивидуальные настройки (рис. 5).

заполненная гистограмма (четыре деления) — для значений более 500 тыс. руб.;
гистограммы с тремя делениями — от 100 до 500 тыс. руб.;
гистограмма с одним делением — все значения менее 100 тыс. руб.

Параметры экономист задает исходя из их разброса, средних значений и правил, принятых в компании.

Бюджет общезаводских расходов для отправки руководству выглядит следующим образом (табл. 2).

Е. С. Панченко, бизнес-консультант

Практически каждый руководитель периодически требует от своих работников отчеты о проделанной работе, пример которого несложно найти. Однако некоторым людям кажется, что это очень сложная задача.

Цель отчета о проделанной работе

Существование каждой организации или компании всегда предполагает наличие отчетов. Ведь для любой организации важно иметь подтверждение эффективности проделанных работ в конкретный временной отрезок. Это нужно, чтобы грамотно построить дальнейшее развитие компании.

Однако некоторые люди не знают, как написать отчёт о проделанной работе. Пример его очень важен для человека, который делает его первый раз. Ведь он должен соответствовать определенным требованиям фирмы.

Любой компании важно знать о результате ее работы

Если сотрудник попрактикуется, сделает несколько отчетов, то в дальнейшем ему будет очень просто заниматься такой деятельностью.

Конкретные цели отчета о проделанной работе:

Обоснование финансовых трат, выплат заработных плат для сотрудников.
Подтверждение выполненных работ или оказания различных услуг для сотрудников организации.
Создание определенных порядков и трудовых дисциплин в компании.
Установление, какую конкретную работу выполнили сотрудники. Это помогает избежать спорных моментов или плохого выполнения заданий.

Также отчеты необходимы для сотрудников, которые отправлены в командировки. Для большей детальности о том, какая работа выполнена, сколько финансов предприятия или организации потрачено.

Сотрудники могут их выполнять каждый день, неделю, месяц, квартал, год. Все зависит от требований руководства.

Структура отчета

Не у всех организаций есть разработанные формы для отчетов, поэтому каждый сотрудник должен выполнять это сам. К тому же единой структуры как таковой и не существует.

Начиная отчет, сотрудник должен объяснить себе назначение подаваемой информации, а также логику повествования. Все пояснения должны быть максимально краткими.

Самая распространенная структура отчетов о проделанной работе:

Введение. В этом разделе находится небольшое описание компании. На каком месте она находится среди подобных организаций в регионе или городе.
Отчет о проделанной работе. Практически вся выполненная деятельность подразделений должна быть описана. В небольших компаниях, где нет отделов, эту информацию заполняет руководитель, основываясь на данных каждого работающего специалиста.
Заключение. Этот раздел коротко обобщает информацию о проделанной работе за конкретный период времени. Подчеркиваются данные о неудачах, успехах, просроченных заданиях. А также о планах компании на ближайшее будущее.

Для лучшего понимания информации специалист должен придерживаться единой формы изложения. В отчетах можно использовать диаграммы, графики, изображения. Однако нужно правильно совмещать текст и визуальную часть, чтобы не было перенасыщений.

Также в отчете о проделанной работе человек должен соблюдать стилистику. Специалист должен подавать сухой текст, без лишней информации. Также он не должен быть слишком простым.

В отчете нужно выделить не только достижения, но и трудности, с которыми сталкивалась организация. Все проблемные ситуации необходимо описывать такими, какие они есть на самом деле. Это позволит руководству объективнее понять сложившиеся трудности.

Самые важные требования к составлению отчета

Отчет о проделанной работе — это творческий процесс, однако и некоторым требованиям он тоже должен соответствовать. В первую очередь специалист должен помнить, что это — документ, и в нем нужно соблюдать официальную стилистику.

В отчете нельзя употреблять личные местоимения. Также человек должен конкретно говорить о задачах, которые были выполнены или просрочены, чтобы полностью отразить причины этого.

Когда составляется отчет о проделанной работе, специалист должен информировать о проведенных мероприятиях, акциях, презентациях. Всю информацию нужно приводить точно и грамотно.

В случае, если у организации нет четких требований или образцов отчета, нужно делать все, исходя из норм документов. В них находятся все данные о том, какой тип шрифта использовать, какими образом форматировать текст, как размечать поля и интервалы.

Как правильно написать отчет о проделанной работе

У каждого специалиста наступит период, когда руководство потребует отчет о выполненной работе. Следуя инструкции, это сможет сделать каждый:

Необходимо сравнить, какие задачи были поставлены и что выполнено

В самом начале нужно сопоставить поставленные задания с результатами, это позволит специалисту убедиться в выполненной работе. Только после этого нужно начинать написание отчета. Оформляется он в нескольких вариантах: простой и профессиональный. Первый человек может оформлять как сочинение. Добавлять можно все, что работник посчитает необходимым. Указывать нужно все до мельчайших деталей, например, о конкретных выходах на работу в выходные дни.
Сложный вариант написание более верный, чем простой. Его нужно оформлять как задачу. Специалисту необходимо указать, что от него требовалось сделать. Потом уже все, что использовалось для этого. А именно: время на работу, какую помощь оказывали люди, затраченный бюджет. Далее нужно коротко указать, какими способами и методами он выполнял работу.
Вся написанная информация должна быть подтверждена конкретными данными и цифрами. Также следует добавить оценку выполненной работе. Все показатели лучше всего воспринимаются в таблицах. Также специалист для лучшей ориентации может добавить комментарии.
Также человеку необходимо соблюдать стилистику текста. Он должен постараться составить его так, чтобы в абзацах не было более 5 предложений. Вся информация должна подаваться сухо и точно, без вводных предложений. Написано должно быть четко, коротко, грамотно и ясно. Важный текст можно выделить другим шрифтом и цветом. Текст должен находиться рядом с таблицами или графиками. Комментарии не должны быть на других страницах.
Не нужно использовать сложные для восприятия шрифты. Лучше всего подходят классические Times New Roman или Verdana. Размер шрифта не должен быть меньше 12.
После написания отчета специалист должен перечитать его и добавить недостающую информацию. Также можно добавить различные графики и диаграммы для более наглядной демонстрации. Руководство организаций положительно относится к составлениям таблиц, добавить их лишним не будет. Также специалисту необходимо будет пронумеровать все страницы. А для больших отчетов о проделанной работе нужно оформить титульный лист.

Следуя таким нехитрым пунктам, человек облегчит восприятие отчета о проделанной работе. Это может настроить руководителя положительно к специалисту, который занимался отчетом.

Пример отчета о проделанной работе

Самые первые попытки составить хороший отчет у большинства специалистов неудачны. Чтобы сотруднику было легче его делать, нужно обратить внимание на неправильно выполненный отчет:

Если специалист составляет отчет в такой форме, то руководство посчитает, что он не загружен работой и бездельничает. Так нельзя оформлять отчеты о проделанной работе.

Ведь в нем не были указаны поставленные задачи, планы на другие отчетные работы, отсутствие анализа. Правильный вариант отчета о проделанной работе:

Изучить время работы сотрудников с учетом занятости.
Основываясь на данных подготовить другие временные рамки работников.
Принимать участие в последней конференции.

Изменен график работы для 5 сотрудников.
Принято участие в последней конференции.

Были составлены списки премий.
Произведены ответы на почту Суркина А.В., Гончаренко А.Д.

Такой вариант написания отчета о проделанной работе является правильным. Ведь он легко читается, а руководителям будет ясно, какие задачи были поставлены и выполнены.

Также для хороших отчетов нужно соблюдать максимальные объемы, на которых можно поместить информацию. Зачастую это 1 лист в формате А4.

В этом видео вы узнаете, как правильно оформить отчет о практике в Word:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Все хотят сделать красивый отчет, однако реальная красота начинается задолго до того момента, как вы приступите к работе в PowerPoint.

Как вывести отчет на новый уровень? Вот 8 советов:

1. Помогите разобраться в ситуации

Исходная точка отчета всегда одинакова: руководители какое-то время назад приняли решение потратить бюджет и теперь хотят узнать, хорошим ли было это решение или придется отвечать за последствия.

Поэтому сначала лучше показать общую картину: все хорошо или плохо.

Например, на первых слайдах покажите крупные показатели – дашборды. Также опишите глобальные события и успехи. Но не вдавайтесь в мелкие детали. Это только анонс вашего рассказа, чтобы снять напряжение от неизвестности.

Даже если у вас плохие показатели, подумайте, как сгладить ситуацию. Только НЕ нужно сильно преувеличивать маленькие успехи, как часто любят делать.

Например: "Мы увеличили в 2 раза продажи маленьких квадратных тарелочек в городе Безнадежный". Это всегда выглядит примерно так: "В нашей комнате теперь приятно пахнет лавандой, так что не обращайте внимание на кровь и кишки вокруг и прочие безобразия."

2. Проведите работу над ошибками

Вы удивитесь, но очень часто результат и цели, которых вы достигли за период, не столь важны для руководства, как опыт, который вы получили в процессе.

Например, вы смогли проверить какую-то гипотезу или обнаружили какой-то механизм, который позволит кратно масштабировать позитивный результат в будущем, или поняли, как точно не надо делать и куда не надо идти, хотя конкуренты движутся именно в эту сторону.

Пусть ваши формальные цели НЕ выполнены на 100%, но само подобное знание может "вытащить" любой отчет. Почти всегда такая информация у вас есть, надо просто подумать в этом ключе и порефлексировать.

Может ли ваша текущая неудача сэкономить много денег или сил в будущем? Что такого вы нащупали, что в следующий раз точно даст результат? Какой новый путь и возможности теперь открываются перед вами? Подумайте и напишите.

3. Покажите, какие проблемы вы решили

Помните, любая презентация – это рассказ про то, как вы решили какую-то проблему

Только важно различать нюансы. Не надо долго рассказывать про то, как вы героически бились с проблемами в процессе работы, если это операционные проблемы, тем более, если они возникли из-за вашей же глупости. Это вам сыграет только в минус.

Вы должны показать, какие проблемы аудитории (руководства или клиентов) вы смогли решить за этот проект или отчетный период. От какой боли избавили, какой конфликт устранили, какое ограничение сняли.

Например. Менеджеры больше не будут делать плохие презентации продуктов, потому что вы внедрили новый процесс обучения и контроля с помощью цифровых решений – это полезно. А может быть вы устранили непрозрачность системы бонусов офисов продаж и сняли много недовольства в коллективе – это влияет на результат.

Подумайте, какие именно проблемы руководства или клиентов вы решили за отчетный период, это очень сильно влияет на эффективность презентации

4. Придумайте концепцию и слоган презентации

Хорошо, когда у отчета есть объединяющий слоган. Такой посыл объясняет много смысла уже с первого слайда.

Хотите научиться визуализировать данные за считанные минуты? Рекомендуем попробовать инструмент от Google. Он не требует сложной установки и предварительного обучения.

Дашборды — мощный современный инструмент для анализа бизнес-процессов и контроля проектов. Мы уже рассказывали, зачем нужны дашборды — для визуализации важных данных и краткого представления информации.

Обычно дашборды создают либо с помощью нескольких отдельных инструментов (для таблиц, диаграмм и пр.) или устанавливают сложные интерактивные программные продукты, способные обрабатывать огромное количество данных. Google пошел по другому пути — предложил бесплатную, облачную платформу, которая доступна любому пользователю.

Впервые систему представили в бета-версии в 2016 году. В России она была доступна с ограниченными возможностями, сейчас полностью функциональна. Несмотря на небольшой срок присутствия на рынке, Google Data Studio завоевала популярность у маркетологов — в первую очередь за счет своей доступности и простоты. Однако нужно учитывать, что это не аналог крупных программных продуктов для сбора информации и бизнес-анализа, вроде Tableau, Qlik и Power BI. Сервис от Google значительно уступает им по функционалу и не может решить сложных задач, но его возможностей достаточно для оформления небольших, но качественных интерактивных отчетов.

Мы уже готовили обзор платформ для создания дашбордов, где сравнивали возможности популярных продуктов. В основу обзора легли мощные и многофункциональные инструменты, предназначенные для автоматизации бизнеса.

Теперь давайте сравним большую систему для бизнес-анализа (возьмем как пример Tableau), отдельные внутренние расширения (например, дашборды Google Analytics) и бесплатный продукт для решения несложных задач — Google Data Studio.

Читайте также: